工作中應(yīng)注意的貨幣資金內(nèi)部控制

徐寶艷

摘要：貨幣資金是指企業(yè)所擁有的現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金。它通常被比喻成企業(yè)的“血液”，具有很強(qiáng)的流動(dòng)性、變現(xiàn)能力和購(gòu)買力。貨幣資金是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)開(kāi)展相關(guān)工作的基礎(chǔ)，它決定了企業(yè)相關(guān)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)施，也是企業(yè)生存與發(fā)展的基礎(chǔ)，同時(shí)又是控制風(fēng)險(xiǎn)最高的資產(chǎn)。目前大多數(shù)企業(yè)涉及到的貪污、挪用公款等違法違紀(jì)行為都是與資金運(yùn)作有關(guān)的。因此在日常的工作中需要注意加強(qiáng)對(duì)企業(yè)貨幣資金的有效管理和監(jiān)管，在逐步完善企業(yè)內(nèi)部資金管理制度的基礎(chǔ)上，確保企業(yè)有效穩(wěn)定運(yùn)作并減少成本費(fèi)用。

關(guān)鍵詞：貨幣資金；內(nèi)部控制

企業(yè)的貨幣資金內(nèi)部控制制度包括：收支兩條線、不相容職務(wù)分離、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、票據(jù)和印章的管理、預(yù)算控制、授權(quán)審批制度等。其具體的控制點(diǎn)包括：貨幣資金流入點(diǎn)控制、貨幣資金流出點(diǎn)控制、復(fù)核控制、記賬點(diǎn)控制、對(duì)賬點(diǎn)控制、銀行開(kāi)戶點(diǎn)控制等。

貨幣資金如同空氣，充溢于企業(yè)的各個(gè)角落，而貨幣資金的內(nèi)控制度則如同空氣過(guò)濾器，起著監(jiān)督和防范的作用。由于制度涉及范圍很廣，下面僅就與我們?nèi)粘９ぷ髀?lián)系緊密的幾方面加以論述。

一、不相容職務(wù)相分離

不相容職務(wù)是指那些由一個(gè)人或者一個(gè)部門，容易發(fā)生錯(cuò)誤行為和舞弊的行為，但是又可能掩蓋其錯(cuò)誤和違法違紀(jì)行為的職務(wù)。不相容職務(wù)分離是企業(yè)完善內(nèi)部控制制度建設(shè)的重要部分，也是實(shí)現(xiàn)貨幣資金控制管理的基礎(chǔ)。因而企業(yè)在設(shè)計(jì)和建立相關(guān)的內(nèi)部控制制度的時(shí)候，首先要甄別哪些崗位和職務(wù)是不相容的；其次要明確各個(gè)崗位的職責(zé)范圍讓不相容職務(wù)和崗位之間可以相互監(jiān)督，相互制約，從而實(shí)現(xiàn)有效的均衡約束機(jī)制。特別是出納、會(huì)計(jì)、審核、審計(jì)這幾個(gè)主要的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)，必須做到相互制衡。在人員的選聘方面，應(yīng)該重點(diǎn)考察其職業(yè)道德修養(yǎng)、個(gè)人品德和專業(yè)素質(zhì)，堅(jiān)持德才兼?zhèn)涞脑瓌t。通過(guò)不相容職務(wù)相互分離，可以大大提高工作效率，還能將企業(yè)制定的相關(guān)內(nèi)部控制制度有效的開(kāi)展實(shí)施，更可以有效的保障企業(yè)會(huì)計(jì)信息的真實(shí)，減少舞弊行為的發(fā)生。

