關(guān)于加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案管理工作的思考

羅思璐

摘 要：隨著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和信息技術(shù)的飛快進(jìn)步，新形勢(shì)下社會(huì)的轉(zhuǎn)型迎來(lái)了檔案管理工作的變革，在新形勢(shì)下做好檔案管理工作對(duì)任何單位在管理方面的水平和效率都有巨大的影響和意義。本文對(duì)此展開(kāi)探討，分析新形勢(shì)下檔案管理工作的重要性，指出當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題提出有效的解決措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)下；檔案管理工作；思考

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)的功能已經(jīng)逐步運(yùn)用到了生活工作的方方面面，這對(duì)單位檔案管理工作的要求也越來(lái)越高，同時(shí)又帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。如何在新形勢(shì)下加強(qiáng)單位檔案管理工作成了很多相關(guān)工作人員必須思考的問(wèn)題。

1 新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理工作的重要意義

1.1 社會(huì)轉(zhuǎn)型的必然要求

當(dāng)前社會(huì)進(jìn)入了轉(zhuǎn)型期，逐漸實(shí)現(xiàn)并加快推動(dòng)了城市化、工業(yè)化和經(jīng)濟(jì)全球化的進(jìn)程，無(wú)論在經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、社會(huì)結(jié)構(gòu)還是管理人員的思想觀念和企業(yè)的發(fā)展形式上都產(chǎn)生了巨大的變革。面對(duì)龐大的各種社會(huì)信息，單位的檔案能夠真實(shí)地將其記錄、整理和儲(chǔ)存，進(jìn)而進(jìn)行有效運(yùn)用，這樣才能及時(shí)記錄這個(gè)時(shí)代的發(fā)展軌跡，使得社會(huì)事業(yè)發(fā)展尋求到根基，同時(shí)，充分運(yùn)用這些信息又能制定出全面完善的發(fā)展目標(biāo)，創(chuàng)造更多的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

1.2 貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀

黨的十八大指導(dǎo)思想就貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，這不但是長(zhǎng)期實(shí)踐的結(jié)果，也是全國(guó)人民的心愿，國(guó)家得以發(fā)展的有效途徑，也就是說(shuō)，作為重要文化事業(yè)的檔案管理工作必須成為支撐單位事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，才能使得滯后的經(jīng)濟(jì)發(fā)展現(xiàn)狀得到記錄和及時(shí)解決。

1.3 檔案管理的功能變化

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)成為了各單位工作中不可或缺的部分，不但有著較高的社會(huì)化程度，也能實(shí)現(xiàn)重大的社會(huì)價(jià)值。當(dāng)前的現(xiàn)狀則是檔案管理工作處于半手工向信息化的轉(zhuǎn)型，越來(lái)越強(qiáng)調(diào)科技含量，且實(shí)現(xiàn)與各種科學(xué)之間的融合。人們對(duì)這項(xiàng)工作的需求和目的不斷發(fā)生著變化，使得檔案管理工作性質(zhì)和功能會(huì)越來(lái)越復(fù)雜[1]。

1.4 現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展

如今，信息技術(shù)已經(jīng)融入了各行各業(yè)當(dāng)中，檔案管理工作涉及的領(lǐng)域更更為寬廣，內(nèi)容的豐富化，載體的多樣化，服務(wù)手段的復(fù)雜化也對(duì)檔案管理工作提出了更高的管理要求和工作效率?，F(xiàn)今的檔案管理工作在外部環(huán)境、工作模式、服務(wù)內(nèi)容以及科技條件上都隨著信息技術(shù)的發(fā)展發(fā)生了翻天覆地的變化，同時(shí)也對(duì)相關(guān)的檔案管理工作人員提出了更高的要求。

2 當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 工作要求與社會(huì)發(fā)展不相符

隨著人們對(duì)檔案管理工作的重視，檔案管理的設(shè)施也逐步得到了應(yīng)有的完善，但這與社會(huì)的發(fā)展和社會(huì)需求相比仍有一定的差距，在各個(gè)單位部門(mén)具體的檔案管理工作細(xì)節(jié)上還存在了很多問(wèn)題。歸根結(jié)底是由于檔案管理工作的具體要求與當(dāng)前社會(huì)發(fā)展不相符。在改革開(kāi)放以前，我國(guó)實(shí)行的是集中式的檔案管理模式，這種模式在當(dāng)前的局面和環(huán)境下發(fā)揮了重要的作用，但也使得長(zhǎng)期實(shí)踐中檔案管理工作淡出管理人員的視野，得不到應(yīng)有的重視。

