提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

李光

摘 要：檔案與每個人息息相關(guān)，它記載著每個人的身份信息，比身份證上的信息還要齊全，被稱為“第二個身份證”。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理也越來呈現(xiàn)信息化，越來越突顯出科學(xué)化的管理水平，檔案的科學(xué)化管理順應(yīng)了時代發(fā)展的需求。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化水平；路徑；選擇

科學(xué)化管理水平是新時期檔案管理的重要課題，檔案管理工作應(yīng)該順應(yīng)現(xiàn)代社會信息技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)用信息技術(shù)促進其管理工作的規(guī)范協(xié)調(diào)性。檔案看似與我們的距離較遙遠，平時我們幾乎很少接觸，看似是幾張紙，但是確實與我們的生活甚為緊密。我國檔案管理工作跨越了一大步，在新時期管理工作顯得更加重要，科學(xué)化的管理水平是其重中之重。下面作者將結(jié)合檔案管理科學(xué)化水平的重要作用，目前檔案管理工作還存在哪些問題，以及如何選擇正確規(guī)范的路徑推進其管理水平的科學(xué)化，從這三個方面對科學(xué)化水平的檔案管理進行了闡述。

1 科學(xué)化的檔案管理的重要性

檔案管理科學(xué)化水平重點突出“科學(xué)”，它采用科學(xué)方法，以科學(xué)理論作為指導(dǎo)，以科學(xué)制度作為保障，保證管理工作的質(zhì)量，提高其工作效益。檔案從某種成為程度上來說屬于一種文化，是一種人文文化的明信片，它是一種文化軟實力，其包含的內(nèi)容包羅萬象，涉及經(jīng)濟、政治、文化等諸多方面，不單單指的是人們的人事檔案等，甚至是一些珍貴稀少的動植物都備有檔案。對于檔案的管理，不僅能夠清晰地了解個人信息，便于開展人口調(diào)查等其他社會活動，而且還能夠見證歷史。

新時期檔案管理應(yīng)用到了電子信息技術(shù)，信息技術(shù)與多個領(lǐng)域的融合，使檔案管理工作呈現(xiàn)了多元化的特點。數(shù)字化與系統(tǒng)化、信息化促進了檔案信息的收集與傳播，能夠滿足大眾的需求[1]。

2 檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理工作者素質(zhì)不高

檔案管理的科學(xué)化以信息技術(shù)作為載體，那么工作人員就必須具備熟練的計算機操作知識技能，具備較強的業(yè)務(wù)能力，工作人員的素質(zhì)決定管理工作的質(zhì)量。但是在實際的管理工作中，有些從業(yè)人員的信息技術(shù)方面的素質(zhì)并不高，并不能完全熟練地掌握計算機操作知識技能，大大影響了工作效率。

2.2 對于科學(xué)化管理不夠重視

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作的信息化越來越受到重視。但還是有些單位機構(gòu)對于科學(xué)化的檔案管理不夠重視，他們認為信息科學(xué)化管理并不能直接看到經(jīng)濟效益，對于經(jīng)濟發(fā)展發(fā)揮不出什么作用，這是不夠重視的原因。在日常的管理中，不及時地保存文獻資料，嫌棄抱怨麻煩又浪費時間與力氣，資料的留存保護也做得不是很到位。

2.3 檔案沒有得到充分利用

檔案管理不僅僅是幾張紙，幾份資料的管理，而是通過對其管理充分發(fā)揮出檔案的重要價值作用。檔案不是一種死板的物質(zhì)，看似是穩(wěn)定不動，其實它具有十分重要的指導(dǎo)借鑒意義。很多檔案工作人員錯誤地認為檔案管理無非就是檔案的保存，保證檔案的清晰度即可。他們根本不知道檔案還有指導(dǎo)借鑒作用，更談不上充分利用了。有許多檔案館平時是對外開放的，偶爾開放也是小范圍的，群眾如需查詢檔案資料有些困難，檔案對于研究考證歷史，研究社會發(fā)展狀況趨勢，都具有十分重要的指導(dǎo)借鑒意義，可是大多數(shù)工作人員不會將其作為一種研究事物的指導(dǎo)借鑒參考依據(jù)。

