信息化背景下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對策略

馬金花

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展及信息化時代的到來，我國傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)跟不上時代的要求。在信息化背景下，我國的檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，為應(yīng)對這一挑戰(zhàn)，檔案管理工作要不斷加強信息化建設(shè)，積極探索應(yīng)對對策略，以使檔案管理工作能更好的為社會服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；挑戰(zhàn)；應(yīng)對策略

檔案管理工作隸屬國家文獻信息管理，具有非常重要的意義。本文主要介紹了檔案管理信息化的內(nèi)涵及其原則，就信息化背景下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)進行了討論，并對在信息化時代檔案管理工作需采取的應(yīng)對策略進行了深入探討。

1 檔案管理信息化及其原則

1.1 檔案管理信息化

檔案管理信息化就是通過數(shù)字化或者網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)進行檔案信息資源管理，通過系統(tǒng)加工及網(wǎng)絡(luò)傳輸，使檔案信息資源得以合理配置及有效利用，實現(xiàn)檔案資源信息共享。這是一新型的檔案管理模式，工作重點要逐步過渡到對實體檔案管理方式的改變上，逐漸推動檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化及電子化，最終使檔案信息的管理和利用更為便捷，能更好的服務(wù)社會。

1.2 檔案管理信息化的原則

1.規(guī)范性

檔案管理工作要嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)工作規(guī)范和要求開展，這是保證檔案管理品質(zhì)的基本要求，也是提高檔案管理工作質(zhì)量和效率的保證。信息化時代到來，檔案管理工作開始應(yīng)用先進的計算機網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，將檔案信息以電子檔案形式存儲和管理，大大提高了檔案管理工作的效率及質(zhì)量，更便于檔案信息的使用。信息化檔案管理更需要嚴(yán)格遵循其規(guī)范性，否則檔案管理工作就難以順利開展。

2.安全性

隨著信息化時代的到來，很多領(lǐng)域都應(yīng)用了現(xiàn)代化技術(shù)，檔案管理工作也開始走信息化道路。但是在檔案信息化管理過程中，要想保證檔案信息的安全性，就必須不斷加強對網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的鉆研，保證網(wǎng)絡(luò)化檔案信息的安全性，避免檔案信息被竊取或者管理過程中因各種原因造成遺失。

3.效益性

檔案信息化建設(shè)過程會涉及很多環(huán)節(jié)，系統(tǒng)性較強，在實際工作中需要大量人力、物力、財力支撐，因此也要注重效益性原則。

2 信息化背景下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

2.1 檔案管理傳統(tǒng)理論面臨挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)檔案信息來源是由文件的形成機關(guān)整理為館藏檔案，但是在信息化背景下，機關(guān)組織常因工作需要變更組織結(jié)構(gòu)，很難實現(xiàn)明確劃分，同時，工作任務(wù)項目化，且跨越不同組織，由不同組織共同完成的電子文件也難以辨別卷宗的歸屬，這些都使得傳統(tǒng)的檔案信息來源受到挑戰(zhàn)。另外，在文件從形成到銷毀的周期內(nèi)，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件也有不同的技術(shù)要求和運動特點，使檔案信息的周期原則也受到挑戰(zhàn)。

2.2 檔案管理模式面臨挑戰(zhàn)

信息化背景下，電子檔案信息比例上升，電子文件有其特殊特征，如流動性、易逝性、易改性等，因此傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨新的挑戰(zhàn)，如信息化電子文件的管理、歸檔、鑒定及錄制貫穿整個文件管理生命周期，信息化檔案管理使管理者的工作量降低，但是信息量激增。因此，檔案管理工作要適應(yīng)這些改變，不斷改變傳統(tǒng)的管理模式和管理思路，以適應(yīng)時代的發(fā)展。

2.3 檔案管理人員自身素質(zhì)受到挑戰(zhàn)

近年來，我國檔案管理人員素質(zhì)有了一定提升，但仍滿足不了檔案管理工作的要求，尤其是信息化時代到來，檔案管理人員的素質(zhì)面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。當(dāng)前只有國家、省級、市級檔案館的工作人員有一部分受過專業(yè)教育，其他單位檔案管理人員很多是“半路出家”，且大都僅熟悉傳統(tǒng)的檔案管理模式。在信息化背景下，檔案管理人員需要同時具備電子、網(wǎng)絡(luò)、計算機、信息等綜合知識。在我國，既熟悉檔案管理，又精通信息技術(shù)的專業(yè)人才非常匱乏。

2.4 檔案信息的安全性面臨挑戰(zhàn)