2.2 人員素質(zhì)和工作要求不適應(yīng)

要適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理工作，就需要一批專(zhuān)業(yè)有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理復(fù)合型人才，當(dāng)前在崗的相關(guān)工作隊(duì)伍正欠缺這樣一批專(zhuān)業(yè)人才，很難在檔案管理工作中體現(xiàn)工作價(jià)值。在眾多的工作中，檔案管理屬于比較特殊的工作之一，既需要與專(zhuān)業(yè)相符相關(guān)的知識(shí)，又要借鑒很多其他專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)，如今進(jìn)入電子科技時(shí)代，大量電子文獻(xiàn)的出現(xiàn)又逐漸淘汰了過(guò)去傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，演變成新的電子形式載體的檔案資料運(yùn)用，這是對(duì)新的工作人員更高的工作要求。檔案管理工作與人們?cè)絹?lái)越密切，其體現(xiàn)出來(lái)的公益性和服務(wù)性引起了更多管理者的注意，在緊急情況下對(duì)檔案的查詢(xún)和儲(chǔ)存工作要求更高，這都是當(dāng)前的檔案管理工作無(wú)法盡善盡美的原因[2]。

3 檔案管理工作問(wèn)題的解決措施

國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展推動(dòng)了各行業(yè)的創(chuàng)新和進(jìn)步，越來(lái)越多企業(yè)和單位都對(duì)自身的檔案管理工作越來(lái)越重視，管理者也從中不斷總結(jié)，不斷解放思想，打破陳規(guī)，與時(shí)俱進(jìn)。

3.1 創(chuàng)新服務(wù)觀念

服務(wù)觀念是檔案管理工作的重要要素之一，提倡服務(wù)觀念的創(chuàng)新就是要求相關(guān)工作人員解放思想，提高服務(wù)意識(shí)。從當(dāng)前我國(guó)各單位的檔案管理工作中可以看出存在的很多問(wèn)題都源于工作人員保守的觀念上，因此可以得出，在檔案管理工作中，服務(wù)觀念創(chuàng)新是工作得以發(fā)展和進(jìn)步的基礎(chǔ)，相關(guān)工作人員必須提升現(xiàn)代的檔案管理意識(shí)，在工作過(guò)程中不斷進(jìn)行理念創(chuàng)新，尤其是管理人員必須摒棄過(guò)去重管輕用的管理理念，在為單位服務(wù)的同時(shí)，也要注重為個(gè)體服務(wù)。只有逐漸轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，將過(guò)去傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榉闲滦蝿?shì)發(fā)展的主動(dòng)服務(wù)模式，才能保證檔案管理工作向著正確的目標(biāo)發(fā)展。

3.2 創(chuàng)新服務(wù)手段

在新的形勢(shì)下，各個(gè)單位檔案管理工作要做好，必須創(chuàng)新服務(wù)手段。新形勢(shì)背景決定了檔案管理要緊隨時(shí)代發(fā)展潮流，積極借助信息技術(shù)發(fā)展建立檔案館網(wǎng)頁(yè)，建立符合檔案管理自身成長(zhǎng)的信息局域網(wǎng)，并與相關(guān)的企事業(yè)單位網(wǎng)站制作相聯(lián)系，最大程度地利用網(wǎng)上的信息資源優(yōu)勢(shì)，不但要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上快捷搜素，還要履行服務(wù)職能，更好地滿(mǎn)足用戶(hù)的要求。此外，建立檔案館還必須與相關(guān)的單位密切聯(lián)系，在此基礎(chǔ)上建立有效的電子數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，使得相關(guān)單位工作人員更好地利用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行需要資料的查詢(xún)和利用。眾所周知，電子數(shù)據(jù)庫(kù)主要是集中了管理網(wǎng)上各個(gè)單位所有的歸檔文件，同時(shí)附有保密的職能和查詢(xún)利用功能，最終實(shí)現(xiàn)檔案資料的資源共享，這種檔案服務(wù)拓寬了服務(wù)的覆蓋面，提高利用效率。最后，建立電子文件，實(shí)現(xiàn)文件的收集和自動(dòng)上傳，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，在形式上不但簡(jiǎn)單，大力借助科技手段保證了文件資料的使用時(shí)效性。如今是信息化時(shí)代，時(shí)效性成為了工作人員強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)，檔案管理實(shí)現(xiàn)所需信息的快捷處理和與時(shí)俱進(jìn)，注定取代過(guò)去傳統(tǒng)的手工檔案服務(wù)方式，符合時(shí)代發(fā)展潮流[3]。

