廣西發(fā)改委綜合檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

周 丹 駱 亮 李承林 趙 欽

（廣西經(jīng)濟信息中心，廣西 南寧 530022）

廣西發(fā)改委綜合檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

周 丹 駱 亮 李承林 趙 欽

（廣西經(jīng)濟信息中心，廣西 南寧 530022）

目的：依托委辦公內(nèi)網(wǎng)平臺，搭建一套符合國家和自治區(qū)檔案標準和規(guī)范的檔案管理信息平臺，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、信息化、檔案借閱和查詢網(wǎng)絡化，全面提高廣西發(fā)改委檔案管理水平。方法：充分利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)、信息處理技術(shù)、OCR識別技術(shù)、壓縮存儲技術(shù)等先進技術(shù)，實現(xiàn)各類檔案資料的海量存儲、全面管理和綜合利用。結(jié)果：系統(tǒng)具有收發(fā)文管理、歸檔管理、統(tǒng)計查詢、查閱利用、系統(tǒng)管理等主要功能模塊，滿足發(fā)改委檔案管理工作當前和未來發(fā)展的需要。結(jié)論：符合現(xiàn)代檔案管理發(fā)展方向，是具有發(fā)改委特色的檔案工作體系，全面提升了發(fā)改委的檔案管理和利用水平。

檔案管理；信息管理；系統(tǒng)設(shè)計

多年來，廣西發(fā)改委檔案室已積累了很多檔案資料，這些檔案都是寶貴的信息資源，經(jīng)常被各個部門查詢調(diào)閱。隨著檔案的逐年累積，各種檔案資料庫存量逐年攀升。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不能滿足檔案管理、查詢借閱的需求，檔案的查閱利用與存儲管理的問題日益凸顯，檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)尤為緊迫。同時，為進一步貫徹落實中央關(guān)于做好檔案工作的精神和自治區(qū)《“十二五”規(guī)劃》中關(guān)于“加強檔案基礎(chǔ)信息資源開發(fā)利用”要求，廣西發(fā)改委于2013年下半年啟動檔案數(shù)字化及綜合檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)工作，系統(tǒng)現(xiàn)已投入運行。

1 系統(tǒng)設(shè)計思路

系統(tǒng)依托辦公內(nèi)網(wǎng)，采用先進的計算機技術(shù)，汲取國內(nèi)外各種信息系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)驗，從發(fā)改委實際要求出發(fā)進行設(shè)計；在“安全、共享、高效、服務”原則基礎(chǔ)上構(gòu)建廣西發(fā)改委檔案信息管理系統(tǒng)，建立安全可靠的檔案信息服務體系；將發(fā)改委紙質(zhì)檔案資料進行檔案數(shù)字化服務，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，為檔案信息無紙化利用提供電子信息與元數(shù)據(jù)，實現(xiàn)部分檔案全文檢索利用；建立電子檔案資源數(shù)據(jù)庫，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理與利用，滿足以后與上級機構(gòu)或其他相關(guān)機構(gòu)對檔案信息資源的利用需求；建立科學完整的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)與OA等其他信息系統(tǒng)進行信息交互，避免出現(xiàn)信息孤島；對數(shù)字化后的涉密數(shù)據(jù)進行壓縮加密，并實現(xiàn)異地備份；對大量的歷史數(shù)據(jù)條目進行遷移，確保數(shù)據(jù)的延續(xù)性和完整性；建成以檔案數(shù)據(jù)信息和檔案影像的全方位利用為目的，完整、專業(yè)、易擴展的綜合檔案信息管理平臺。

2 系統(tǒng)的架構(gòu)、功能和應用安全設(shè)計

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)

廣西發(fā)改委檔案信息管理系統(tǒng)主要包括收發(fā)文管理、歸檔管理、統(tǒng)計查詢、檔案借閱及系統(tǒng)管理等模塊組成。系統(tǒng)功能架構(gòu)如圖1：

圖1 系統(tǒng)功能架構(gòu)

2.2 系統(tǒng)功能

（1）收發(fā)文管理

①收文管理

收文管理實現(xiàn)對外來公文進行登記和處理。主要用于登記國家各部委來文，黨委、政府來文、區(qū)直各單位及各地市來文。主要有收文登記、填寫擬辦意見、領(lǐng)導批示、處室承辦、傳閱、提交歸檔等功能。還具有全文檢索、條件檢索、統(tǒng)計等功能。

②發(fā)文管理

發(fā)文管理實現(xiàn)對發(fā)改委各類發(fā)文的登記和查詢。主要登記文件標題、文號、簽發(fā)人、主辦處室等重要文件要素，同時具有提交歸檔、條件檢索、統(tǒng)計等功能。

