淺談檔案管理的發(fā)展方向

楊林書 韓曉敏

社會(huì)文化的發(fā)展總是離不開檔案工作，檔案記載也是社會(huì)得以發(fā)展的必備條件， 隨著社會(huì)的日新月異，為了更好的服務(wù)社會(huì)發(fā)展需求，檔案管理工作也在不斷的發(fā)展，并逐漸步入了現(xiàn)代化、信息化階段。對(duì)于這一變化，檔案工作者應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代潮流，看清形勢(shì)，提升自身的文化修養(yǎng)、知識(shí)修養(yǎng)，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，并且在實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，逐漸適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理模式，最終才能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案在社會(huì)發(fā)展中的中流砥柱作用。鑒于此，本文對(duì)檔案的現(xiàn)代化趨勢(shì)，做了以下分析。

第一，檔案管理從手工操作方向向以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用為中心的信息化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，使得信息變得多元化、世界化。世界各國(guó)之間、本國(guó)之間、行業(yè)之間的聯(lián)系變得越發(fā)緊密，整個(gè)社會(huì)的辦事效率也大大提高，這些都為檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化提供了前提條件，可以說檔案管理方式的轉(zhuǎn)變也是應(yīng)時(shí)而生、應(yīng)勢(shì)而生。所謂檔案信息化是以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)為手段，以檔案資源為對(duì)象，以檔案工作為依托，以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo)，按照信息社會(huì)和國(guó)家檔案行政管理部門的要求，開展檔案收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。

就我國(guó)目前來講，現(xiàn)在已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了從上到下、從機(jī)關(guān)到企業(yè)橫向和縱向的聯(lián)系，形成了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，從某種程度上來說，檔案資源可以盡可能的擴(kuò)大，即使空間距離較遠(yuǎn)也能夠在極短的時(shí)間內(nèi)查到所需要的信息資料，使得檔案管理部門從封閉走向開放，大大提高了各個(gè)行業(yè)和部門之間檔案工作的效率，更好的服務(wù)于社會(huì);但是從另一方面來講，信息檔案的安全性受到威脅，因?yàn)闊o論誰(shuí)都可查檔案，無論誰(shuí)都能從檔案中獲取、變?cè)旌途幵煸夹畔ⅲ瑸榱吮M可能避免這類問題產(chǎn)生，加強(qiáng)資料的保密性，保留檔案資料的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，檔案管理部門也采取了一系列措施，這些措施也得益于互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展。例如，為了保證檔案在傳輸和處理過程中不出現(xiàn)錯(cuò)誤，我們?cè)O(shè)置了數(shù)字簽名、信息認(rèn)證以及身份驗(yàn)證和加密保護(hù)（如指紋和語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)等）等措施，另外，為了方便用戶正常和安全地查找資料，檔案管理部門還設(shè)定訪問限制級(jí)。由此可見檔案管理已經(jīng)開始逐步實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化。那么可能有人會(huì)質(zhì)疑，為何檔案管理會(huì)沿著信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展呢？這是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有安全性高、使用方便、成本低、網(wǎng)絡(luò)資源豐富等優(yōu)點(diǎn)，使得檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化成為社會(huì)的一種客觀需要和檔案管理融入社會(huì)的必然選擇。

第二，檔案管理開始由占地空間大的傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式向幾乎不受占地面積影響的縮微化、數(shù)字化方向發(fā)展。

所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件?？s微技術(shù)主要是通過照相方法，把文獻(xiàn)和資料的影像縮小記錄下來，然后把縮微資料及相應(yīng)的放大設(shè)備提供給用戶。隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)COM和CIM技術(shù)的出現(xiàn)，使存貯和傳遞信息的能力和效率大為提高。如果在檔案管理方面實(shí)行檔案信息數(shù)字化，就可通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，其具有檢索速度快、范圍廣的優(yōu)點(diǎn)，并且克服了紙質(zhì)檔案管理中的許多局限性，特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用，可以使更多的圖文資料生動(dòng)形象地保存下來，并且由于其存儲(chǔ)密度較傳統(tǒng)的大許多，自然也增加了檔案信息的承載量，節(jié)省了空間。鑒于檔案信息化、數(shù)字化發(fā)展的諸多優(yōu)勢(shì)，其必然將成為檔案管理未來發(fā)展的方向。

第三，檔案管理開始從以紙張為載體的方式逐漸向以多種介質(zhì)為載體的無紙化、虛擬化方向發(fā)展。

信息化技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)影響了整個(gè)社會(huì)工作方式的轉(zhuǎn)變，例如我們的文件傳輸方式已經(jīng)不僅僅局限于以紙質(zhì)為載體的方式，在可以使用電子方式的情況下，我們更側(cè)重于選擇電子傳輸?shù)姆绞?，無紙化已經(jīng)逐漸成為一個(gè)趨勢(shì)。這種無紙化的發(fā)展優(yōu)勢(shì)逐漸瓦解了傳統(tǒng)紙質(zhì)為唯一方式的辦公模式，影響了社會(huì)的各個(gè)方面，當(dāng)然檔案管理工作也不例外地受到了巨大沖擊，同時(shí)也帶來了前所未有的變革，使得檔案管理工作也朝著無紙化方向發(fā)展，檔案管理工作變得更加快捷，簡(jiǎn)單，安全。

