關于做好文秘工作和檔案工作的幾點思考

鄭越文

摘 要：提到文秘我們會聯(lián)想到一身筆直的西裝革履的白領，經(jīng)常與辦公文件打交道，是一份令人羨慕不已的工作。文秘還負責檔案的整理保存，檔案是一種非常重要的明信片，它象征著人們的身份，是另一種神秘的“第二個身份證”。文秘工作與檔案是分不開的，檔案處理是文秘的一項基本工作內(nèi)容。文章作者以文秘工作和檔案工作二者為研究對象，對二者的工作相關內(nèi)容進行了闡述。

關鍵詞：文秘工作；檔案工作；思考

伴隨社會時代的發(fā)展，文秘工作和檔案工作也發(fā)生了變化，越來越趨向電子化，越來越依賴于計算機技術。提起文秘工作我們可能就會認為幫助領導處理一些繁瑣的事物，無非就是與文件資料接觸，其實不然文秘的工作有很多內(nèi)容，檔案只是其中一個基本的工作內(nèi)容。下面我們跟隨作者的思路，通過作者的論述，使我們更加了解文秘與檔案之間的關系，與二者之間的關系，如何采取措施使二者更趨于規(guī)范化。

1 對于文秘工作和檔案工作的認識

1.1 文秘工作

文秘就是我們通常所說的秘書，它服務于企業(yè)、部門組織、機構(gòu)的領導決策層，也許職位并不高，但是卻是一個非常重要的職位，上與領導決策者溝通交流，下與基層的工作人員接觸。確切地說文秘是一項輔助工作，負責會議等其他事宜的參謀，簡單來說文秘工作有兩大塊：辦文和辦事，辦文顧名思義就是與各種文件打交道，對文件的制發(fā)、收發(fā)等；辦事就是領導交予的行政事務工作。

文秘工作具有以下幾點：政治性、從屬性、綜合性、服務性[1]。文秘會接觸到與政策相關的工作，這就包括機密檔案，要對涉及到政治方面的工作絕對地保密；從屬性是指文秘工作屬于辦公室工作范疇，在領導機構(gòu)的領導下，服務于領導決策層，聽從領導機關的命令，一切以保證領導順利工作為目的而展開工作。綜合性是指文秘的工作接觸到的人和事物眾多，上到方針政策，下到機構(gòu)組織的細如牛毛的瑣事。服務性是指文秘的工作為全體組織服務。

1.2 檔案工作

檔案分為很多種類，分為人事檔案、公司企業(yè)檔案、文物檔案等多種類型。不同的檔案應按不同的方式處理，但總體來說關于檔案的處理離不開計算機，無非就是檔案的轉(zhuǎn)投、保存等。

2 做好文秘工作和檔案工作的幾點思考

2.1 文秘工作與檔案工作存在的問題

1.使用不當?shù)奈姆N，不規(guī)范的公文格式、附件

公文一般是由文秘制發(fā)的，屬于一種應用文體，具有很強的規(guī)范性要求，不同類型的公文有不同的寫作要求，通常容易混淆，通常分不清請示與報告的寫法，二者經(jīng)?；煜踔潦怯腥税讯呓Y(jié)合起來，在一篇公文表現(xiàn)出來，讓人弄不清到底是決定，還是意見。正文中有附件，但是沒有標識，需要標識序號的地方?jīng)]有標識，印制和數(shù)字使用不規(guī)范。格式的不規(guī)范影響閱讀，影響公文后期的歸檔工作等[2]。

2.編號不規(guī)范，材料不完整

往往因為登記不及時，出現(xiàn)漏號、重號等情況，這與立卷歸檔的要求相互排斥，公文的質(zhì)量得不到有效保證。在最初原始材料和要求一起實行裝訂備查，計算機應用到辦公室事物之后，就沒有定稿的文件歸檔，也缺乏原稿或修改稿，導致材料出現(xiàn)不完整的狀況。

