人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

張紅巖

【摘 要】隨著近年來(lái)社會(huì)的發(fā)展以及各單位改革的不斷深入，原始的紙質(zhì)手寫(xiě)版檔案及其管理方式與現(xiàn)有制度和社會(huì)形勢(shì)的適應(yīng)程度較差，暴露出越來(lái)越多的問(wèn)題亟待解決，這就要求人事檔案管理也要緊隨時(shí)代的發(fā)展，因此，對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)變得越來(lái)越迫切。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；設(shè)計(jì)；實(shí)現(xiàn)

一、現(xiàn)階段人事檔案管理系統(tǒng)概述

1.現(xiàn)階段人事檔案管理中存在的問(wèn)題

當(dāng)今社會(huì)隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，各企、事業(yè)單位在人才招聘時(shí)更看重的是個(gè)人現(xiàn)有能力，對(duì)以往的人事檔案信息參考較少，這在一定程度上造成了人們對(duì)人事檔案的不夠重視。在單位制度方面，企、事業(yè)單位在深入改革、發(fā)展的同時(shí)，對(duì)人事檔案管理方面的發(fā)展力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，造成了現(xiàn)有人事檔案管理與現(xiàn)有制度不相適應(yīng)的情況發(fā)生，加之人們對(duì)人事檔案的重視不足，人事檔案管理方面的問(wèn)題越積越多，解決起來(lái)較困難而置之不管，造成惡性循環(huán)。同時(shí)，現(xiàn)代人們?cè)诰蜆I(yè)時(shí)，早已打破傳統(tǒng)“鐵飯碗”的觀念，工作更換頻率較快，各單位人員流動(dòng)也較為頻繁，受到人事檔案保管方式的不合理，人事檔案管理責(zé)任的不明確，紙質(zhì)人事檔案填寫(xiě)麻煩、儲(chǔ)存和保管都存在很大的條件制約等因素的影響，現(xiàn)在人事檔案缺失、記錄空缺等現(xiàn)象的頻發(fā)，這對(duì)社會(huì)資源造成了很大損失。

2.人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)滿足的功能及要求

對(duì)人事檔案系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)充分滿足人事檔案管理的基本功能以及現(xiàn)代社會(huì)的對(duì)人事檔案系統(tǒng)的使用要求。人事檔案是將個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、道德品質(zhì)、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等方面的現(xiàn)實(shí)材料進(jìn)行真實(shí)、原始記錄的文件材料。人事檔案管理是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及開(kāi)發(fā)利用的活動(dòng)。對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)充分考慮人事檔案管理的基本功能，并且根據(jù)現(xiàn)代社會(huì)人事檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)的基本功能設(shè)計(jì)，人事檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)是對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理的優(yōu)化，是滿足社會(huì)要求的進(jìn)步表現(xiàn)，因此在做開(kāi)發(fā)時(shí)，必須滿足人事檔案的基本功能，同時(shí)順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。除此之外，還應(yīng)對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)的操作方式進(jìn)行優(yōu)化，以滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)便捷性以及高效性的要求，同時(shí)還要考慮經(jīng)濟(jì)成本問(wèn)題，為企、事業(yè)單位帶來(lái)利益是人事檔案管理系統(tǒng)能夠推廣實(shí)現(xiàn)的根本途徑。

二、人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

1.人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員的要求

在對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)對(duì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員進(jìn)行合理的安排。人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)人員首先應(yīng)具備優(yōu)良的專業(yè)知識(shí)，在現(xiàn)代社會(huì)，懂得合作的人才能成就大事業(yè)，人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)人員還應(yīng)具備良好的合作精神，在團(tuán)隊(duì)中充分發(fā)揮自己的實(shí)力。除此之外，人事檔案管理涉及細(xì)節(jié)較多，要想設(shè)計(jì)出能夠滿足社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)品，就必須對(duì)原有人事檔案管理方式方法進(jìn)行充分調(diào)研，并對(duì)需要改進(jìn)、保留或者刪減的部分進(jìn)行詳細(xì)的討論分析，還可以通過(guò)試運(yùn)行等方式對(duì)所涉及的人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行效果反饋以及再次改進(jìn)，保障人事檔案管理系統(tǒng)的順利設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。

