高校年終預算科目、項目結轉方法探討

楊建勇

高校年終預算科目、項目結轉方法探討

楊建勇

摘要：本文旨在分析和探討高校在年終應用天大天財高校財務信息管理系統(tǒng)進行賬務結轉過程中，普遍使用的預算科目、項目余額結轉方法及存在的缺陷，并以重慶某高校2014年年終賬務結轉為測試對象，嘗試對傳統(tǒng)結轉方法進行改進。

關鍵詞：高校財務；結轉方法；探討

一、會計期間假定及算科目設置

（一）升級后的天大天財高校賬務信息管理系統(tǒng)（5.0版本），會計期間假設依然以一個會計年度為會計期間，虛增12月31日為一個會計期間，即“13月”，年終結轉憑證均在“13月”制作。

（二）研究高校當前采用最新的高校財務信息管理系統(tǒng)（5.0版本），在賬務系統(tǒng)中預算類科目主要設有預算分配（6002）、本期預算結余（6003）科目，暫沒啟用預算收入科目，預算分配下設部門及項目輔助核算，本期預算結余作為一級科目核算。例如：給校內某部門分配預算時，借記：本期預算結余，貸記：預算分配，這種方法相當于是給項目分配了一個支出預算控制數(shù)。

二、高校財務信息管理系統(tǒng)主要表間平衡關系

以《高等學校會計制度》為基礎開發(fā)設計的高校財務信息管理系統(tǒng)，依據(jù)“資產+支出=負債+凈資產+收入”和“預算收入—預算分配=預算結余”兩個會計恒等式，并設計了嚴密的會計科目、項目平衡關系表。一類是預算科目、預算項目涉及的數(shù)據(jù)表及其表間關系，包括科目總賬表、輔助總賬表、項目總賬表，科目總賬表中數(shù)據(jù)包括各級科目的年初數(shù)、本期發(fā)生數(shù)、期末余額數(shù)，輔助總賬表中數(shù)據(jù)包括各部門項目發(fā)生的各明細科目數(shù)據(jù)，項目總賬表中數(shù)據(jù)包括各部門項目的年初數(shù)、本期發(fā)生數(shù)、期末余額，輔助總賬表中各部門項目對應的各明細科目合計數(shù)與科目總賬表中對應科目的數(shù)據(jù)一致，輔助總賬表中各項目的合計數(shù)與項目總賬表中的對應項目的數(shù)據(jù)一致。二類是年終項目余額與賬務體系各類科目間關系，年終項目余額與財務核算各類科目間的主要平衡關系為：年終項目余額＝預算分配數(shù)－實際支出數(shù)－暫付款數(shù)（關系式1）。由于某些項目資金使用有時間跨度，上年未使用完的資金將自動結轉到下年使用，因此，本年項目預算數(shù)就應為上年結余余額加上本年預算分配數(shù)，擴展后，其主要平衡關系變?yōu)椋耗杲K項目余額＝[項目上年結轉余額＋本年預算分配數(shù)]－實際支出數(shù)－其他應收款--暫付款數(shù)（關系式2）。在會計核算中，由于允許項目列支借款的原因，致使某些項目當年雖未實際列支出，但借款依然反映在項目余額中，因此將關系式2再次擴后，年終項目余額的表達方式將變?yōu)椋耗杲K項目余額＝[（預算分配科目年初貸記余額－其他應收款—暫付款科目年初借記余額）＋預算分配科目本年貸借差額）－支出類科目本年借貸差額－其他應收款-暫付款科目本年借貸差額]（關系式3）。

三、傳統(tǒng)結轉方法及存在的缺陷

根據(jù)高校財務信息管理系統(tǒng)和高等學校會計制度要求，高校年終賬務結轉按財務收支科目、預算科目分別結轉。收入類科目和支出類科目在“13月”按高校會計制度的規(guī)定方法進行結轉，預算類科目在“13月”通過制作結轉憑證將科目余額人為清零，下年初預算類科目的年初數(shù)為零，但項目余額不通過制作結轉憑證結轉，而是通過系統(tǒng)后臺管理，將當年年末的項目余額結轉到下一年，下一年項目年初數(shù)即為上一年末項目余額。

由于科目、項目結轉基數(shù)時點不一致，傳統(tǒng)結轉方法造成輔助總賬表科目合計數(shù)與科目總賬表對應科目數(shù)據(jù)不一致，輔助總賬表各項目合計數(shù)與項目總賬表對應項目數(shù)據(jù)也不一致。即按關系式1的項目余額公式計算出的項目余額與項目實際余額不一致，年初項目余額不等于預算類科目年初科目貸記余額減去其他應收款--暫付款科目年初借記余額，項目與科目間的平衡關系被打破。

