高校圖書館圖書招標采購工作質(zhì)量控制分析研究

【摘要】高校圖書館的基本職能是圖書收藏，它滿足了學(xué)校文化、信息、知識服務(wù)的要求，是學(xué)校信息化的重要基地，其中，圖書的采購質(zhì)量、藏放質(zhì)量直接影響著高校圖書館的教學(xué)與科研水平，本文主要圍繞高校圖書館圖書招標采購工作的質(zhì)量控制展開研究，希望能給高校圖書館的采購人員帶來一些啟發(fā)。

【關(guān)鍵詞】高校 ?圖書招標 ?質(zhì)量控制

【中圖分類號】C289 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）11-0225-02

圖書采購是高校圖書館的日常性工作，無論圖書館向著何方向發(fā)展，內(nèi)部職能如何劃分，圖書采購永遠都是圖書館日常工作的重中之重，所有工作都是圍繞圖書采購而展開的。因此選擇合適的采購方式有利于提高圖書采購質(zhì)量，進而提高整個圖書館的工作質(zhì)量。本文主要選擇招標采購方式對其質(zhì)量控制進行分析和研究，為高校圖書館向著更健康的方向發(fā)展提供一些資料。

一、采購方式的分類

（一）傳統(tǒng)訂單采購

訂單采購長期以來一直是圖書采購最常用的方式。它是圖書館根據(jù)自身書目需求直接將訂單提供給供貨商或出版商，由他們按照訂單準備圖書再進行配送。其特點是簡單易操作、需求全面。但由于只通過訂單書目采購，缺點也很明顯：書目失真，容易出現(xiàn)誤訂;購書周期長，影響圖書館的教學(xué)研究;部分圖書沒有貨源，到書率低。

（二）現(xiàn)場采購

現(xiàn)場采購是與訂單采購相對的一種采購方式，它由采購人員或需求專業(yè)的師生直接去書店或是購書現(xiàn)場選購圖書，這種方式直觀、效率高，但隨意性也較大，難以進行質(zhì)量控制，成本也較高。

（三）招標采購

圖書館的招標采購是自2003年《中華人民共和國政府采購法》出臺來，高校圖書館陸續(xù)采用的一種采購方式。招標將市場競爭機制引入采購工作中，不僅合理分配了圖書館的資金使用，提高了資金的利用率，而且透明化的招標過程也有效防止了采購過程中可能出現(xiàn)的腐敗行為。但是我們也要承認，在圖書招標的過程中確實也出現(xiàn)了很多問題。

二、招標采購中存在的問題

（一）制度不健全

招標采購采取的是一種純商業(yè)的運作模式，高校圖書館進行招標采購的目的是為了規(guī)范采購行為，提高分配資金的使用效率，但是發(fā)行商、出版商出售圖書的目的卻是為了獲得巨額利潤。二者利益上的分歧必然導(dǎo)致整個招標活動的不如人意。出版商抱怨圖書館壓低價格，無法從中獲利;圖書館不滿意中標商在圖書質(zhì)量上的打折扣，損害了學(xué)校的利益。而迄今為止，國家沒有一個具體的制度措施規(guī)范這種行為，這樣最后的結(jié)果只能是不歡而散，不少高校圖書館的招標項目甚至無人投標。

（二）價格混亂

由于招標項目圖書數(shù)量的龐大，高校圖書館的專業(yè)采購人員也無法評估這個項目的真正成本，這就必然造成招標價格的混亂。價格低不一定代表質(zhì)量好，這是招標圖書館沒有考慮到的，往往高校圖書館只追求過程的透明化、價格的低廉，因此中標的大都是一些競價最低的書商。但價格低與運行規(guī)范，質(zhì)量保證，綜合評價高往往是呈反比關(guān)系的。招標過程周期長的特點決定了出版商競價的價格里除了包含招標圖書外，還有可靠性、服務(wù)態(tài)度、質(zhì)量、出貨率、物流、周期等增值服務(wù)，而圖書館追求價格低的做法反而將一些真正實力雄厚的出版商排斥在外了。

（三）招標周期長

從圖書館確定招標到最后得到供貨商提供的圖書，這是一段很長的時間。在這段時間內(nèi)，圖書的更新?lián)Q代現(xiàn)象是很普遍的，有時候上半年招標，下半年才得到圖書，這類圖書可能已經(jīng)不適應(yīng)時代變化了。而且由于圖書的到書率和時效性無法保證，圖書館的圖書采訪和編目工作也無法開展，嚴重影響了圖書館正常的運行。這就造成了有些圖書館為了完成年采購任務(wù)，忽視圖書的質(zhì)量和內(nèi)容，大大破壞了圖書館文獻的質(zhì)量及資源的建設(shè)。

（四）學(xué)術(shù)圖書特殊專業(yè)資料的采購限制

專業(yè)圖書的采購一直是高校圖書館采購的難點，由于這些學(xué)術(shù)性的圖書出版少、價格高，出版商往往會為了自身經(jīng)濟利益而放棄這類圖書的投標，這對高校圖書館的招標工作帶來了很大的困難。一旦專業(yè)圖書的資源發(fā)生缺口，圖書館的館藏結(jié)構(gòu)和質(zhì)量就會遭到破壞，圖書館的整體研究水平也會隨之下降。