2.人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

在對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)充分考慮系統(tǒng)的實(shí)用性。人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)對(duì)信息進(jìn)行合理設(shè)置及分類，滿足信息項(xiàng)的錄入、添加、修改等基本功能，還應(yīng)設(shè)置智能錯(cuò)誤檢驗(yàn)對(duì)信息進(jìn)行模糊糾錯(cuò)，在一定程度上保障信息的準(zhǔn)確性。對(duì)界面設(shè)計(jì)時(shí)，在實(shí)用的基礎(chǔ)上還應(yīng)考慮美觀、簡(jiǎn)約等因素。對(duì)檔案維護(hù)方式進(jìn)行優(yōu)化，人事檔案經(jīng)信息化儲(chǔ)存后并非一勞永逸，后期的檔案維護(hù)工作也極為重要，在發(fā)生人事調(diào)動(dòng)時(shí)，需要對(duì)調(diào)職人員的個(gè)人信息進(jìn)行修改或添加，同時(shí)刪除無(wú)需保留的信息，考慮到人事檔案維護(hù)的安全性需符合實(shí)際情況，應(yīng)對(duì)系統(tǒng)設(shè)置鎖定功能，管理者可根據(jù)自身需求對(duì)閱覽進(jìn)行設(shè)置，有利于信息的安全管理。人事檔案信息化對(duì)信息的開(kāi)發(fā)利用效率較傳統(tǒng)方式有顯著提高，要想充分彰顯這一特性，就需要設(shè)計(jì)者在對(duì)人事檔案進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)方面的設(shè)計(jì)時(shí)，合理設(shè)置信息的篩選分類，通過(guò)對(duì)關(guān)鍵字、某一信息范圍等方式對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行精確分類，方便信息統(tǒng)計(jì)及利用。

3.人事檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

完成人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)工作后，要想得到理想的應(yīng)用效果，還應(yīng)進(jìn)一步的采取措施。提高企、事業(yè)單位對(duì)人事檔案的重視程度，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到，人事檔案具有社會(huì)需要的豐富并且真實(shí)的信息，是對(duì)一個(gè)人進(jìn)行認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)因素，對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保存和處理，是對(duì)個(gè)人發(fā)展的保護(hù)和尊重，并且人事檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)對(duì)未來(lái)社會(huì)、各單位的發(fā)展方向具有重要參考作用，對(duì)這些信息資源的良好開(kāi)發(fā)對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有良好的推動(dòng)作用。企事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理系統(tǒng)的硬件設(shè)施建設(shè)，雖然對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理對(duì)人事檔案信息的儲(chǔ)存及共享較傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理方式來(lái)說(shuō)有了很大的優(yōu)化，但是如果對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)的硬件設(shè)施配備不到位，很可能造成系統(tǒng)使用不便，甚至出錯(cuò)、銷(xiāo)毀等問(wèn)題。提高人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，是充分發(fā)揮人事檔案管理系統(tǒng)的一個(gè)重要前提之一，要使管理人員認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，規(guī)范管理行為，達(dá)到時(shí)代對(duì)人事檔案管理人員的要求。

三、結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)是對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理的現(xiàn)代化革新，隨著現(xiàn)代社會(huì)信息量越來(lái)越大，緊靠人力進(jìn)行人事檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、開(kāi)發(fā)利用等工作不僅工作量龐大，效率較低，而且出錯(cuò)率較大。人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)是企、事業(yè)單位進(jìn)一步信息化的表現(xiàn)，相信人事檔案管理系統(tǒng)會(huì)在日后的發(fā)展中更加完善。

參考文獻(xiàn)：

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