醫(yī)療設(shè)備預(yù)入出庫管理模式探討

靳萍

首都醫(yī)科大學(xué)宣武醫(yī)院 信息技術(shù)科，北京 100053

醫(yī)療設(shè)備預(yù)入出庫管理模式探討

靳萍

首都醫(yī)科大學(xué)宣武醫(yī)院 信息技術(shù)科，北京 100053

針對醫(yī)療設(shè)備在正式入庫前因各種不得已原因，存在很多設(shè)備無法按時上賬問題，導(dǎo)致在院設(shè)備實(shí)體與財務(wù)賬目不能一一對應(yīng)，同時驗(yàn)收工作也沒有一套完善的系統(tǒng)進(jìn)行管理的情況，本文提出設(shè)備“緩沖庫”概念，利用對設(shè)備進(jìn)行預(yù)入、出庫管理，實(shí)現(xiàn)設(shè)備從采購、驗(yàn)收到正式入庫流程信息化，將實(shí)際工作中存在的信息斷點(diǎn)用電子化管理起來，使整個設(shè)備信息管理系統(tǒng)覆蓋所有工作環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)真正的醫(yī)療設(shè)備全流程管理。

醫(yī)療設(shè)備管理；緩沖庫；預(yù)入庫；預(yù)出庫

0 前言

近年來，隨著醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，多種新型醫(yī)療設(shè)備相繼應(yīng)用于醫(yī)院臨床，無論是在數(shù)量還是技術(shù)上都給醫(yī)療設(shè)備管理部門帶來了新的挑戰(zhàn)。醫(yī)療設(shè)備的驗(yàn)收工作作為醫(yī)療設(shè)備科學(xué)管理的第一個環(huán)節(jié)，也是檢驗(yàn)合同執(zhí)行水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)[1]。目前大多數(shù)醫(yī)院都已實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備的信息化管理，可以記錄醫(yī)療設(shè)備的入出庫管理。但是醫(yī)療設(shè)備在正式入庫前的驗(yàn)收工作并沒有一個完善的管理系統(tǒng)，同時因?yàn)楦鞣N不得已原因，存在很多醫(yī)療設(shè)備無法按時上賬問題。例如：財務(wù)手續(xù)不全，但醫(yī)療設(shè)備已到貨；財務(wù)手續(xù)已齊全，但醫(yī)療設(shè)備卻未到貨。這期間有時時間拖的很長，醫(yī)療設(shè)備未入財務(wù)帳，但已在臨床開始使用或試用，導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備實(shí)體與財務(wù)賬目不能一一對應(yīng)。據(jù)調(diào)查，某大型三甲醫(yī)院一年醫(yī)療設(shè)備購入種類近2000種，價值近1.4億元，其中有很多醫(yī)療設(shè)備就處在這種“尷尬”情況中。為此本文提出了醫(yī)療設(shè)備“緩沖庫”概念，利用對醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行預(yù)入出庫管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備從采購、驗(yàn)收到正式入庫的全程管理。

1 需求分析

通過對醫(yī)院醫(yī)工處及使用科室調(diào)研，總結(jié)出需要完成以下需求：①針對所有已到貨醫(yī)療設(shè)備，需要進(jìn)行到貨登記，同時打印預(yù)入庫單及醫(yī)療設(shè)備標(biāo)簽；②完成驗(yàn)收醫(yī)療設(shè)備過程相關(guān)信息登記；③醫(yī)療設(shè)備可進(jìn)行預(yù)出庫調(diào)配，發(fā)放給使用科室；④如果醫(yī)療設(shè)備有問題，能夠退還給庫房或廠商；⑤一旦財務(wù)手續(xù)齊全，可以直接從緩沖庫將醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行正式入庫及上賬，不需要重復(fù)錄入相關(guān)信息，減少工作量；⑥能夠提供靈活的查詢功能，隨時查找在緩沖庫中的醫(yī)療設(shè)備信息，也可查詢從緩沖庫登記后上賬的醫(yī)療設(shè)備信息。

2 流程設(shè)計(jì)

通過需求分析，本系統(tǒng)設(shè)計(jì)是在現(xiàn)有的醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)上擴(kuò)展出緩沖庫功能模塊，在數(shù)據(jù)庫中增加緩沖庫相關(guān)數(shù)據(jù)表，緩沖庫與正式庫數(shù)據(jù)獨(dú)立存放，緩沖庫表與正式庫盡量保持結(jié)構(gòu)上基本一致，便于從緩沖庫轉(zhuǎn)移至正式庫時的數(shù)據(jù)一致性及兼容性。緩沖庫設(shè)計(jì)有5個功能模塊：

（1）預(yù)入庫登記。預(yù)入庫登記的內(nèi)容與醫(yī)療設(shè)備正式購增基本一致，但可以分次錄入。醫(yī)療設(shè)備基本信息包括醫(yī)療設(shè)備名稱、型號、醫(yī)療設(shè)備序列號、廠商、供應(yīng)商、數(shù)量、價格、購買日期等信息，醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收相關(guān)信息包括記錄到貨情況[2-4]（已到貨、未到貨）、到貨時間、驗(yàn)收人、驗(yàn)收日期、出廠日期、保修期、注冊日期、合同日期等信息。使用信息包括放置地點(diǎn)、使用科室、用途、保管人、聯(lián)系人、啟用日期等信息。登記完成后可打印醫(yī)療設(shè)備預(yù)入庫單。