3.版記不全面，辦理程序不規(guī)范

版記是實現(xiàn)文檔一體化，部門之間銜接的標志，現(xiàn)實中版記得不到重視，缺乏各種內(nèi)容；辦理程序不規(guī)范突出表現(xiàn)是不等級就印發(fā)等情況，對文檔的管理工作十分不利。

4.使用不達標的紙張，裝訂不規(guī)范

公文對于紙張的要求很高，對紙張的克度要求也很高，無論是材質(zhì)，還是紙張的其他性質(zhì)要求都很高。公文對于保管的要求很高，因為文秘人員通常會拿出來看一看，對指導工作有很多的幫助，因此公文必須要使用質(zhì)量優(yōu)良的紙張。但是在現(xiàn)實中為了節(jié)約資本，通常使用耐折度低的低質(zhì)量的紙張撰寫公文，而且在保存一段之間后紙面上開始出現(xiàn)黃色的印跡，出現(xiàn)破損，嚴重影響閱讀；使用不同規(guī)格大小的紙張，裝訂過程中有掉頁等問題，沒有達到裝訂要求。

5.材料字跡不清晰，上交材料不及時

由于撰寫公文的墨水質(zhì)量問題，或者是紙張的質(zhì)量問題，由于保存的時間較長，出現(xiàn)字跡不清晰的問題；各級機關工作任務量繁多，往往不能在規(guī)定的時間內(nèi)上交材料。

2.2 如何促進文秘工作與檔案工作銜接、規(guī)范化

1.加強文檔一體化的意識

文檔一體化的建設不是一朝一夕就能完成的，而是要在潛移默化的過程中一點一滴滲透，加強文秘工作人員的培訓，加強其職業(yè)道德素質(zhì)修養(yǎng)，使其保持高漲的工作熱情，能夠以身作則，為其他同仁們樹立榜樣，形成規(guī)范化的文檔一體化的工作風氣，加強團結(jié)合作的意識精神，換位思考，充分考慮到其他部門工作人員的感受，堅持一絲不茍的工作原則，以真實可靠的工作作風，提升公文、質(zhì)量質(zhì)量。

2.建立規(guī)范化的管理流程

規(guī)范化的管理流程能夠約束文秘工作和檔案工作的工作行為，使之向著規(guī)范化的軌道開展。嚴格遵循法律制度，從細節(jié)上查缺補漏，嚴格按照紙張選用、裝訂等環(huán)節(jié)的要求撰寫。任用專業(yè)性強的人才，提高全部工作隊伍的實力。禁止出現(xiàn)越級現(xiàn)象，防止漏洞的出現(xiàn)。充分使用科學技術，引進先進的設備與科學的管理方法[3]。

3.做好文書與檔案的相互配合

立卷工作是基礎，為此文書部門應該加強立卷工作的有效性，高度重視立卷工作。勇于承擔責任，做好相關文件的收集整理工作，還要對文件分類匯總，便于工作人員的檢查與查閱，為實現(xiàn)文檔一體化與文書檔案的銜接奠定堅實的基礎。

3 結(jié)語

通過上述可知，文秘是服務于領導決策層的工作，具有政治性、從屬性、綜合性、服務性四種屬性。檔案工作是檔案的歸檔、轉(zhuǎn)投、保存等內(nèi)容。在現(xiàn)實中文秘工作與檔案工作常見的問題有使用不當?shù)奈姆N，不規(guī)范的公文格式、附件；編號不規(guī)范，材料不完整；版記不全面，辦理程序不規(guī)范；使用不達標的紙張，裝訂不規(guī)范；材料字跡不清晰，上交材料不及時等。通過加強文檔一體化，建立規(guī)范化的管理流程，做好文書與檔案的銜接促使文秘工作與檔案工作的規(guī)范化。

參考文獻

[1]殷寧. 淺談現(xiàn)代文秘工作中電子檔案的管理方法[J]. 黑龍江檔案，2012，04：36.

[2]劉美娟. 基于當前文秘工作的檔案管理關鍵問題研究[J]. 科技創(chuàng)新與應用，2013，31：242.

[3]姚新穎. 芻議文秘工作與檔案管理的一體化[J]. 大眾文藝，2014，20：267.