具體的不相容控制內(nèi)容如下：

1、出納與會(huì)計(jì)的職務(wù)分離；

2、內(nèi)部審計(jì)與會(huì)計(jì)的職務(wù)分離；

3、防止出現(xiàn)“一條線”現(xiàn)象；

4、出納人員不得負(fù)責(zé)收取對(duì)賬單；

5、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與授權(quán)審批職務(wù)分離；

6、出納人員不能負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管和銀行存款清查工作；

7、人員素質(zhì)控制。

現(xiàn)舉一例說(shuō)明不相容職務(wù)分離的重要性：

《北京青年報(bào)》2003年10月17日?qǐng)?bào)道：2003年北京市發(fā)生最大的職務(wù)犯罪，是某基金會(huì)的會(huì)計(jì)和出納共同策劃的。卞某是某基金會(huì)的會(huì)計(jì)，每年經(jīng)手的現(xiàn)金流量達(dá)上億元，有一次，卞某的一個(gè)朋友說(shuō)如果能夠?yàn)槠涮峁┵Y金可以支付高利息，卞某便鋌而走險(xiǎn)，通過(guò)感情攻勢(shì)使自己的同事吳某——基金會(huì)的出納成為自己的情婦，他們共同偽造銀行對(duì)賬單，先后將近兩億元的資金轉(zhuǎn)入杜某的北京市匯人建筑裝飾工程有限公司，并從中收取高額利息，最終由于數(shù)額太大，卞某無(wú)法及時(shí)彌補(bǔ)挪用的資金而東窗事發(fā)。

該案例說(shuō)明，在設(shè)計(jì)內(nèi)控制度時(shí)，不僅要從業(yè)務(wù)職能上進(jìn)行分類，還要關(guān)注其他方面。本案中除了對(duì)會(huì)計(jì)和出納進(jìn)行了職務(wù)分離外，沒(méi)有對(duì)其他環(huán)節(jié)的控制，也就是缺乏對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)的認(rèn)識(shí)。另外，在選擇出納和會(huì)計(jì)人員時(shí)要注意考察他們的品德和價(jià)值觀以及其行為、思想變化，這是職務(wù)分離控制有效的基礎(chǔ)。

在日常工作中，除了出納與會(huì)計(jì)職務(wù)分離外，值得一提的還有“出納人員不得負(fù)責(zé)收取對(duì)賬單”一條?，F(xiàn)如今，各企業(yè)由出納領(lǐng)取對(duì)賬單是天經(jīng)地義的事情，包括我公司也是如此運(yùn)作。此舉看似正常，但由此卻為一些不法分子提供了可乘之機(jī)。眾所周知，銀行存款日記賬與對(duì)賬單核對(duì)是為了監(jiān)督銀行收支情況，而企業(yè)的出納人員與銀行非常熟悉，如果由出納負(fù)責(zé)收取對(duì)賬單，就有發(fā)生篡改的可能性。因此，我覺(jué)得公司應(yīng)防患于未然，嚴(yán)格執(zhí)行此不相容職務(wù)相分離制度，每月派其他的財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)對(duì)賬工作，而且應(yīng)該定期輪換對(duì)賬人員。

二、票據(jù)和印章的管理

票據(jù)和印章也是我們工作中經(jīng)常接觸的，任何企業(yè)都應(yīng)該明白一個(gè)道理：薄薄票據(jù)，價(jià)值千金；小小印章，力重千均，因此企業(yè)也應(yīng)當(dāng)做好票據(jù)管理工作，明確票據(jù)管理各個(gè)環(huán)節(jié)的權(quán)力和責(zé)任。專設(shè)備查簿登記，防止空白票據(jù)的遺失和被盜用，并且備查簿應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案管理。同時(shí)，企業(yè)必須加強(qiáng)銀行預(yù)留印鑒的管理，企業(yè)的印章是明確責(zé)任、說(shuō)明業(yè)務(wù)執(zhí)行情況的印記，任何經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審批、執(zhí)行、監(jiān)督都要留下印章的軌跡。印章的保管首先要貫徹不相容職務(wù)分離的原則，任何單位必須嚴(yán)禁由一個(gè)人保管支付款項(xiàng)所需的全部印章。如保管箱設(shè)兩道鎖，鑰匙由兩個(gè)以上的人員持有。其次，印章離開(kāi)企業(yè)需要經(jīng)過(guò)各部門主管的批準(zhǔn)，印章使用者取得印章后要簽字證明，印章保管人員要備查登記，及時(shí)收回。

