水利工程檔案管理技術(shù)問題與對策研究

王煥芳 王曉娟 孫樹清

摘 要：在水利事業(yè)的發(fā)展日漸受到國家重視的現(xiàn)在，水利工程檔案的管理工作卻未能同步受到國家及各參建單位的同等重視。本文從筆者的工作經(jīng)驗出發(fā)，探討了水利工程檔案管理技術(shù)方面存在的問題，提出了4點解決建議，相信對從事相關(guān)工作的同行能有所裨益。

關(guān)鍵詞：水利工程，檔案，管理，對策，建議

中圖分類號：TV512 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）06（a）-0000-00

水利工程檔案是指水利工程從其立項到竣工等各個建設(shè)階段直接產(chǎn)生的具有重要價值的各種原始的文件材料，如：建設(shè)項目規(guī)劃立項的各種報審批復文件、項目的可行性研究分析報告、建設(shè)前期地質(zhì)水文氣象環(huán)境勘測報告、水利工程的設(shè)計文件和設(shè)計圖、水利工程建設(shè)的施工過程記錄、水利工程梭工驗收報告等。其內(nèi)容表現(xiàn)形式多種多樣，主要有文字、數(shù)據(jù)、圖紙、相片、錄像、圖表等。它是水利工程項目開展規(guī)劃、管理、勘測、設(shè)計、施工、運行、維護、科研、抗災(zāi)等工作的重要依據(jù)，包含了許多成功的經(jīng)驗和失敗的教訓，記載著許多寶貴的信息，是國家做出相關(guān)水利管理決定和策略的重要依據(jù)和憑證。

在水利事業(yè)的發(fā)展日漸受到國家重視的現(xiàn)在，水利工程檔案的管理工作卻未能同步受到國家及各參建單位的同等重視。在水利工程建設(shè)過程中，各參建單位缺乏規(guī)范化的管理制度，缺少專業(yè)的檔案管理人員，對待檔案的收集整理工作不認真，對水利工程檔案管理工作沒有創(chuàng)新意識，在水利工程檔案管理方面不愿意投入太多的資源，認為檔案管理工作不值得受到如此的重視，因為缺少對水利工程檔案潛在價值的認識。這些都是導致各參建單位輕視水利工程檔案的管理對工程管理所起到的作用的原因，是他們看不到規(guī)范的檔案管理對水利工程日后的使用、維修，以及水利工程建設(shè)科技進步的重要作用。

因此，研究并解決這些水利工程檔案管理技術(shù)上的問題，對水利工程檔案的管理工作，開拓水利事業(yè)，促進國家經(jīng)濟發(fā)展，具有重要意義。

1 水利工程檔案管理技術(shù)方面存在的問題

1.1水利工程檔案收集歸檔不及時

水利工程檔案管理不同于企事業(yè)單位檔案管理。水利工程檔案絕大部分形成于建設(shè)施工過程，使其管理工作從文件材料的收集到整理成標準形式的檔案的這段過程中，都具有太多的不定性因素。小型水利工程大多是施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件材料數(shù)量不多，不易引起各參建單位的足夠重視；大型水利工程建設(shè)工期長，參與建設(shè)的單位多，形成的文件材料涉及范圍廣、專業(yè)多，內(nèi)容繁雜，稍有疏忽就可能遺漏。再加上建設(shè)施工人員組成復雜、臨時機構(gòu)解散，都是致使文件材料的遺失重要因素。目前，大多數(shù)參建單位都是在水利工程建設(shè)的后期才開始著手文件材料的收集和整理工作，忽視文件材料的及時收集，從而導致了文件的遺失，造成復印件多、原件少，原始資料嚴重缺失等現(xiàn)象。在歸檔時間方面，我國《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》（水辦[2005]480號）第二十三條規(guī)定：“工程檔案的歸檔時間可由項目法人根據(jù)實際情況確定?？煞蛛A段在單位工程或單項工程完工后向項目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項目法人歸檔。整個項目歸檔工作和項目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作，應(yīng)在工程竣工驗收后三個月內(nèi)完成？”。但這種規(guī)定，在目前的很多水利工程的建設(shè)過程中都不可能嚴格執(zhí)行，大部分的水利工程檔案都是勉強移交。

