對中小企業(yè)檔案館數(shù)字化建設的調(diào)查與分析

白鳳玲

摘 要： 數(shù)字檔案館是信息時代的產(chǎn)物，指的是互聯(lián)網(wǎng)時代下的檔案館形態(tài)，檔案館數(shù)字化建設是現(xiàn)階段檔案館發(fā)展的必然方向。

關鍵詞： 數(shù)字化 檔案館 檔案信息

目前，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設的問題引起了人們的廣泛關注，數(shù)字檔案館的建設與發(fā)展，給傳統(tǒng)的檔案館帶來了強烈的沖擊和挑戰(zhàn)。檔案館數(shù)字化建設的最終目的是通過檔案館檔案信息資源的有效整合，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，提高檔案信息資源的利用率。

一、數(shù)字檔案館的概念、優(yōu)勢特征

數(shù)字檔案館就是“在檔案文件標準化和電子計算機及其網(wǎng)絡管理的環(huán)境中，實施檔案的數(shù)字化儲存、管理、維護與傳輸、利用服務的檔案館”。也就是說，數(shù)字檔案館借助于現(xiàn)代信息技術和設備支持，實現(xiàn)數(shù)字信息的傳輸、處理和獲取。

數(shù)字檔案館的優(yōu)勢特征：（1）檔案信息數(shù)字化。數(shù)字檔案館把館藏各類檔案信息通過各種信息采集設備轉換成數(shù)字信息存儲起來。（2）檔案信息傳輸網(wǎng)絡化。數(shù)字檔案館通過網(wǎng)絡技術和特定軟件，將時空上分散的檔案館、室聯(lián)結成一個龐大有序的信息空間，在網(wǎng)絡中實現(xiàn)檔案信息的檢索、傳輸、瀏覽和下載。（3）檔案信息存儲海量化。數(shù)字檔案館可采用光盤、微縮等技術，海量存儲檔案信息資源，傳統(tǒng)檔案館存儲的主要是紙質(zhì)資料，存儲空間有限。（4）檔案服務現(xiàn)代化。用現(xiàn)代化的電子計算機和網(wǎng)絡技術的服務方式取代傳統(tǒng)的手工查找服務方式。（5）檔案信息共享化。利用者對數(shù)字檔案館的查詢和訪問不受時間和地域的限制，檔案信息流動于網(wǎng)絡上，實現(xiàn)了資源共享。（6）檔案管理自動化。數(shù)字檔案館利用多種現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)檔案信息的檢索、傳輸、下載，并且對館內(nèi)各種相關數(shù)據(jù)進行自動統(tǒng)計，取代了傳統(tǒng)的人工統(tǒng)計方式，為利用者提供了更方便、快捷的服務，為檔案館工作人員減輕了工作強度。

二、中小企業(yè)檔案館數(shù)字化建設面臨的一些問題及對策

1.資金問題

資金問題是建設數(shù)字檔案館的最關鍵問題，因為數(shù)字檔案館建設是一項需要大量資金投入且不能立竿見影的工作。各類硬件及網(wǎng)絡設施、軟件開發(fā)及進行數(shù)字化的投入，都需要大量的費用，這就很容易造成企業(yè)對數(shù)字檔案館建設投入不足。數(shù)字檔案館建設是企業(yè)跨部門、跨行業(yè)的系統(tǒng)工程，必須由公司領導統(tǒng)一規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)。

2.安全問題

檔案信息安全是檔案館數(shù)字化建設不可忽視的一個重要方面，其安全隱患主要有三個方面：一是計算機病毒，二是計算機黑客，三是人員工作失誤和設備故障。因此，檔案館數(shù)字化建設中必須采取一系列技術措施并制定相應的管理制度，保證主機安全、網(wǎng)絡安全和數(shù)據(jù)庫安全。

3.從業(yè)人員問題

由于數(shù)字檔案館里信息技術的廣泛應用，使檔案館工作人員逐步向“專業(yè)型”轉化，更多地需要一批素質(zhì)較好的“檔案專業(yè)”和“信息技術”兼具的綜合性工作人員，要求檔案工作人員與時俱進，不斷地更新知識，適應“角色”的轉換。

三、中小企業(yè)檔案館數(shù)字化建設現(xiàn)狀及未來分析

中小公司的檔案館館藏一般以紙質(zhì)檔案為主，雖然采用計算機進行檔案管理已有多年，但利用者對檔案原文的查詢利用仍需要到庫房中進行，這種方式還是傳統(tǒng)檔案館的形態(tài)?；蛘哂械钠髽I(yè)通過內(nèi)部的OA系統(tǒng)初步實現(xiàn)了局域網(wǎng)上的檔案信息檢索、資料用印、檔案借閱等一系列流程的網(wǎng)絡化，但是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作未真正展開，利用者無法通過網(wǎng)絡獲得所需的檔案信息資源。大部分中小企業(yè)在邁向建設數(shù)字化檔案館的道路上才剛剛起步，未來還有大量的工作需要檔案工作人員去做，重點集中在以下幾個方面：

1.加強檔案館數(shù)字化方面相關知識的學習

數(shù)字檔案館是一種全新的檔案館管理模式，是高新技術、電子設備和計算機網(wǎng)絡技術支撐起來的產(chǎn)物，對人才隊伍素質(zhì)的要求是具有較全面的知識結構、敏銳的信息意識、良好的職業(yè)道德、較強的信息處理能力，這就對檔案從業(yè)人員提出了更高的要求。

2.強化檔案館人員服務意識

檔案館數(shù)字化建設的最終目的是通過檔案館檔案信息資源的有效整合，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，提高檔案信息資源的利用率。所以其最根本的目的是為利用者提供更方便、高效的服務，應將最基本的檢索服務放在首位。隨著數(shù)字檔案館的不斷發(fā)展，提供知識型、智能型等高端服務無疑是一種方向。

3.建立檔案信息傳輸?shù)臄?shù)字化平臺

包括軟硬件基礎設施的購置、應用系統(tǒng)平臺的構建開發(fā)。實現(xiàn)實時數(shù)據(jù)的在線歸檔，檔案管理人員通過客戶端的文件管理、檔案整編、檔案管理、動態(tài)管理、系統(tǒng)維護等模塊，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)庫的操作。

4.加速檔案信息資源的數(shù)字化進程

對館藏傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化加工，是現(xiàn)階段數(shù)字檔案資源的重要來源，同時是一項龐大而繁重的工作，但其也不是指將全部紙質(zhì)檔案數(shù)字化，而是綜合考慮企業(yè)資金等多方面實際因素，針對有價值的、重要的、有利用率的檔案，因地制宜地開展數(shù)字化工作。

綜上所述，數(shù)字檔案館不僅可以大大提高工作的質(zhì)量和效率，而且可以達到檔案信息高效利用、資源共享的目的。同時，我們要意識到：數(shù)字檔案館并不會成為傳統(tǒng)檔案館的替代，數(shù)字檔案館實際上是傳統(tǒng)檔案館在部分功能上的補充和延伸，只有數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館相互之間形成優(yōu)勢互補，檔案館的功能才能真正實現(xiàn)強大，才能以更高的工作質(zhì)量助力于企業(yè)的發(fā)展。

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