加強(qiáng)二級學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理提升教學(xué)服務(wù)質(zhì)量

陳翠微

（武夷學(xué)院 人文與教師教育學(xué)院，福建 武夷山 354300）

加強(qiáng)二級學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理提升教學(xué)服務(wù)質(zhì)量

陳翠微

（武夷學(xué)院 人文與教師教育學(xué)院，福建 武夷山 354300）

摘要：教學(xué)業(yè)務(wù)檔案是二級學(xué)院自主管理的重要項目之一，是評估二級學(xué)院教學(xué)質(zhì)量的途徑。要改變教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理責(zé)任人不明確、管理過程隨意及管理場所有限的現(xiàn)狀，就必須構(gòu)建合理的二級學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)檔案體系、提供人力和場所的支持、轉(zhuǎn)變檔案提供主體者與管理者的思想，轉(zhuǎn)變檔案管理者工作方式，以達(dá)到讓二級學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理“真正地為教學(xué)服務(wù)”。

關(guān)鍵詞：二級學(xué)院；業(yè)務(wù)檔案；教學(xué)服務(wù)

教學(xué)業(yè)務(wù)檔案是二級學(xué)院自主管理的重要項目之一，主要包含了教學(xué)主體與教學(xué)行政在進(jìn)行教學(xué)的過程中留存的反映教學(xué)態(tài)度、教學(xué)方法、教學(xué)愿景及實(shí)踐成果等的業(yè)務(wù)材料。大量查閱教師批改的班級試卷及配套相關(guān)紙質(zhì)材料是專家評估二級學(xué)院教學(xué)管理水平手段，材料均從二級學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)檔案中限時調(diào)取。“一切為了教學(xué)服務(wù)”是評估的宗旨，更是學(xué)校辦學(xué)的服務(wù)目標(biāo)。教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案存檔目的不是“有即可”，而是要有“實(shí)質(zhì)內(nèi)容”，能切實(shí)為二級學(xué)院教學(xué)管理及教師教學(xué)及和學(xué)生學(xué)習(xí)服務(wù)。筆者在二級學(xué)院從事專職教學(xué)秘書七年，擔(dān)任教學(xué)科研辦公室副主任一職兩年有余，對此二級學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理如何為教學(xué)服務(wù)有自己的想法，特成文與同行探討。

一、二級學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理責(zé)任人不明確

學(xué)校在大力推行二級學(xué)院自主管理模式之前，二級學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理在很長一段時間里處于被忽視的管理環(huán)節(jié)。主要原因是二級學(xué)院負(fù)責(zé)此業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)為分管教學(xué)的副院長，但管理實(shí)施者不明確，二級學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理的收集過程是由教學(xué)秘書執(zhí)行，但最終存檔又由行政秘書執(zhí)行。二級學(xué)院教學(xué)事務(wù)繁多，教學(xué)秘書人手緊缺，甚至一個二級學(xué)院只有一個教學(xué)秘書或者是兼職教學(xué)秘書，在時間和心理上也不能完全適應(yīng)和滿足教學(xué)檔案管理的實(shí)際需要。而二級學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理的事務(wù)常都落在教學(xué)秘書身上。

（二）管理過程隨意

對于教學(xué)秘書來說，業(yè)務(wù)檔案材料收取到位是一個很冗長的過程。在此期間，他們要無數(shù)次惦記、核實(shí)那些到期要收取卻未能收取的業(yè)務(wù)材料，包括教師或教學(xué)管理者，他們由于各種主觀的或客觀的原因沒能在規(guī)定時間內(nèi)提供自己的材料，這樣的現(xiàn)象越多，教學(xué)秘書的工作任務(wù)就越多，工作壓力就越大。有責(zé)任心的教學(xué)秘書打電話通知到未提供材料的主體，但在多次催交之后，大多教學(xué)秘書都感到力不從心。究其未提供材料的主體的原因，有的是心理上認(rèn)為不需要提供或沒必要提供，上交的材料也是堆在一起，沒人看。還有的是根本對自己要提供的材料不明晰，對材料的要求也不確定，造成提供材料不符合規(guī)范者眾多，返工現(xiàn)象明顯，未提供材料的主體的怨言也不少。