不僅如此，若是檔案資源通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)共享即通過網(wǎng)絡(luò)虛擬化（網(wǎng)絡(luò)虛擬化是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中不再出現(xiàn)檔案實(shí)體，取而代之的是看不見摸不到的數(shù)字化的檔案信息資源）的方式共享，那么對(duì)于各地的檔案查詢工作也會(huì)大大提高效率。與傳統(tǒng)的檔案管理方式不同，新型的檔案管理對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，避免了不必要的資源浪費(fèi);從另一個(gè)角度來講，檔案的資源更加豐富，也不必?fù)?dān)心由于檔案過于繁雜而造成的查閱和整理不便。

第四，檔案管理從需要完全手動(dòng)的存儲(chǔ)方式和查閱方式向以自動(dòng)為主、手動(dòng)為輔的多元化、智能化存儲(chǔ)和檢索方向發(fā)展

隨著計(jì)算機(jī)走入人們的生活和工作中以來，機(jī)讀檔案資料越來越多，并且迅速與傳統(tǒng)檔案平分秋色。機(jī)讀檔案區(qū)別于傳統(tǒng)檔案的一個(gè)方面就是各自保管的介質(zhì)不同，機(jī)讀檔案已經(jīng)出現(xiàn)了磁盤、磁帶、優(yōu)盤、光盤檔案，介質(zhì)的不同導(dǎo)致了檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，出現(xiàn)了各種管理程序檔案、系統(tǒng)程序檔案和文本材料檔案，這種系統(tǒng)化的檔案管理程序使得檔案管理呈現(xiàn)了自動(dòng)化、智能化的特點(diǎn)，從檔案管理人員方面來說，大大減輕了檔案管理工作的工作量，由以體力勞動(dòng)為主的檔案管理模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐阅X力勞動(dòng)為主，對(duì)于用戶而言同樣也可以進(jìn)行簡(jiǎn)單的檢索便可找到所需的大量資料，從這兩方面看，依附于計(jì)算機(jī)設(shè)備的多元化、智能化的檔案管理也必然朝著多元化和智能化的方向發(fā)展。

第五，檔案管理從單一的信息來源向多方位信息聚攏的社會(huì)化、市場(chǎng)化方向發(fā)展。

隨著當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，個(gè)人、企事業(yè)、各行業(yè)乃至國(guó)家、世界對(duì)信息的需求量越來越大，通過單方面的渠道獲取檔案資料已經(jīng)不能滿足發(fā)展的需要，這就要求實(shí)現(xiàn)檔案資料的來源多元化、豐富化，檔案管理實(shí)現(xiàn)多方位一體管理，離不開實(shí)現(xiàn)檔案資源市場(chǎng)化。檔案資源市場(chǎng)化便是通過互聯(lián)網(wǎng)將各方面的檔案信息聚攏起來，豐富檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，滿足不同用戶需求，實(shí)現(xiàn)資源共享，不再受時(shí)間和距離的限制。檔案資源市場(chǎng)化管理有利于檔案的開發(fā)利用和檔案事業(yè)的健康發(fā)展，并可以有效節(jié)省檔案管理的人力、物力和財(cái)力支出，可見檔案管理實(shí)行市場(chǎng)化管理是勢(shì)在必行，大勢(shì)所趨。然而實(shí)現(xiàn)檔案管理市場(chǎng)化不是一蹴而就的，這就對(duì)我們從事檔案管理工作的工作人員提出了更高的要求，要不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理知識(shí)，勇于實(shí)踐和創(chuàng)新;檔案管理部門更是要高度重視、綜合決策，從各方面支持檔案管理的市場(chǎng)化、現(xiàn)代化發(fā)展。

第六，檔案管理開始從經(jīng)驗(yàn)管理邁向以檔案法為核心的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系下的規(guī)范管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理法制化。

近些年由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，出現(xiàn)了大量的問題，一度引起了社會(huì)的高度關(guān)注，由于其中許多問題無法可依，給社會(huì)造成了重大影響，所以近年來關(guān)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的法律逐漸開始完善，而受計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的影響，檔案管理也必須法制化，制度化，讓檔案管理有法可依，有法必施，用檔案法律來規(guī)范人們的行為。《檔案法》的頒布和實(shí)施要求檔案相關(guān)人員依法管理檔案，堅(jiān)持檔案工作合法化，依法使用檔案資料。

（作者單位：平山縣政府辦公室）