淺談如何做好機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作

王強(qiáng)

摘 要：機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理是辦公室一項(xiàng)最經(jīng)常、最基礎(chǔ)性的工作，涉及檔案收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷(xiāo)毀等銜接有序的過(guò)程。針對(duì)機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理特點(diǎn)，結(jié)合現(xiàn)狀分析，從中查找問(wèn)題所在，并提出相應(yīng)的解決策略。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；歸檔；問(wèn)題；策略

機(jī)關(guān)文書(shū)檔案是指行政機(jī)關(guān)在行政事務(wù)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的一部分檔案的習(xí)慣稱(chēng)謂。它記錄了一個(gè)行政機(jī)關(guān)所從事的各類(lèi)管理活動(dòng)，能夠客觀地反映一個(gè)行政機(jī)關(guān)黨組織、行政實(shí)施的過(guò)程，也是工作業(yè)績(jī)與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，是一項(xiàng)繁瑣而嚴(yán)密的工作，能為今后拓展業(yè)務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。

隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，現(xiàn)行的世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)打破傳統(tǒng)文書(shū)檔案立卷方法，從檔案工作的實(shí)際需要出發(fā)，集人性化、智能化和科學(xué)化為一體，以“文檔一體、綜合管理、館室銜接”為原則，涵蓋了檔案業(yè)務(wù)處理的全過(guò)程，包括文件管理、檔案管理和資料管理，以及業(yè)務(wù)處理流程中的收集、整理、保存價(jià)值鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、開(kāi)發(fā)利用以及檔案的移交和接收等，界面美觀統(tǒng)一，流程一目了然，在靈活性和可擴(kuò)展性上有了很大的發(fā)揮空間。下面，就如何在網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的新形勢(shì)下，進(jìn)一步做好文書(shū)檔案管理工作，談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。

1 存在問(wèn)題

1.1 歸檔文件材料鑒定不嚴(yán)

1、歸檔文件材料不真實(shí)。文書(shū)檔案是行政機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的原始記錄，但不一定是真實(shí)的記錄，因?yàn)樵谖募牧系男纬蛇^(guò)程中，受客觀條件的限制或主觀認(rèn)識(shí)的干擾，有時(shí)不能全面反映單位歷史真實(shí)，甚至夸大、縮小或歪曲歷史事實(shí)，如工作成績(jī)的夸大、統(tǒng)計(jì)數(shù)字的失準(zhǔn)等等，這在不同歷史時(shí)期都不同程度地存在。2、歸檔文件材料不完整。一是歸檔門(mén)類(lèi)不全。因工作性質(zhì)不同，產(chǎn)生文件材料的數(shù)量不一，不少單位除辦公室形成的紅頭文件外，其他科室形成的材料少，往往長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有文件歸檔。如，我局形成的文書(shū)檔案以辦公室、政工科為主，而財(cái)務(wù)科以財(cái)務(wù)檔案、經(jīng)管科以機(jī)關(guān)房產(chǎn)檔案、公車(chē)辦以機(jī)關(guān)事業(yè)單位公車(chē)檔案為主，文書(shū)檔案則很少。二是歸檔文件內(nèi)容不完整。編號(hào)文件本身接不起來(lái)，缺附件，少底稿，而且缺少的往往是核心內(nèi)容和重要的部分。如，報(bào)市政府的請(qǐng)示報(bào)告，有時(shí)把批復(fù)當(dāng)成附件放在次要位置，甚至沒(méi)有歸檔。

1.2 缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和協(xié)調(diào)

有的單位對(duì)文書(shū)檔案管理工作不夠重視，隨意性大，工作開(kāi)展成效不大、進(jìn)展緩慢、系統(tǒng)零散。在檔案信息資源接收上，投入的人力、物力、財(cái)力不足，購(gòu)買(mǎi)檔案設(shè)備（如電腦、掃描儀、打印機(jī)等）配置較低，錄入檔案數(shù)據(jù)達(dá)不到高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。另外，由于對(duì)檔案信息資源建設(shè)在認(rèn)識(shí)上還存在一定局限性，沒(méi)有形成與時(shí)代的發(fā)展相適應(yīng)的觀點(diǎn)，對(duì)文書(shū)檔案電子化的形成帶來(lái)巨大阻力。

1.3 員工培訓(xùn)不足，專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不高

許多單位檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，沒(méi)有掌握文書(shū)檔案管理的精髓，對(duì)檔案分類(lèi)、歸檔等技能掌握不夠熟練，達(dá)不到當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作要求，難以實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理有效化。如，有的行政機(jī)關(guān)因人員少，檔案管理員往往由文秘人員兼任，大大降低了文書(shū)檔案管理工作的水準(zhǔn)，從而導(dǎo)致文書(shū)檔案收集范圍不明確、歸檔不符合規(guī)范、材料真?zhèn)尾环置?、收集工作不及時(shí)、文書(shū)檔案收集缺失以及檔案保管期限劃分不清等問(wèn)題，致使文書(shū)檔案管理工作滯后。