（三）存放檔案場所有限

很多二級學(xué)院沒有專門的檔案室，收集來的教學(xué)材料只能堆放于教學(xué)秘書的辦公室，而此處是教師學(xué)生頻繁出入的地方，特別是學(xué)生試卷等教學(xué)材料無法保證安全和保密。

目前，二級學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理責(zé)任人不明確，管理過程隨意混亂，且管理程序不通暢，更別說能“為教學(xué)服務(wù)”了。學(xué)校在大力推行二級學(xué)院自主管理模式，是提升二級學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理水平的契機(jī)。教育部的教學(xué)評估指標(biāo)有助于我們理清二級學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理的思路，讓它真正做到“為教學(xué)服務(wù)”。

二、對二級學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理的深入思考

（一）構(gòu)建合理的二級學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)檔案體系

傳統(tǒng)教學(xué)檔案大都采用凸顯不同類型的教學(xué)檔案區(qū)別的橫向分類方式來進(jìn)行，這種模式忽視了二級學(xué)院教學(xué)檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性，無法體現(xiàn)教學(xué)檔案內(nèi)在的有機(jī)統(tǒng)一。[1]若以縱向角度來構(gòu)建教學(xué)業(yè)務(wù)檔案，可以加強(qiáng)教學(xué)過程的內(nèi)在連續(xù)性，能切實(shí)發(fā)揮檔案的作用，用更加清晰和流暢的方式來教學(xué)檔案體系。按照教育部的教學(xué)評估指標(biāo)，依縱向管理，輔之以橫向管理的二級學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容大致可分為：第一大塊為分不同教學(xué)過程管理類材料，如分專業(yè)培養(yǎng)計劃及其會議討論記錄，教學(xué)任務(wù)設(shè)置書，課表，教材征訂表，試卷審批表，學(xué)生評教數(shù)據(jù)及為專項或常規(guī)檢查設(shè)計的檢查表等；第二大塊為分專業(yè)按班級排序的學(xué)生試卷；第三大塊為分教研室分類的教師個人教學(xué)業(yè)務(wù)檔案，含教學(xué)日志，教案，學(xué)生平時表現(xiàn)記錄表等；第四大塊為分專業(yè)按學(xué)號排序?qū)W生畢業(yè)論文。

（二）明確二級學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理負(fù)責(zé)人

二級學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)檔案材料細(xì)項眾多，而教學(xué)秘書是能深入了解每個教學(xué)環(huán)節(jié)執(zhí)行過程的最佳人選，所以，即使在二級學(xué)院教學(xué)管理人員不足的情況下，讓教學(xué)秘書承擔(dān)教學(xué)業(yè)務(wù)檔案的管理仍然是最合理和有效的，只有教學(xué)秘書能最有效地、主動地對二級學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理。二級學(xué)院若能合理調(diào)整教學(xué)秘書的工作任務(wù)，讓教學(xué)秘書能有足夠的時間和精力關(guān)注教學(xué)業(yè)務(wù)檔案的工作，把檔案工作提升到一個重要地位。

（三）建立專門的二級學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)檔案室

由于空間的限制，而使教學(xué)業(yè)務(wù)檔案無法完全地展現(xiàn)出來，使它們成為“一堆紙”，在需要的時候，無法有效查找，找到了也可能己經(jīng)錯過了查閱人處理事務(wù)的時間。干凈，有序的檔案室也能體現(xiàn)二級學(xué)院的教學(xué)管理水平，二級學(xué)院配備完整的電腦、傳真、掃描等現(xiàn)代的辦公設(shè)備，方便教師使用，讓他們更愿意把自己的各類的教學(xué)材料及成果提供給檔案室存檔。各類的教學(xué)業(yè)務(wù)檔案均需進(jìn)行保密，上架存檔后的檔案需辦理查閱手續(xù)后方可調(diào)閱，特別像學(xué)生申請試卷或畢業(yè)論文的查閱，還需辦理專門的查閱手續(xù)。把所有教學(xué)業(yè)務(wù)檔案分類別陳列在柜子中，教師個人或?qū)W院管理人員調(diào)閱材料準(zhǔn)確、方便、快捷，提高工作效率。

