淺談提升企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理的措施

鐘景云 蔡小鋒

摘 ?要：文章先簡要介紹企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的必要性，對(duì)企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理模式進(jìn)行詳細(xì)的闡述，著重論述企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理措施，為企業(yè)進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理提供了可靠有力的借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;網(wǎng)絡(luò)信息化;必要性;管理模式;管理措施

中圖分類號(hào)：TP399 ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ?文章編號(hào)：1006-8937（2015）36-0022-01

隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展，現(xiàn)代化的企業(yè)管理理念正逐步滲透進(jìn)企業(yè)內(nèi)部。檔案管理作為企業(yè)管理的一部分，作用也至關(guān)重要。只有不斷提升企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理措施，才能使企業(yè)檔案管理工作順應(yīng)企業(yè)發(fā)展的趨勢，才能為企業(yè)的發(fā)展和騰飛加油助力。

1 ?檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理必要性

1.1 ?企業(yè)時(shí)代發(fā)展必然要求

隨著電子辦公時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)發(fā)展中日益得到應(yīng)用普及，產(chǎn)生了量以光盤、磁盤為主的電子文件。這些電子文件記載著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的全過程，是企業(yè)最寶貴的財(cái)富，也是企業(yè)檔案資源信息的重要組成部分。而這些電子文件的收集、整理，歸檔單單靠傳統(tǒng)的手工方式是難以實(shí)現(xiàn)的，迫切需要進(jìn)行檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，提高工作效率和工作質(zhì)量，更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

1.2 ?企業(yè)檔案工作改革需要

企業(yè)的快速高效發(fā)展對(duì)檔案工作也提出新任務(wù)、新要求。企業(yè)檔案工作要與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行改革和創(chuàng)新，要改變以往每年年終或者第二年年初進(jìn)行集中歸檔報(bào)送為日常的隨時(shí)收集和報(bào)送。要及時(shí)將有保存價(jià)值的電子文件刻錄成光盤或者儲(chǔ)存入電子磁盤，形成電子檔案，交由企業(yè)檔案部門進(jìn)行保管。檔案部門要及時(shí)準(zhǔn)確掌握企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高檔案的綜合利用率，充分發(fā)揮檔案利用的社會(huì)效益，為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

1.3 ?信息技術(shù)發(fā)展必然結(jié)果

原有的單機(jī)進(jìn)行檔案管理的局限性和不足不斷顯現(xiàn)出來。①僅僅能進(jìn)行檔案目錄的的管理和查找，作用不明顯，造成計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存資源的浪費(fèi);②檔案使用者進(jìn)行檔案借閱時(shí)，還需要到檔案管理部門由檔案管理人員進(jìn)行查找，和傳統(tǒng)的檔案管理沒有什么區(qū)別;③容易形成各自為政的局面，不利于檔案管理的統(tǒng)一化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2 ?企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理模式

2.1 ?文件檔案管理聯(lián)網(wǎng)

文件檔案管理聯(lián)網(wǎng)是企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)和根本。目前，在企業(yè)檔案管理方面，基本實(shí)行的是紙質(zhì)檔案和電子檔案并存。檔案管理部門在肯定紙質(zhì)檔案保管價(jià)值的同時(shí)，要加大對(duì)電子檔案的管理。要加強(qiáng)對(duì)文件信息的收集和管理，企業(yè)自身出臺(tái)的文件可以自形成之日起，即錄入企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件檔案信息的一體化管理。對(duì)上級(jí)部門下發(fā)的重要文件，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的文件檔案等，需要?dú)w納存檔的，可以收集整理，通過掃描儀等檔案設(shè)備進(jìn)行掃描處理，形成電子文檔進(jìn)行歸檔。

2.2 ?建立檔案局域網(wǎng)絡(luò)

建立檔案局域網(wǎng)絡(luò)是企業(yè)檔案管理的支柱和保障。要依托企業(yè)現(xiàn)有的局域網(wǎng)，建立檔案局域網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化管理。檔案局域網(wǎng)絡(luò)作為局域網(wǎng)的一個(gè)子系統(tǒng)，檔案管理人員可以將各門類檔案、企業(yè)編研成果、期刊資料等文字、數(shù)據(jù)、圖片圖表、音頻聲像等檔案載體上網(wǎng)，并設(shè)置閱批和訪問權(quán)限。企業(yè)工程技術(shù)人員以及企業(yè)各部門員工可以在網(wǎng)上快速便捷地實(shí)現(xiàn)文件檔案和企業(yè)生產(chǎn)數(shù)據(jù)等的傳閱、調(diào)閱、查閱，參考等，可以更好地促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展。

2.3 ?圖情檔資實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)

圖情檔資實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)是企業(yè)檔案管理的拓展和完善。在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)建立信息中心，對(duì)圖書資料、科技情報(bào)、各門類檔案實(shí)行一體化管理，是信息資源實(shí)現(xiàn)共享的形式之一，也是知識(shí)時(shí)代的發(fā)展趨勢。圖情檔資實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)后，可以利用檔案信息資源，開展利用與交流，加強(qiáng)企業(yè)和行業(yè)間的情報(bào)利用關(guān)系。可以通過網(wǎng)絡(luò)檢索、調(diào)閱查詢、開架閱覽等服務(wù)形式，更好地供領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)各部門查考調(diào)閱利用，可以更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策，企業(yè)管理、技術(shù)革新和安全生產(chǎn)服務(wù)。

