關(guān)于醫(yī)院合同管理的分析及流程管理探索

張麗麗

【摘 要】經(jīng)濟(jì)合同是醫(yī)院各類(lèi)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基本載體，合同管理是醫(yī)療機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)管理中一項(xiàng)很重要的工作。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入，醫(yī)院日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日趨活躍，本文就如何加強(qiáng)合同前期論證、職能部門(mén)和監(jiān)督部門(mén)的職責(zé)劃分，及合同管理環(huán)節(jié)流程控制方面的具體措施進(jìn)行了探討，以達(dá)到防范風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)醫(yī)院權(quán)益的目的。

【關(guān)鍵詞】合同管理；決策機(jī)制；流程管理

一、醫(yī)院加強(qiáng)合同管理的必要性

醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展以及國(guó)家新醫(yī)改政策的有效推行，醫(yī)療需求的增加、醫(yī)療市場(chǎng)擴(kuò)大，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)建設(shè)已進(jìn)入一個(gè)持續(xù)增長(zhǎng)時(shí)期，隨著醫(yī)院建設(shè)投入的增加，醫(yī)療單位基建、采購(gòu)、合作與協(xié)作等經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)大量增多。為明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，更好地維護(hù)雙方的合法權(quán)益，簽訂合法的經(jīng)濟(jì)合同顯得尤為重要。同時(shí)醫(yī)院內(nèi)部控制不規(guī)范、決策機(jī)制不完善、合同執(zhí)行、監(jiān)督管理不到位的問(wèn)題凸顯，防范經(jīng)濟(jì)和法律風(fēng)險(xiǎn)，遏制經(jīng)濟(jì)糾紛，維護(hù)醫(yī)院利益和權(quán)益，建立合同考察、論證、決策、招標(biāo)、審核、執(zhí)行、監(jiān)督的全過(guò)程管理制度勢(shì)在必行。

二、目前合同管理中存在的問(wèn)題

1.應(yīng)該簽訂合同的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)不簽訂合同

醫(yī)院內(nèi)部控制不規(guī)范，存在某些科室和領(lǐng)導(dǎo)以各種理由，不請(qǐng)示、不匯報(bào)，自行安排施工或采購(gòu)的情況。大額項(xiàng)目未與對(duì)方簽訂合同就實(shí)施，造成要求不明，責(zé)任不清，驗(yàn)收、結(jié)算、付款無(wú)據(jù)可循，沒(méi)有可靠的法律保障，存在較大的違約和糾紛風(fēng)險(xiǎn)。

2.合同簽訂前的決策程序不完善

合同簽訂前未對(duì)相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行市場(chǎng)、政策、方向等方面的評(píng)估，進(jìn)而對(duì)合同締約目的、預(yù)期效果進(jìn)行決策性分析，形成合同決策意見(jiàn)，沒(méi)有履行完整的考察、論證、決策程序。

3.合同執(zhí)行過(guò)程中沒(méi)有有效監(jiān)督

合同執(zhí)行、監(jiān)督制度不完善，責(zé)任不清，合同具體問(wèn)題不進(jìn)行交接，部門(mén)之間有效溝通少，造成合同履行和監(jiān)督不到位。合同簽訂后未及時(shí)與財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)委等監(jiān)督部門(mén)進(jìn)行交底，造成合同執(zhí)行、結(jié)算過(guò)程中監(jiān)督部門(mén)無(wú)法對(duì)隱蔽工程、商品質(zhì)量等及時(shí)驗(yàn)收、監(jiān)督，無(wú)法規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn)。

4.存在大量的格式合同

合同條文一般承辦科室安排施工方或供貨方擬定，條款梳理不仔細(xì)，而施工方和供貨方擬定的合同細(xì)節(jié)一般都對(duì)自己有利。

三、合同管理不到位的原因分析

1.醫(yī)院沒(méi)有根據(jù)最新的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范及相關(guān)制度應(yīng)用指南》制定和完善內(nèi)控制度，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的合同管理規(guī)定，沒(méi)有完整的合同決策、招標(biāo)、責(zé)任追究制度體系，導(dǎo)致各部門(mén)在實(shí)際工作中無(wú)章可循，無(wú)法可依，相互推諉，降低了工作效率，提高了經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，缺乏有力的制度保障。

2.責(zé)任不明確，沒(méi)有指定合同管理和監(jiān)督部門(mén)，合同履行過(guò)程中的監(jiān)管制度不完善，監(jiān)管力度差。