（四）轉(zhuǎn)變檔案提供主體者與管理者的思想，轉(zhuǎn)變檔案管理者工作方式

利用專題教師會議等契機(jī)，轉(zhuǎn)變教師收取教師個人業(yè)務(wù)檔案是“束縛老師個人手腳”，是“為了應(yīng)付上級檢查而折騰老師”的思想，明確教師業(yè)務(wù)檔案是“為了體現(xiàn)教師教學(xué)過程”，是“規(guī)范教師教學(xué)過程的一種必要手段之一”。

利用二級學(xué)院的網(wǎng)站積極宣傳強(qiáng)化教學(xué)檔案的意識，使全院老師認(rèn)識到二級學(xué)院的教學(xué)檔案的形成是長期的過程，積累、整理和歸檔是教學(xué)活動必不可少的環(huán)節(jié)，是教師不可推卸的責(zé)任。[2]

管理教學(xué)業(yè)務(wù)檔案的管家—教學(xué)秘書，也要在思想觀念上進(jìn)行提升，改變教學(xué)業(yè)務(wù)檔案就是一堆紙質(zhì)材料的堆放，收集完畢后再也不會使用，且收集材料的過程，不是“去管”老師的行政過程，而是為老師服務(wù)的過程，是實(shí)施教學(xué)基本建設(shè)精細(xì)化管理的過程。[3]同時轉(zhuǎn)變工作方式，把工作重心從一味單純地收取材料轉(zhuǎn)移到如何讓老師有效地提供材料上來。筆者曾針對學(xué)校對二級學(xué)院的期中教學(xué)專項檢查要求調(diào)閱教師個人的業(yè)務(wù)材料，設(shè)計了一個《期中教學(xué)常規(guī)檢查一覽表》（如圖1所示），此表一目了然地讓教師知道自己在什么時間需要提供什么教學(xué)材料，基本要求是什么，讓老師在心理上宏觀關(guān)注準(zhǔn)備材料，安排好自己準(zhǔn)備材料的時間。此表不僅可以讓教師對自己的材料進(jìn)行自我評估，還可以讓管理者統(tǒng)計需要的管理數(shù)據(jù)，如教材收取了多少，哪些材料達(dá)到了要求，為什么有的材料沒有達(dá)到要求，是個性的還是大眾性的，從而調(diào)整管理方法。又如抽調(diào)的學(xué)生試卷的質(zhì)量是否達(dá)到要求，筆者按教育部的教學(xué)質(zhì)量合格評估指標(biāo)設(shè)計了《教師課程評價記錄表》（如圖2所示），方便教師自查、互查及管理者審查。再如，一個學(xué)期教師任課完后，筆者提供了 《教師課程材料清單一覽表》（如圖3所示）讓教師個人明確上交的材料，并存檔于教師手冊中。

三、促使教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理過程成為“閉環(huán)式”教學(xué)質(zhì)量全面管理的監(jiān)督手段

教學(xué)業(yè)務(wù)檔案是全面最終反映教師或教學(xué)管理者在執(zhí)行教學(xué)環(huán)節(jié)中的態(tài)度、教法及教學(xué)事務(wù)處理過程的紙質(zhì)材料，還包括教學(xué)管理人員組織聽課、問卷調(diào)查、座談會、教學(xué)申訴等手段所收集起來的大量原始信息，它們都是二級學(xué)院教學(xué)質(zhì)量內(nèi)部評估和認(rèn)證高效運(yùn)行的保證，是建立教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制與二級學(xué)院自我約束的途徑。[4]通過對業(yè)務(wù)材料的查閱，可以看出二級學(xué)院教學(xué)管理是否合理，教師教學(xué)過程是否規(guī)范。教育部的評估就是專家通過大量調(diào)閱二級學(xué)院的學(xué)生試卷和相應(yīng)的教師的教學(xué)業(yè)務(wù)檔案，從而評判教師評卷過程是否嚴(yán)密，符號是否規(guī)范，與計劃類的教學(xué)材料相符度是否高度一致等。所以，在形成教學(xué)業(yè)務(wù)檔案時，要全面且嚴(yán)密，達(dá)到為上級了解教學(xué)基層狀況，為二級學(xué)院宏觀決策提供信息。具體體現(xiàn)在教學(xué)質(zhì)量管理的各個環(huán)節(jié)。

