信息化時代房地產(chǎn)登記檔案管理水平提升的有效路徑思考

摘 要：隨著信息社會的到來，房地產(chǎn)登記檔案管理也呈現(xiàn)出了新的特點。本文將結(jié)合房地產(chǎn)登記檔案管理的自身規(guī)律，聯(lián)系工作實際，闡述房地產(chǎn)登記檔案管理中發(fā)現(xiàn)的問題和隱憂，以及關(guān)于如何提升當(dāng)前房地產(chǎn)登記檔案管理水平的幾點思考。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；登記；檔案；管理

房地產(chǎn)登記檔案是房地產(chǎn)登記機構(gòu)在房地產(chǎn)登記過程中形成的有保存價值的歷史記錄，是房地產(chǎn)登記工作的真實記載和重要依據(jù)。房地產(chǎn)檔案信息資源是區(qū)域、國家乃至全球信息的一個重要組成部分，而且信息量與日俱增，利用頻率不斷提高，利用范圍和對象逐步擴大，要充分發(fā)揮其利用價值，必須提升檔案管理水平以使其與社會發(fā)展水平相適應(yīng)。

1 當(dāng)前的房地產(chǎn)登記檔案的管理呈現(xiàn)出如下特點

（一）房地產(chǎn)登記檔案的信息化管理已基本實現(xiàn)。

《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》中明確提出了全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)：本著統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分級建設(shè)，安全保密的原則，加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化，推動館藏檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。房產(chǎn)檔案管理作為檔案管理的一部分，與時俱進(jìn)地走信息化發(fā)展的道路，既是科技發(fā)展的要求，也是社會需求的反映。隨著近年的持續(xù)投入和建設(shè)，房地產(chǎn)登記檔案信息化管理在全國大中城市已基本實現(xiàn)。

（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理并重。

傳統(tǒng)的電子檔案，是指通過計算機磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。而現(xiàn)在的登記電子檔案，其內(nèi)容包括了檔案目錄數(shù)據(jù)文件，登記信息數(shù)據(jù)文件以及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理成果。電子檔案與電子登記簿形成對應(yīng)關(guān)聯(lián)關(guān)系，極其方便查詢利用。但是從憑證作用和存儲性能的安全、穩(wěn)定的角度來說，紙質(zhì)檔案還是更勝一籌。在權(quán)利審核和排解權(quán)利糾紛時，或遇到圖像質(zhì)量差的情況信下，或者在需要調(diào)閱較為久遠(yuǎn)的檔案信息時，都需要查閱紙質(zhì)檔案。因此，紙質(zhì)檔案的管理普遍為各單位所重視。

（三）房地產(chǎn)檔案的信息特性進(jìn)一步凸顯。

房地產(chǎn)的權(quán)利狀況和自然狀況具有極強的動態(tài)性，檔案信息必須及時有效地記錄變更情況。以電子登記簿為核心的登記檔案的登記事項的記載時點可以精確到秒，查詢時點亦可精確到秒，這就為精確查詢利用房地產(chǎn)檔案信息提供了途徑。例如，限購背景之下，有些城市要求購房者開具在其戶口所在地的無房證明，這其實是根據(jù)姓名和身份證號碼為條件查詢個人名下房產(chǎn)信息的結(jié)果。另外，電子登記簿加載的信息越來越全面，例如，業(yè)務(wù)受理窗口配備攝像頭，在面見申請人時給登記申請人采集頭像，作為電子檔案存儲，在必要的時候可以作為證據(jù)，這些都是在檔案信息化之前無法做到的。

2 房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題和隱憂

（一）由于房地產(chǎn)行業(yè)的飛速發(fā)展，導(dǎo)致房地產(chǎn)登記檔案數(shù)量激增。

這帶來兩個問題，一是檔案庫容壓力大。房地產(chǎn)檔案一般要求永久保存，少部分列入銷毀范圍的登記檔案也需要庫房存放周轉(zhuǎn)，檔案庫房日趨緊張。二是與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案的管理顯得滯后。因為檔案資料從移交到房地產(chǎn)檔案的有序化中間還有好幾個環(huán)節(jié)：裝訂、編目、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、上架，在實紙質(zhì)檔案上架之前，無法從堆積的資料中找到。

