檔案規(guī)范化管理加強(qiáng)?提高辦公室檔案管理效率

孫仁婷

摘 要：隨著市場經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展，相對(duì)而來的各種挑戰(zhàn)也接踵而致。檔案的規(guī)范化管理是辦公室檔案工作效率的提升，是對(duì)辦公室工作的一種肯定。電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作不能跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，只有運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來管理辦公室的檔案管理工作，才能更好的提高辦公室檔案管理的工作效率。本文通過辦公室檔案管理規(guī)范化的現(xiàn)狀，提高辦公室檔案管理工作效率的意義和作用，和提高辦公室檔案管理工作的對(duì)策進(jìn)行了簡單的闡述。

關(guān)鍵詞：檔案規(guī)范化；辦公室檔案；管理效率

辦公室檔案管理工作是一項(xiàng)非常繁瑣的文檔工作，檔案管理工作對(duì)企事業(yè)單位整體工作的開展起著重要的作用。要想提高辦公室的檔案管理工作效率，就必須進(jìn)行規(guī)范化的管理模式，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理理念，持續(xù)有效的對(duì)檔案管理工作進(jìn)行發(fā)展和創(chuàng)新。只有確保辦公室的檔案管理工作順利的進(jìn)行，才能推動(dòng)企業(yè)中其他工作效率的提升，因此說，辦公室檔案管理工作是企業(yè)發(fā)揮自身優(yōu)勢，帶動(dòng)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步向前發(fā)展的必然之路。

1 辦公室檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)狀

在企事業(yè)單位中，往往只重視業(yè)務(wù)的提升，而忽視了檔案或是后勤的管理工作。一般對(duì)辦公室的檔案管理工作重視度不高，甚至有些單位的檔案管理人員是由其他部門人員做的兼職。管理檔案的設(shè)施、設(shè)備不夠齊全。在辦公室檔案管理水平上也有不足之處，企業(yè)的檔案管理制度的不明確性，缺乏對(duì)檔案管理工作的有效措施，導(dǎo)致了管理檔案的人員不能及時(shí)的掌握和運(yùn)用檔案管理的各項(xiàng)法律法規(guī)；甚至在某些企業(yè)的內(nèi)部并沒有設(shè)置辦公室檔案管理的部門，更無從談起檔案的規(guī)范化和整理利用了。紛繁眾多的檔案類別，使得檔案管理工作的效率得不到提升，在一個(gè)企業(yè)中，檔案管理可以分為：科技類、文秘類、專業(yè)類等，由于種類繁多，導(dǎo)致了檔案管理工作的復(fù)雜性。管理檔案的工作人員由于不是專業(yè)的管理者，有些還是兼職人員，所以在檔案管理水平和專業(yè)素質(zhì)上，不能滿足檔案管理工作的要求。

2 提高辦公室檔案管理工作效益的意義和作用

2.1 適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求

辦公室檔案管理工作是企事業(yè)單位信息產(chǎn)業(yè)的最主要的部分，在工作中，幫助人們更好的查詢信息資源，提供資料的調(diào)查報(bào)告等，都是辦公室檔案管理工作的工作內(nèi)容。做好辦公室的檔案管理工作是為了方便人們更好的利用檔案管理來查詢信息，和資料調(diào)查工作的快捷。在現(xiàn)代信息化建設(shè)的今天，辦公室檔案管理工作尤為的突出和重要。

為了緊跟新時(shí)期信息時(shí)代發(fā)展的腳步，更好的服務(wù)于人們，要把檔案管理工作放在非常重要的位置，檔案管理要以社會(huì)實(shí)際工作的實(shí)事為依據(jù)，記錄的是真實(shí)有效的信息，而且是原始的數(shù)據(jù)。辦公室檔案管理工作是為了滿足社會(huì)發(fā)展的需求，是為了更好的服務(wù)于社會(huì)。

