淺談檔案管理流程

周忠東

摘 要：無論是電子文件管理還是傳統(tǒng)檔案管理，都需要有效的機(jī)制來推動與保障。檔案管理機(jī)制是指確立文件管理基本要素之間的相互關(guān)系，保障管理目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)的基本原理與方式。我國傳統(tǒng)檔案管理的流程設(shè)計(jì)一直沿用的是文檔集成多元管理體系，將檔案管理的行為前置到文件形成領(lǐng)域，在組織上初步形成了文件形成領(lǐng)域和檔案管理領(lǐng)域的集成。本文簡要介紹檔案管理的流程。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案管理流程

檔案由若干職能項(xiàng)劃分，總體可以分為：行政管理，經(jīng)營生產(chǎn)管理，科技研究產(chǎn)品管理，基本建設(shè)管理，財(cái)會、人事管理。檔案的基本類型可以分為文書檔案，人事檔案，會計(jì)檔案和其他載體檔案。所謂的檔案管理，就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等活動。從而提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的方法。檔案的基本流程主要是：

1. 檔案的收集和整理

收集的檔案主要包括對單位有歷史價(jià)值和根據(jù)研發(fā)和市場需要收集的可分析性資料。收集的材料要保證其真實(shí)性和完整性，并具有相應(yīng)的完整的手續(xù)。歸檔的材料應(yīng)為原件，文件材料字跡清晰，圖樣、圖表完整。根據(jù)收集的檔案進(jìn)行必要的分類以確保以后查閱方便。 檔案分類應(yīng)按照檔案的內(nèi)容和組織部門、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素進(jìn)行分類。對同一“類”（或小類）的案件應(yīng)該裝訂于一檔，如檔案內(nèi)容較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個或以上的檔案進(jìn)行裝訂，并在類別之后增設(shè)編號，以便查考。 每一檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“卷內(nèi)目錄表”，案件歸檔時依序進(jìn)行編號，并以每一份檔案一個編號為原則。檔案類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照“檔案分類編號表”將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

2. 檔案的鑒定統(tǒng)計(jì)和歸檔

歸檔的文件主要是對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報(bào)告類公文等，重要的會議材料，包括會議的通知、領(lǐng)導(dǎo)人講話、會議簡報(bào)和會議記錄等。反映主要職能活動的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等，單位的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等。領(lǐng)導(dǎo)的批示以及與有關(guān)單位簽訂的合同、等文件及過程材料，公司內(nèi)部人事調(diào)整的文件材料和員工獎勵、處分、考核的文件材料、本單位以及員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料。單位發(fā)布的各類宣傳材料和反映本單位重要活動及歷史改革、大事記的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

建設(shè)全程檔案，員工外出公務(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等）形成的檔案資料；財(cái)務(wù)檔案資料以及各種實(shí)物檔案。部門檔案資料要進(jìn)行詳細(xì)信息的等級，并編制有關(guān)《部門檔案（文件/合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。檔案文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在檔案柜中。

基建檔案在歸檔時時一般不少于兩份，其他檔案一般在歸檔時使用一套，對于較為重要和頻繁使用的檔案應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況增加歸檔分?jǐn)?shù)。

3. 檔案的日常管理和保管

單位檔案管理人員須按照國家檔案管理規(guī)章制度對檔案資料進(jìn)行立卷、標(biāo)識和保管。應(yīng)定期的對檔案資料檢查、清理，如發(fā)現(xiàn)問題，立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并對破損或褪變檔案應(yīng)及時進(jìn)行搶救。 保管檔案的基本物質(zhì)條件是：檔案庫房、庫房設(shè)備、檔案裝具、檔案包裝材料等。

由于檔案的特殊價(jià)值，要求對檔案進(jìn)行長期甚至無限期的保存，要求檔案庫房建筑防熱、防水（防潮）、防光、防有害氣體及灰塵等。密閉條件好的庫房，庫外溫濕度對庫內(nèi)影響較小，利用空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)降濕、降濕的效果就比較理想，開動空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)的頻率小、時間短，節(jié)省能源。檔案裝具的設(shè)計(jì)應(yīng)符合堅(jiān)固耐久、不損害檔案、便于管理，有利于合理利用庫房空間以及經(jīng)濟(jì)美觀的要求。切實(shí)必要的檔案包裝后可以防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的危害，減少檔案載體的機(jī)械磨損。檔案庫房的電器設(shè)備，應(yīng)定期檢查、保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)隱患及時排除。嚴(yán)格控制檔案庫房中使用明火、電爐、電熨斗等電器設(shè)備，嚴(yán)禁在庫房吸煙。檔案管理人員外出時，應(yīng)注意鎖閉門窗，做好安全保密工作，非檔案室管理人員的未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案室。

4.檔案的借閱和保密

各門類檔案本身具有機(jī)要性質(zhì)，因此，檔案部門和工作人員，檔案管理員和借閱人員，要負(fù)責(zé)做好檔案的保密工作，必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。

借閱檔案原件只限在檔案室，不能帶出，檔案借閱一般只提供復(fù)印件，如需借閱原件，則需要相應(yīng)的手續(xù)和相關(guān)管理人員簽字同意。對已到保密期限的檔案，經(jīng)行政人力部經(jīng)理或項(xiàng)目辦公室主任同意后解密，并對解密檔案作一般檔案管理。借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級。借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)。 借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞。 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。 檔案的收進(jìn)、移出、保存、銷毀、展出等都必須有嚴(yán)格的手續(xù)，隨時掌握檔案的庫存量、借出量、閱覽量、移出量、銷毀量，確保檔案不丟失。外單位摘抄檔案的，應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并對摘抄的材料要進(jìn)行復(fù)查審核。員工離職時，對已形成的檔案資料或所借閱的檔案應(yīng)辦理移交手續(xù)。

5. 檔案的銷毀

檔案保管期滿需要銷毀時，可以按照以下程序銷毀：一.由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊；（2）單位負(fù)責(zé)人在檔案銷毀清冊上簽字。

銷毀的檔案包括項(xiàng)目：保存期滿或者在保存期內(nèi)無需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)及時予以廢除或銷毀，廢除或銷毀程序必須經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)執(zhí)行。

對已失去利用價(jià)值的檔案，在進(jìn)行檔案的銷毀時，有關(guān)人員必須寫申請銷毀報(bào)告，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，領(lǐng)導(dǎo)審批確定。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的文件應(yīng)留存半年，確無保存價(jià)值后再銷毀。 檔案在執(zhí)行銷毀時，必須由行政人力部、法務(wù)主管代表和相關(guān)部門代表組成的監(jiān)銷人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，監(jiān)銷人員不得少于三人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件一并存檔備查。 凡屬于加密檔案的銷毀應(yīng)該按照相關(guān)規(guī)定的程序，確認(rèn)無誤后才可以進(jìn)行檔案的銷毀。任何部門或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。

6 結(jié)語

為了使檔案管理適應(yīng)社會的快速發(fā)展，首先，要讓檔案管理人員具有專業(yè)知識，提高檔案管理人員的素質(zhì)，就需要建立一支具有高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。這樣才能夠使檔案管理人員成為既懂專業(yè)知識，又可以適應(yīng)信息化要求的合格檔案管理人才，也才能為單位的檔案管理與服務(wù)水平的提高提供保證。