淺析企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及對策

馬力媛

文書檔案是檔案管理工作的重要組成部分，其水平的高低直接關(guān)系到檔案的完整性及質(zhì)量。 因此，企業(yè)只有提高文書檔案管理的水平，才能切實實現(xiàn)檔案的價值。但是在實際工作中，文書檔案的管理總是存在這樣或那樣的問題，致使文書檔案的作用不能完整地發(fā)揮。

一、企業(yè)文書檔案管理中存在的問題

（一）管理力度不足，認(rèn)識不充分

企業(yè)想要做好文書檔案的管理工作，首先就要對檔案及檔案工作有全面科學(xué)的認(rèn)識，在認(rèn)識的基礎(chǔ)上加大管理力度，只有這樣才能使文書檔案管理工作有序地開展下去。但是在實際工作開展中，有些企業(yè)認(rèn)為文書檔案管理工作與企業(yè)的直接效益沒有太大關(guān)聯(lián)，所以對這項工作的開展不會給予太多的重視。但是從長遠(yuǎn)的角度來看，文書檔案的管理是直接關(guān)系著企業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展的。因此，在很多忽視文書檔案管理的單位中，企業(yè)管理制度的實施會受到很大的限制，這對于企業(yè)的發(fā)展是極其不利。出現(xiàn)這個問題的主要原因有兩點，一是企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)只追求利益的最大化，對檔案管理不重視;二是企業(yè)中文書檔案管理者的工作意識十分淺薄，工作效率和質(zhì)量低，時常出現(xiàn)管理方面的錯誤。

（二）管理工作不協(xié)調(diào)，混淆文書工作和檔案管理工作

文書工作和檔案管理工作是相互關(guān)聯(lián)又相互區(qū)別，是不能混淆在一起的兩個工作內(nèi)容。檔案管理工作的開展離不開文書工作的保障，也就是說檔案管理工作的開展是要在文書工作順利開展的基礎(chǔ)上才能有效進行。為此，要想保障兩項工作都能有序進行，必須做好兩者的協(xié)調(diào)管理和銜接問題。但是在實際工作中，檔案管理人員很少考慮文秘工作，致使檔案管理工作混亂，對文書工作的管理也造成了很大的影響。

（三）文書檔案管理培訓(xùn)工作不完善

由于企業(yè)對文書檔案管理工作的不重視，使得文書檔案工作人員時常出現(xiàn)人手不夠的現(xiàn)象，所以在大多企業(yè)中總是會發(fā)生文書工作人員臨時補缺的現(xiàn)象，這些補缺上來的人員根本不具備文書檔案管理的基本能力，專業(yè)管理知識十分匱乏，同時在上崗前也沒有經(jīng)過系統(tǒng)性的培訓(xùn)，對檔案的立卷、分類、保管期限等不夠熟練，不能將文書檔案工作做好。此外，對于那些在文書檔案管理崗工作時間相對較長的人員，他們雖然在工作上有很多的經(jīng)驗，但是在后續(xù)的工作中卻沒有進行相關(guān)知識的更新和培訓(xùn)，這使得他們在新時期下的文書檔案工作中不能很好地處理工作中存在的問題。尤其是當(dāng)今是信息技術(shù)時代，信息技術(shù)在文書檔案工作中的應(yīng)用可以給文書工作帶來很大的便利，這不僅需要管理人員具備豐富的專業(yè)知識，還要求管理人員能夠與時俱進，但是信息技術(shù)對于一些老員工來說一時之間還難以掌控和操作，這使得他們的工作思維和方式都處于十分落后的階段，對于文書檔案工作的開展帶來了很大的制約。

二、加強企業(yè)文書檔案管理工作的幾點對策

（一）完善工作程序及管理制度

企業(yè)管理者要制定嚴(yán)格的文書檔案管理工作程序和管理制度，以此來確保工作穩(wěn)定有序的開展。制度的建立要有明確詳細(xì)的規(guī)定，對于工作中的細(xì)節(jié)之處要嚴(yán)格進行掌控，從而確保制度的可操作性。同時，制度的實施不能只落實在文件上，而要落實到實處，也就是要將制度與實際工作緊密結(jié)合起來，員工要嚴(yán)格遵守規(guī)章制度來管理文案，不允許有濫發(fā)或者無效文件發(fā)放現(xiàn)象的出現(xiàn)。在工作中，要確保文書檔案的完整性，對于容易出現(xiàn)紕漏的地方要求工作人員反復(fù)核查，嚴(yán)格按照工作程序來操作。

（二）搞好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接

文書工作與檔案工作是相互關(guān)聯(lián)的，因此在工作中，企業(yè)要進一步明確二者之間的差別，做好文書和檔案工作之間的協(xié)調(diào)管理。同時，企業(yè)中文書工作人員必須要具備較強的檔案管理意識，同時也要協(xié)助好檔案管理人員的工作，從而確保文件收集的完整性和檔案處理準(zhǔn)確性。為此，企業(yè)在對文件的管理上要建立嚴(yán)格的管理制度，對于不合格的文件和檔案要給予及時的處理，從而確保文書檔案管理的有序進行。

（三）做好文書檔案的收集工作

在收集工作中，企業(yè)要統(tǒng)一規(guī)范操作流程，制定檔案收集制度、標(biāo)準(zhǔn)等，嚴(yán)格把控文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對于管理人員的工作流程要給予一定的監(jiān)督，必要時實施一定的獎懲制度，為文書檔案的收集工作做好制度上的保障。要加強對檔案收集工作的監(jiān)督工作，切實提高檔案管理工作的實際效用。此外，還可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)對收集工作進行輔助，從多方面、多角度來加強文書檔案的收集工作。

（四）提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

管理人員作為文書檔案管理的主體，他們的素質(zhì)高低直接影響著工作的有效性和效果。為此，企業(yè)單位要通過培訓(xùn)等措施逐步提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。同時要促進檔案管理人員與各個部門的溝通，切實提高每一個檔案管理人員的管理意識。在人員的任用上，要進行崗前培訓(xùn)、持證上崗等制度，為文書檔案管理工作做好人員上的儲備。

文書檔案管理是企業(yè)發(fā)展中的一個重要環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)該給予高度重視和支持，要細(xì)化工作流程，明確工作重點和難點，切實提高文書檔案管理水平，促進企業(yè)良好有序的發(fā)展。

（作者單位：秦皇島市廣播電視臺）