1.2水利工程檔案質(zhì)量差

根據(jù)《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》（水辦[2005H80號）第十條規(guī)定：“水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，應(yīng)將其納入工程質(zhì)量管理程序？”。在水利工程單項驗收和竣工驗收時，驗收小組應(yīng)認真對整理好的水利工程檔案的質(zhì)量進行評定，凡未按要求提交水利工程檔案或提交的水利工程檔案不符合規(guī)定的參建單位，均不得通過驗收或進行質(zhì)量評定。目前多數(shù)水利工程的檔案在質(zhì)量方面存在三個主要問題：一是在應(yīng)歸檔文件材料整理的責任上劃分不夠明確。例如，同時由幾個參建單位共同形成的資料（如工程驗收簽證資料）只需一個單位提交即可，究竟由誰負責編制整理應(yīng)有明確規(guī)定，避免出現(xiàn)誰都管或誰都不管的現(xiàn)象；二是應(yīng)歸檔文件材料整理不符合工程檔案整理辦法，內(nèi)容不夠齊全。如今的現(xiàn)象是，大部分參建單位為節(jié)省人員和開支，沒有設(shè)立專門的檔案管理崗位，文件材料的收集和整理工作，是由非檔案專業(yè)人員負責。因為其缺乏檔案整理方面的專業(yè)知識，導致整理出來的檔案沒有按照規(guī)范進行組卷，存在書寫不規(guī)范，紙張標準不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)不完整，分類籠統(tǒng)而不精細，卷內(nèi)文件聯(lián)系不緊密，組合不合理等問題；三是文件材料的整理工作與移交接收工作嚴重脫節(jié)，導致整理質(zhì)量較差的案卷無法補救。

1.3水利工程檔案保管不嚴格

在水利工程的建設(shè)過程中，某些文件材料會經(jīng)常被使用，如設(shè)計施工圖紙、施工進度計劃、施工工序安排、以及相關(guān)的行政報審文件和批復等。這些文件材料在其形成之后的利用中，因為沒有相關(guān)利用制度，缺乏規(guī)范化的利用管理，對借出和歸也缺乏相應(yīng)的管理手續(xù)。

1.4水利工程檔案信息化程度不高

隨著我國信息化、現(xiàn)代化的建設(shè)，水利工程在建設(shè)管理等方面急需改革。計算機和網(wǎng)絡(luò)的普及，使得越來越多的文件直接在電腦上產(chǎn)生，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸。面對無紙化辦公的提出和發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理顯得相對滯后和低效，無法滿足現(xiàn)代化管理的需求，不能適應(yīng)時代的要求。這就對水利工程檔案的收集、整理、移交、保管、利用等方面提出了新的要求一一檔案管理信息化。

水利工程建設(shè)管理與日常的企事業(yè)單位管理不同。水利工程建設(shè)的各參建單位臨時聚集在一起，隨著水利工程建設(shè)的完工而分散，與具有長期穩(wěn)定性的企事業(yè)單位在管理上有根本上的差異。是不同性質(zhì)、不同規(guī)模、不同地域的水利工程的建設(shè)，其復雜程度也不同，一般的項目管理軟件并不適合所有的水利工程，幵發(fā)設(shè)計適合所有水利工程建設(shè)的項目管理軟件具有一定的難度，開發(fā)設(shè)計適合特定水利工程建設(shè)的項目管理軟件又大大加大了投資成本。再加上水利工程建設(shè)工期限制，各參建單位項目部僅在建設(shè)期間存在，為避免麻煩，各參建單位各自為陣，在內(nèi)部使用各自的項目管理軟件，對外依舊以傳統(tǒng)紙質(zhì)文件為主。有信息化意識的建設(shè)單位也只是把收集到的紙質(zhì)文件材料，掃描轉(zhuǎn)化為電子文件的形式保存。

2 水利工程檔案管理技術(shù)方面的建議

圖1 水利工程檔案管理技術(shù)方面的建議

2.1做好水利工程檔案的收集工作

水利工程檔案的收集主要抓緊工程建設(shè)的三個階段內(nèi)的檔案收集：第一個是前期工作階段。水利工程檔案行政管理部門要主動與水利工程各參建單位的文件材料管理人員密切溝通，指導他們建立相應(yīng)的文件材料保管利用制度和文件材料的收集工作，掌握工程項目的動態(tài)，督促他們及時的將有關(guān)批件和資料收集，分類保存，并按制定制度進行管理。第二個是施工階段。水利工程檔案管理部門要經(jīng)常與各參建單位的文件材料管理人員取得聯(lián)系，要求他們按規(guī)定收集整理并保管好各類工程檔案資料，保證各施工環(huán)節(jié)的檔案資料完整。必要時可對各參建單位的檔案管理工作進行檢查，為梭工時檔案驗收做好準備。第三個是竣工驗收階段。水利工程檔案行政管理部門要主動參與水利工程的驗收，認真審查歸檔的檔案材料的完整性和真實性，堅持水利工程檔案與水利工程項目同步驗收，若檔案驗收不合格則不能確認水利工程項目梭工，否則不予決算。