（2）歸檔管理

歸檔管理實現(xiàn)對業(yè)務部門提交的歷史檔案進行加工歸檔并入庫、檔案著錄管理、對在庫的檔案進行統(tǒng)計、分析及利用等。同時提供檔案管理人員直接登記、掃描、編目和著錄功能。

（3）統(tǒng)計查詢

統(tǒng)計查詢是對檔案利用率、檔案歸檔、訪問量等進行統(tǒng)計。按照發(fā)改委要求實現(xiàn)上級部門及地方檔案管理部門要求的各類檔案統(tǒng)計報表（包括檔案的歸檔情況、庫存情況、利用情況），所有統(tǒng)計結(jié)果都要可以打印，轉(zhuǎn)換成上級部門要求的檔案標準格式。

（4）系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理包括組織機構(gòu)管理、用戶管理、角色管理、權(quán)限管理、分類碼表管理、檔案卷目設(shè)置管理、檔案類型設(shè)置管理、流程定義、操作日志管理等功能。

（5）查閱利用子系統(tǒng)

實現(xiàn)機關(guān)內(nèi)部工作人員借閱檔案（電子卷、實體卷）申請和檔案管理部門逐級審批，根據(jù)處室人員權(quán)限不同劃分可直接閱覽、需審批才能閱覽，具有規(guī)定借閱時間、保留借閱目的和審批意見、各處室借閱資料統(tǒng)計等功能。

2.3 系統(tǒng)安全設(shè)計

由于系統(tǒng)要求具備很高的安全性和保密性，系統(tǒng)在應用安全上的解決方案是以應用系統(tǒng)的安全設(shè)計為基礎(chǔ)，以應用系統(tǒng)日志、數(shù)據(jù)備份與恢復等為主要手段，保證應用系統(tǒng)的訪問及數(shù)據(jù)安全，主要內(nèi)容包括：

（1）按角色定制、設(shè)計與分配權(quán)限，事前控制用戶對系統(tǒng)的訪問；

（2）采用SSL 協(xié)議對外部訪問進行數(shù)據(jù)加密處理；

（3）為關(guān)鍵的應用系統(tǒng)流程設(shè)計日志功能，以便于事后進行安全問題追查；

（4）嚴格按照規(guī)定進行數(shù)據(jù)備份與恢復操作，保證應用系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。

3 系統(tǒng)開發(fā)的解決的關(guān)鍵問題

3.1 海量紙質(zhì)文件數(shù)字化存儲

廣西發(fā)改委的檔案主要包括了文件類、照片類、音視頻類、實物檔案類、會計類、基建類等檔案，分類較多，其中文件類和照片類的檔案數(shù)量尤為龐大，在檔案數(shù)字化的過程中，必須將這些檔案掃描成電子檔案后再存儲到信息系統(tǒng)中。存儲的公文類圖片文件采用黑白二值模式掃描的格式，對于一些對檔案圖片質(zhì)量要求較高的圖片采用灰度模式或者彩色模式進行存儲，雖然采用了TIFF格式和JPG格式已經(jīng)起到了圖像壓縮存儲的功能，但對于海量的存儲和網(wǎng)絡訪問來說，這種存儲方式效率還是較為低下的。為了降低存儲空間、減少存儲硬件投入成本、提高網(wǎng)絡檔案檢索速度，系統(tǒng)使用格式轉(zhuǎn)換程序?qū)⑼ㄓ酶袷絋IFF或JPG文件通過壓縮加密程序轉(zhuǎn)換為HL格式文件。HL格式是廣西海藍公司自主研發(fā)的一種圖像壓縮格式，通過進行HL格式的轉(zhuǎn)換壓縮后的圖像格式文件的壓縮比高于國際通用格式TIFF G4格式的50%。系統(tǒng)只需做簡單的路徑設(shè)設(shè)置，轉(zhuǎn)換過程由計算機自動處理，無需人工干預。這不僅可減少成本，而且因該加密技術(shù)的特殊性還可保護檔案安全不被竊取、盜用。

3.2 歷史數(shù)據(jù)遷移

（1）原系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫分析

新建的檔案管理系統(tǒng)需要將原檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導入進來，但原檔案管理系統(tǒng)廠家已經(jīng)不再繼續(xù)維護系統(tǒng)，且沒有數(shù)據(jù)庫導出接口及有關(guān)技術(shù)文檔。為將原系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)安全完整地導出到新系統(tǒng)中，項目組利用SqlServer事件探測器對原檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)存取機制進行監(jiān)測，最終分析出數(shù)據(jù)存取過程和數(shù)據(jù)所在表格，并成功地將數(shù)據(jù)完整安全地從原系統(tǒng)導出到新系統(tǒng)中。分析過程如圖2所示：