圖1　期中教學(xué)常規(guī)檢查一覽表

使用說明：培養(yǎng)方案以教研主任提供的為準(zhǔn)，兩項內(nèi)容若吻合在“是”前打鉤，不吻合在“否”前打鉤

試卷目錄清單序號：_______班級：_______課程名稱：_______

圖2　教師課程評價記錄表

圖3　教師課程材料清單一覽表

如若某一學(xué)生的期末綜合成績一項為零，那么可追溯到教師平時對該學(xué)生課堂表現(xiàn)的記錄，由此引申到平時課堂評價的標(biāo)準(zhǔn)，若此學(xué)生是因為平時曠課數(shù)過多，那么是否有對學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警的記錄；若此學(xué)生是考試作弊導(dǎo)致期末成績?yōu)榱?，那么是否有認(rèn)定學(xué)生考試作弊的過程材料，是否有監(jiān)考老師記錄及事后院系對該學(xué)生作弊行為的處理過程記錄及認(rèn)定結(jié)果公示等。從一個學(xué)生的成績，由此對二級學(xué)院的成績管理，學(xué)籍管理過程都涉及到了，還牽涉到二級學(xué)院的教學(xué)部與學(xué)工部。

如若從學(xué)生評教的統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以大致看出一個教師的授課情況，那么對于評教相對落后的教師，院系領(lǐng)導(dǎo)是如何處理的？是否有學(xué)生座談的記錄？是否約談了個別教師？記錄是否留存？約談后此教師如何改進(jìn)教學(xué)？是否有繼續(xù)追蹤的記錄？這些都是二級學(xué)院對學(xué)生負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。

這些過程材料的存檔反映了教學(xué)質(zhì)量管理過程每一細(xì)節(jié)，也是相當(dāng)寶貴的院系資料，起到了全面督促提升教學(xué)管理水平和教師教學(xué)質(zhì)量的作用，是教學(xué)質(zhì)量過程管理有力監(jiān)督手段之一。

事實(shí)證明了，筆者所在院系管理者與教師經(jīng)過一年多的思想轉(zhuǎn)變與提升，使用了由檔案負(fù)責(zé)人按指標(biāo)精神提供的一系列專門設(shè)計的表格后，收取材料的效率大幅度提升，所有教師和管理者都能做到按規(guī)范要求把材料相應(yīng)裝盒上交到院系，每個教學(xué)管理環(huán)節(jié)更加具有說服力，促進(jìn)了教師教學(xué)行為了規(guī)范化，“讓教學(xué)業(yè)務(wù)檔案的管理過程為教學(xué)服務(wù)”這一宗旨得到了真正意義上的落實(shí)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王占可.高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新模式探究[J].山西檔案, 2014（2）:93_95.

[2]朱春瑜.知識經(jīng)濟(jì)時代高校教學(xué)檔案的科學(xué)管理[J].現(xiàn)代管理科學(xué),2004（2）:119_120.

[3]崔鳳珍,崔海波,陳憲明.高校二級學(xué)院實(shí)施精細(xì)化教學(xué)管理的探討[J].教育探索,2014（3）:96_97.

[4]李莉,程振強(qiáng),束義明.二級管理體制下學(xué)院專職教學(xué)管理隊伍績效管理的研究[J].現(xiàn)代教育科學(xué),2007（6）:86_89.

（責(zé)任編輯：華偉平）

中圖分類號：G647.3：G472.4

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1674_2109（2015）07_0101_04

收稿日期：2014_12_087

基金項目：武夷學(xué)院教學(xué)改革研究項目（xj2014025）。

作者簡介：陳翠微（1977_），女，漢族，助理研究員，主要研究方向：教學(xué)管理。

Improving Teaching Portfolio Management for Better Teaching in Subordinate College

CHEN Cuiwei

（Schoo1 of Humanities and Teacher Education,Wuyi University,Wuyishan,Fujian 354300）

Abstract:Teaching portfo1io is one of the most important parts in subordinate co11ege se1f_management and the main means of assessment on its teaching qua1ity.In order to change its present situation of unc1ear administrator’s responsibi1ity,random management process and 1imited working area,the subordinate co11ege shou1d estab1ish a reasonab1e teaching portfo1io management system,provide enough human recourses and working area,change the concept of the portfo1io providers and administrators and change the administrators’working mode so as to better the teaching service.

Key words:subordinate co11ege;teaching portfo1io;teaching service