四、改進后的年終科目、項目結轉方法

改進后的方法思路是：從試驗年度起，按關系式3項目余額公式計算原理，進行預算科目、項目余額的年終結轉，此種方法結轉才能確保科目與項目之間具有對應關系。年終結轉仍然分預算科目、收支科目分別結轉，因為收支科目年末結轉后余額為零，而預算科目結轉時需要提取收支科目數(shù)據(jù)，所以必須先進行預算科目結轉，后進行收支科目結轉。在“13月”定義自動轉賬憑證，生成預算科目自動轉賬憑證進行預算科目年終結轉，與之同時，項目余額隨著預算科目結轉隨之結轉，而不再是通過后臺系統(tǒng)管理結轉，預算科目、項目余額都以“13月”數(shù)據(jù)結轉，這樣預算科目、項目余額數(shù)據(jù)能始終保持一致。

第一步：增設以下預算科目：預算分配年終結余（6004）、預算本期年終結余（6005）、預算分配累積結余（分項目核算）（6006）、預算累積結余（6007），增設預算科目為總賬科目，不設明細科目。預算分配和本期預算結余科目反映當年預算，預算分配年終結余和預算本期年終結余科目為年終結轉使用，預算分配累積結余和預算累積結余科目反映累積結余，以及調整往年預算使用。

第二步：為確保科目與項目間關系的恒等，年終結轉前，校驗項目總賬與輔助總賬年初數(shù)是否一致，若不一致，應根據(jù)關系式3恒等關系，以項目總賬項目余額、輔助總賬中的其他應收款--暫付款科目年初數(shù)為準（收入、支出科目年初數(shù)為零），倒推計算出輔助總賬中的預算分配科目年初數(shù)，也即預算分配年終結余科目的年初數(shù)，在高校財務信息管理系統(tǒng)管理-更新總賬發(fā)生額中，按計算出的年初數(shù)修改輔助總賬中預算分配年終結余科目的年初數(shù)，輔助總賬科目中預算分配年終結余科目年初數(shù)修改完后，科目總賬中對應的預算分配年終結余科目的年初數(shù)及余額不會自行改變，需要打開科目總賬表手工修改預算分配年終結余科目的年初數(shù)及期末余額，以上年初數(shù)修改完后，再進行項目總賬與輔助總賬校驗，項目總賬與輔助總賬數(shù)據(jù)應完全一致，以后年度預算科目及項目的年終結轉若均按本文所論述的新方法進行結轉，項目總賬與輔助總賬數(shù)據(jù)將始終保持完全一致。

第三步：通過制作預算憑證，結轉預算科目。年終結轉時，本年項目支出數(shù)沖本年預算，沖銷后差額結轉為下一年預算年初數(shù)。預算分配科目余額轉預算分配年終結余科目，預算節(jié)余科目余額轉預算本期年終結余科目，結轉后本年預算分配和本期預算結余科目無余額；分項目提取本年項目支出數(shù)，即分項目提取支出科目借記余額及其他應收款--暫付款科目借記余額，分項目將該兩類科目借記余額的合計數(shù)借記預算分配年終結余科目，貸記預算本期年終結余科目；預算分配年終結余科目余額轉預算分配累計結余科目，預算本期年終結余科目余額轉預算累積結余科目，結轉后預算分配年終結余和預算本期年終結余科目無余額。

第四步：定義預算科目的自動轉賬憑證，設置項目結轉類型，項目余額年終結轉分為項目余額年終清零和項目余額結轉下年兩種類型，項目結轉類型不同，結轉方法后面將略有不同，定義年終結轉自動轉賬憑證：

1.結轉憑證：“預算分配”年終分項目結轉“預算分配年終結余”，借記：6002預算分配-分項目核算（當前貸方余額），貸記：6004預算分配年終結余-分項目核算，預算分配各明細科目貸方余額均轉入預算分配年終結余科目，由于預算分配年終結余只設總賬科目，方便定義結轉憑證，下一步年終結轉憑證取數(shù)則只需從預算分配年終結余總賬科目取數(shù)。

2.結轉憑證：“預算結余”年終轉“預算本期年終結余”，借記：6005預算本期年終結余，貸記：6003預算結余（當前借方余額），同理，為便于取數(shù)及定義結轉憑證，6005科目只設總賬科目。

3.結轉憑證：取收入科目余額數(shù)轉“預算本期年終結余”，由于研究高校未使用預算收入科目，該結轉憑證實際上是在預算科目下補記本年度收入科目數(shù)，直接以該數(shù)為預算收入數(shù)，從而使預算科目數(shù)包含了6字頭科目分配的預算、部分項目直接從收入科目獲得的項目收入，從而6字頭預算科目所含預算才算完整。通過下面定義的自動轉賬憑證生成一個轉賬憑證，該轉賬憑證只是為了提取收入科目年末余額數(shù)，該轉賬憑證先不保存。借記：6005預算本期年終結余，貸記：4101當前貸記余額和4501當前貸記余額，將上面生成的轉賬憑證導出另存為dbf格式，用Excel打開該dbf文件，僅將4101、4501科目名稱全部修改為6004科目，對應的項目、金額均不變，在憑證制作中，接收修改后的dbf文件，生成一個新的轉賬憑證，該憑證為：借記：6005預算本期年終結余，貸記：6004預算分配年終結余-分項目核算（從4字頭收入科目提取的年末余額）。