3.承辦科室沒(méi)有起到應(yīng)有的作用，專(zhuān)業(yè)知識(shí)匱乏，項(xiàng)目前期調(diào)查、論證不到位，調(diào)查、論證階段過(guò)分依賴(lài)供貨方和施工方。

4.沒(méi)有充分發(fā)揮醫(yī)院各專(zhuān)業(yè)委員會(huì)的作用，各專(zhuān)業(yè)委員會(huì)形同虛設(shè)，沒(méi)有在調(diào)查、論證及決策中起到應(yīng)有的作用。

四、醫(yī)院合同管理建議

1.做好前期控制工作，做好風(fēng)險(xiǎn)管理

（1）建立健全內(nèi)部控制制度，促進(jìn)合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化。完整的合同管理制度應(yīng)包括：項(xiàng)目的申請(qǐng)、審批、授權(quán)、考察調(diào)研、論證、招標(biāo)洽談、決策、審核、執(zhí)行管理、監(jiān)督管理、結(jié)算管理、后期管理程序。明確院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，明確合同管理部門(mén)。

（2）明確責(zé)任，做好前期調(diào)查、論證工作。明確各職能科室的職責(zé)范圍，歸口管理。一般的項(xiàng)目申請(qǐng)應(yīng)有效益分析，大型項(xiàng)目的申請(qǐng)應(yīng)有可行性分析，并經(jīng)醫(yī)院指定的部門(mén)審核。大型項(xiàng)目的論證應(yīng)由承辦科室在相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督下組織，參考醫(yī)院現(xiàn)行的《萬(wàn)元以上儀器設(shè)備論證審批表》制定項(xiàng)目論證審批表，論證過(guò)程中發(fā)揮各專(zhuān)業(yè)委員會(huì)的作用。

（3）建立科學(xué)的決策機(jī)制和定價(jià)程序。根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)和前期調(diào)查論證結(jié)果向院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后，選擇合理的采購(gòu)方式，采取協(xié)議采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、談判采購(gòu)、詢(xún)價(jià)比價(jià)等多種采購(gòu)方式相結(jié)合的辦法，形成完整的采購(gòu)方案，合理確定采購(gòu)價(jià)格。組織定價(jià)過(guò)程中，充分發(fā)揮承辦科室、各專(zhuān)業(yè)委員會(huì)、監(jiān)督部門(mén)、及有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)專(zhuān)家的作用。建立重大合同決策機(jī)制，必要時(shí)應(yīng)參考法律顧問(wèn)的意見(jiàn)。

2.注重流程管理，建立標(biāo)準(zhǔn)流程

（1）加強(qiáng)過(guò)程管理，做好各環(huán)節(jié)記錄，確保各環(huán)節(jié)資料的追溯性，及時(shí)追蹤履行情況。申請(qǐng)、論證、簽訂依據(jù)、采購(gòu)方式、組織程序、執(zhí)行、監(jiān)督、存檔、信息傳遞等過(guò)程有明確規(guī)定。

（2）明確各承辦科室的合同管理崗位，制定在前期論證、文本起草、審批、審核、備案，授權(quán)方面的責(zé)任和管理辦法，制度合同文本管理、履行、糾紛處理等流程管理制度，做到合同管理從始至終都處于有效的控制狀態(tài)。

（3）加強(qiáng)簽訂環(huán)節(jié)管理。建立合同專(zhuān)用章制度，專(zhuān)人管理，分散醫(yī)院公章的使用和管理壓力。完善合同審批單，加強(qiáng)合同審批單的作用，合同簽訂過(guò)程中簽訂依據(jù)、洽談紀(jì)要附在合同審批單后面作為重要審批依據(jù)。盡量不用乙方的格式合同，各承辦科室根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)和內(nèi)容，在一定時(shí)期內(nèi)形成自己的格式合同。

（4）充分利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)資源，開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)的檔案管理軟件。合同簽訂后，承辦科室首先送檔案管理科存檔，由檔案管理科編號(hào)，檔案管理科掃描后，存于數(shù)據(jù)庫(kù)備查，相關(guān)職能科室根據(jù)醫(yī)院賦予的查詢(xún)權(quán)限查詢(xún)合同等。節(jié)約合同存放空間、節(jié)約人力、物力。

3.明確責(zé)任，加強(qiáng)合同執(zhí)行監(jiān)督

（1）明確各類(lèi)合同的監(jiān)督部門(mén)。

（2）建立采購(gòu)驗(yàn)收制度，大型項(xiàng)目的驗(yàn)收工作由承辦科室組織，成立專(zhuān)門(mén)的驗(yàn)收組織，抽調(diào)參與論證和合同討論的人員參與驗(yàn)收及糾紛處理工作，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。異常情況書(shū)面匯報(bào)，及時(shí)處理。

