“保密管理”在檔案利用中的重要性探討

劉水冰

摘 要：機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會(huì)給黨和國(guó)家的安全和利益造成危害。所以，對(duì)檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

關(guān)鍵詞：檔案；保密；利用

周所眾知，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案工作越來越受到重視，檔案工作是一項(xiàng)機(jī)密性、嚴(yán)謹(jǐn)性的科學(xué)管理工作，檔案人員必須提高警惕，嚴(yán)守黨和國(guó)家、單位的機(jī)密，這是最基本的職業(yè)操守。檔案人員必須在工作中樹立良好的保密意識(shí)和養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，這就必須遵循道德規(guī)范和應(yīng)具有的道德品質(zhì)，遵守應(yīng)遵守的職業(yè)規(guī)則，不該說的絕對(duì)不說，不該看的絕對(duì)不看，不得透露的絕對(duì)不透露，不準(zhǔn)記錄的絕對(duì)不記錄，正確處理好開放利用與保密的關(guān)系，堅(jiān)決杜絕失密、泄密等現(xiàn)象的發(fā)生。下面就檔案利用過程中的保密工作淺談幾點(diǎn)看法：

1 檔案庫房管理是檔案保密的重點(diǎn)

從總體上講，檔案庫房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建。但從目前調(diào)查了解的情況看，有相當(dāng)多的單位不具備這樣的條件，往往為了取閱方便將檔案庫房設(shè)在辦公樓內(nèi)，距離自己辦公室較近的房間。應(yīng)該注意到的是，不是任何一間房間都可以用作檔案庫房的。這是因?yàn)椋阂皇菑臋n案保密的角度來看，不宜將檔案庫房設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓的最底層或最高層，防止受潮；并且檔案庫房還必須做到“八防”，即防火、防盜、防塵、防高溫、防光、防蟲鼠、防潮、防水等設(shè)施。二是檔案庫房應(yīng)盡量與辦公室分開，檔案室與閱覽室分開。防止人多雜多，發(fā)生泄密事件。三是檔案庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁堆放易燃、易爆物品，出入檔案庫房要隨手關(guān)門，下班前要認(rèn)真檢查，關(guān)好門窗，切斷電源。四是檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案完整安全的基本保障。

2 檔案的管理和保密

檔案是黨和國(guó)家、單位的核心秘密，它關(guān)系到黨和國(guó)家、單位的安全，關(guān)系到國(guó)家、單位的政治活動(dòng)、軍事活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗，關(guān)系到社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程。因此，為確保國(guó)家、單位核心秘密的安全，必須管理好檔案。

1.檔案應(yīng)分絕密檔案和非絕密檔案，應(yīng)分別保管。要設(shè)專門保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

2.提高檔案管理人員的素質(zhì)。作為絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。他們對(duì)保守黨和國(guó)家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且還要進(jìn)一步防止“無形”儲(chǔ)存在頭腦中的秘密泄露。隨著我國(guó)對(duì)外開放的不斷深入和現(xiàn)代科技手段的不斷進(jìn)步，竊密與反竊密的斗爭(zhēng)會(huì)更加尖銳，由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國(guó)家的大量秘密，而這些秘密將隨著檔案管理人員的社會(huì)活動(dòng)被帶到各個(gè)復(fù)雜的場(chǎng)合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場(chǎng)合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬無一失，把保守黨和國(guó)家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

3.加強(qiáng)檔案的日常管理。檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理：一是必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批；二是檔案管理人員認(rèn)真履行登記、簽字等手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱；三是檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

3 正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。

機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會(huì)給黨和國(guó)家的安全和利益造成危害。所以，對(duì)檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

4 做好檔案開放中的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時(shí)效和范圍，是不對(duì)的；但如果缺乏保密觀念，對(duì)涉密檔案無視其秘密性，無限地?cái)U(kuò)大開放利用范圍，也是錯(cuò)誤的。因此，在開放檔案為社會(huì)各界所利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。

1.做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對(duì)這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行：一是初審，檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點(diǎn)審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否。

2.做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級(jí)的，其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”“、機(jī)密”“、秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價(jià)值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開文件進(jìn)行管理。這就是檔案保密的時(shí)效性。向社會(huì)各界開放的檔案，必須是到了一定時(shí)限的檔案，要開放，必須先進(jìn)行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。

3.做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎(chǔ)工作，即：（1）提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。（2）建立健全檔號(hào)。要適應(yīng)開放后檢索與管理的要求。（3）編制檢索工具。（4）準(zhǔn)備好副本。對(duì)珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，搞好檔案副本。

用創(chuàng)新的精神指導(dǎo)新時(shí)期的檔案工作，要有新思路、新方法，研究在檔案開放利用和安全保密工作中出現(xiàn)的新問題、新特點(diǎn)、新要求。加強(qiáng)監(jiān)管、完善監(jiān)督機(jī)制，加大執(zhí)法力度。凡發(fā)現(xiàn)有違反檔案、保密等法律法規(guī)的要堅(jiān)決依法處理，從而達(dá)到檔案利用和保密互為保障的辯證統(tǒng)一，并使檔案在利用中延續(xù)生命，煥發(fā)活力，促進(jìn)檔案工作更好更快地開展。

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