民國(guó)檔案數(shù)字化整理

耿軍

摘 要： 信息時(shí)代和數(shù)字化時(shí)代要求我們?cè)诶斫庵袊?guó)第二歷史檔案館館藏民國(guó)檔案整理現(xiàn)狀及問題的基礎(chǔ)上，按照數(shù)字化時(shí)代對(duì)檔案整理的新要求，全力做好數(shù)字化時(shí)代民國(guó)檔案整理工作。

關(guān)鍵詞： 民國(guó)檔案 數(shù)字化 新要求 新實(shí)踐

目前，我們正面向信息時(shí)代，從某種程度上說，信息時(shí)代又被稱之為數(shù)字化時(shí)代。在這樣的環(huán)境下，構(gòu)建數(shù)字化檔案館就成為歷史的必然。中國(guó)第二歷史檔案館（以下簡(jiǎn)稱為“二史館”）是集中典藏民國(guó)時(shí)期歷屆中央政權(quán)及其所屬機(jī)構(gòu)檔案的國(guó)家級(jí)檔案館，其民國(guó)檔案整理經(jīng)過幾十年幾代人的辛勤勞動(dòng)，已經(jīng)取得很大的成績(jī)，并取得許多行之有效的整理經(jīng)驗(yàn)。筆者擬結(jié)合檔案數(shù)字化工作，談?wù)劽駠?guó)檔案整理工作的新變化。

一、館藏民國(guó)檔案的整理現(xiàn)狀及問題

我館在建館初期，接收了大量原國(guó)民政府國(guó)史館等單位的民國(guó)檔案。面對(duì)這些零亂、復(fù)雜、浩繁的檔案，在人力有限、整理經(jīng)驗(yàn)不足的情況下，最初整理時(shí)先進(jìn)行初步整理，編制出可以使用的目錄。經(jīng)過清檢、擬訂標(biāo)題、裝訂捆扎案卷、排列、編號(hào)、登記編目等工作，到1953年底，已粗略整理出60個(gè)機(jī)關(guān)檔案，編為136442卷，587856宗。

上世紀(jì)五十年代中期，為使民國(guó)檔案盡可能為社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)服務(wù)，我館在檔案整理方面提出了“兩步走”的方針，即把檔案的整理工作分成兩個(gè)步驟：第一步，進(jìn)行初步整理（又叫粗整），即先區(qū)分出全宗，做好分類、立卷、擬定標(biāo)題、編制檔案目錄等工作，盡快整理出檔案，使之查找利用。第二步，進(jìn)行細(xì)整，即在原來初步整理的基礎(chǔ)上，按照科學(xué)化、系統(tǒng)化的要求進(jìn)行細(xì)加工，解決當(dāng)初案卷過于龐大、卷內(nèi)文件排列無序、未編頁號(hào)、沒有卷內(nèi)文件目錄等問題，完成全部整理工作任務(wù)。到1963年，我館已基本完成館藏檔案的初步整理工作，除整理中剔出待鑒定的檔案以外，有152萬個(gè)卷宗被系統(tǒng)整理，并編有案卷目錄，從而適應(yīng)檔案管理和提供利用的需要，較好地發(fā)揮檔案的作用。

1979年以后，我館檔案整理開始進(jìn)入第二步整理時(shí)期，并對(duì)館藏“國(guó)民政府教育部檔案”嘗試整理，后基本按照這一模式進(jìn)行。

從上世紀(jì)九十年代中期開始，我們還開展了案卷級(jí)著錄標(biāo)引等項(xiàng)工作，形成了一系列案卷級(jí)目錄，并結(jié)合專題開展文件級(jí)目錄編制試點(diǎn)工作。

通過近六十年的檔案實(shí)體整理，到目前為止，我館有900多個(gè)全宗、180多萬卷檔案，已形成了多種案卷目錄和文件目錄體系，實(shí)現(xiàn)了有規(guī)可循、有目可查的目標(biāo)。