（3）探討合同的考核辦法，指定的合同監(jiān)督部門(mén)和預(yù)算辦定期進(jìn)行合同履行情況評(píng)估，納入各科室的績(jī)效考核。endprint

五、標(biāo)準(zhǔn)的合同流程的建立

以基建項(xiàng)目為例，探討標(biāo)準(zhǔn)合同管理流程的建立：

1.申請(qǐng)：基建科根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展情況提出需求，作出可行性論證報(bào)告，提交分管院領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.審批：分管院領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)基建科的申請(qǐng)?zhí)峤稽h委會(huì)討論，大型項(xiàng)目提交職代會(huì)討論，根據(jù)黨委會(huì)和職代會(huì)的討論意見(jiàn)，反饋基建科。

3.授權(quán)：院領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)基建科和相關(guān)科室共同進(jìn)行考察調(diào)研和論證。

4.考察調(diào)研、論證：基建科和相關(guān)科室進(jìn)行考察調(diào)研，收集潛在施工方的資料，包括其資質(zhì)、實(shí)力、信譽(yù)、以前施工案例等，進(jìn)行詳細(xì)的論證并將論證結(jié)果提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

5.招標(biāo)洽談：分管領(lǐng)導(dǎo)和院長(zhǎng)根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行決策，大型項(xiàng)目提交院黨委或職代會(huì)同意后，提交院內(nèi)招標(biāo)管理部門(mén)，由招標(biāo)管理部門(mén)組織、履行完整的招標(biāo)洽談程序，大型項(xiàng)目公開(kāi)招標(biāo)，招標(biāo)過(guò)程中應(yīng)有必要的監(jiān)督部門(mén)如紀(jì)委、審計(jì)等的監(jiān)督。

6.決策：招標(biāo)結(jié)束后招標(biāo)管理部門(mén)和基建科共同向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由分管領(lǐng)導(dǎo)提交黨委會(huì)決策，決策結(jié)果反饋招標(biāo)管理部門(mén)和基建科。

7.合同審核：由基建科起草合同文本，分別經(jīng)招標(biāo)辦、紀(jì)委、財(cái)務(wù)、審計(jì)等監(jiān)督部門(mén)審核后由院領(lǐng)導(dǎo)簽批。

8.執(zhí)行：基建科將合同向財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)委等相關(guān)科室進(jìn)行交底、存檔，有條件的醫(yī)院用信息系統(tǒng)進(jìn)行交底，并按合同組織施工，合同執(zhí)行過(guò)程中的需要的建筑材料、設(shè)備等每項(xiàng)都要走這樣一個(gè)完整的流程。

9.監(jiān)督：基建科在建設(shè)過(guò)程中對(duì)施工進(jìn)度、隱蔽工程等及時(shí)在監(jiān)督科室監(jiān)督下組織驗(yàn)收，大型項(xiàng)目應(yīng)有監(jiān)理公司的參與或全過(guò)程管理。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)基建科和監(jiān)督部門(mén)共同簽署的驗(yàn)收單和付款通知單支付進(jìn)度款。

10.結(jié)算管理：工程完工后基建科將結(jié)算申請(qǐng)報(bào)送相關(guān)部門(mén)審核結(jié)算，大型項(xiàng)目應(yīng)委托外審機(jī)構(gòu)進(jìn)行結(jié)算，結(jié)算結(jié)果由紀(jì)委、審計(jì)等監(jiān)督部門(mén)審核，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)、院長(zhǎng)審批，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)結(jié)算審批意見(jiàn)支付工程款，并根據(jù)合同留足質(zhì)保金。

11.合同執(zhí)行審計(jì)：監(jiān)督部門(mén)定期或不定期進(jìn)行各承辦科室的合同執(zhí)行審計(jì)，監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，了解合作方的需求，對(duì)審計(jì)結(jié)果向院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)和審批，審核結(jié)果與經(jīng)濟(jì)責(zé)任掛鉤，提高合同執(zhí)行部門(mén)的責(zé)任心。

探討用完整的合同管理流程約束經(jīng)濟(jì)行為，做好醫(yī)院內(nèi)部控制，提高經(jīng)濟(jì)效益，將決策科學(xué)化、民主化，充分調(diào)動(dòng)各方面的積極性，杜絕招標(biāo)過(guò)程中的人為因素，做到公開(kāi)、公平、公正，促進(jìn)行風(fēng)和廉政建設(shè)，控制醫(yī)院經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

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