2.4 缺乏完善的檔案管理制度

沒有完善的檔案管理制度，檔案管理工作秩序十分混亂，在有些地方缺乏科學(xué)制度作為保障，只是把管理工作當作是一種口頭或者筆頭上的形式，提起科學(xué)化管理水平，也只是泛泛而談。缺乏完善的檔案管理制度，就缺乏統(tǒng)一管理模式，盡管當前信息技術(shù)在檔案管理方面相當普及，但是真正意義上的共享還沒有完全實現(xiàn)，很多有利用價值的檔案發(fā)揮不出其使用價值[2]。

3 如何選擇正確規(guī)范的路徑推進其管理水平的科學(xué)化

3.1 培養(yǎng)高素質(zhì)的人才

不斷地與時俱進，不斷學(xué)習，不斷實踐是永遠不會落后的，被時代淘汰的。檔案管理人員在新時期不斷發(fā)展變化的背景下，發(fā)揚這種不斷學(xué)習，不干示弱的精神，努力學(xué)習計算機操作知識技能，嘗試運用信息技術(shù)進行檔案整理等日常管理工作，培養(yǎng)職業(yè)道德素質(zhì)，勇于創(chuàng)新，提出新想法，勇于提出和解決問題，提高自我約束能力，樹立在工作中不斷學(xué)習的思想觀念。從知識技能培訓(xùn)轉(zhuǎn)入思想方面，把專業(yè)素質(zhì)與精神思想兩手一起抓，通過教育培訓(xùn)加強隊伍建設(shè)，培養(yǎng)復(fù)合型人才[3]。

3.2 加強檔案管理意識

加強檔案管理意識是使工作人員認識到檔案管理工作的重要性，充分重視檔案管理。對管理工作以前存在不合理的地方加以改造治理，重新處理原始資料，加強信息資料的更新，定期對民眾開放，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，不能像以前只是胡亂隨意地把檔案資料放置保存，而是工作人員應(yīng)該認真負責，做好分類整理等多項工作，深入挖掘其使用價值，提高檔案管理的質(zhì)量水平。

3.3 提高檔案的使用率，充分發(fā)揮其價值

提高檔案的使用率首先重視檔案管理工作，之后充分利用，把死板的靜態(tài)狀態(tài)下的檔案變成可真正實用的資源，管理人員要練就一雙慧眼，能夠在數(shù)以萬計的檔案中挑選出有價值的東西，對不是需要保密的信息公示公開，充分挖掘?qū)ι鐣l(fā)展有益的東西，把檔案的作用發(fā)揮出來。

3.4 強化制度建設(shè)

有了高度認識，才會加強制度建設(shè)使管理工作更加規(guī)范性，才能用制度規(guī)范管理行為。管理層制定完善的規(guī)章制度，國家部門制定頒布法律來完善管理體系，用制度監(jiān)督考核，責任追究，實現(xiàn)管理工作的制度創(chuàng)新，實現(xiàn)信息的共享，將檔案潛在的價值發(fā)揮出來，為推進社會發(fā)展提供指導(dǎo)。

4 結(jié)語

結(jié)合上述可知，我們這里所說的科學(xué)化管理，不僅僅是依靠計算機信息技術(shù)，在科學(xué)化的管理之中計算機信息技術(shù)是一種手段，并不是應(yīng)用計算機信息技術(shù)能夠解決一切事物，我們提倡是一種有完善的制度體系，有規(guī)范秩序的科學(xué)化管理。隨著社會時代的發(fā)展，檔案管理工作對于信息化與科學(xué)化的管理水平需求越來越大，我們應(yīng)該清醒地認識到不能完全依賴信息技術(shù)進行管理，而是在應(yīng)用信息技術(shù)的同時從檔案中挖掘有用信息，充分發(fā)揮其價值。

參考文獻

[1]楊建明. 提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J]. 經(jīng)營管理者，2015，16：255.

[2]張莉莉. 提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J]. 黑龍江史志，2014，17：231.

[3]梁艷. 提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇分析[J]. 黑龍江史志，2014，01：77.