從目前來(lái)看，我公司的票據(jù)管理基本上能嚴(yán)格按照《票據(jù)法》的規(guī)定執(zhí)行，但印章管理卻流于形式。印章幾乎都由出納一人保管，事實(shí)上每個(gè)人都了解印章的管理制度，但每個(gè)人都抱著僥幸心理，沒(méi)有事故發(fā)生當(dāng)然是好事，但一朝有人乘虛而入，那么給企業(yè)帶來(lái)的則不只是經(jīng)濟(jì)上的損失那么簡(jiǎn)單了。因此，公司應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行印章的職務(wù)分離制度，防微杜漸、防患未然！

事實(shí)上人員素質(zhì)的提升是所有制度的重中之重，古人尚知“君為舟，民為水，水可載舟亦可覆舟”的道理，當(dāng)今的管理者更應(yīng)當(dāng)未雨綢繆，于細(xì)微處見(jiàn)精神，以人員素質(zhì)的提升為切入點(diǎn)，全面貫徹和完善企業(yè)的貨幣資金內(nèi)控制度。

三、授權(quán)批準(zhǔn)控制

此方法在于要求企業(yè)在自身內(nèi)部要明確相關(guān)人員責(zé)任和職責(zé)，規(guī)定相關(guān)會(huì)計(jì)工作人員工作范圍、權(quán)限、對(duì)應(yīng)的責(zé)任等，改方法也要求會(huì)計(jì)相關(guān)管理人員必須在這些明確的要求下有效的進(jìn)行工作，經(jīng)辦人員所涉及的業(yè)務(wù)必須是在被授權(quán)的范圍之內(nèi)開(kāi)展。在日常的工作中我們會(huì)計(jì)人員經(jīng)常會(huì)遇到相關(guān)人員出差而相關(guān)業(yè)務(wù)又急需辦理的情況，這就涉及到了特殊授權(quán)的問(wèn)題，比如：我公司與甲公司簽訂了一筆設(shè)備維修合同，合同規(guī)定我公司在設(shè)備維修后，正常運(yùn)轉(zhuǎn)三個(gè)工作日內(nèi)支付90%維修費(fèi)，否則需支付相應(yīng)的違約金。而此時(shí)恰巧負(fù)責(zé)審批維修費(fèi)的業(yè)務(wù)經(jīng)理出差在外，流程無(wú)法進(jìn)行，這時(shí)，公司就應(yīng)該啟動(dòng)緊急預(yù)案，實(shí)施特殊授權(quán)，聯(lián)系出差的業(yè)務(wù)經(jīng)理由其授權(quán)其他人員實(shí)施審批流程，待其出差回來(lái)后再辦理補(bǔ)簽手續(xù)。這樣既不違反制度規(guī)定，又使業(yè)務(wù)得以正常進(jìn)行。但需說(shuō)明的是，待特殊授權(quán)所針對(duì)的特別、緊急狀況消失后，應(yīng)將該授權(quán)及時(shí)取消，以免發(fā)生不必要的爭(zhēng)端。

綜上所述，企業(yè)的貨幣資金是最容易出現(xiàn)問(wèn)題的環(huán)節(jié)，企業(yè)除了在設(shè)計(jì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的過(guò)程中要全面把握每一個(gè)環(huán)節(jié)，充分考慮貨幣資金的關(guān)鍵控制點(diǎn)，建立一套最適合本企業(yè)的貨幣資金內(nèi)控制度外，還應(yīng)在工作實(shí)踐中認(rèn)真防范，并通過(guò)轉(zhuǎn)變管理者的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格和方式，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)觀念，提升法律意識(shí)等來(lái)管理企業(yè)內(nèi)部資金管理，減少錯(cuò)誤防范風(fēng)險(xiǎn)，相關(guān)的會(huì)計(jì)工作人員要責(zé)任心強(qiáng)，維護(hù)企業(yè)制定的相關(guān)規(guī)章制度且遵循國(guó)家法律法規(guī)的要求，預(yù)防徇私舞弊之事的發(fā)生。（作者單位：內(nèi)蒙古霍林河露天煤業(yè)股份有限公司）

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