大部分水利工程因工程浩大、復雜程度高，會產(chǎn)生跨年度建設(shè)的情況。在這種由于其工期時間長，施工期間人員變動較大的情況下，產(chǎn)生的文件材料雜亂，且十分容易遺失。在管理上一般會采取分類方法對文件材料進行收集管理，一般將需要收集的文件材料分為四大類：一是建設(shè)前期調(diào)研文件：如：項目建議書、可行性研究報告等；二是設(shè)計類文件，如：項目設(shè)計書、設(shè)計圖紙等；三是施工類文件，如：建設(shè)實施方案、施工報告、施工日志等；四是梭工驗收及資料，如：工程質(zhì)量評定報告、竣工驗收報告等。分類管理能使文件材料歸檔及時、清晰、完整，為建設(shè)過程中的利用工作提供方便。

2.2做好水利工程檔案的整理工作

具體整理過程可按以下幾部分著手：一是水利工程建設(shè)前期階段。需要特別注意的是一些報批文件材料，應(yīng)按照報批程序，文字材料在前，報批圖紙在后；正式批件在前，請示報告在后的順序排列。二是水利工程勘測設(shè)計階段。主要以勘測、設(shè)計單位形成的水文、地址、氣象等基礎(chǔ)性資料和水利工程各種設(shè)計文件材料為主，應(yīng)按專業(yè)整理。三是水利工程建設(shè)施工階段。主要是施工技術(shù)文件材料和竣工驗收文件材料，施工技術(shù)文件材料按照單位工程、分部工程、分項工程結(jié)合施工程序和專業(yè)進行整理；質(zhì)量評定材料和驗收記錄，按單項工程進行聱理，檢查件按單位工程整理。在各階段的各類文件材料整理的同時，要注意把握好文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系性，注意前后關(guān)系不要混亂，把整理好地材料分別按規(guī)范裝訂成冊，構(gòu)成完整的工程檔案。

雖然水利工程建設(shè)過程中的文件材料管理一般由產(chǎn)生文件材料的單位負貴，但鑒于目前實際情況，大部分參建單位配備檔案管理人員非檔案專業(yè)人員，對文件材料的收集整理工作了解不全面。因此，水利工程檔案行政管理部門不能坐等其成，應(yīng)在水利工程檔案的形成過程中，對歸檔責任部門的文件材料收集整理工作進行協(xié)助，全面指導檔案管理人員做好文件材料的整理歸檔工作，為日后整理水利工程案卷打下基礎(chǔ)。

2.3堅持水利工程檔案管理與工程建設(shè)同步

水利工程文件材料收集不及時是導致水利工程檔案不完整的最主要原因。堅持水利工程文件材料收集管理與工程建設(shè)同步是解決這一問題的有效措施。

首先，在水利工程建設(shè)過程全階段建立檔案管理機構(gòu)，配備專兼職檔案管理人員；在編制水利工程項目建設(shè)計劃中，將健全的檔案管理制度，檔案庫房，檔案裝具均列入其中；在水利工程建設(shè)施工階段，簽訂的合同條款內(nèi)應(yīng)包含檔案管理相關(guān)內(nèi)容，如制定檔案管理工作標準和切實可行的、落到實處的檔案管理工作職責。保證在水利工程建設(shè)施工正式開始前，做好水利工程文件材料收集管理的準備工作，為水利工程建設(shè)施工過程中的文件材料收集管理工作打下良好扎實的基礎(chǔ)。

其次，做好水利工程建設(shè)各個階段的文件材料與建設(shè)進度同步收集，齊全、完整的文件材料是水利工程檔案管理的基礎(chǔ)。從水利工程項目的提出，建檔工作即應(yīng)開始，完整的建設(shè)前期文件很重要，特別是在維護各參建單位合法權(quán)益方面，是很重要的依據(jù)憑證，對劃定責任具有重要作用，在水利工程竣工驗收時也是必查的內(nèi)容之一；在水利工程建設(shè)準備階段，形成的文件材料相對較少，利用與傳遞也不多，其收集、整理要與之形成同步；在水利工程建設(shè)施工階段，文件材料利用較為頻繁，難以做到像建設(shè)準備階段那樣與文件材料的形成同步收集，因此，就要進行文件材料的同步跟蹤管理。

2.4加強水利工程檔案管理的信息化建設(shè)

