“9S”管理在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的應用

任慶惠，尹軍

第三軍醫(yī)大學第三附屬醫(yī)院 醫(yī)學工程科，重慶 400042

“9S”管理在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的應用

任慶惠，尹軍

第三軍醫(yī)大學第三附屬醫(yī)院 醫(yī)學工程科，重慶 400042

本文闡述我院引進企業(yè)“9S”管理法，對醫(yī)療設(shè)備檔案進行有效管理，從而提高了管理人員的工作效率、歸檔及時率、檔案完整性和滿意度，達到最大限度地開發(fā)利用醫(yī)療設(shè)備檔案在實際工作中的價值和作用。

“9S”管理；醫(yī)療設(shè)備；檔案管理

醫(yī)療設(shè)備檔案是現(xiàn)代化醫(yī)院醫(yī)療、教學、科研的重要信息來源，醫(yī)療設(shè)備檔案管理的最終目的是開發(fā)利用設(shè)備全生命周期中的信息資源。如何提高醫(yī)療設(shè)備檔案的完整性和有效性，是醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的難題[1]。從2014年以來，我科引用“9S”方法管理醫(yī)療設(shè)備檔案，在一定程度上收到了良好的效果。

1 “9S”管理概念

“9S管理包括：整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、節(jié)約（Saving）、安全（Safety）、服務（Service）、滿意（Satisfication）、素養(yǎng)（Shitsuke），是現(xiàn)代企業(yè)有效的現(xiàn)場管理理念和方法，其作用是：提高效率、保證質(zhì)量，使工作環(huán)境整潔有序、預防為主、保證安全、提高服務質(zhì)量、增進滿意度。

2 實施階段

（1）整理。將醫(yī)療設(shè)備檔案資料室的物品區(qū)分為有必要和沒有必要的，除了有必要的留下來，其他的都消除掉。整理是做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是設(shè)備建檔的首步工作，醫(yī)療設(shè)備檔案資料包括設(shè)備的申請、購置、安裝、運行、維護保養(yǎng)、報廢等一系列過程所產(chǎn)生的資料[2]。也可具體分為：申購表、招標文件、投標文件、談判記錄、購置報告、驗收報告、發(fā)票、固定資產(chǎn)單、維護保養(yǎng)記錄、報廢單等，把有用的資料統(tǒng)一留下并裝袋保存，重復或模糊不清無參考使用價值的資料丟棄，為有限的檔案室保留最大的使用空間，防止誤用，塑造清爽的工作場所，提高醫(yī)療設(shè)備檔案的完整性，節(jié)約資金。

（2）整頓。把留下來的必要的檔案資料依規(guī)定位置擺放，并放置整齊加以標識，整頓比整理更細致。醫(yī)療設(shè)備檔案資料存放可按設(shè)備的購置年限或使用科室或設(shè)備類型分大類存放，再統(tǒng)一裝訂，并粘貼醫(yī)療設(shè)備檔案資料標簽，可包括設(shè)備名稱、品牌型號、供貨商和電話以及資料是否齊全作為標識，這樣既清楚整潔又對存檔資料內(nèi)容一目了然，減少查找檔案資料的等待時間，降低了檔案歸檔的出錯率，保證了工作質(zhì)量。。

（3）清掃。將醫(yī)療設(shè)備檔案室清掃干凈，保持整潔、亮麗的環(huán)境，是檔案管理工作的基本要求。檔案管理員應定期對檔案室環(huán)境進行清掃，包括對檔案資料的吹掃工作，對于紙質(zhì)檔案的清掃需嚴格按照紙質(zhì)檔案長期存放的要求，不能用濕布或烘烤的方式，以防紙張發(fā)霉變黃，并隨時保持檔案室的通風和干燥[3]。

（4）清潔。將整理、整頓、清掃制度化，經(jīng)常保持環(huán)境處在美觀的狀態(tài)，定期和不定期對檔案室工作環(huán)境進行檢查，使上面3S工作能常態(tài)化，并有效地執(zhí)行下去，提升檔案管理員的工作效率[4]。

（5）節(jié)約。節(jié)約是檔案管理的重要要求。除了對物資的使用節(jié)約以外，還需對電器的使用節(jié)約，如電腦、電燈、加濕器、空調(diào)等設(shè)備的使用應做到人走電關(guān)，隨手鎖門，不能在無人的條件下使用，以保障安全，達到減少浪費、控制成本、優(yōu)化資源、合理使用的目的。

（6）安全。重視對檔案管理員的安全教育，樹立安全第一觀念，定期培訓，防范于未然。不允許在檔案室內(nèi)外抽煙，并在檔案室門口擺放滅火器等消防器材，定期檢查使用期限，還需做好防盜、防蟲、防霉、防鼠工作，定期抽查，做好記錄[5]。對于重要及涉密的檔案資料，要單獨保存，對于檔案的電子數(shù)據(jù)還需加密使用，并嚴禁辦公電腦連接互聯(lián)網(wǎng)及其他移動載體，確保資料的安全。