圖2 分析過程

（2）數(shù)據(jù)導入

在對原系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫分析完畢后，已得到了原系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲的原理、過程和存儲位置（所在表格及表格間的邏輯關(guān)系）。為確保數(shù)據(jù)導入完整性和準確性，項目組采取了以下步驟：①先對原系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行備份；②將原數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)導出到Excel表格中，并在表格中標明各字段屬性；③將導出的數(shù)據(jù)總數(shù)和數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)總數(shù)進行比對，抽樣地對導出數(shù)據(jù)和原數(shù)據(jù)進行校驗；④修正導出的錯誤數(shù)據(jù)，并根據(jù)新系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的要求修改；⑤將修正后的數(shù)據(jù)導入到新系統(tǒng)中；⑥對新、舊系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行抽樣比對，確保數(shù)據(jù)完整性和準確性。

3.3 與其他應用系統(tǒng)整合設(shè)計

檔案信息管理系統(tǒng)作為文件的歸檔管理系統(tǒng)，需要接收來自不同業(yè)務系統(tǒng)的歸檔文件。因此，利用Webservice技術(shù)構(gòu)造了文件自動分類歸檔引擎，實現(xiàn)了文件自動導入和歸檔。

（1）歸檔引擎的功能設(shè)計

引擎可以利用文件標題、文號、分類等各屬性中包含的關(guān)鍵字、表達式、歸檔文種等指標構(gòu)造分類公式實現(xiàn)文種自動化識別和歸檔，如公式：“標題:會議紀要&標題:政府&標題:電子公文-＞收文/機要室/黨政電子公文(無密級)/區(qū)政府/會議紀要”，表示將標題中含有“會議紀要”、“政府”和“電子公文”關(guān)鍵字的文檔自動歸檔到“收文/機要室/黨政電子公文(無密級)/區(qū)政府/會議紀要”文件夾中。自動分離歸檔引擎公式配置界面如圖3：

圖3 自動分離歸檔引擎公式配置界面

（2）歸檔引擎的工作流程

以O(shè)A系統(tǒng)歸檔過程為例：由OA系統(tǒng)把所需要歸檔的各種字段自動送到接口的處理模塊A中，接口程序根據(jù)當前程序繁忙狀態(tài)，將需處理的數(shù)據(jù)循環(huán)列入歸檔隊列中，檔案管理系統(tǒng)定期從接口的中間庫中讀取數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)導入。在數(shù)據(jù)導入的同時，檔案系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行錯誤檢查和校驗，如發(fā)現(xiàn)讀取錯誤的，則將該條數(shù)據(jù)標記為錯誤數(shù)據(jù)，由OA系統(tǒng)重新更新導入。歸檔引擎的工作示意圖如圖4所示：

圖4 歸檔引擎的工作示意圖

4 結(jié)論

系統(tǒng)的投入運行，建立起廣西發(fā)改委數(shù)字檔案室，將改變原有的手工檔案管理模式，簡化了流程，提高了檔案管理人員的工作效率；大量的業(yè)務信息從業(yè)務系統(tǒng)中直接歸檔，減輕了他們的工作壓力和難度；實現(xiàn)一份檔案資料多人隨時隨地查閱利用，充分發(fā)揮科技對檔案工作的支撐、推動和引領(lǐng)作用；實現(xiàn)了對檔案資料進行數(shù)字化加工、重要檔案資料異地保存，對國民經(jīng)濟建設(shè)和維護國家、集體利益都起到重要的法律保護作用；實現(xiàn)電子檔案安全備份，降低由于反復查閱而對檔案原件造成的損害，減少對不同類型檔案的維護費用；提升檔案資料查閱的效率，為各項工作提供參考依據(jù)，在處理事件時能夠迅速查閱相關(guān)檔案資料，提升工作效能。

Guangxi development and reform commission integrated file information management system eesign and implementation

Objective: Relying within the Commission office network platform, to build a set of standards in line with national and regional archives and records management specification information platform to achieve standardization of file management, information technology, files and queries lending network, and comprehensively improve the level of records management, Guangxi Development and Reform Commission . Methods: The full use of computer network technology, information processing technology, OCR recognition, compression and storage technology and other advanced technology, massive storage of various types of archives, overall management and utilization. Result: The system has send and receive text management, archive management, statistical inquiry, review the use of the main function module system management, file management to meet the needs of the NDRC current and future development. Conclusion: The direction of development in line with modern records management, archives work system has NDRC characteristics, enhancing the overall records management and utilization levels NDRC.

File management; information management; system design

TP311.52

A

1008-1151(2015)03-0225-03

2015-02-13

周丹（1982－），女，廣西經(jīng)濟信息中心工程師，從事電子政務建設(shè)、計算機軟件與網(wǎng)絡系統(tǒng)架構(gòu)工作。