檔案管理手段的現(xiàn)代化，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本標志。要實現(xiàn)水利工程檔案的數(shù)據(jù)化管理及網(wǎng)絡(luò)化報送和傳遞，滿足水利工程建設(shè)者在多方位、多區(qū)域?qū)λこ虣n案利用的需求，為資源所需者提供方便、快捷且高效的擋案利用服務(wù)，一是實施采用科學的“流程控制”管理模式。根據(jù)水利工程建設(shè)活動的內(nèi)容進行分類、編制檔案號（工程代號、分類號、案卷號），使水利工程檔案管理在水利建設(shè)過程之初就反映在設(shè)計文件和設(shè)計圖紙上（包括紙質(zhì)和電子文檔）；二是實現(xiàn)檔案管理工作標準化。實現(xiàn)檔案管理工作標準化是對檔案工作科學管理的一種手段和要求，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提，也是提高檔案管理工作水平的必經(jīng)之路。

實現(xiàn)檔案資源信息化，就要在檔案管理的總體規(guī)劃、分類設(shè)置、材料收集整理以及掃描、建立目錄等方面形成一個集成化的系統(tǒng)。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，水利工程檔案管理信息化建設(shè)要從服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式、服務(wù)手段三個方面進行創(chuàng)新。由被動的服務(wù)向主動地提供服務(wù)轉(zhuǎn)變；由傳統(tǒng)人工管理檔案的模式向計算機信息化管理模式的轉(zhuǎn)變。利用計算機特有的運算速度快、存儲信息量大、精確度高、自動進行運算以及邏輯判斷能力強等特點，在文件材料的收集整理階段，可運用計算機進行文件材料的收集、整理、編制檢索目錄和編制內(nèi)容介紹；在整理成了檔案之后，可通過計算機進行檔案的接收、查找、借閱和歸還工作，同時，對于到期應(yīng)銷毀的文件自動給予判定和提示；在檔案管理上，可對于檔案庫房進行管理，以及其他工作，如檔案統(tǒng)計以及為檔案的編研工作提供服務(wù)等工作。通過運用計算機對檔案進行管理，可以進行數(shù)據(jù)的輸入、輸出、插入、修改、檢索、查詢、統(tǒng)計、打印、刪除等功能；同時還具有判別、篩選的功能。利用這些功能可對檔案進行鑒定工作。運用計算機進行現(xiàn)代化的檔案管理具有占用空間小、儲存信息量大、查詢檢索方便、對檔案的利用能力強、傳輸速度快等特點，能快速地、大量地提供所需的檔案信息，提高了檔案利用的工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。

隨著電子文件作為一種新形式的信息載體運用在檔案領(lǐng)域，其特點和優(yōu)勢將使它逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。根據(jù)水利工程建設(shè)的實際及水利工程檔案管理的模式，由網(wǎng)絡(luò)部門開發(fā)了電子檔案管理應(yīng)用軟件，為水利工程檔案管理部門提供電子檔案的儲存、保密及查詢等服務(wù)。建立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)站，形成了以電子檔案管理為核心的信息化數(shù)據(jù)庫，在達到了資源共享目的的同時，也極大方便了檔案的利用，提高了檔案所需人員自助利用檔案的問題，使其在最短的時間內(nèi)查詢到自己所需的信息。

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給水利工程檔案管理工作帶來了前所未有的深淵影響。要大力推行對各種多媒體形式的檔案，如縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在水利工程檔案中的運用。要重視在水利工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類電子文件。將水利工程建設(shè)期間的工程照片檔案、聲像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體并刻錄保存，充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在對水利工程檔案信息保存管理的同時，加大對信息的加工和開發(fā)利用，拓寬水利工程檔案利用的深度，充分做到資源共享。

3 結(jié)束語

檔案的生命在于利用，做好檔案資料的收集、歸檔、保存、管理工作也是為了利用。只有對水利工程檔案的開發(fā)利用，才能真正體現(xiàn)其價值，從而更好地開發(fā)利用水利工程檔案信息。

參考文獻

[1] 李力.淺析在建水利工程檔案管理[J].東北水利水電，2008（9）： 32-33.

[2] 李素花.淺析如何加強水利工程項目檔案的收集工作[J].中小企業(yè)管理與科技，2010 （9）： 63-64.

[3] 肖紅，秦立雁，姚麗娟.水利工程檔案的收集和利用管理[J].水利科技與經(jīng)濟，

2005，11 （6）： 337-338.

[4] 鄭琦.淺談如何做好水利工程建設(shè)項目檔案管理工作[J].管理與實踐經(jīng)緯，2012 （15）： 34.