隨著改革開放的深入發(fā)展，檔案資料作為一種重要的社會記憶載體，其開放性必然逐漸提高，我國的檔案信息安全性會面臨前所未有的挑戰(zhàn)。另外，技術(shù)層面的黑客、病毒入侵也會給檔案信息的安全儲存及保密等帶來威脅。

3 檔案管理工作針對信息化的應(yīng)對策略

3.1 提高檔案信息化管理意識

傳統(tǒng)的檔案管理模式根深蒂固，部分檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣這種管理模式，不愿意改變。為此，要不斷提高檔案管理人員的信息化管理意識，增加對檔案信息化管理的力度，投入先進的管理設(shè)備，引導(dǎo)管理人員自覺改變傳統(tǒng)檔案管理意識，樹立科學(xué)的信息化管理理念，以使檔案管理工作能更好地服務(wù)人民。

3.2 加速檔案管理信息化進程

在信息化背景下，信息使用者對信息的需求在數(shù)量、廣度和深度上都有更高的改變，因此檔案管理要注重與其他部門的聯(lián)系，以增強信息的全面性及準(zhǔn)確性。如果能實現(xiàn)檔案信息共享，則能更大限度的提高檔案信息的使用價值，這就要求檔案管理者要充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)，加速檔案管理信息化進程?？蓮囊韵轮郑涸跈n案管理工作中推廣計算機等先進設(shè)備的使用，利用其存儲能力強、信息處理快、傳輸無障礙等特點，提高檔案管理信息化水平；通過現(xiàn)代技術(shù)的利用，實現(xiàn)檔案信息自動化收集、歸檔、流轉(zhuǎn)、處置等，推動檔案管理一體化進程。

3.3 建立健全檔案信息安全保障體系

檔案信息是非常重要的信息資源，只有保證其安全性才能真正體現(xiàn)其價值。在信息化背景下，伴隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，黑客病毒入侵、信息泄密、系統(tǒng)癱瘓等安全問題頻現(xiàn)，建立健全檔案信息安全保障體系非常重要。檔案信息安全保障體系，要求檔案管理工作者要有很高的安全管理意識。在進行存儲檔案工作時，要使用內(nèi)網(wǎng)，同時運用各種殺毒軟件阻止黑客病毒等入侵，要定期對數(shù)據(jù)庫進行安全備份；在使用檔案信息時，要利用加密技術(shù)、受控訪問、信息確認(rèn)等技術(shù)進行防護，以確保檔案信息使安全使用。

3.4 創(chuàng)新檔案信息服務(wù)觀念

信息化背景下，傳統(tǒng)的檔案信息管理模式及服務(wù)觀念已經(jīng)不能滿足時代要求，因此檔案管理人員要借助檔案信息化建設(shè)這一改革契機，在實際工作中不斷解放思想、創(chuàng)新服務(wù)觀念。要利用好檔案信息資源共享這一平臺，不斷拓寬檔案信息開發(fā)及利用渠道，提高檔案信息開發(fā)利用效率。要改進檔案信息宣傳方式，提高其宣傳效果，使檔案信息不但能滿足人們使用需求，還應(yīng)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟及社會效益。

3.5 組建合格管理團隊

組建合格的管理團隊，是成功實現(xiàn)檔案管理信息化的根本，直接影響檔案信息化的建設(shè)質(zhì)量與速度。首先，要不斷提高檔案管理團隊的信息化意識。檔案管理人員要熟悉電子檔案文件的特性，做好對電子檔案進行規(guī)范化管理，還應(yīng)該掌握必要的計算機安全防護知識，加強檔案管理的安全完整性。作為合格的檔案管理團隊，其成員要有不斷學(xué)習(xí)的意識，積極參與各種相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，更新專業(yè)知識，以不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。其次，要不斷提高檔案管理者的信息化工作能力，盡快實現(xiàn)檔案管理工作向信息化模式轉(zhuǎn)變，檔案管理部門要對檔案工作人員進行系統(tǒng)的信息化技能培訓(xùn)，要涵蓋網(wǎng)絡(luò)、計算機、信息工程等內(nèi)容。

4 結(jié)語

檔案管理信息化是檔案管理工作發(fā)展的趨勢與方向，因此，檔案管理部門要不斷提高信息化管理意識，健全信息安全保障體系，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)觀念，組建合格管理團隊，不斷推進檔案管理工作的信息化進程。

參考文獻

[1]郭永文.信息化條件下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與機遇[J].知識經(jīng)濟，2012（14）

[2]戚曼麗.信息化背景下如何做好檔案管理工作[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2014（16）

[3]王樹云.淺談檔案管理的發(fā)展趨勢——檔案管理的信息化[J].赤子，2015（1）endprint