會(huì)計(jì)電算化條件下的內(nèi)部控制制度建設(shè)

鄭瓊玲

[摘 要]福建省龍巖市永定區(qū)醫(yī)院在實(shí)施了會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，對(duì)原有內(nèi)部控制制度造成極大的沖擊，有必要建立一整套適合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求的電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度。由于人員素質(zhì)較低、對(duì)內(nèi)部控制認(rèn)識(shí)不足、監(jiān)督機(jī)制不健全等原因，醫(yī)院的內(nèi)部控制還存在些問題和薄弱環(huán)節(jié)。因此，必須全面提升對(duì)內(nèi)控的認(rèn)識(shí)，健全完善內(nèi)部控制制度，逐個(gè)解決存在問題，實(shí)現(xiàn)預(yù)期的內(nèi)控水平。

[關(guān)鍵詞]永定區(qū)醫(yī)院;會(huì)計(jì)電算化;內(nèi)部控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.11.067

1 會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部控制的影響

永定區(qū)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，內(nèi)部控制的環(huán)境、形式、重點(diǎn)、范圍、交易授權(quán)發(fā)生了變化。財(cái)務(wù)科的工作也逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶?cái)務(wù)科和信息科網(wǎng)絡(luò)管理中心共同完成。內(nèi)控的范圍和控制程序較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更加廣泛、更加復(fù)雜。內(nèi)控也由單一人工控制轉(zhuǎn)為人工和程序共同控制。新的內(nèi)控措施也隨之出爐，如系統(tǒng)權(quán)限的控制、修改程序的控制、信息庫密碼管理、計(jì)算機(jī)病毒防治、計(jì)算機(jī)操作管理和系統(tǒng)維護(hù)人員的崗位責(zé)任制度等。大部分會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)審核控制都通過授權(quán)由計(jì)算機(jī)完成，審查、復(fù)核等手工控制被削弱甚至取消了。

2 會(huì)計(jì)電算化條件下醫(yī)院內(nèi)部控制存在的問題

2.1 醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化專門人才匱乏、素質(zhì)參差不齊

目前，永定區(qū)醫(yī)院財(cái)務(wù)科（含收費(fèi)人員）共計(jì)22人，按會(huì)計(jì)職稱分類：高級(jí)1人、中級(jí)2人、初級(jí)2人、其他17人;按學(xué)歷分類：大專6人、中專3人、高中及高中以下13人;40歲以下5人。此人員結(jié)構(gòu)可看出電算化人才缺失。一個(gè)醫(yī)院會(huì)計(jì)人員素質(zhì)的高低，對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化的安全運(yùn)行至關(guān)重要。這使得現(xiàn)有的會(huì)計(jì)電算化人員無論是數(shù)量還是質(zhì)量，均難以滿足內(nèi)控制度的需求。

2.2 醫(yī)院會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和使用不當(dāng)

首先，由于醫(yī)院信息系統(tǒng)的開發(fā)和使用脫節(jié)的問題，主要在藥品環(huán)節(jié)，藥品品種價(jià)格流程繁多，使得設(shè)計(jì)出來的程序無法滿足現(xiàn)狀，出現(xiàn)問題不易察覺，給內(nèi)控和會(huì)計(jì)核算帶來不便。其次，隨著電算化水平的提高和系統(tǒng)功能的強(qiáng)大，在崗的財(cái)務(wù)科人員操作水平與實(shí)際還有一定差異，碰到點(diǎn)小問題就停滯不前，這在一定程度上制約醫(yī)院內(nèi)控制度的發(fā)展。再次，現(xiàn)在醫(yī)院病人均有參加各類醫(yī)保，醫(yī)保費(fèi)用核算口徑比較復(fù)雜，信息接口與傳輸模塊設(shè)計(jì)對(duì)接不完善，特別在新系統(tǒng)上線時(shí)，給醫(yī)院的內(nèi)部控制和費(fèi)用核算帶來負(fù)面的影響。

2.3 醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化的安全性風(fēng)險(xiǎn)