（五）供應(yīng)商的更換頻繁

由于高校圖書館采購資金的年審制度，不少高校招標的頻率是一年一次。但在實際采購工作中，中標的供貨商不是一次性將標書上的圖書批發(fā)到位的，如果這時候更換了供貨商，那么未到貨的圖書訂單就只能重新發(fā)給新的供貨商，這樣又要耽誤很長時間，嚴重影響了圖書采購的效率，而且前一招標中采購人員所做的工作也被作廢，大大影響了人力利用率，破壞了采購人員構(gòu)建的關(guān)系網(wǎng)，得不償失。

（六）供應(yīng)商水平參差不齊

很多供應(yīng)商、書商工作人員根本沒有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過圖書館學(xué)，專業(yè)能力水平很低，而招標采購的性質(zhì)決定了供應(yīng)商全程參與高校圖書館的采購工作，包括圖書采訪、書目編纂等等。為了降低成本，獲得經(jīng)濟利益的最大化，供應(yīng)商很多都是自編書目數(shù)據(jù)，這里面的可操作性就很強，因此經(jīng)常發(fā)生分類錯誤、書目不一致、專業(yè)替換、同書異號等現(xiàn)象。這就造成了編目數(shù)據(jù)庫的混亂繼而嚴重影響了圖書館的數(shù)據(jù)庫質(zhì)量。

（七）標書制作粗劣

由于圖書招標涉及專業(yè)的數(shù)量多，所需書目的編寫需要準備大量的數(shù)據(jù)材料，這就給招標術(shù)的制作帶來了一定的困難。圖書館工作人員很難充分考慮到所有評價指標和技術(shù)需求的方方面面。一旦標書上有任何漏洞，供應(yīng)商為了追求經(jīng)濟利益能合法操作書目的采編提供，這樣會給圖書館帶來很大的損失。

三、招標采購中的質(zhì)量控制

（一）完善相關(guān)法律法規(guī)和制度

應(yīng)完善相關(guān)制度保證高校圖書館的招標采購工作是在公平、公開、公正的環(huán)境下進行的，增加招標工作的透明度，防止暗箱操作;同時在招標結(jié)束后要有相關(guān)法律法規(guī)約束中標方嚴格執(zhí)行已經(jīng)簽訂的合同，不打折扣的完成標書上書目的供應(yīng)工作。

（二）供應(yīng)商的資格審查

在接到供應(yīng)商的投標書后，圖書館的工作人員應(yīng)嚴格審查其投標資格，看是否滿足圖書館的招標要求。審查不能只是“走過場”，只粗略檢查一下供應(yīng)商的營業(yè)資格證或銷售資格證，而是應(yīng)該綜合考慮其經(jīng)濟實力、公司信譽、人員素質(zhì)、市場評價等等，做好其業(yè)務(wù)能力、圖書品種、館配能力的核實。對一些不熟悉的供應(yīng)商可以進行實地考察，實際掌握其綜合實力，摒棄片面追求價格低廉的做法。

（三）建立雙方互評體系

在招標工作結(jié)束后，圖書館的采購人員要定期與供應(yīng)商進行實時的工作進度信息交換，圍繞其編目質(zhì)量、到貨速度、退貨速度、改進率等指標對其進行客觀評價，除此之外，還要時時關(guān)注中標方的公司經(jīng)營狀況，避免給學(xué)校造成不必要的損失。單方面的評價是不科學(xué)，也是不客觀的，供應(yīng)商同樣也應(yīng)該給高校圖書館建立評價體系，給高校圖書館也樹立一面鏡子，反思其工作上的激進或不足。雙方互評體系的建立不僅有助于提高圖書供應(yīng)商的服務(wù)水平，也有助于整個圖書館采購工作的質(zhì)量提高。

（四）續(xù)標保證供應(yīng)商的穩(wěn)定

供應(yīng)商的頻繁更換不僅對圖書館圖書質(zhì)量的提高毫無幫助，還會影響圖書館圖書采購人員的工作效率，相對穩(wěn)定的圖書供應(yīng)商是更便于采購人員開展工作的，因此可以采取續(xù)標的方式保持圖書供應(yīng)商的相對穩(wěn)定。但是，不能為了續(xù)標成功無視供應(yīng)商的工作質(zhì)量，上述評價體系的作用就凸顯出來了。

（五）保證招標工作的專家數(shù)量

供應(yīng)商的分編人員大多數(shù)專業(yè)知識匱乏，不具備完全編目能力，供應(yīng)商也會為了追求經(jīng)濟利益的最大化人為調(diào)整書目架構(gòu)。為了保證圖書采購工作的質(zhì)量以及圖書驗收工作的順利進行，就必須讓一定數(shù)量的圖書館專家加入到圖書招標工作中來。圖書館專家對圖書市場、書目質(zhì)量、圖書采購細節(jié)、規(guī)范程序都有著更深的理解，他們的參與會最大程度上的保障高校圖書館的利益，保障圖書館圖書采購工作的質(zhì)量。

在高校圖書館圖書采購中實行招標采購是大勢所趨，不但有益于合理分配圖書館的采購資金，提高資金的利用率，還有利于學(xué)校圖書館的廉政建設(shè)，更好的為教學(xué)和科研服務(wù)。盡管如今招標采購中還存在著很多不盡人意的地方，但只要有力的對其進行質(zhì)量控制，招標采購的前景還是很開闊的。

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作者簡介：

黃雪梅為河套學(xué)院圖書館副研究館員，2001年評上副研究館員，研究方向：擔(dān)任過圖書館采編部主任、圖書館業(yè)務(wù)副館長，研究學(xué)科館員隊伍建設(shè)，學(xué)科館員制度。