獨立學院評估驗收對加強檔案管理的啟示

胡潔?鮑曉宇

摘 要：根據國家教育部的有關精神，獨立學院接受評估驗收勢在必行。在當前形勢下，獨立學院應積極籌備，做好基礎性工作，應對評估驗收。檔案管理作為迎評基礎工作的重中之重，應積極思考如何開展工作，滿足評估驗收工作的新需求。

關鍵詞：獨立學院；評估驗收；檔案管理；啟示

1 背景分析

2008年，教育部公布了《獨立學院設置與管理辦法》（教育部第26號令，以下簡稱《辦法》），《辦法》對于獨立學院的各項政策規(guī)定做了進一步的明確，可謂是獨立學院建設發(fā)展的綱領性指導文件，對獨立學院影響極大。隨著《辦法》的出臺，教育部為獨立學院設置了五年過渡期，并明確了獨立學院未來發(fā)展的三大選擇。

據《中國青年報》2014年4月14日報道，“規(guī)定的5年申請考察驗收期到2013年3月31日期滿，全國315所獨立學院中只有23所申請轉設為獨立設置的民辦本科高校，另有8所獨立學院進入轉設考察、公示期，約占獨立學院總數的10%?！辫b于這種現實情況，教育部2013年5月又把獨立學院規(guī)范驗收的最后期限延遲到2016年，并要求292所獨立學院在“十二五”期間的每年第四季度，接受教育部以及省級教育行政部門的“大考”，即基本符合要求、擬停辦與暫緩驗收。

獨立學院“驗收大考”延期在社會上引起了廣泛關注，但是獨立學院接受全面評估驗收的階段終究是到來了。在這種形勢下，如何未雨綢繆、積極籌備，從容應對評估驗收是獨立學院必須面對和思考的問題，更是決定獨立學院未來走向的重大問題。

2 檔案管理在評估驗收中的重要性

教育部在2008年公布的《高等學校檔案管理辦法》中對高校檔案做了明確的界定。高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。從這一定義可見，高校檔案涵蓋了高校教學與管理的各個方面，是客觀真實反映高校發(fā)展歷史全貌、體現高校辦學水平的重要材料。

高校檔案的原始性、憑證性和真實性決定了它將成為評估驗收的重要依據，系統(tǒng)地做好檔案收集是搞好評估驗收的基礎。《高等學校檔案管理辦法》明確規(guī)定：高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃。面臨評估驗收，高校檔案工作將成為高校評估驗收工作的重要組成部分。

目前，高校評估的流程一般都是查閱資料和實地走訪相結合，教育行政部門布置評估任務和要求，高校在做好自我評估的基礎上按照評估指標體系做好各項支撐材料的準備工作，評估專家組進校開展現場評估，形成評估報告，提出改進意見，最終提出正式評估結論。

3 評估驗收對檔案工作的促進作用

3.1 能夠增強教職員工的檔案意識

評估驗收是一項全局性、全員性的工作，涵蓋學校工作的各個方面，需要全校師生的廣泛參與。通過分解評估任務、收集評估材料，可以增強教職員工的檔案意識，使他們更多地參與到檔案管理工作中來，更加了解檔案管理的重要性和檔案工作的流程，在今后工作中，能夠做到主動歸檔。

3.2 能夠推動檔案的規(guī)范管理

當前，高校檔案管理中仍然存在“少歸”、“多歸”和“亂歸”的現象，檔案材料缺失、不加鑒別地籠統(tǒng)歸檔或是不按系統(tǒng)性隨意組卷歸檔，嚴重影響了檔案的歸檔質量，在面對評估驗收時，必然要花費較多的人力物力來整理這些檔案。獨立學院大多辦學時間不長，辦學之初，遇到的問題和困難較多，體制機制尚未理順，人員變動頻繁，對檔案工作重視不夠，在檔案管理中存在很多問題。獨立學院評估驗收對檔案工作提出了較高的要求，獨立學院應將此作為發(fā)展契機，加強檔案建設，推動檔案的規(guī)范管理。

