淺談醫(yī)院檔案管理工作

李曉麗

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在各項工作中形成的，以文字、圖表等記載的文件，包括醫(yī)療、教學(xué)、科研、黨政及后勤保障等各方面。它真實地記錄了醫(yī)院的各項工作，并為醫(yī)院的發(fā)展提供有用的信息。醫(yī)院檔案管理狀況既決定醫(yī)院工作的整體效果，又能推動醫(yī)院經(jīng)營管理工作取得成績。通過對一些大中型醫(yī)院的檔案工作進行調(diào)查和了解，發(fā)現(xiàn)存在著很多突出性的問題，如檔案管理人員的檔案意識淡薄，觀念落后、現(xiàn)代化管理水平低、檔案制度不完善等。這些問題不但影響著醫(yī)院的檔案工作的開展，而且嚴重阻礙了醫(yī)院的整體水平的提高。因此需要采取有效的措施改善當前現(xiàn)狀，對醫(yī)院的檔案工作進行升級。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1、檔案意識淡薄，管理觀念落后

在日常工作中，部分醫(yī)院的檔案管理人員并沒有意識到自己工作的重要性，認為檔案管理工作并沒有什么技術(shù)含量，只是抄抄寫寫。而醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也沒有意識到醫(yī)院檔案對醫(yī)院整體發(fā)展的重要性，忽略了蘊藏在檔案中的豐富資源。這樣，領(lǐng)導(dǎo)就不會考慮在實際工作中提高醫(yī)院的檔案管理水平，調(diào)動工作人員的積極性，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理觀念落后，管理水平低。

2、現(xiàn)代化管理水平低

目前，大部分醫(yī)院仍然以人工的方式收集、整理、編目和檢索檔案，這種方式較傳統(tǒng)，具有落后，效率低，易出錯等缺點。很多醫(yī)院的檔案管理設(shè)備比較陳舊，管理技術(shù)差，從而造成檔案管理混亂，嚴重影響日常的規(guī)范化管理。

3、檔案制度有待健全和完善

通過對一些醫(yī)院的檔案管理工作進行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些醫(yī)院的人事檔案管理制度存在漏洞，不規(guī)范，并且缺乏實際操作意義。比如，有的醫(yī)院在工作中沒有統(tǒng)一的制度，沒有明確規(guī)定檔案中的內(nèi)容與格式，就有可能導(dǎo)致有價值的資料和數(shù)據(jù)流失。有些檔案管理制度并不是以自己醫(yī)院的實際情況來制定的，這樣的制度就失去的它的價值，形同虛設(shè)。而醫(yī)院檔案管理人員的日常工作大部分還是按照自己的理解，習(xí)慣來操作。顯然檔案制度應(yīng)以醫(yī)院的具體情況為根據(jù)，在實際工作中發(fā)現(xiàn)問題，不斷健全和完善醫(yī)院的檔案管理制度。

二、做好醫(yī)院檔案管理工作的對策

1、領(lǐng)導(dǎo)重視，增強全體員工檔案意識

作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，要重視檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作主要表現(xiàn)在：把檔案管理工作納入到醫(yī)院管理工作中，調(diào)動工作人員的積極性;注重提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，鼓勵員工繼續(xù)深造學(xué)習(xí)，提高醫(yī)院檔案管理隊伍的整體水平，逐步實現(xiàn)醫(yī)院的規(guī)范化科學(xué)管理;還要加大資金投入，更換陳舊落后的檔案管理設(shè)施，改善辦公環(huán)境。

增強全體員工檔案意識是實現(xiàn)醫(yī)院檔案升級的關(guān)鍵之處。全體職工的檔案意識直接決定了醫(yī)院檔案工作的好壞，醫(yī)院應(yīng)該利用各類載體宣傳醫(yī)院的檔案工作在各方面的積極作用，宣傳相關(guān)的法律法規(guī)。通過宣傳，使醫(yī)院全體員工認識到檔案不只是個文件，檔案與自己密切相關(guān)，伴隨一生等。從而全院職工更好地支持、配合檔案管理工作，營造良好的工作氛圍，爭取早日實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的升級。

2、加強檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

首先，提高檔案管理工作人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作能力，是各項工作順利完成的保證。將工作考核與個人獎金相結(jié)合，督促工作人員自覺的提高工作能力。在提高業(yè)務(wù)能力的同時，檔案管理人員也應(yīng)該掌握一定的醫(yī)學(xué)常識。其次，建立和完善醫(yī)院人事檔案管理制度，將《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)結(jié)合醫(yī)院實際情況建立行之有效的檔案管理制度，做到科學(xué)化規(guī)范化管理。

3、加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的步伐

加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的步伐醫(yī)院信息化建設(shè)，是實現(xiàn)醫(yī)院檔案工作升級的保證。以傳統(tǒng)紙張為載體的檔案管理模式將逐漸被以電子為載體的檔案管理模式所替代。將現(xiàn)代化的設(shè)備及軟件應(yīng)用到檔案管理中去，對各類檔案進行分類、編目、編號、檢索、統(tǒng)計等，提高工作效率。采用現(xiàn)代化的手段管理檔案，還具有快捷、準確、方便地再現(xiàn)等優(yōu)點，使檔案的價值得到充分發(fā)揮和利用。

實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大資金投入，推進檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程。醫(yī)院應(yīng)配備信息化管理過程中需要的現(xiàn)代化設(shè)施，如照相機、數(shù)碼攝像機等，以滿足當下檔案管理工作的各項需要。另一方面應(yīng)實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，堅持醫(yī)院信息化與檔案信息化同步的原則，逐步實現(xiàn)檔案的電子信息化。醫(yī)院還應(yīng)該注重網(wǎng)絡(luò)信息化相關(guān)人員的培養(yǎng)，再進行普及，使醫(yī)院逐漸從手工管理檔案過渡到電子管理檔案。

4、做好檔案信息資源的開發(fā)利用

實現(xiàn)檔案自身和檔案工作的價值根本途徑是通過開發(fā)利用檔案信息資源，促進醫(yī)院的發(fā)展。檔案管理人員在做好基礎(chǔ)工作的同時，應(yīng)注重檔案信息的編研工作。工作人員可以對收集到的檔案資料進行二次整理，編制成歷年文件匯編、組織機構(gòu)沿革、大事記、院志等資料，充分開發(fā)利用醫(yī)院檔案信息資源。

（作者單位：石家莊市第二醫(yī)院）