2 解決策略

2.1 抓好文書(shū)規(guī)范管理工作

文書(shū)規(guī)范管理是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，公文的種類(lèi)、格式、處理程序是否規(guī)范直接影響到檔案的管理，尤其在辦公自動(dòng)化迅速發(fā)展的今天，這種關(guān)系顯得更為密切，許多文件歸檔工作，需提前在文件形成時(shí)來(lái)做，因此文書(shū)工作的處理程序上要注意與檔案管理緊密銜接，做到把文書(shū)工作與檔案管理有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)。比如，平時(shí)對(duì)文件的鑒定、分類(lèi)以及歸檔編號(hào)等，要本著“隨辦隨歸”的原則，在文件形成之初就已經(jīng)確定并做登記，且檔案管理的相關(guān)工作都已經(jīng)完成，避免每年年末對(duì)本年度所有公文進(jìn)行一次性鑒定分類(lèi)，從而減少工作環(huán)節(jié)，避免重復(fù)工作，降低出錯(cuò)率，保證文書(shū)和檔案的統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

2.2 強(qiáng)化歸檔文件材料準(zhǔn)確性鑒定工作

一份文件經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的歸整處理，待涉及的事務(wù)處理完畢，即可對(duì)其保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，根據(jù)公文的類(lèi)別和重要程度進(jìn)行初步的篩選和整理。如，我局文書(shū)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。凡是由我局制發(fā)的行政經(jīng)費(fèi)管理、機(jī)關(guān)房產(chǎn)管理、機(jī)關(guān)事業(yè)單位公車(chē)編制管理等重要業(yè)務(wù)文件材料，關(guān)于機(jī)構(gòu)、人事等憑證性文件材料以及上級(jí)、同級(jí)關(guān)于重要業(yè)務(wù)的批復(fù)、來(lái)文等文件材料屬于永久保管；其他歸檔的文件材料屬于定期保管，以備隨時(shí)查閱和調(diào)用，使檔案工作平時(shí)化、平常化。鑒定工作直接決定檔案的存毀，是文書(shū)檔案管理中非常重要同時(shí)也是難度最大的一項(xiàng)工作，在文件材料的形成過(guò)程中，受客觀條件限制或主觀認(rèn)識(shí)干擾，存在不同程度的夸大、縮小或歪曲歷史事實(shí)現(xiàn)象，這些失準(zhǔn)的材料是片面認(rèn)識(shí)、失誤工作的真實(shí)反映。檔案管理人員不可能也不允許改正檔案材料原件內(nèi)容，同時(shí)也有責(zé)任有義務(wù)對(duì)其進(jìn)行鑒別、評(píng)價(jià)，以指導(dǎo)利用者。在文件材料歸檔時(shí)，應(yīng)由責(zé)任人進(jìn)一步核實(shí)鑒別，并在案卷檢查人欄簽字或以其它形式確認(rèn)歸檔文件的準(zhǔn)確性。

2.3 加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的培訓(xùn)工作

行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)廣泛吸納人才，加強(qiáng)檔案領(lǐng)域人才數(shù)量的自身積累，要明確一名班子成員具體負(fù)責(zé)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，并配備相應(yīng)的具有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力的工作人員，協(xié)助做好文件的收集、整理、歸檔、移交、鑒定、銷(xiāo)毀等檔案管理工作。同時(shí)，必須對(duì)檔案管理人員實(shí)行統(tǒng)一的、高標(biāo)準(zhǔn)的正規(guī)化培訓(xùn)，讓他們認(rèn)真掌握和熟悉世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)的使用方法，電子檔案的形成過(guò)程和具體要求。另外，檔案管理人員要加強(qiáng)自學(xué)，積極參加各種培訓(xùn)，特別是在電子檔案管理方面，不斷增加和豐富自己的知識(shí)，如收文中從簽收、登記、擬辦、打印、用印、分發(fā)等，每道環(huán)節(jié)都須按規(guī)定程序落到實(shí)處，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)影響到整體檔案管理的質(zhì)量。檔案工作者在進(jìn)行存檔處理時(shí)，要對(duì)文件進(jìn)行數(shù)字化掃描處理，上級(jí)批復(fù)文件、本機(jī)關(guān)請(qǐng)示、相關(guān)業(yè)務(wù)文件等要從上到下依次排列，以保證文書(shū)檔案的準(zhǔn)確性和原始性，卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)按順序連續(xù)排列，以免因材料的缺失，使一些文件材料不能最終歸檔。

2.4 嚴(yán)格考核制度

統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的基本保證。機(jī)關(guān)文書(shū)材料歸檔工作時(shí)間緊，任務(wù)重，需建立必要的規(guī)章制度和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，要將這一工作列入議事日程，認(rèn)真貫徹執(zhí)行上級(jí)管理部門(mén)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，提高認(rèn)識(shí)，使機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的管理工作步入正軌。要把這項(xiàng)工作列入業(yè)務(wù)工作的考核之中，從領(lǐng)導(dǎo)到具體人員都形成責(zé)任感和主動(dòng)性，檔案主管部門(mén)也要隨時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)，只有這樣才能保證按時(shí)完整地完成機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作。

機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作在行政機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，只有充分重視此項(xiàng)工作，采用科學(xué)管理的工作方法，才能順應(yīng)新時(shí)期文書(shū)檔案管理發(fā)展的需要，充分利用檔案材料和檔案信息的有效價(jià)值，指導(dǎo)和服務(wù)于日常業(yè)務(wù)工作。

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