但是，目前仍存在以下問題，影響到實(shí)體檔案的保管及檔案的利用，同時(shí)影響到數(shù)字化時(shí)代檔案館的建設(shè)。

1.部分檔案全宗不清。即我館特有的“一全宗多子號(hào)”，盡管在第一步檔案整理過后，館藏部分檔案初步改變了整理過粗、全宗混雜的現(xiàn)象，但一個(gè)全宗代號(hào)內(nèi)包含兩個(gè)以上立檔單位的檔案，有的全宗代號(hào)甚至包含十幾、二十個(gè)以上的立檔單位。有的全宗內(nèi)由于多種原因，其中缺號(hào)、“斷頭全宗”等，這些不便于檔案實(shí)體管理，不利于檔案檢索利用。

2.部分案卷過于龐雜。即“一案卷多宗號(hào)”，且我館有部分檔案最初整理過粗，案卷過于龐雜，有的一個(gè)案卷標(biāo)題（即一個(gè)卷號(hào)）下包括幾十個(gè)乃至數(shù)百個(gè)卷（我們稱之為“宗”）。這些宗根本沒有宗標(biāo)題，不僅嚴(yán)重影響檔案信息的開發(fā)利用，更使實(shí)體檔案的保管產(chǎn)生問題，且不能準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)本館究竟有多少案卷。

3.案卷標(biāo)題和標(biāo)題不當(dāng)問題。因受當(dāng)時(shí)政治氛圍的影響，標(biāo)題中常有政治性批判詞句和“反動(dòng)”、“匪”等文字。另外，主題內(nèi)容不清、標(biāo)題過粗，以類目式、語種式為標(biāo)題大量存在，嚴(yán)重影響檔案信息的開發(fā)與利用。

4.案卷大部分還沒有裝訂。久而久之，嚴(yán)重的腐蝕檔案有損檔案壽命。

二、數(shù)字化時(shí)代對(duì)檔案整理的新要求

傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，是檔案信息化的重要組成部分，是檔案信息資源建設(shè)的重要組成部分，是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)和戰(zhàn)略選擇，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享的根本途徑。我館這次開展的檔案數(shù)字化工作，是以全面保護(hù)檔案實(shí)體，有效開發(fā)利用民國(guó)檔案為出發(fā)點(diǎn)，因此館藏檔案的全面數(shù)字化，是勢(shì)在必行的工作。而開展全部檔案數(shù)字化工作，對(duì)檔案數(shù)字化前的檔案整理工作提出新的要求，即要求有總的原則：充分利用檔案原有基礎(chǔ)，不改變?cè)袡n案實(shí)體狀況，區(qū)別對(duì)待檔案的不同狀況，以全宗為基礎(chǔ)、案卷為一保管實(shí)體進(jìn)行（暫不到文件級(jí)），做到方便檔案數(shù)字化、方便檔案的提供利用。所謂充分利用檔案原有基礎(chǔ)，即相信檔案前輩對(duì)檔案整理所作的貢獻(xiàn)；所謂充分利用檔案原有基礎(chǔ)，即館藏檔案基礎(chǔ)狀況良好、原有檔案基礎(chǔ)狀況一般、原有檔案基礎(chǔ)狀況較差，不同情況宜采取不同的前處理方法。因?yàn)闄n案數(shù)字化前處理不等同于嚴(yán)格意義上的檔案整理，要使檔案盡早數(shù)字化，必須“尊重并充分利用檔案原有基礎(chǔ)”。數(shù)字化前處理工作應(yīng)是：卷內(nèi)文件次序的排列與編號(hào)、破損文件的修裱、以案卷級(jí)實(shí)體檔案為基礎(chǔ)，進(jìn)行著錄等掃描前的基礎(chǔ)工作。前處理工作應(yīng)該尊重現(xiàn)有檔案整理成果，不必要對(duì)檔案重新進(jìn)行分宗、并宗、破卷等現(xiàn)行案卷號(hào)重新編訂等破壞原有檔案實(shí)體。當(dāng)然卷內(nèi)文件次序混亂、案卷標(biāo)題明顯不反映內(nèi)容，如雜卷等應(yīng)處理；對(duì)于霉、破、脆檔案已損壞檔案實(shí)體又影響檔案掃描的應(yīng)修裱。

