醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策分析

王俊平

摘 要：作為重要的信息資源，綜合檔案在醫(yī)院管理工作發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)性作用。在當(dāng)前的醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革以及醫(yī)療衛(wèi)生資源調(diào)整的發(fā)展背景下，醫(yī)院綜合檔案資源的作用更是不可或缺。本文針對(duì)醫(yī)院綜合檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并針對(duì)問(wèn)題提出對(duì)策，以促進(jìn)醫(yī)院綜合檔案的科學(xué)管理，更好地發(fā)揮檔案資源的作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院綜合檔案；衛(wèi)生行業(yè)；檔案工作

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的進(jìn)步、檔案資源作用的逐步顯現(xiàn)等客觀因素的推動(dòng)，醫(yī)院綜合檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)的綜合管理工作，已經(jīng)引起了檔案界和醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的關(guān)注，現(xiàn)狀在逐步改善。但是從整體來(lái)看，在以提供醫(yī)療技術(shù)服務(wù)為主的醫(yī)院管理工作中，綜合檔案管理的仍然存在一些問(wèn)題。

1 存在問(wèn)題

醫(yī)院綜合檔案管理工作中存在的問(wèn)題既涉及檔案庫(kù)房、設(shè)備等硬件設(shè)施，也存在于管理人員隊(duì)伍建設(shè)、制度建設(shè)、檔案資源的開(kāi)發(fā)利用等方面。綜合來(lái)看，具體主要有以下幾點(diǎn)。

1.1 機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全，人員配備不到位

目前，醫(yī)院的綜合檔案管理以醫(yī)院辦公室管理的模式為主，辦公室下設(shè)綜合檔案室為二級(jí)科室或由辦公室人員兼管綜合檔案工作。同時(shí)，由于受到編制控制等多種因素的影響，公立醫(yī)院檔案管理人員缺編，導(dǎo)致綜合檔案管理人員通常身兼多職，檔案管理在諸多工作任務(wù)中，只能往后排的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。在一些三甲醫(yī)院中，還存在著沒(méi)有綜合檔案室，檔案人員的配備與單位規(guī)模不匹配等現(xiàn)象，導(dǎo)致基礎(chǔ)的檔案管理工作都難以完成，更是嚴(yán)重影響了檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。這些基礎(chǔ)工作的不到位都一定程度上影響了國(guó)家醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和衛(wèi)生資源的調(diào)整

1.2 硬件設(shè)施不完善

按照《檔案法》等相關(guān)管理規(guī)定，對(duì)檔案管理環(huán)境提出了明確的要求。但是現(xiàn)實(shí)條件中，許多醫(yī)院的綜合檔案室并未實(shí)現(xiàn)“三分開(kāi)”、具備“八防”措施等基本要求，許多珍貴的檔案得不到合理的保存，甚至造成嚴(yán)重?fù)p失。由于空間不足等原因，醫(yī)院的綜合檔案較多的仍采用鐵皮柜存放檔案，使用密集架這類(lèi)的存放載體也受到限制，一定程度上阻礙對(duì)檔案資源的有效管理和利用。此外，計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的配套設(shè)施不完善，影響了檔案的數(shù)字化管理，以及檔案資源的共享利用。

1.3 管理制度不健全

當(dāng)前國(guó)家提出了全面依法治國(guó)的戰(zhàn)略部署，檔案管理制度是檔案管理的依據(jù)，也是綜合檔案管理工作的基礎(chǔ)保障。但就目前醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，許多醫(yī)院并未參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范制定相應(yīng)的管理制度。例如，在綜合檔案歸檔范圍、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時(shí)間等方面沒(méi)有設(shè)定明確標(biāo)準(zhǔn)，在檔案借閱方面未能與檔案保密工作等相結(jié)合，導(dǎo)致在實(shí)際的檔案管理工作缺乏規(guī)范性和科學(xué)性，檔案資料得不到統(tǒng)一管理，甚至重要的科研檔案、財(cái)務(wù)檔案等專(zhuān)業(yè)檔案散放丟失，得不到應(yīng)有的保護(hù)，甚至管理責(zé)任上出現(xiàn)推諉等現(xiàn)象。

1.4 開(kāi)發(fā)利用不充分

“備以查考性”是檔案的基本屬性之一。但是，在醫(yī)院的綜合檔案管理工作中，相關(guān)人員對(duì)檔案資源的利用意識(shí)不強(qiáng)，往往由于借閱流程復(fù)雜等原因忽視了對(duì)原始資料的利用。同時(shí)，在檔案管理工作人員中，也存在著重保管輕利用的觀念，缺乏開(kāi)發(fā)檔案資源的主動(dòng)意識(shí)，以及檔案編研、參考咨詢(xún)服務(wù)等專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，導(dǎo)致醫(yī)院的綜合檔案資源未能充分地發(fā)揮價(jià)值，服務(wù)于醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作。

2 對(duì)策分析

醫(yī)院綜合檔案管理中存在的問(wèn)題受到社會(huì)檔案意識(shí)、衛(wèi)生行業(yè)政策等多方面影響，例如在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)中，尚未從宏觀管理考核層面對(duì)醫(yī)院的綜合檔案管理工作進(jìn)行督查推動(dòng)，將醫(yī)院綜合檔案室建設(shè)列為考核標(biāo)準(zhǔn)。但是目前的各個(gè)醫(yī)院參差不齊的管理現(xiàn)狀也反映出，單位的管理部署以及人員隊(duì)伍的管理水平，對(duì)醫(yī)院的綜合檔案管理工作影響才是決定性的。針對(duì)醫(yī)院綜合檔案管理工作中普遍存在的問(wèn)題，提出以下對(duì)策。