（7）服務。服務是檔案管理工作的內(nèi)在要求，是醫(yī)療設(shè)備檔案資料的價值體現(xiàn)，不僅要對維修工程師提供維修技術(shù)材料，也要對臨床科室提供設(shè)備相關(guān)信息的查詢，樹立良好的服務意識和形象，不僅可以減少維修成本，還可以提高工作效率和服務質(zhì)量[6]。

（8）滿意。滿意是衡量檔案管理工作是否達標的重要內(nèi)容，也是維修工程師和臨床醫(yī)師對檔案管理工作的肯定和支持的表現(xiàn)形式，從而提高了檔案管理人員的工作的積極性和主動性，提高檔案管理人員的自身價值，更好地為維修工程師和臨床科室服務，塑造和諧的工作環(huán)境[7]。

（9）素養(yǎng)。素養(yǎng)是醫(yī)療設(shè)備檔案管理員的思想素質(zhì)[8]。要求檔案管理員提高管理能力，也讓醫(yī)務人員特別是設(shè)備操作和維修人員了解檔案資料的重要性，并要健全相關(guān)制度，建立一支素質(zhì)高的隊伍,有利于工作的順利開展。

3 應用效果評價

我科從2014年實施“9S”管理以來，制定了符合本科室的考核指標，包括：歸檔的及時率、檔案完整性、所耗時間、滿意度[9]。①歸檔及時率：隨機抽查3～5臺設(shè)備，查看其檔案資料是否在一定時間內(nèi)歸檔；②完整率：從科室申請購置設(shè)備到設(shè)備報廢所產(chǎn)生的資料，隨機抽查3～5份檔案資料，查看其檔案資料是否齊全；③耗時率：隨機抽查3～5份資料，要求找出其檔案資料的存放位置，并計算找出的檔案資料所耗費的時間；④滿意度：建立在前3者之上，是對檔案工作的綜合滿意度調(diào)查。實施“9S”管理法前后檔案管理工作質(zhì)量的比較，見表1。

表1 實施“9S”管理法前后檔案管理工作質(zhì)量的比較（％）

通過“9S”管理法的實施，我科完善了《醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度》，醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作不斷更新與完善，使分類管理、標準預防、工作流程更為規(guī)范化，檔案歸檔及時率、完整率、耗時率、滿意度都取得了明顯的提高（P＜0.01）。

4 總結(jié)

“9S”管理方法提高了醫(yī)療設(shè)備檔案管理的規(guī)范性、完整性，在其具體的實施方法上注重了統(tǒng)一規(guī)范、以人為本、持之以恒的管理模式[10]。運用“9S”的管理方法結(jié)合實際的工作狀況，認真分析存在的問題，不斷改進和探索管理工作的細節(jié)，充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案的作用，以此來促進醫(yī)療工作的進行，使醫(yī)院的各種醫(yī)療設(shè)備效能最大化的發(fā)揮，取得更好的收益回報，促進醫(yī)院的發(fā)展。

[1]劉沁峰,施安,李帥帥,等．“9S”管理在醫(yī)療設(shè)備維護保障集約化管理模式中的應用[J]．中國醫(yī)療設(shè)備,2014,29（3）：77-78．

[2]黃淑清,江琳．消毒供應中心實施“9S”管理法的效果[J]．解放軍護理雜志,2013,（7）：53-54．

[3]朱學君．醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作實踐與體會[J]．現(xiàn)代醫(yī)院, 2010,（3）：134-136．

[4]劉萍,劉緒真,于春霞,等．醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作[J]．醫(yī)學信息,2010,（5）：1202-1203．

[5]王敏,洪范宗,鄭月瓊,等．醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的管理與體會[J]．醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2013,（3）：123-124．

[6]喻洪流．醫(yī)院設(shè)備管理與維修[M]．南京：東南大學出版社,2010：156-161．

[7]袁丹江．醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理實務[M]．北京：人民衛(wèi)生出版社,2011：186-190．

[8]周麗萍．醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作新模式的探討[J]．中國醫(yī)學裝備,2013,10（3）：68-69．

[9]李振華．淺談如何做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理[J]．中國保健營養(yǎng), 2013,（7）：942-943．

[10]谷紅梅,李向東,云慶輝,等．醫(yī)療設(shè)備檔案管理的改進措施[J]．中國醫(yī)學裝備,2012,9（12）：92-93．

Application of 9S Management in Medical Equipment Archive Management

REN Qing-hui, YIN Jun
Department of Medical Engineering, the 3rdA ffi liated Hospital of the 3rdM ilitary University, Chongqing 400042, China

This paper expounded the introduction of the 9S management method in the hospital for effective management of medical equipment archives. As a consequence, the work efficiency, prompt archiving rate as well as the completion and satisfaction of archives were improved so as to make good use of medical equipment archive management in the practical work.

9S management methods；medical equipment；archive management

G272；R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2015.11.054

1674-1633（2015）11-0159-02

2015-01-23

2015-03-03

作者郵箱：32193474@qq．com