這是基于我館檔案實(shí)際狀況看，因?yàn)橹灰坝幸?guī)可循，有目可查”，對(duì)檔案就不要重新整理，仍應(yīng)采取過去行之有效的對(duì)檔案整理采取“大部分不動(dòng)，小部分加工，避免打亂重整”的方針。對(duì)大部分已按照一定方法進(jìn)行分類整理，編有案卷目錄，可以查找利用的不加變動(dòng)；只有少部分確有嚴(yán)重缺陷和問題，難于管理和查找利用，才采取必要的加工整理，或恢復(fù)原來整理順序工作；“小部分加工”，僅在原來整理基礎(chǔ)上，存在什么問題就解決什么問題，避免打亂重整?？傊?，整理工作有的要符合數(shù)字化時(shí)代、從民國(guó)檔案具體情況出發(fā)，實(shí)事求是地對(duì)待存在的某些問題，合理配置有限資源，用盡可能小的勞動(dòng)換取較大的成果。

因此具體要求是：（1）全宗內(nèi)每一個(gè)案卷每一宗在數(shù)字化前，均應(yīng)有規(guī)范案卷標(biāo)題，準(zhǔn)確揭示卷宗內(nèi)容；（2）每案卷內(nèi)文件排序規(guī)則，鑒別出卷內(nèi)重復(fù)文件；（3）編寫卷內(nèi)文件頁碼，固定文件秩序；（4）鑒定出案卷可否公開；（5）標(biāo)志出案卷內(nèi)特殊檔案內(nèi)容與載體。

三、數(shù)字化時(shí)代民國(guó)檔案整理的新實(shí)踐

全面大量開展檔案開展數(shù)字化工作，絕非易事。我們依據(jù)館藏各全宗檔案整理難易狀況、開放利用范圍，并結(jié)合多年來查檔利用中館藏1/3全宗利用較多、1/3全宗利用較少、1/3全宗很少利用的情況，以及檔案保管庫房分布等實(shí)際情況，制定整個(gè)檔案數(shù)字化方案，計(jì)劃用二十年時(shí)間分三個(gè)階段基本完成館藏檔案數(shù)字化工作。

館藏民國(guó)檔案盡管已有60年整理，但在很多全宗中由于歷史的原因，它們的基礎(chǔ)狀況并不理想，常常是“魚龍混雜”，有價(jià)值的文件和毫無價(jià)值的文件夾雜在一起，表現(xiàn)為：一是不少案卷內(nèi)重份文件占有相當(dāng)比例；二是存在許多庶務(wù)及雜項(xiàng)文件（如出勤考核登記表、部分單位內(nèi)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷粘貼簿等），基本沒有保存價(jià)值；三是卷內(nèi)文件未編頁，無固定秩序；四是部分案卷標(biāo)題未能準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)內(nèi)容，或表述不恰當(dāng)；五是部分案卷因時(shí)間長(zhǎng)久，出現(xiàn)不同程度的破損，亟須挑選出來進(jìn)行修裱。

面對(duì)上述情形，在今年開展的檔案數(shù)字化前處理工作中，我們根據(jù)我館2009年工作計(jì)劃，遵循先從內(nèi)容價(jià)值重要、利用率高、整理基礎(chǔ)相對(duì)較好全宗入手的原則，于2012年開始通過中央直屬機(jī)關(guān)采購(gòu)中心公開招標(biāo)，分別與上海中信信息發(fā)展有限公司、北京星震同源數(shù)字系統(tǒng)公司簽訂了數(shù)字化前整理外包合同，每年整理檔案1200萬頁。當(dāng)然由于市場(chǎng)因素，外包公司本身并不具有整理編目業(yè)務(wù)的專業(yè)化人才優(yōu)勢(shì)，所有整理人員僅在社會(huì)上招聘。而具備數(shù)字化前整理人員，必須具備極強(qiáng)的民國(guó)檔案專業(yè)、檔案整理編目學(xué)等基本知識(shí)；較熟練掌握和運(yùn)用檔案整理編目技能，如立卷、案卷標(biāo)題擬寫等。縱觀幾年整個(gè)整理工作，我們主要解決了以下幾種問題：

