淺析企業(yè)檔案室管理模式的轉(zhuǎn)變

高波

摘要：隨著信息時(shí)代的來臨，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展和社會(huì)的變革。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理以手工整理與保存為主，而僅僅是對(duì)檔案進(jìn)行歸檔就會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力，且手工整理出來的檔案不僅不利于大規(guī)模的傳閱，也不利于永久的保存。因此，這就需要轉(zhuǎn)變企業(yè)的檔案室管理模式，引入電子檔案管理，使得檔案能夠被長久有序的保存，減少檔案的丟失和損壞。本文將從企業(yè)管理檔案現(xiàn)狀進(jìn)行分析，指出其中存在的問題以及其如何轉(zhuǎn)變檔案管理模式，提高檔案整理效率和促進(jìn)檔案管理更加有序。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理模式；轉(zhuǎn)變

檔案的管理與企業(yè)的發(fā)展有很大的聯(lián)系，是一個(gè)企業(yè)發(fā)展點(diǎn)滴的記錄，是企業(yè)決策時(shí)的重要參考，是企業(yè)重要機(jī)密的統(tǒng)一管理，因此，做好企業(yè)的檔案管理與企業(yè)的發(fā)展前途密切相關(guān)。但是，傳統(tǒng)的檔案管理隨著時(shí)代的發(fā)展展現(xiàn)出越來越多的弊端，越來越與企業(yè)的發(fā)展脫節(jié)，越來越不適應(yīng)企業(yè)檔案管理的需要。因此，轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理模式，發(fā)揮檔案管理的作用迫在眉睫。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一）企業(yè)檔案管理含義

檔案管理是指企業(yè)對(duì)所有可能有用的知識(shí)與信息進(jìn)行有效的資源組織，利用最優(yōu)的方式對(duì)資料加以開發(fā)和利用。檔案管理是企業(yè)在各個(gè)活動(dòng)中形成的信息與資料，是企業(yè)發(fā)展的記錄與見證，可以說，檔案就是一個(gè)企業(yè)的興衰成亡史，每一個(gè)企業(yè)都能夠從自己的檔案資料里獲得可持續(xù)發(fā)展的能力和機(jī)會(huì)。

企業(yè)檔案管理模式一般可分為三種（按集中程度），檔案集中統(tǒng)一、檔案分級(jí)管理、檔案分散管理。集中管理和分散管理各有其優(yōu)勢(shì)，集中管理利于保存，能夠建立有效完整的檔案查閱中心。而分散保存，能夠?qū)n案進(jìn)行合理有效的分類，將檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化。

（二）企業(yè)檔案管理存在問題

1.企業(yè)沒有對(duì)檔案管理形成良好的認(rèn)識(shí)

企業(yè)存在的目的大多是為了獲取經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理在很多企業(yè)管理者看來，不僅不能直接提升企業(yè)的利潤空間，相反，還會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力。因此，很多企業(yè)是沒有獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)的，這就使得很多企業(yè)的大決策、大事件都沒有得到良好的記錄，企業(yè)在作出決定的時(shí)候也沒有大量的檔案資料作為參考。要處理好此類問題，就需要企業(yè)管理者深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用，檔案管理是一筆巨大的物質(zhì)和精神財(cái)富。

2.檔案管理沒有形成制度化管理

在檔案管理中存在著很多問題，如企業(yè)員工長期借閱，沒有及時(shí)歸還。企業(yè)檔案記錄者沒有及時(shí)做好檔案記錄與整理，使得企業(yè)的檔案斷鏈等等，這個(gè)時(shí)候如果沒有一個(gè)完整有效的制度，對(duì)檔案的編纂、歸還時(shí)間等作出一個(gè)明確界定，就很容易導(dǎo)致企業(yè)檔案缺失，不完整的情況發(fā)生。

3.檔案管理的技術(shù)水平落后

很多檔案管理還停留在手工階段，這就使得檔案的重新整理和歸類成為了很大的問題，同時(shí)，檔案一般采用一式一份制，這就很容易造成檔案的丟失。傳統(tǒng)的檔案錄入和管理耗費(fèi)了大量人力物力還不能取得好的效果，企業(yè)方就應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變檔案管理方法，不斷將新的科技與檔案管理聯(lián)系起來，使得檔案能夠被更好的保存與管理。

