芻議畢業(yè)生人事檔案管理工作

徐 斌

（十堰市人才交流中心，湖北 十堰442000）

畢業(yè)生人事檔案是大中專生畢業(yè)后，在學(xué)籍檔案中放入報道證，由學(xué)校將檔案移交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機(jī)構(gòu)，這時的學(xué)籍檔案就正式成為人事檔案,是畢業(yè)生個人信息的重要載體，它全面、準(zhǔn)確地記載著畢業(yè)生的經(jīng)歷、思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績、實(shí)踐能力及個人特長等信息，是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。因此，管理好畢業(yè)生人事檔案，對于人才資源開發(fā)乃至經(jīng)濟(jì)發(fā)展都是十分重要的。

1 畢業(yè)生檔案管理工作存在的問題

畢業(yè)生人事檔案雖然重要，但是從目前大多數(shù)地方畢業(yè)生人事檔案管理工作來看，都存在著一定的問題。

1.1 畢業(yè)生對人事檔案不夠重視

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和人才流動等外部環(huán)境的逐步寬松，特別是組織人事政審工作相對減少，一些畢業(yè)生就認(rèn)為人事檔案的作用不大了。卻不知將來政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升等均要以檔案材料為依據(jù)。

1.2 檔案管理手段相對落后

地方檔案管理仍以傳統(tǒng)的手工操作為主，整檔工序復(fù)雜，檔案管理人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、裝、訂等大量簡單重復(fù)的勞動，檔案管理人員沒有時間和精力考慮內(nèi)在信息。即使利用計算機(jī)管理，也僅限于名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，沒從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、利用率低、效率低下等問題。

1.3 檔案管理工作不規(guī)范

管理檔案的部門只照搬中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和工作制度，僅充當(dāng)檔案“保管員”的角色，對接收到的畢業(yè)生檔案，只是編號入庫了事，這些不規(guī)范的操作導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂、檔案材料遺失等問題。

2 解決辦法和措施

2.1 提高對畢業(yè)生人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識，建立和高校的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制和信息聯(lián)動機(jī)制

加強(qiáng)宣傳力度，要大力宣傳《檔案法》、《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》、《干部人事檔案管理條例》等相關(guān)人事檔案法律法規(guī)，讓高校畢業(yè)生檔案管理機(jī)構(gòu)明確管檔職責(zé)、檔案管理原則、檔案整理及轉(zhuǎn)遞規(guī)定等，提高業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)責(zé)任心，并在實(shí)際工作中切實(shí)規(guī)范操作。

2.2 加大人事代理工作力度，徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂

一是要不斷完善人事代理的內(nèi)容。要適應(yīng)存檔個人的多種需求，如辦理轉(zhuǎn)正定級、確認(rèn)干部身份、參加各類考試資格審查、專業(yè)技術(shù)職稱評審、出國政審、社會保險繳納、組織關(guān)系管理、戶籍掛靠等一系列社會化的人事人才服務(wù)。二是要逐步擴(kuò)大人事代理的范圍。在繼續(xù)做好“個人代理”的基礎(chǔ)上，積極向各高校聯(lián)系，宣傳人事代理政策，制定畢業(yè)生人事代理的優(yōu)惠政策，對畢業(yè)生實(shí)行以學(xué)校為單位的“集體代理”。

2.3 加大對畢業(yè)生人事檔案托管機(jī)構(gòu)的審查清理力度

要營造畢業(yè)生人事檔案托管的良好環(huán)境，保障廣大畢業(yè)生人事檔案的合法權(quán)益。要加強(qiáng)立法，用法律法規(guī)凈化檔案托管環(huán)境；加強(qiáng)市場監(jiān)管，嚴(yán)格禁止私自保管檔案，嚴(yán)肅查處非法保管檔案的行為，堅決取締違法中介機(jī)構(gòu)；定期開展清理整頓工作，,堅決打擊人事檔案管理違規(guī)行為，堅決打擊損害存檔人員合法權(quán)益的行為，努力營造運(yùn)行規(guī)范、恪守誠信的市場環(huán)境。

2.4 加強(qiáng)對畢業(yè)生人事檔案的規(guī)范化管理，做到人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范

一要對接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，按照《干部檔案管理條例》重新分類、編寫目錄、裝訂成冊。二要加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容。創(chuàng)新檔案材料的收集整理機(jī)制，注意收集能體現(xiàn)其近期經(jīng)歷，職業(yè)資格、業(yè)績能力、誠信記錄、單位考核等材料充實(shí)檔案內(nèi)容，提高檔案的價值。三是實(shí)行專門統(tǒng)一管理，建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫，開發(fā)多種檢索方式，便于查找與利用，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。

2.5 創(chuàng)新人事檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

要增強(qiáng)創(chuàng)新意識，在檔案整理過程中更新工作手段。要利用各種方式，積極與代理單位和個人取得聯(lián)系，督促其補(bǔ)充檔案材料，延續(xù)托管關(guān)系。加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高管理效率和水平。要利用計算機(jī)方便檔案信息錄入和查找，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，方便廣大代理人員遠(yuǎn)程查找、查詢和咨詢，提供網(wǎng)上辦公服務(wù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案保存數(shù)字化、管理信息化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

2.6 加大畢業(yè)生人事檔案信息資源的開發(fā)與利用，建立人才儲備庫

通過對畢業(yè)生人事檔案的整理，選出其中可反映畢業(yè)生知識水平、實(shí)踐能力等方面的信息，輸入到計算機(jī)，并建立以姓名、年齡、學(xué)歷、專業(yè)等為標(biāo)題的多種檢索方式，建立專門的畢業(yè)生人事檔案信息資源庫，作為政府的人才儲備庫。S

［1］劉淑杰.對加強(qiáng)高校干部人事檔案管理工作的思考[J].決策探索,2007-03-28.

［2］董毓貴.淺談醫(yī)院人事檔案代理制度存在的問題及其對策[J].淮海醫(yī)藥,2000,08,23(04).