基于工作流OA系統(tǒng)在高校管理中的應(yīng)用

劉金濤

【摘 要】辦公自動(dòng)化（OA）是 20 世紀(jì) 70 年代興起的運(yùn)用多種技術(shù)發(fā)展起來(lái)的一門(mén)綜合技術(shù)，OA 系統(tǒng)的發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入了協(xié)同辦公、知識(shí)管理的工作流階段。

【關(guān)鍵詞】OA系統(tǒng) ? ?工作流 ? ?高校管理 ? ?應(yīng)用

一、基于工作流OA系統(tǒng)的定義

工作流是計(jì)算機(jī)技術(shù)支持的協(xié)同工作（Computer Supported Cooperative Work，CSCW）的一部分。協(xié)同最根本的就是協(xié)同工作，即多人通過(guò)分工合作等方式而共同完成同一個(gè)目標(biāo)。辦公就是協(xié)同工作的一種，傳統(tǒng)的 OA（即OFFICE AUTOMATION的縮寫(xiě)，即辦公自動(dòng)化） 軟件稱(chēng)作群件（groupware），即協(xié)同軟件?；诠ぷ髁鱋A系統(tǒng)采用Internet/Intranet技術(shù)，大部分業(yè)務(wù)流程基于工作流的概念，將人、物、任務(wù)、事件和狀態(tài)協(xié)調(diào)好達(dá)到工作流的自動(dòng)化，使工作流過(guò)程更加智能，使使用人員方便快捷地共享信息、高效地協(xié)同工作、規(guī)范組織管理，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。

二、基于工作流OA系統(tǒng)遵循的原則

由于工作流需要明確知道“做什么，何時(shí)做，以及由誰(shuí)來(lái)做”，即每項(xiàng)任務(wù)是“做什么”，路由和規(guī)則來(lái)決定“何時(shí)做，以及由誰(shuí)來(lái)做”，工作流需遵循3R 原則。

1. ?Route（路由）：傳送以文檔、時(shí)間、消息等作為對(duì)象，這些對(duì)象和這一過(guò)程經(jīng)過(guò)的路徑便構(gòu)成了路由。路由有順序執(zhí)行路由、并行路由、選擇路由和循環(huán)路由四種基本結(jié)構(gòu);

2. ?Rule（規(guī)則）：它規(guī)定了信息怎么進(jìn)行路由和路由給誰(shuí)，用來(lái)判斷工作流的運(yùn)行狀態(tài)以及確定執(zhí)行下一步驟的條件邏輯。規(guī)則描述了流向的控制、條件以及對(duì)異常情況的處理;

3. ?Roles（任務(wù)）：是工作流對(duì)于某種狀態(tài)、某種事物或工作組的具體操作。任務(wù)具有原子性因而不可再細(xì)分，是一個(gè)需要保持完整執(zhí)行過(guò)程的工作邏輯單元。若任務(wù)執(zhí)行時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，需要回滾到任務(wù)執(zhí)行前的狀態(tài)，如需再次執(zhí)行則重新執(zhí)行。

三、基于工作流OA系統(tǒng)的功能需求分析

由于不同高校辦公特點(diǎn)不同，對(duì) OA 系統(tǒng)的功能需求有很大差別，尤其在某些細(xì)節(jié)處區(qū)別較大。通過(guò)比較分析一般基于工作流 OA 系統(tǒng)的通用性需求和結(jié)合自身特點(diǎn)，基于工作流OA 系統(tǒng)的功能需求可概括為：第一解決信息傳遞方式從傳統(tǒng)的紙介質(zhì)到電子介質(zhì)的轉(zhuǎn)變，以期提高工作效率;第二解決公文辦理過(guò)程的自動(dòng)流轉(zhuǎn)同監(jiān)督功能，提高各部門(mén)之間的協(xié)作能力。形成一個(gè)集成化的辦公環(huán)境，為教職工搭建具有豐富功能和實(shí)現(xiàn)可個(gè)性化桌面的辦公環(huán)境;形成一個(gè)可以集中信息的收集、處理發(fā)布的平臺(tái)，以便實(shí)現(xiàn)信息的流通性;形成能與其他應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行訪問(wèn)和數(shù)據(jù)交互的接口，解決信息孤島，減少?gòu)亩苊庵貜?fù)工作的可能;形成一個(gè)靈活適用、穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，構(gòu)成良好的基礎(chǔ)應(yīng)用平臺(tái)，用戶(hù)可根據(jù)需要靈活選取不同的功能組件，并通過(guò)簡(jiǎn)單方便的配置即可實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的應(yīng)用。根據(jù)相應(yīng)的需求，如圖1所示 OA 系統(tǒng)在功能方面需要實(shí)現(xiàn)以下功能。