二、如何推進(jìn)企業(yè)檔案管理模式轉(zhuǎn)變

（一）更加注重檔案的“質(zhì)”而不是“量”

傳統(tǒng)的檔案制作和管理時(shí)，只重視檔案數(shù)量的多少，規(guī)模的大小，這樣的檔案管理模式下，就使得檔案管理的工作量巨大，且檔案不僅難以參閱，參考價(jià)值也較低。因此，廣大企業(yè)應(yīng)該行動(dòng)起來，派遣專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行整理，將一些實(shí)際價(jià)值不大，不符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的檔案進(jìn)行銷毀或者統(tǒng)一處理，使得檔案的價(jià)值提升，能夠真正為企業(yè)的發(fā)展“出謀劃策”。

（二）將管理檔案實(shí)體向管理檔案信息轉(zhuǎn)變

大多數(shù)企業(yè)的檔案管理都是對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行管理，紙質(zhì)的資料不僅容易破損，也更加容易丟失，這對(duì)一些機(jī)密檔案和文件是極為不利的。因此，要依托網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)知識(shí)，積極對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行錄入，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。這樣新型的管理模式，不僅有利于檔案的查找與取悅，也能對(duì)機(jī)密文件和檔案做備份和保密工作，確保企業(yè)的運(yùn)行安全。

（三）重視檔案工作人員的素質(zhì)提升

推進(jìn)企業(yè)檔案管理模式轉(zhuǎn)變最主要的就是促進(jìn)企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)提升。現(xiàn)代檔案管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不同于手工整理檔案，手工管理檔案的時(shí)期，要做好檔案管理工作不僅要對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)有著十分透徹的了解，也要能夠?qū)ο到y(tǒng)內(nèi)的檔案進(jìn)行分類和維護(hù)，確保檔案的完整和安全性。因此，企業(yè)應(yīng)該廣泛組織各種培訓(xùn)會(huì)，不僅讓檔案管理人員從頭腦中對(duì)檔案管理有了更為清晰的認(rèn)識(shí)，也能讓其具有更好的檔案管理技術(shù)和手段并積極利用新手段促進(jìn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。

（四）搭建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享

新的檔案信息管理模式下的重要一方面就是能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，信息共享不僅能夠讓企業(yè)員工能夠?qū)ζ髽I(yè)有了更強(qiáng)的認(rèn)同感也能夠促進(jìn)企業(yè)凝聚力和向心力的提升。同時(shí)，檔案共享能夠讓大家能夠?qū)n案有更深入的了解，發(fā)現(xiàn)一些檔案的不足，進(jìn)而能夠完善檔案。更為重要的是，檔案信息共享就能夠在企業(yè)決策時(shí)發(fā)揮重要的參考作用。這就需要企業(yè)的檔案工作者，積極推進(jìn)以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，以現(xiàn)代檔案管理方法為手段，建立健全檔案信息共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)檔案進(jìn)行更好的歸檔與管理。

三、結(jié)束語

隨著信息化時(shí)代的來臨，知識(shí)呈爆炸式的迅速增長，企業(yè)信息也不例外，傳統(tǒng)的檔案管理模式不僅耗費(fèi)大量的人力物力，造成了公司資源的浪費(fèi)。而且手工整理出來的文檔不僅較為粗糙且準(zhǔn)確率較低，首先，只有推進(jìn)企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新，才能夠適應(yīng)企業(yè)信息管理的需要。要提升檔案管理人員的素質(zhì)，使得檔案管理水平有真正的提升。其次，要引入計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，用電子檔案逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)的實(shí)體檔案。最后，還要對(duì)企業(yè)原有檔案進(jìn)行一個(gè)整理，銷毀沒有價(jià)值，部分和時(shí)代發(fā)展的檔案，使得檔案發(fā)揮實(shí)效。檔案管理模式隨著科技的發(fā)展，時(shí)代的進(jìn)步被不斷創(chuàng)新、不斷發(fā)展，檔案管理正發(fā)揮著它的實(shí)效，不斷促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。