試述事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的工作構想

牟忠美

摘 要：檔案載錄了事業(yè)單位始建至發(fā)展歷程中的點點滴滴，而科學、規(guī)范化的檔案管理不僅能夠為事業(yè)單位文件查閱與利用帶來極大便利，使得事業(yè)單位檔案管理水平切實提高，同時也為其未來發(fā)展提供了強大的資源支撐?；谶@一背景，本文通過對事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理意義的論述，分析了事業(yè)單位當前檔案管理實踐中的不足，并結合筆者工作實踐提出了相關改善建議，以期對事業(yè)單位檔案管理工作提供有益參考。

關鍵詞：事業(yè)單位管理體系；檔案收集；規(guī)范化管理；文書歸檔

信息化技術在社會各行業(yè)的大面積普及，也為事業(yè)單位檔案管理提供了技術支撐。傳統(tǒng)檔案管理在此形勢下已逐漸凸顯出與發(fā)展脫節(jié)的種種跡象，亟待加強規(guī)范化管理以與時代相適應，以便更好地服務于單位管理，實現長足發(fā)展。與此同時，伴隨著市場經濟發(fā)展需求與國際化趨同性的趨勢，各大事業(yè)單位在迎來一眾機遇的同時也需要接受更多新的挑戰(zhàn)，在此背景下的檔案管理作為事業(yè)單位不可或缺的重要組成日顯重要。

1 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的意義

檔案資料載錄著事業(yè)單位發(fā)展的各個印記，是事業(yè)單位展現其歷史與案例的重要平臺，是解決新問題、應對新挑戰(zhàn)的咨詢手冊，也是制定未來發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的指南針。何以衡量一家事業(yè)單位管理現代化水平的標尺，考量視其檔案管理水平的高低即可知一二。檔案管理工作內容包含了記錄事業(yè)單位上下、生產前線或后勤等一系列資料信息，同時記錄著相關財政收入和支出的財務檔案；行政文書和事業(yè)單位印章的保存、管理，行政工作登記備案的行政檔案；工作人員基本信息與人員流動情況的人事檔案；記錄相關產品研究資料的研發(fā)檔案，等等。基于上述可知，每一檔案都各有其收錄與管轄范圍，且中心內容已各不相同，但卻都與事業(yè)單位發(fā)展與運作密不可分，必須予以高度重視，采取規(guī)范化管理，借以嚴謹的發(fā)展觀推動事業(yè)單位檔案管理整體水平的提高。從另一個角度去看，當下社會主義市場經濟改革的深化，不僅帶動了國內各領域、行業(yè)的發(fā)展，同時也迎來了更多、更大的挑戰(zhàn)與沖擊，改革創(chuàng)新已呈必然之勢，作為與國民經濟息息相關的各大事業(yè)單位更應如是。其中，檔案管理工作作為事業(yè)單位管理中至關重要的有機組成，應給予足夠的關注，使之充分發(fā)揮職能作用，輔助事業(yè)單位于激烈競爭中平穩(wěn)過度，進一步實現可持續(xù)發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理工作中的不足

（一）隊伍素養(yǎng)待強化。隨著檔案管理信息化程度不斷縱深發(fā)展，為檔案管理提供了先進的科技手段，也對檔案管理人員提出了新的要求。但大多事業(yè)單位在市場經濟的調控和競爭之下，一直都將發(fā)展戰(zhàn)略重點投放在經營上，對待檔案管理工作的態(tài)度普遍徘徊在一種“可有可無”的形態(tài)中，對待檔案管理工作人員重視度亦不高，從而導致愿意投身檔案管理事業(yè)的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長期缺乏專業(yè)培訓而致使業(yè)務能力無法適應檔案管理工作的發(fā)展需求。加之部分事業(yè)單位檔案管理人員長期“陷”在被動工作氛圍中，全然不會主動收集資料，坐等相關人員上交，造成檔案資料收集環(huán)節(jié)出現嚴重滯后性。