圖1某校基于工作流OA系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

四、基于工作流OA系統(tǒng)的功能應(yīng)用

1. 規(guī)范公文管理。傳統(tǒng)的管理模式下，混亂、無(wú)序、推諉、低效等問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，管理成本、辦公費(fèi)用居高不下，不利于形成和諧高效的辦公環(huán)境。目前，部分高校實(shí)行“學(xué)?！獙W(xué)院（部門(mén)）”二級(jí)管理制度，特別是二級(jí)學(xué)院部門(mén)較多，涉及工作面較廣，工作間關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，信息量大， 領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)、有效地對(duì)各類(lèi)文件進(jìn)行及時(shí)有效地處理。因此，基于工作流OA系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)公文的網(wǎng)上擬稿、二級(jí)學(xué)院（部門(mén)）領(lǐng)導(dǎo)審核、跨部門(mén)會(huì)簽、審稿、簽發(fā)、編號(hào)、成文、校對(duì)、發(fā)布、歸檔等功能（如圖2），其中管理員用戶(hù)可以定制文件流轉(zhuǎn)過(guò)程，系統(tǒng)按照預(yù)先定義的工作流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，系統(tǒng)提供嚴(yán)密的授權(quán)管理，保證文件不被未授權(quán)人處理和查看，實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔傳遞過(guò)程中有效地實(shí)時(shí)監(jiān)控，保證文件網(wǎng)上流轉(zhuǎn)準(zhǔn)確。

圖2：某?；诠ぷ髁鱋A系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)示意圖

2. 提高效率督辦管理。督查督辦作為高校重要的管理行為，是高校順利實(shí)施決策部署和全面完成工作目標(biāo)的重要手段和有效機(jī)制。督辦管理指的是對(duì)學(xué)校重大決策、決議的貫徹落實(shí)。所謂“督辦”，有兩個(gè)層次的含義，一個(gè)層面指的是對(duì)一個(gè)完整的事項(xiàng)的辦理，包含立項(xiàng)到結(jié)項(xiàng)的整個(gè)環(huán)節(jié)，都需要進(jìn)入到監(jiān)督辦理的范疇;另外一層含義指的是對(duì)一些由其他部門(mén)承接辦理的事項(xiàng)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，提高工作效率的同時(shí)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的控制力，及時(shí)有效地監(jiān)控各部門(mén)之間及教職員工的工作進(jìn)度情況;實(shí)時(shí)、全面掌控各部門(mén)之間的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，從而減少差錯(cuò)，防止低效辦公。因此，系統(tǒng)應(yīng)提供督辦單制作、通知、跟蹤、人工催辦、承辦人承辦、督辦結(jié)果反饋、統(tǒng)計(jì)查詢(xún)等功能。

3. ?實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公。隨著高校的不斷升級(jí)，部分學(xué)校形成了多個(gè)校區(qū)，文件的上傳下達(dá)、申請(qǐng)、審批都受到時(shí)間和空間的限制，領(lǐng)導(dǎo)外出學(xué)習(xí)、出差、交流同樣會(huì)導(dǎo)致部門(mén)一些緊急重要的文件得不到有效處理?；诠ぷ髁鱋A系統(tǒng)由于是無(wú)紙化的數(shù)字管理，使得辦公可以不受時(shí)間和地域的限制。一方發(fā)文，另一方在登錄系統(tǒng)后便可以收到，與接收方處理的時(shí)間是否是工作日，是否間隔了幾天無(wú)關(guān)。同時(shí)，發(fā)送方和接收方不僅可以在內(nèi)網(wǎng)辦公，也可以通過(guò) VPN 客戶(hù)端、在有權(quán)限訪問(wèn)的情況下，在家或者出差在外使用外網(wǎng)來(lái)進(jìn)行移動(dòng)的協(xié)同辦公。

圖3 OA系統(tǒng)手機(jī)客戶(hù)端結(jié)構(gòu)分析

4. ?提高決策管理。分析報(bào)表和相關(guān)數(shù)據(jù)信息，有助于對(duì)高校的人、財(cái)、物、信息和流程的整體把握和管理，全面了解高校的運(yùn)作情況，從而做出正確的管理決策。

（1）對(duì)于院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)而言： 基于工作流OA是信息資訊、管理監(jiān)控、決策支持系統(tǒng)。它將二級(jí)學(xué)院的黨政、行政、教學(xué)、學(xué)生管理、就業(yè)指導(dǎo)等部門(mén)有效整合在一起，各部門(mén)不再是各自獨(dú)立的信息孤島，院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能迅速得到來(lái)自各部門(mén)的各種信息、數(shù)據(jù)，并可對(duì)部門(mén)內(nèi)人、財(cái)、物及事件等有效跟進(jìn)、監(jiān)督，并以此為依據(jù)形成戰(zhàn)略決策。

（2）對(duì)于中層干部而言： 基于工作流OA利用系、部門(mén)、個(gè)人之間的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)”，提煉出有用的管理“信息”，把握二級(jí)學(xué)院的各項(xiàng)進(jìn)程，提高辦公效率;OA可對(duì)部門(mén)內(nèi)的人、財(cái)、物及事件進(jìn)行“量化”管理，并可有效跟進(jìn)、監(jiān)督，給以指示，變傳統(tǒng)的“粗放”管理為“精細(xì)”管理。

（3）對(duì)于普通教職工而言：提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準(zhǔn)確、高效、愉快地工作。

【參考文獻(xiàn)】

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