3.3 能夠提高檔案材料的利用率

及時為利用者提供準確、全面、有效的信息是檔案工作的一個重要職能?！陡叩葘W校檔案管理辦法》中對高校檔案的歸檔范圍做了明確的規(guī)定，即黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類和財會類等十一大類，高等學?？梢愿鶕W校實際情況確定歸檔范圍。評估指標體系一般會與該歸檔范圍互有重疊交叉而自成體系，是高校檔案的二次開發(fā)和利用。在迎接評估的準備過程以及在評估中，會形成大量重要的具有保存價值的檔案，對于學校今后各項工作的開展具有重要的指導意義和參考價值。通過評估驗收，高校檔案的利用率得到了提高，體現出了重要的地位和價值。

4 檔案管理如何應對獨立學院評估驗收

4.1 增強檔案意識

獨立學院要積極轉變觀念，不要把教育工作的重點一味放在追求辦學效益上，而應當增強檔案意識，注重建立長效機制。獨立學院領導班子和教職工應當通過評估驗收充分認識到高校檔案工作是關系學校前途命運的重要基礎性工作。在迎評促建中真正做到檔案管理的“三納入”、“四同步”，即納入學校計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。只有實現思想上的高度統(tǒng)一，才能保證檔案工作的質量，才能使檔案管理更好地服務學校各項工作，在評估驗收中發(fā)揮應有的作用。

4.2 加強隊伍建設

一支業(yè)務水平強、專業(yè)素質高的檔案管理隊伍是做好檔案工作的前提和保證。獨立學院辦學的特殊性使很多人不愿意從事檔案管理工作，此時，獨立學院應當充分運用靈活的用人機制，吸引人才進入專職檔案管理隊伍。同時，在隊伍建設中，要注意專兼結合、以專為主、兼職檔案員作為重要輔助全面參與。專職檔案人員的工作主要是檔案材料的最終處理和歸檔，并不參與檔案材料形成的過程，但是兼職檔案員作為檔案材料形成過程的參與者，對于檔案材料的形成過程更加熟悉和了解，因此在評估資料的收集過程中，要充分發(fā)揮兼職檔案員的輔助功能，提高他們的參與度。結合評估驗收工作加強專兼職檔案管理人員的培訓也是加強隊伍建設的重要舉措，一方面是業(yè)務知識的培訓，另一方面是信息技術的掌握，更重要的是要加強評建知識的培訓，幫助專兼職檔案員了解和熟悉評估體系，從而保證評估檔案的質量。

4.3 引入獎懲機制

《高等學校檔案管理辦法》第六章明確了獎勵與處罰，獨立學院在實際操作中應當根據本校的實際情況制定檔案工作的獎懲機制，責任落實到人，提高檔案管理人員的責任心和使命感，激發(fā)他們的工作熱情，改變檔案管理人員在人們心目中的傳統(tǒng)印象，真正建立起檔案工作的目標責任制和長效機制。

4.4 重視評估檔案

評估檔案是按照評估指標體系的要求形成的檔案材料的集合。不同于普通檔案，評估檔案的專業(yè)性、系統(tǒng)性和針對性更強，更加適應評估驗收的的要求。評估檔案是在普通檔案基礎上形成的，結合評估指標體系對普通檔案加以選擇、重新分類，全面展示本校教育工作現狀和發(fā)展全貌。獨立學院要從著手籌備評估驗收開始加強對評估檔案的重視，充分發(fā)揮評估檔案的作用。

獨立學院作為高等教育改革的新模式，面臨“大考”勢在必行，“以評促建、以評促改、以評促管、評建結合、重在建設”絕不能是一句空話，在迎接評估驗收的過程中，基礎工作是關鍵，獨立學院要以此為契機，使檔案工作服務于評估驗收，評估驗收促進檔案事業(yè)發(fā)展。

參考文獻

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