3.3 創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制

檔案管理工作的嚴(yán)肅性決定了這項(xiàng)工作必須有科學(xué)合理的管理機(jī)制，當(dāng)前我國(guó)有很多單位的檔案管理工作大幅度落后于其他領(lǐng)域和專(zhuān)業(yè)的發(fā)展，究其原因是機(jī)制不夠靈活導(dǎo)致。因此，這些單位的改制大多都大力推行聘任制，但是卻忽視了對(duì)考核人員創(chuàng)新意識(shí)的考慮，有的管理者沒(méi)有意識(shí)到在檔案管理工作中服務(wù)性的重要性。新形勢(shì)下檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新迫在眉睫，要從單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員方面為中心，努力為社會(huì)提供全方位的服務(wù)。如今的服務(wù)機(jī)制主要包括的方面是文件閱覽中心、網(wǎng)上檔案目錄中心、專(zhuān)題檔案展覽相關(guān)場(chǎng)所、檔案業(yè)務(wù)咨詢(xún)機(jī)構(gòu)等，要及時(shí)針對(duì)人們關(guān)注探討的熱點(diǎn)問(wèn)題提供有效的便捷的檔案信息服務(wù)。

3.4 拓寬服務(wù)領(lǐng)域

檔案管理工作的服務(wù)領(lǐng)域要拓寬，首先就必須面向全社會(huì)拓寬，過(guò)去傳統(tǒng)的檔案工作服務(wù)對(duì)象是企事業(yè)單位，如今面臨的是新形勢(shì)背景，服務(wù)領(lǐng)域更為廣泛，檔案管理服務(wù)工作要為社會(huì)提出更為全面的服務(wù)，這是檔案管理工作人員應(yīng)該有的意識(shí)。因此，檔案相關(guān)管理部門(mén)必須認(rèn)識(shí)到檔案的服務(wù)既要面對(duì)企事業(yè)單位，又要面對(duì)社會(huì)的各個(gè)組織或個(gè)人，新形勢(shì)背景賦予了檔案管理工作的服務(wù)更具針對(duì)性和特殊性[4]。如今人們對(duì)信息的需求量越來(lái)越大，對(duì)檔案信息的需要也由過(guò)去單一化逐漸轉(zhuǎn)向了綜合化。此外還要大力發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)，新時(shí)代的檔案管理與信息技術(shù)不可分割，對(duì)相關(guān)工作人員的要求也越來(lái)越高，不但要做好檔案的保存工作，更要成為檔案信息的開(kāi)發(fā)者和提供者，檔案管理工作的發(fā)展不但要走信息化道路，還要走社會(huì)服務(wù)型道路，要建立檔案信息搜集、檢索、服務(wù)這些功效的實(shí)體，最終實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案信息數(shù)據(jù)的增加，也使得了各個(gè)單位部門(mén)面對(duì)的是一個(gè)個(gè)龐大復(fù)雜的信息庫(kù)，因此部門(mén)之間又要打破孤立獨(dú)立的局面，加強(qiáng)部門(mén)的橫向合作，不斷提高信息的利用效率。信息目錄的建立能形成一個(gè)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)整體，在各個(gè)部門(mén)之間充分挖掘有效資料，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高信息利用率，并根據(jù)相關(guān)用戶(hù)反饋信息進(jìn)行修改和調(diào)整，才能從更深層次開(kāi)發(fā)檔案信息，最大化實(shí)現(xiàn)檔案信息的利用價(jià)值。

4 結(jié)束語(yǔ)

新形勢(shì)下我國(guó)的檔案管理工作面臨了全新的挑戰(zhàn)，因此，工作人員必須要站上全新的起點(diǎn)，以發(fā)展的眼光順應(yīng)時(shí)代潮流，不斷改革，實(shí)現(xiàn)服務(wù)觀念、服務(wù)手段、服務(wù)機(jī)制以及服務(wù)領(lǐng)域的創(chuàng)新和拓展，不斷破解在創(chuàng)新過(guò)程中遇到的各種難題，從而開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的全新局面。

參考文獻(xiàn)

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