（二）檔案收集不完整。因部分事業(yè)單位檔案管理結構的不合理，比如過度重視上級發(fā)文，而對涉及內部生產經營相關的資料、管理文件、經濟合同、報表的管理過于疏忽，資料的收集既不及時，又不完整，沒能抓住新形勢下事業(yè)單位的工作重點，不僅對事業(yè)單位重點科研成果、重要生產項目資料收集不當，對電子版信息資料的收集也多有缺漏，增加了檔案的收集難度。

（三）檔案利用率偏低。社會經濟發(fā)展迅速，社會改革不斷推進，從而衍生出社會各界對檔案的要求亦不斷提高，因此事業(yè)單位在檔案收集工作中遇到的問題越來越明顯，尤其檔案收集與利用之間脫節(jié)嚴重。例如，事業(yè)單位在進行運營或執(zhí)行方案研討時，通常較少、甚至從不在以前存留下的類同檔案，或是已探討的檔案中尋找方案或依據，由此導致大量事宜進行重復研究，不僅在人力、物力與財力上造成了浪費，同時亦有礙于方案的及時執(zhí)行，從而影響單位整體運作。

3 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的實踐路徑

（一）培養(yǎng)全員管理業(yè)務素質。因檔案資料收集管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，新上崗的人員必須接受一定時期實習才能完全勝任，所以，事業(yè)單位要根據內部檔案工作具體情況，配備相應的檔案收集人員，并確保其工作相對穩(wěn)定，為事業(yè)單位檔案管理工作的長足穩(wěn)定儲備人才資源。此外，實踐亦證明，確保檔案收集人員工作的連續(xù)性與穩(wěn)定性，極有利于為事業(yè)單位培養(yǎng)更為專業(yè)的檔案資料收集管理人員。

（二）健全檔案歸檔制度規(guī)范。檔案規(guī)范化管理是事業(yè)單位檔案管理工作開展的重中之重，對其管理制度的制定必須予以嚴格審視，參照實際情況與需求可能性，以及權衡各部門、各對象受眾的利益。比如，制度應對檔案管理工作的每一環(huán)節(jié)作出明確的分工指引，如具體的工作細則、詳細的管理要求、人性化的獎懲措施、完善的應急預案等。此外，還應對檔案的復印、備份以及保密等手續(xù)予以嚴格限定，以提高檔案管理人員的警惕性，降低管理失誤風險。

（三）創(chuàng)新檔案規(guī)范管理理念。理念的革新不僅是提高事業(yè)單位檔案管理水平的前提和基礎，還是規(guī)范員工自身行為，維護事業(yè)單位良好形象的有效方法之一。為此，可利用座談會議、實例分析等活動的開展來宣傳檔案管理工作的重要性，特別是事業(yè)單位管理層首應以身作則，借以示范帶頭作用來端正全體員工對檔案管理的認知，同時，檔案管理人員自身也應清晰認識到本職工作的重要程度，藉以不斷強化專業(yè)技能，提高工作效率，樹立對本職工作的榮譽感和自豪感。

（四）加快檔案的信息化建設。事業(yè)單位應廣泛借鑒先進的管理經驗，加大對檔案信息化管理的資金投入，結合事業(yè)單位實際情況與經濟實力合理適度的引入相關先進設備，對以往紙質檔案全面以電子文檔形式收編歸檔，同步設置電子檢索功能。需要注意的是，在全面推廣信息化管理時，要警惕信息技術特性是利弊同在的，故在享受信息技術為檔案管理帶來的便捷時，也必須強化網絡安保措施，防止電子檔案遭受病毒漏洞、網絡竊取等技術攻擊。身處信息化時代的每一行業(yè)都在積極推行信息化建設，由此，檔案信息化管理同樣也是事業(yè)單位信息化建設的方向之一，其將促進檔案更便于相關人員的查閱與利用，同時亦有益于檔案資料的長久保存。

4 結語

立足于信息飛速發(fā)展的新形勢下，事業(yè)單位檔案管理工作的責任和任務越來越重，因此，檔案管理人員必須不斷學習和掌握新技術，在反復實踐中進行不斷的探索，逐步推廣與普及檔案信息化管理意識，健全信息安全保障體系，創(chuàng)新檔案信息服務觀念，推動檔案事業(yè)的建設進程。

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