醫(yī)院實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，由于數(shù)據(jù)高度集中，高度依賴電腦，信息安全的問題至關(guān)重要。安全性風(fēng)險(xiǎn)主要情況有系統(tǒng)密碼被非法竊取和盜用;計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或其他非人為原因所導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的丟失和數(shù)據(jù)處理的不準(zhǔn)確;存數(shù)據(jù)的磁盤、磁帶等磁性物質(zhì)容易損壞，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息的丟失等，關(guān)鍵是收費(fèi)人員，密碼被他人挪用，將給自身和醫(yī)院造成無法彌補(bǔ)的經(jīng)濟(jì)損失。

2.4 醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化環(huán)境使得內(nèi)部稽核機(jī)制削弱和審計(jì)的難度加大

在手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)人員之間的業(yè)務(wù)是通過相互交接、相互制約、相互監(jiān)督來完成。實(shí)行電算化后，內(nèi)控程序被簡化，大部分處理由計(jì)算機(jī)完成，醫(yī)院會(huì)計(jì)人員無法直接參與和控制，其審查、稽核機(jī)制被削弱。同時(shí)，醫(yī)院還缺乏一位既要精通會(huì)計(jì)知識(shí)還要對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)比較了解和具備處理復(fù)雜電腦數(shù)據(jù)能力的審計(jì)人員，培養(yǎng)這類復(fù)合型人才需要一定的時(shí)間和成本，加大了審計(jì)難度。

2.5 醫(yī)院對(duì)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)控制度意識(shí)淡薄

醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制是現(xiàn)代化醫(yī)院管理的重要組成部分。醫(yī)院的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制一直沒有引起管理者足夠的關(guān)心和重視，其原因主要是醫(yī)院是社會(huì)公益性質(zhì)的事業(yè)單位，其會(huì)計(jì)核算相對(duì)較為簡單，從而忽視了對(duì)醫(yī)院內(nèi)部控制制度的建設(shè)。

2.6 對(duì)傳統(tǒng)手工模式的調(diào)整及改造不夠完善

醫(yī)院在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化時(shí)，沒有很好地對(duì)手工系統(tǒng)進(jìn)行認(rèn)真分析，同時(shí)也沒有對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)做個(gè)性化的調(diào)整設(shè)置，職責(zé)定位不明確，從而無法按照電算化管理的特點(diǎn)重新規(guī)劃業(yè)務(wù)流程。比如在成本科室核算方面，由于電算化系統(tǒng)核算的口徑與實(shí)際無法匹配，從而制約內(nèi)控的實(shí)施。

3 加強(qiáng)醫(yī)院電算化下內(nèi)控制度的建設(shè)

3.1 加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)的控制與培養(yǎng)

醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)會(huì)計(jì)人員提出了更高的要求，一個(gè)不具專業(yè)素質(zhì)和道德素養(yǎng)的人員，本身對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全是一種威脅。必須強(qiáng)化對(duì)會(huì)計(jì)人員的培養(yǎng)教育，相應(yīng)制定良好的績效考評(píng)機(jī)制和激勵(lì)約束機(jī)制，加大偏離內(nèi)部控制行為的懲罰力度，促使會(huì)計(jì)人員嚴(yán)格遵循內(nèi)部控制，防范道德風(fēng)險(xiǎn)。此外還要從高校引進(jìn)高學(xué)歷、高層次的會(huì)計(jì)電算化專門人才。最終達(dá)到內(nèi)部控制的目的。

3.2 完善醫(yī)院系統(tǒng)的開發(fā)與控制

醫(yī)院電算化程序模塊不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件，其開發(fā)、發(fā)展、控制等一系列工作都必須遵循國家機(jī)關(guān)和部門制定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，包括《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《新醫(yī)院會(huì)計(jì)制度》、《會(huì)計(jì)法》以及《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制基本規(guī)范（試行）》等。合理設(shè)置系統(tǒng)程序控制模塊，滿足醫(yī)院業(yè)務(wù)處理需求。程序控制是對(duì)系統(tǒng)中具體的數(shù)據(jù)處理功能的控制。規(guī)范的電算化程序模塊，是內(nèi)控制度實(shí)施的前提。