一是擬訂和修訂部分卷宗標(biāo)題，改變案卷內(nèi)容與標(biāo)題不一致的現(xiàn)象。我們認(rèn)為：案卷標(biāo)題是檔案實(shí)體與檔案信息之間的連接點(diǎn)，既是反映檔案實(shí)體的內(nèi)容，又是構(gòu)成案卷目錄的基礎(chǔ)，更是利用者利用檔案的窗口。盡管大部分標(biāo)題較能反映檔案內(nèi)容，但有不少問題，既有檔案標(biāo)題轉(zhuǎn)化為案卷目錄出現(xiàn)的問題，更有案卷整理時(shí)因時(shí)因地或主客觀因素標(biāo)題擬寫中的問題。現(xiàn)從館藏檔案實(shí)際出發(fā)，并借鑒檔案目錄清理中對(duì)不規(guī)范案卷標(biāo)題處理的處理方法，在擬寫案卷標(biāo)題時(shí)，要求對(duì)照檔案實(shí)體，在充分閱讀檔案原件的基礎(chǔ)上，客觀反映案卷內(nèi)容，直書其事，不加褒貶。標(biāo)題擬寫的總要求是：基本完整，力爭(zhēng)揭示到責(zé)任者、內(nèi)容、時(shí)間；且語句通順、表述全面，最終達(dá)到目錄與檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)，案卷標(biāo)題反映檔案內(nèi)容的目的。

二是解決一卷多宗的問題。在國(guó)民政府交通、郵電、鐵道、稅務(wù)、金融等系統(tǒng)全宗中，一卷多宗現(xiàn)象存在較多，個(gè)別卷號(hào)達(dá)數(shù)百宗，排列長(zhǎng)度近百米，只有一個(gè)簡(jiǎn)單類目式標(biāo)題。此次整理，或?qū)⒉糠秩诎妇碇械姆肿?，分別擬寫宗標(biāo)題；或?qū)⒉糠职妇淼姆肿冢蛟瓉矸值锰?xì)，進(jìn)行歸并，與本全宗內(nèi)的其他案卷重新編排流水號(hào)，消除分宗號(hào)。對(duì)于多宗，實(shí)事求是，在整理館藏“教育部”全宗中，予以保留；而整理館藏“內(nèi)政部”全宗中，予以消除。

三是正確排定卷內(nèi)文件秩序，將卷內(nèi)一式多份的重復(fù)文件只留一份，其余放在備考表后，只編頁，不掃描。

四是編寫卷內(nèi)文件頁碼，將卷內(nèi)不同形式的文件稿紙都進(jìn)行排序，對(duì)此借助外力，招聘臨時(shí)工進(jìn)行編頁。

五是對(duì)特殊檔案如郵票、商標(biāo)、書稿、字畫、碑帖、照片、實(shí)物等做出標(biāo)識(shí)與附注。

六是部分破損檔案挑出，送交技術(shù)部門修裱。

七是鑒別出部分無保存價(jià)值或無掃描價(jià)值的檔案，使其不用掃描。這些工作使許多重份及無價(jià)值文件不再數(shù)字化，不僅可以提高效率，而且可以節(jié)省大量經(jīng)費(fèi)。

總之，數(shù)字化時(shí)代的民國(guó)檔案整理工作任重而道遠(yuǎn)，大有可為。

參考文獻(xiàn)：

[1]王可風(fēng).歷史檔案的整理方法[M].北京：人民出版社，1957.

[2]曹必宏.光輝歷程——中國(guó)第二歷史檔案館60年[M].北京：九州出版社，2011.