（2）醫(yī)療設(shè)備預(yù)出庫調(diào)配。出庫狀態(tài)可分為未預(yù)出庫、部分預(yù)出庫、全部預(yù)出庫。系統(tǒng)支持同時將多臺醫(yī)療設(shè)備出庫給同一科室。絕大多數(shù)醫(yī)療設(shè)備購入時就有指定使用科室，或者醫(yī)療設(shè)備先放在科室試用調(diào)試，因此醫(yī)療設(shè)備做過預(yù)入庫登記并通過驗(yàn)收后，即可貼上院內(nèi)醫(yī)療設(shè)備標(biāo)簽，預(yù)出庫給使用科室并打印預(yù)出庫單。如果醫(yī)療設(shè)備有問題或不符合科室使用，可做醫(yī)療設(shè)備預(yù)退庫，返回到醫(yī)療設(shè)備預(yù)入庫狀態(tài)，再做刪除操作。

（3）醫(yī)療設(shè)備條碼打印。每臺新入庫醫(yī)療設(shè)備均分配有院內(nèi)唯一條碼[5]，驗(yàn)收小組人員通過醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收后直接打印醫(yī)療設(shè)備標(biāo)簽（內(nèi)容包括醫(yī)療設(shè)備名稱、一維條碼、使用科室）同時粘貼在醫(yī)療設(shè)備上，便于今后利用PDA掃描條碼對醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)及維修工作。之前醫(yī)療設(shè)備打印條碼都是在醫(yī)療設(shè)備正式入庫后才能產(chǎn)生，而醫(yī)療設(shè)備已經(jīng)發(fā)放到科室，需要醫(yī)工科人員去科室找醫(yī)療設(shè)備并粘貼條碼?，F(xiàn)在是將生成條碼的工作提前到預(yù)入庫環(huán)節(jié)，保證醫(yī)療設(shè)備能及時貼上標(biāo)簽，優(yōu)化了醫(yī)工科工作流程。

（4）預(yù)入庫醫(yī)療設(shè)備明細(xì)查詢。系統(tǒng)提供多維度的信息查詢功能，可以按醫(yī)療設(shè)備名稱、科室、入庫時間、醫(yī)療設(shè)備狀態(tài)、價值、是否上賬等條件綜合查詢，方便醫(yī)工科查找定位醫(yī)療設(shè)備并對院內(nèi)醫(yī)療設(shè)備有充分了解。

（5）醫(yī)療設(shè)備正式上賬。當(dāng)采購醫(yī)療設(shè)備的財務(wù)手續(xù)齊全后，采購人員拿著醫(yī)療設(shè)備預(yù)入庫單及醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收報告從預(yù)入庫登記模塊進(jìn)入，通過查詢條件定位到該醫(yī)療設(shè)備，點(diǎn)擊“上賬”，系統(tǒng)自動判斷必填項(xiàng)是否完整，沒問題直接將緩沖庫中該條數(shù)據(jù)設(shè)置為上賬標(biāo)志，同時在正式庫中插入一條記錄。這時在正式庫中就可查詢到該記錄為已正式上賬醫(yī)療設(shè)備。

緩沖庫工作流程，見圖1。醫(yī)療設(shè)備預(yù)入庫流程在整個醫(yī)療設(shè)備全流程管理中的位置，見圖2。

圖1 醫(yī)療設(shè)備預(yù)入庫工作流程圖

圖2 醫(yī)療設(shè)備全流程管理流程圖

3 討論

醫(yī)療設(shè)備預(yù)入出庫模塊在醫(yī)療設(shè)備全流程管理中處于較前位置，是嵌入在醫(yī)療設(shè)備信息管理系統(tǒng)中的一個部分，為了彌補(bǔ)醫(yī)療設(shè)備信息管理流程中的一個斷點(diǎn)，將實(shí)際工作中存在的信息遺漏通過電子化管理起來，使整個醫(yī)療設(shè)備信息管理系統(tǒng)覆蓋所有工作環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)真正的醫(yī)療設(shè)備全流程管理[6-7]。醫(yī)療設(shè)備從科室提交購置計(jì)劃開始，到專家論證，招標(biāo)后的項(xiàng)目及合同管理，醫(yī)療設(shè)備進(jìn)入醫(yī)院開始啟動醫(yī)療設(shè)備預(yù)入庫流程，將醫(yī)療設(shè)備的驗(yàn)收工作也納入信息管理中，科室可以先使用醫(yī)療設(shè)備，等到財務(wù)手續(xù)齊全后即可正式上賬，之后醫(yī)療設(shè)備在醫(yī)院中的計(jì)量、質(zhì)控、維修工作都有信息系統(tǒng)的支持，直到醫(yī)療設(shè)備最終的報廢工作電子化[8]。整個過程都可進(jìn)行數(shù)據(jù)的查詢及監(jiān)控，做到真正的閉環(huán)管理。

總之，通過建立醫(yī)療設(shè)備緩沖庫，醫(yī)工處可以實(shí)現(xiàn)對

Discussion on the Pre-Inbound and Pre-Outbound M anagement M ode of M edical Equipment

JIN Ping
Department of Information Technology, Xuanw u Hospital of Capital M edical University, Beijing 100053, China

Medical equipment cannot be inbound on time because of different problems before formal inbound, resulted in the nonconform ity between the equipment entity in the hospital and financial accounts. At the meantime, a set of perfect acceptance management system did not form. In this paper, the concept of the equipment buffer pool was put forward, which realized the process informatization from equipment procurement, acceptance and formal inbound, as well as the electronic management of information breakpoints in the practical work by using pre-inbound and pre-outbound management. As a consequence, it made all aspects of work links covered by the equipment management information system and realized full-process management of medical equipment.

medical equipment management；buffer pool；pre-inbound；pre-outbound

R197.39

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2015.11.047

1674-1633（2015）11-0143-02

2015-03-01

作者郵箱：jinping@medmail．com．cn