3.3 加強(qiáng)醫(yī)院系統(tǒng)的安全控制

加強(qiáng)醫(yī)院系統(tǒng)的安全控制，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。首先必須對(duì)數(shù)據(jù)及時(shí)備份，數(shù)據(jù)備份分為日備份、月備份、年備份，盡量以多種方式備份。其次，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的身份權(quán)限驗(yàn)證，嚴(yán)格保管好自用密碼。重要數(shù)據(jù)和運(yùn)行的系統(tǒng)要加密處理，防止數(shù)據(jù)和軟件被非法修改或刪除。再次，加強(qiáng)防毒意識(shí)，安裝“防火墻”等防病毒軟件，定期查殺病毒工作，防止人為非法破壞數(shù)據(jù)，對(duì)外來數(shù)據(jù)要檢測(cè)其安全性。實(shí)踐證明，嚴(yán)格有效的內(nèi)控管理制度是信息安全的最好保障。

3.4 建立健全醫(yī)院監(jiān)督機(jī)制和強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)

醫(yī)院應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)部門，在審計(jì)委員會(huì)或醫(yī)院院委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下工作，借助嚴(yán)明的獎(jiǎng)懲制度，定期進(jìn)行檢查與考核。同時(shí)建立一種下級(jí)對(duì)上級(jí)的反饋監(jiān)督，主要是對(duì)院領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員的監(jiān)督。形成上下級(jí)相互制衡的平衡狀態(tài)。會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下的內(nèi)部審計(jì)既是醫(yī)院內(nèi)控制度的重要組成部分，也是保證內(nèi)控制度實(shí)施的重要方式。審計(jì)人員不僅要對(duì)各種會(huì)計(jì)資料及信息定期進(jìn)行審計(jì)，而且還要對(duì)電算化控制系統(tǒng)等一系列操作控制進(jìn)行審計(jì)，把審計(jì)工作從查錯(cuò)防弊轉(zhuǎn)向?qū)︶t(yī)院的管理和內(nèi)部控制作出分析、評(píng)價(jià)，提出內(nèi)部控制建議。隨著形勢(shì)發(fā)展，審計(jì)人員必須全面提升自己，大力開展計(jì)算機(jī)審計(jì)技術(shù)和方法的研究，如內(nèi)部控制制度的評(píng)價(jià)測(cè)試技術(shù)、數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)文件的審計(jì)技術(shù)、醫(yī)院預(yù)算執(zhí)行評(píng)價(jià)的審計(jì)技術(shù)等，以盡快實(shí)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)審計(jì)。

3.5 有效實(shí)施醫(yī)院內(nèi)部控制和完善對(duì)原始手工模式的調(diào)整

通過設(shè)置院內(nèi)組織機(jī)構(gòu)，把醫(yī)院電算化信息系統(tǒng)劃分為兩個(gè)專職部門—─網(wǎng)絡(luò)管理部門和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用部門，這兩個(gè)部門要各司其職，相互促進(jìn)，加強(qiáng)兩種模式的銜接。同時(shí)，堅(jiān)持以人為本的原則，有效實(shí)施內(nèi)部控制，會(huì)計(jì)人員加強(qiáng)工作責(zé)任心，充分發(fā)揮內(nèi)控作用。對(duì)于電算化程序運(yùn)行中無法自動(dòng)執(zhí)行的控制，如對(duì)原始憑證的審核等，仍需要手工進(jìn)行必要的控制和監(jiān)督。對(duì)能夠予以控制的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)施嚴(yán)密控制，確保內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

綜上所述，隨著會(huì)計(jì)電算化的進(jìn)一步發(fā)展，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部控制制度提出了更高的要求，但是任何計(jì)算機(jī)系統(tǒng)都不是無懈可擊的，制度也不可能天衣無縫，醫(yī)院應(yīng)順應(yīng)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展潮流，建立和完善更為科學(xué)的內(nèi)部控制制度，為提高醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

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