2.2 有利于檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展

依據(jù)辦公室檔案管理工作的特殊性和自身的特點(diǎn)，采取符合檔案管理要求的法律制度，開展和幫助辦公室檔案管理的有效進(jìn)行。檔案的形成是根據(jù)時(shí)間和歷史發(fā)展變遷演變而成的，為了保障檔案歸檔的完整性，需要在進(jìn)行檔案管理工作中對(duì)檔案進(jìn)行合理的、有序的、高效的分類歸檔和保存，避免其丟失、遺漏、損害等。為了促使檔案管理工作在持續(xù)的進(jìn)行發(fā)展，就需要檔案管理人員的自身素質(zhì)的提升，檔案管理人員綜合素質(zhì)的有效提高，是檔案管理工作效率提高的主要因素。

2.3 有利于檔案事業(yè)與國民經(jīng)濟(jì)、社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的向前發(fā)展，離不開檔案管理，檔案管理與我們的生活息息相關(guān)，密不可分，檔案工作記錄的是社會(huì)發(fā)展變遷的歷史真實(shí)寫照。提高檔案管理規(guī)范化工作效率，就是利于檔案事業(yè)的發(fā)展，利于國民經(jīng)濟(jì)的向前發(fā)展，推動(dòng)了社會(huì)向前發(fā)展和進(jìn)步。

3 提高辦公室檔案管理工作效率的對(duì)策

3.1 辦公室檔案管理的現(xiàn)代化

辦公室檔案管理工作應(yīng)用現(xiàn)代化發(fā)展技術(shù)是適應(yīng)了社會(huì)發(fā)展的趨勢，現(xiàn)代化的檔案管理工作是時(shí)代變革的產(chǎn)物。只有運(yùn)用了現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)水平，才能使辦公室的檔案管理工作效率提升，更加快捷方便人們獲取相關(guān)的信息資源，提高工作效率。檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)行，是整個(gè)檔案管理工作效率的提升，在檔案的收集、整理、保存、防護(hù)、現(xiàn)代化庫房、計(jì)算機(jī)管理檔案、檔案信息開發(fā)利用、電子文件歸檔和電子檔案管理等領(lǐng)域，主要內(nèi)容是計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，除此以外，還包括音像技術(shù)、縮微技術(shù)、激光光盤技術(shù)、靜電復(fù)印技術(shù)等運(yùn)用?，F(xiàn)代化檔案管理的應(yīng)用，是改正傳統(tǒng)檔案管理的弊端，是社會(huì)發(fā)展的必然產(chǎn)物。

3.2 人工智能技術(shù)在檔案管理與利用工作中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)已經(jīng)走進(jìn)了人們的生活中，成為必備工具，隨著社會(huì)的不斷向前發(fā)展，新的科學(xué)技術(shù)的誕生，科學(xué)家已經(jīng)給計(jì)算機(jī)賦予了人腦的功能，使計(jì)算機(jī)更加的人性化。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)延伸人類智力，提高人類解決生產(chǎn)、生活中的具體問題的能力。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)研究和推動(dòng)人類智力發(fā)展。

3.3 多媒體檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理

數(shù)字化的多媒體檔案信息必須結(jié)合光盤存儲(chǔ)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及寬帶數(shù)據(jù)通信傳輸技術(shù)，使得越來越多的用戶共享多媒體檔案信息資源。檔案多媒體全文數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)投入使用后，更加方便、快捷的進(jìn)行檔案管理工作，加快了檔案信息化管理和規(guī)范化管理的步伐，同時(shí)有效的保護(hù)了一批珍貴檔案原件。

4 結(jié)束語

綜上所述，辦公室檔案管理工作與辦公室其他工作密不可分，是辦公室中非常重要的一項(xiàng)工作。提高辦公室檔案管理工作的效率，就需要加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理工作，加強(qiáng)檔案管理信息化的建。運(yùn)用科學(xué)的、規(guī)范的管理理念，不斷的提升檔案管理工作的效率，提高現(xiàn)代化檔案管理的使用價(jià)值，最大化的利用和發(fā)展辦公室檔案管理工作的效率，是推進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化發(fā)展的重要作用。

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