文書檔案管理的問題及對策分析

張克非

摘 要：隨著我國經(jīng)濟水平的持續(xù)提升和事業(yè)單位整體水平的持續(xù)進步，新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作得到了越來越廣泛的關(guān)注。本文從闡述事業(yè)單位文書檔案管理工作中的問題入手，對新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作對策進行了分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案；管理工作

前言：在我國事業(yè)單位的發(fā)展過程中文書檔案管理工作一直是其中重要的組成部分，而事業(yè)單位文書檔案管理工作的進行需要對于存在的問題進行有效的解決，因此在這一前提下對于新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作進行研究和分析就具有極為重要的現(xiàn)實意義。

1 事業(yè)單位文書檔案管理工作中的問題

1.1 工作水平有待提升

工作水平有待提升主要是指檔案管理人員的工作水平有待提升。眾所周知對事業(yè)單位的管理工作來說文書檔案是其非常重要的一部分，并且可能夠?qū)τ谑聵I(yè)單位的發(fā)展和決策的制定起到?jīng)Q定性作用，但是在這一過程中需要注意的是，由于事業(yè)單位的檔案管理工作不受重視并且人員以及管理方法存在問題，從而使得事業(yè)單位文書檔案管理工作受到了非常大的制約。除此之外，工作水平有待提升還體現(xiàn)在事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理教育知識結(jié)構(gòu)越來越落后，并且培訓工作也無法跟上工作的實際進度，這導致了文書檔案管理無法得到進一步的有效提升。

1.2 重視程度不夠

重視程度不夠是導致事業(yè)單位文書檔案管理工作難以進步的重要因素。一般來說在文書檔案管理中其最為重要的環(huán)節(jié)是分類和歸檔工作。但是隨著我國現(xiàn)代化技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，不同種類的文件給文書檔案管理帶來了非常大的挑戰(zhàn)。除此之外，重視程度不夠還體現(xiàn)在了部分事業(yè)單位的檔案管理工作無法將文書檔案管理的功效發(fā)揮出來，也無法使其成為事業(yè)單位發(fā)展的重要工具。即事業(yè)單位無法從思想上提高對文書檔案管理工作的認識，與此同時也無法在人員和配置等各個方面加大管理力度。另外，重視程度不夠還體現(xiàn)在部分事業(yè)單位的檔案管理工作并沒有結(jié)合現(xiàn)代化科學手段，因此無法幫助文書檔案管理更加科學規(guī)范。

1.3 管理方式陳舊

管理方式陳舊對于事業(yè)單位文書檔案管理工作的影響是非常深遠的。通過對于事業(yè)單位文書檔案管理的現(xiàn)狀進行分析和總結(jié)后我們可以發(fā)現(xiàn)，當前文書檔案管理工作主要存在管理方式陳舊、管理工作不能夠引起上級領(lǐng)導重視以及工作人員知識、思想均非常落后，跟不上單位發(fā)展所需等方面的問題。除此之外，管理方式陳舊還體現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理工作由于無法引起上級領(lǐng)導的重視，導致了其整體的管理模式較為落后，不少事業(yè)檔案管理的工作人員均是一些兼職人員或關(guān)系人員。無法提供更加科學的資料管理。以前筆者單位領(lǐng)導對文書檔案人員重視程度不夠，覺得文書檔案工作無關(guān)緊要，筆者曾經(jīng)多次與相關(guān)公司溝通試圖建立一個檔案系統(tǒng)，但需要資金投入，很難得到領(lǐng)導的支持。文書類的相關(guān)資料沒有專業(yè)的人員及系統(tǒng)管理，兼職人員也沒有出去學習檔案管理的機會，靠自己的摸索去完成文書類的整理，使得文書檔案工作不夠科學化、規(guī)范化。

2 新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作對策

2.1 堅持以人為本理念

堅持以人為本理念是新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提。隨著國家的進步，“以人為本”的理念被推行到各行各業(yè)中，事業(yè)單位自身也應(yīng)當注重充分發(fā)揮“以人為本”的理念，并且加大對于事業(yè)單位檔案管理人員的重視力度。除此之外，在堅持以人為本理念的過程中事業(yè)單位還應(yīng)當認識到，文書檔案管理工作在一線崗位中的重要作用，并且增加與管理人員的溝通交流，從而能夠更多了解管理人員的職業(yè)規(guī)劃和心理情緒。另外，在堅持以人為本理念的過程中事業(yè)單位應(yīng)當注重促使文書檔案管理工作受到各科室以及更多領(lǐng)導的認可并且能夠在工作中積極配合文書檔案管理工作，使管理工作質(zhì)量得到有效提升同時促使管理人員獲得更高的成就感和歸屬感。

2.2 應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)

應(yīng)用結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)對于新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要性是不言而喻的。在結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)的過程中，事業(yè)單位的文書檔案管理應(yīng)當結(jié)合現(xiàn)代化管理手段，并且注重增強文書檔案管理工作的效率和準確性，從而能夠構(gòu)建起新型管理模式同時使管理工作逐漸走向數(shù)字化、一體化。除此之外，在結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)的過程中，事業(yè)單位檔案管理的進行還應(yīng)當能夠為決策者提供更加科學化的信息資料。并且通過信息化、現(xiàn)代化管理模式將各項工作均統(tǒng)一管理，從而能夠在此基礎(chǔ)上促進新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作水平的有效提升。

2.3 優(yōu)化人員配置

優(yōu)化人員配置是新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作的核心內(nèi)容之一。在優(yōu)化人員配置的過程中，事業(yè)單位應(yīng)當注重加大人員配置，并且提升管理質(zhì)量提高管理人員素質(zhì)。與此同時，健全管理工作激勵體制。除此之外，在優(yōu)化人員配置的過程中，事業(yè)單位應(yīng)當注重合理的激勵能夠激發(fā)人潛在的動力，這對于提高檔案管理的工作質(zhì)量和隊伍素質(zhì)有至關(guān)重要的作用。另外，在優(yōu)化人員配置的過程中事業(yè)單位應(yīng)當注重進一步完善激勵機制，并且按照有關(guān)制度嚴格落實，從而能夠在此基礎(chǔ)上促進新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作效率的持續(xù)提升。

2.4 完善管理制度

完善管理制度是新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作的重中之重。在完善管理制度的過程中，事業(yè)單位還應(yīng)當注重形成對等的懲罰制度，從而能夠使管理人員在獲得激勵的同時能夠更加明確自己的職責。除此之外，在完善管理制度的過程中，為了能夠使工作責任感更強并且可以確保管理工作的有序進行，事業(yè)單位在完善建立管理機制時，應(yīng)當充分考慮到管理人員的個人人格和發(fā)展等方面的追求，把文書檔案管理各方面均納入到考核評定指標中。另外，在完善管理制度的過程中，事業(yè)單位應(yīng)當注重針對業(yè)績較為突出、工作能力較強等管理人員，給予其優(yōu)秀的晉升機會并通過物質(zhì)和精神雙重鼓勵的方法，使檔案管理人員以更加積極的態(tài)度面對工作，并且能夠以更高的責任感不斷提高管理質(zhì)量。

3 結(jié)束語

隨著我國國民經(jīng)濟整體水平的持續(xù)提升和事業(yè)單位發(fā)展速度的持續(xù)加快，新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作得到了越來越多的重視。因此事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)當對于工作中存在的問題有著清晰的了解，從而能夠在此基礎(chǔ)上通過實踐的摸索、提高來促進我國事業(yè)單位檔案管理整體水平的有效提升。

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