（二）檔案數(shù)據(jù)雜亂。

這有人為的原因，也有歷史的原因。主要體現(xiàn)在：第一、姓名。單字的姓名在錄入的時候，中間常多輸入一個空格，后期查詢時，就可能查不到相匹配的信息。第二、證件信息。證件除身份證外，還有軍官證、士兵證、文職人員證和護(hù)照，軍官證、士兵證和文職人員證的編號并非終身不變，自2004年前后軍人開始辦理身份證至今，有人既擁有身份證還擁有軍官證；而護(hù)照種類繁多，對護(hù)照真?zhèn)蔚蔫b別遠(yuǎn)不及身份證普及，導(dǎo)致在查驗身份信息時，無法確定其唯一有效性，這使得查詢結(jié)果的真實性存疑。第三、房屋坐落信息不統(tǒng)一。第四、圖像質(zhì)量不高。尤其是年代較久遠(yuǎn)的檔案，調(diào)取出來的數(shù)字化圖像上的黑點、黑線、黑邊較多，難以辨認(rèn)。

（三）信息系統(tǒng)還有不完善的地方。

主要是信息數(shù)據(jù)的更新滯后于權(quán)屬變化，信息更新不及時。有時會出現(xiàn)業(yè)務(wù)流程已走完，但登記簿上的信息仍是原產(chǎn)權(quán)人的信息的情況，如此一來，登記簿上的信息未必能真實反映房屋的權(quán)屬狀況。還有，目前市民的住房情況查詢，只能查到已辦理權(quán)屬登記的有證房屋和已備案的預(yù)售商品房的信息，商品房預(yù)售備案登記是2005年才開始實行的，如果在此之前購買了商品房且又沒有辦理房產(chǎn)登記，就查詢不到相關(guān)信息，這也是與事實不符的。

3 關(guān)于房地產(chǎn)檔案管理水平提升的有效路徑的幾點思考

《物權(quán)法》第十六條規(guī)定，“不動產(chǎn)登記簿由登記機構(gòu)管理”，《房屋登記辦法》第二十八條規(guī)定，“房屋登記機構(gòu)應(yīng)當(dāng)將房屋登記資料及時歸檔并妥善管理”。因此，做好房地產(chǎn)登記檔案的管理是對房地產(chǎn)登記機構(gòu)的一項基本要求。房地產(chǎn)登記檔案管理中出現(xiàn)的問題應(yīng)當(dāng)引起房地產(chǎn)登記機構(gòu)管理者的重視，積極爭取政府部門的支持，從可操作的層面入手提升檔案管理水平。

一是要加大投入，為檔案配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)滿足社會發(fā)展需要的庫房，為日益增長的檔案預(yù)備空間。這包括為紙質(zhì)檔案準(zhǔn)備的庫房和為電子檔案預(yù)備的儲存空間。出于信息安全考慮，電子檔案離線備份的介質(zhì)有磁帶、光盤和移動硬盤，相對紙質(zhì)檔案，電子檔案要求的保管條件更為苛刻。要管理好登記檔案，首先要有合格的可擴充的保管實物檔案的空間。

二是要探尋更有效率的工作方式，使紙質(zhì)檔案的管理更高效。房地產(chǎn)檔案的編號方法也要適時調(diào)整改進(jìn)，有的城市習(xí)慣采用分丘編號法，這種編號法的優(yōu)點是上下手檔案集中，不用登錄系統(tǒng)就可知道檔案的存放位置；缺點就是檔案存放不均勻，空間閑置，而且檔案全依賴人工管理，效率低，出錯幾率大。如果改為流水編號法，將會極大地提高工作效率，充分利用庫房。

三是要制定信息著錄的標(biāo)準(zhǔn)，增強業(yè)務(wù)人員的檔案意識，從源頭把控檔案質(zhì)量。姓名、證件號碼、房屋坐落、其他信息等條目必須有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)；在錄入信息、掃描資料的過程中，多一分認(rèn)真細(xì)致，確保信息準(zhǔn)確無誤，圖像質(zhì)量良好。

四是要加強對工作人員的培訓(xùn)。房地產(chǎn)登記是一項跨學(xué)科、專業(yè)性、技術(shù)性較強的工作，房產(chǎn)檔案管理人員也應(yīng)具有較全面的知識結(jié)構(gòu)以及扎實的專業(yè)技能和敏銳的信息意識、良好的信息道德。

五是要加強信息系統(tǒng)的建設(shè)，做好新舊系統(tǒng)的銜接工作，在實際應(yīng)用中不斷地發(fā)現(xiàn)問題，不斷地完善更新，確保登記簿上記載的信息真實反映房屋的真實狀況。

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作者簡介

馬瑩（1984年—），女，陜西西安人，西安市房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理中心，助理館員，大學(xué)本科學(xué)歷，研究方向：檔案信息化。endprint