2.1 全方位強(qiáng)化檔案工作，全面提高檔案意識(shí)

首先，作為醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的決策和督促者，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)綜合檔案管理工作的重視程度，明確綜合檔案管理工作分管領(lǐng)導(dǎo)，從管理體制上健全和重視，將檔案管理工作納入醫(yī)院的日常管理、績(jī)效考核工作等工作中，改變醫(yī)院綜合檔案管理工作“邊緣化”的狀態(tài)。其次，提高全院人員的檔案意識(shí)，在全院開(kāi)展檔案展覽、檔案主題日等宣傳教育活動(dòng)，使各部門(mén)人員意識(shí)到檔案資源的重要價(jià)值，將對(duì)檔案的收集等各方面具有推動(dòng)作用。第三，綜合檔案管理人員要提高自身的檔案意識(shí)，摒棄“守?cái)們骸钡嚷浜笏枷?，從歷史的角度、用發(fā)展的眼光，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的榮譽(yù)感和責(zé)任心，起到良好的帶動(dòng)作用。

2.2 完善制度標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化對(duì)綜合檔案管理的考核監(jiān)督

在全面推進(jìn)依法治國(guó)的形勢(shì)下，建立和完善檔案管理的制度法規(guī)、管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)“依法治檔”勢(shì)在必行，要讓檔案管理工作有章可循，有法可依。在全面推進(jìn)醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的背景下，醫(yī)院的綜合檔案管理工作迎來(lái)了新的發(fā)展契機(jī)，以《檔案法》和國(guó)家《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》等檔案行業(yè)的法律法規(guī)為基礎(chǔ)，結(jié)合衛(wèi)生檔案的特點(diǎn)，建立衛(wèi)生行業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將全面推進(jìn)衛(wèi)生檔案資源的管理和開(kāi)發(fā)利用水平，為醫(yī)院綜合檔案的信息化建設(shè)以及資源共享奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，醫(yī)院要根據(jù)發(fā)展規(guī)模、管理體制等具體情況，制定具體的檔案管理制度，避免形成制度漏洞。

在完善制度的前提下，要將制度的執(zhí)行與落實(shí)列入考核。在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審、績(jī)效考核等工作中，將醫(yī)院的綜合檔案管理工作列入考核指標(biāo)，對(duì)制度的落實(shí)和開(kāi)展工作形成硬約束。在醫(yī)院的各類(lèi)績(jī)效考核工作中，將各部門(mén)的歸檔情況等列入考核指標(biāo)，與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作同部署、同檢查、同考核，強(qiáng)化全院對(duì)檔案的重視程度，為綜合檔案管理工作的開(kāi)展形成良好的氛圍。

2.3 加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員隊(duì)伍的整體水平

醫(yī)院綜合檔案管理人員隊(duì)伍普遍存在專(zhuān)業(yè)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)參差不齊的現(xiàn)象，直接影響綜合檔案的管理水平。提高檔案管理人員隊(duì)伍的整體水平，一方面要加強(qiáng)檔案行業(yè)管理，強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員繼續(xù)教育和崗位培訓(xùn)要求，將繼續(xù)教育等列入職稱(chēng)晉升、年度考核等工作中；豐富繼續(xù)教育的內(nèi)容，從檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、新技術(shù)新應(yīng)用、科學(xué)研究、職業(yè)道德等各方面設(shè)計(jì)繼續(xù)教育課程內(nèi)容，拓展檔案管理人員的視野，拓寬思路，也為檔案管理人員提升自身素質(zhì)提供途徑。

另一方面，提高對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)人員的重視程度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理人員準(zhǔn)入制度和資質(zhì)審核，將有專(zhuān)業(yè)知識(shí)、熱衷檔案事業(yè)的檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)人員吸收到檔案人員管理隊(duì)伍，重視醫(yī)院對(duì)檔案學(xué)等通用專(zhuān)業(yè)技術(shù)崗位的人員引進(jìn)工作，鼓勵(lì)檔案管理人員參加檔案及相關(guān)專(zhuān)業(yè)的學(xué)歷教育，整體上提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化水平。同時(shí)，對(duì)檔案管理人員職稱(chēng)晉升、相關(guān)待遇、職業(yè)發(fā)展等提供保障，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性。

2.4 強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案資源的作用

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息資源的作用日益明顯，醫(yī)院的綜合檔案記載了大量的原始信息，對(duì)于醫(yī)院的傳承、文化、醫(yī)療服務(wù)等各方面都具有重要借鑒和指導(dǎo)作用，同時(shí)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)文檔一體化、歸檔雙軌制，也將促進(jìn)醫(yī)院的辦公自動(dòng)化和整體信息化水平。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，要推進(jìn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，促進(jìn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享。需要注意的是，在檔案信息化的過(guò)程中，要推進(jìn)某一區(qū)域的衛(wèi)生行業(yè)內(nèi)的統(tǒng)一醫(yī)院綜合檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)，制定行業(yè)內(nèi)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，避免各自為政，影響檔案信息資源的共享；要注意網(wǎng)絡(luò)安全和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行安全，及時(shí)備份檔案信息，采取安全加密、安裝防火墻和殺毒軟件等措施，保障檔案信息的安全。