4.結轉憑證：取5字頭支出科目余額數(shù)轉“預算本期年終結余”，借記：6004預算分配年終結余-分項目核算（從項目余額需結轉下年的項目所對應的5字頭支出科目提取年末余額），貸記：6005預算本期年終結余，從支出科目提取的年末余額，天大天財軟件有此取數(shù)功能，不需如前面第3項結轉憑證方法提取數(shù)據(jù)，項目余額年終將清零的項目無需作此筆結轉分錄。

5.結轉憑證：項目余額年終清零項目預算余額結轉，借記：6004預算分配年終結余-當前貸記余額（項目為項目余額年終清零項目），貸記：6005預算本期年終結余。

6.結轉憑證：項目余額年終清零的項目，取該項目的其他應收款--暫付款科目余額數(shù)紅字記預算結余借記，在第5步結轉憑證中，已將此類項目的預算科目清零，本步取此類項目其他應收款--暫付款科目余額，紅字記為預算科目6004科目借記，此步目的是，若項目余額年終清零的項目121501科目有余額，則此類項目的預算科目也應有余額，預算科目余額應與其他應收款--暫付款科目余額相等，按項目余額計算公式計算出的項目余額才為零。用紅字記為借記，是因為預算科目不應為零，用紅字更正（記回）應保留的預算數(shù)。下面為取項目余額年終清零的項目的其他應收款--暫付款科目年末借記余額數(shù)的自動轉賬憑證，取得其他應收款 --暫付款科目數(shù)后該憑證先不保存：借記：121501 當前 借記余額（項目余額需年終清零的項目），貸記：6005 預 算本期年終結余，生成上面定義的自動轉賬憑證后，將 此憑證導出另存為dbf格式，用excel打開此dbf文檔， 將121501 科目全部修改為6004 科目，將原121501 科 目的數(shù)據(jù)取負數(shù)（乘以-1）。在憑證制作中，接收修改后 的dbf 文件，生成新的轉賬憑證，該憑證為：借記：6004 預算分配年終結余（項目余額需年終清零的項目對應的 121501 科目獲得的年末余額乘-1），貸記：6005 預算本 期年終結余。

7.結轉憑證：項目余額需結轉下年的項目對應的“預算分配年終結余”轉“預算分配累積節(jié)余”，借記：6004預算分配年終結余（項目余額需結轉下年的項目貸記余額），貸記：6006預算分配累積節(jié)余。

8.結轉憑證：余額清零項目暫付預算余額轉累積節(jié)余，借記：6004預算分配年終結余（項目余額年終清零的、有121501科目余額的項目），貸記：6006預算分配累積節(jié)余。

9.結轉憑證：預算本期年終結余轉本期累積結余，貸記：6005預算本期年終結余（當前借記余額），借記：6007預算累積結余。將上面定義的9個轉賬憑證按順序生成年終自動轉賬憑證，生成1個后保存、記賬，再生成下1個轉賬憑證，所有預算科目轉賬憑證生成、記賬完畢后，即完成了預算科目的年終結轉，預算科目年終結轉完畢后開始做收入科目、支出科目的年終結轉，所有科目年終結轉憑證生成、記賬完畢后，再做年度賬務年結，生成下一會計年度賬務的年初數(shù)，采用系統(tǒng)管理中的“臨時結轉上年余額”功能做年結，此方法相比賬務處理中的“年結”功能更靈活方便，項目結轉時選擇上年年終轉賬后（13月）的余額。

通過對研究對象高校財務數(shù)據(jù)的反復測試、摸索，本文提出的基于神舟浩天高校財務信息管理系統(tǒng)的年終財務科目、項目結轉改進方法，實現(xiàn)了年終賬務的自動結轉，解決了傳統(tǒng)結轉方法導致的年終結轉后各科目及項目數(shù)據(jù)表間關系不一致情況，解決了長期以來預算科目年初結轉數(shù)與預算項目年初結轉數(shù)不一致的情況，提高了高校財務核算的準確性。

參考文獻：

[1]董京剛.關于天財高教財務處理系統(tǒng)使用經驗的交流[J].教育財會研究,2000（6）.

[2]徐小英.天財賬務資金結算系統(tǒng)批量數(shù)據(jù)處理方法研究[J].行政事業(yè)資產與財務，2013(13).

（作者單位：四川外國語大學計劃財務處）