2.4 ?網(wǎng)絡(luò)搜集檔案資料

網(wǎng)絡(luò)搜集檔案資料是企業(yè)檔案管理的內(nèi)容和手段。所謂檔案搜集就是接收和征集檔案的意思，企業(yè)的檔案搜集工作就是按照規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在企業(yè)各部門、個(gè)人手中和散失在社會(huì)上的檔案，集中到企業(yè)檔案室。檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)信息化管理后，搜集檔案工作就可以通過網(wǎng)絡(luò)來完成?？梢酝ㄟ^網(wǎng)絡(luò)發(fā)出所搜集檔案的時(shí)間、歸檔的標(biāo)準(zhǔn)、歸檔的范圍，歸檔的內(nèi)容，企業(yè)各部門、個(gè)人和社會(huì)有關(guān)部門就可以在網(wǎng)上完成檔案的提交工作，加快檔案歸檔的速度和效率。

3 ?企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的措施

3.1 ?強(qiáng)化檔案信息管理安全措施

檔案自身屬性決定檔案的唯一性、不可復(fù)制性和保密性，同時(shí)對(duì)檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)信息化信息管理，又決定檔案的資源共享性，這兩者不可避免地要產(chǎn)生矛盾。由于電子網(wǎng)絡(luò)信息的虛擬性、易擴(kuò)散性，所以，強(qiáng)化檔案信息管理安全是做好檔案工作的重中之重，也是解決檔案資源共享和安全保密這對(duì)矛盾的關(guān)鍵。為了保證企業(yè)檔案信息安全，企業(yè)要在外網(wǎng)和內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化之間設(shè)置物理隔離，這是保證內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化安全的最主要也是最有效的措施。物理隔離主要是通過路由器和防火墻來實(shí)現(xiàn)。路由器可以首先屏蔽掉所有的IP地址，然后由檔案管理人員有選擇地放行一些地址進(jìn)入檔案管理網(wǎng)絡(luò)。防火墻則主要是過濾進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)、管理進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為、阻止某些不明來源的禁止的業(yè)務(wù)、記錄通過防火墻的內(nèi)容和活動(dòng)、對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢測和警告。有了這些措施，就可以保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全。

3.2 ?提升檔案信息管理隊(duì)伍的素質(zhì)

檔案管理工作的作用和發(fā)揮的效益越來越突出，地位越來越重要，這就對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出新要求。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，要提高檔案工作在企業(yè)的地位，要轉(zhuǎn)換檔案管理人員的思想意識(shí)，要激發(fā)他們對(duì)檔案信息管理工作的潛力和熱情，起到事半功倍的效果。其次，檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理工作是一門綜合性的工作，它要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和技能。要積極做好檔案管理人員信息化、數(shù)字化等培訓(xùn)工作，要加大在職教育和繼續(xù)教育力度，要讓檔案管理人員掌握最先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，跟得上檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的步伐。要鼓勵(lì)他們經(jīng)常性參加檔案管理工作觀摩會(huì)和交流研討會(huì)，要加強(qiáng)他們對(duì)計(jì)算機(jī)運(yùn)用的能力、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用能力、圖片、聲像等多媒體資料的應(yīng)用處理能力的培訓(xùn)，讓他們工作起來得心應(yīng)手。有了高素質(zhì)的人力保障，檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理水平就能得到顯著提升。

3.3 ?建立健全檔案信息管理制度

企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理要想真正落到實(shí)處，健全完善的管理制度是必不可少的重要保障。檔案信息化建設(shè)的企業(yè)要在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息化的特點(diǎn)以及系統(tǒng)所處理的信息涉密等級(jí)及其重要程度制訂相應(yīng)的管理制度，要落實(shí)保密措施。檔案信息管理制度不能僅僅停留在紙上，要認(rèn)真落實(shí)到行動(dòng)上。要用制度約束和規(guī)范檔案管理行為，要制定和企業(yè)管理同步的檔案管理的詳細(xì)考評(píng)細(xì)則和獎(jiǎng)懲措施，并細(xì)化量化到人。要依照有關(guān)保密和檔案工作的要求和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案信息化建設(shè)及保密管理工作情況進(jìn)行年度檢查，確保國家秘密的安全。要嚴(yán)格獎(jiǎng)懲，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性和熱情，才能使制度落到實(shí)處，才能使企業(yè)檔案管理工作快速高效地運(yùn)轉(zhuǎn)，向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化方向健康發(fā)展。

4 ?結(jié) ?語

要做好企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理工作，需要檔案管理人員有高度的責(zé)任感和使命感，有持之以恒的耐心和細(xì)心，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持，需要企業(yè)各部門和每一個(gè)員工的通力配合，只有這樣，企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理工作才能真正落到實(shí)處，發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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