現(xiàn)代信息化財務(wù)集中核算形式下高校會計檔案的管理

方暉

摘要：會計電算化的發(fā)展，使得現(xiàn)代會計檔案較之傳統(tǒng)會計檔案在內(nèi)容和形式上日趨多樣化、復(fù)雜化，傳統(tǒng)會計檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)高?，F(xiàn)代檔案管理的要求。高校應(yīng)當(dāng)不斷改進管理方式與方法，以適應(yīng)會計電算化下會計檔案的特點，提升會計檔案管理水平，為高校的經(jīng)營決策與管理提供更高質(zhì)量的財務(wù)數(shù)據(jù)與強大的基礎(chǔ)信息支持。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代信息化；財務(wù)集中核算；高校；電算化會計檔案；管理

引言

隨著計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在財經(jīng)領(lǐng)域的應(yīng)用與發(fā)展，會計工作逐步實現(xiàn)了電算化與核算集中化，生成了完全不同于傳統(tǒng)手工核算的電算化會計檔案，其形式和種類日益增多，同時政府及其他利益相關(guān)者對高校財務(wù)數(shù)據(jù)的關(guān)注與需求也日趨多樣化，對高校會計檔案的管理提出了更高的要求。

一、高校電算化會計檔案的特點

（1）電算化會計檔案拓展了會計檔案的內(nèi)容和形式

電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案的內(nèi)涵更廣泛，不僅包括打印輸出的紙質(zhì)會計憑證、會計賬簿和會計報表，還包括了電算化系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計核算軟件及其他相關(guān)財務(wù)軟件程序等全套數(shù)據(jù)與文檔資料。

（2）電算化會計檔案更方便查找，提高了數(shù)據(jù)處理和加工的工作效率

會計電算化條件下，會計數(shù)據(jù)的集成化、綜合化程度較高，各類各項數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)度也大幅提高，使得數(shù)據(jù)的查詢方便快捷，同時對數(shù)據(jù)的收集、統(tǒng)計、整理和測算也可直接利用計算機來完成，大幅縮短了工作時間，提高了工作時效。

（3）電算化會計檔案對存儲技術(shù)與條件要求很高

磁性介質(zhì)或光盤的廣泛應(yīng)用和存在，對電算化會計檔案的存儲技術(shù)提出了更高要求，其數(shù)據(jù)資料保存受存儲時間、存儲數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、存儲介質(zhì)質(zhì)量、存儲環(huán)境及存儲時間等因素的影響很大，若保存不當(dāng)很容易遭到破壞。

（4）電算化會計檔案保管的安全性與完整性要求更高

會計電算化條件下，大量會計數(shù)據(jù)都保存在相關(guān)計算機及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，信息數(shù)據(jù)處理合成高度集中，加之?dāng)?shù)據(jù)的非法修改可不留痕跡，一旦遭到病毒侵襲或黑客等人為破壞，很容易造成系統(tǒng)癱瘓或數(shù)據(jù)外泄、毀損，對會計信息的安全性與完整性帶來極大挑戰(zhàn)。

（5）電算化會計檔案對其管理人員素質(zhì)與技能有更高要求

現(xiàn)代信息化財務(wù)集中核算形式下，高校會計電算化不斷深入發(fā)展，生成的電算化會計檔案的內(nèi)容與形式不斷拓展，結(jié)構(gòu)組成也愈發(fā)復(fù)雜和綜合，相關(guān)管理人員只有在掌握豐富會計知識及熟悉了解財務(wù)系統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上，同時具備較強的計算機操作與管理技術(shù)以及扎實的檔案管理技能等綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能適應(yīng)電算化會計檔案管理工作的要求。

二、高校電算化會計檔案管理存在的問題

（一）對電算化會計檔案管理的認識不到位，沒有明確的管理和規(guī)劃目標(biāo)

傳統(tǒng)會計檔案構(gòu)成單一且格式相對統(tǒng)一，管理工作比較容易，相關(guān)財務(wù)主管人員已形成了固有的觀念，因此，對電算化會計檔案管理重視不夠，缺乏對電算化會計檔案的了解，沒有明確的管理和規(guī)劃目標(biāo)，其工作帶有一定的盲目性，導(dǎo)致電算化會計檔案管理不到位，增加了相關(guān)工作的風(fēng)險。

（二）原會計檔案管理制度陳舊，與電算化會計檔案管理的要求脫節(jié)

電算化會計檔案較之傳統(tǒng)會計檔案發(fā)生了很大的變化，對其管理的內(nèi)容和要求也隨之發(fā)生了明顯的變化，原基于傳統(tǒng)會計檔案管理的制度在管理內(nèi)容、管理方式及目標(biāo)等方面已無法適應(yīng)電算化會計的需要，以致相關(guān)工作無所適從，內(nèi)容不明、職責(zé)不清，給電算化會計檔案的管理工作開展帶來極大的困難。

（三）電算化會計檔案內(nèi)容不完整，保管方式不統(tǒng)一

（1）沒有明確規(guī)定電算化會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間

沒有明確哪些文件資料屬于紙質(zhì)檔案或電子檔案的歸檔范圍，歸檔時間也未明確，以致有些應(yīng)打印輸出或光盤備份的數(shù)據(jù)資料沒有按照統(tǒng)一時間及時收集、立卷，造成會計檔案的遺漏或丟失。

（2）沒有明確規(guī)定電算化會計檔案的生成、制式、收集、整理的統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)與方法

電算化會計檔案的生成、制式、收集、整理沒有統(tǒng)一的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，各時期的生成、收集、整理、保管方法與方式不一致，以致其會計信息所涵蓋的內(nèi)容與表達方式不同，不便于查找、整理、存儲及保管，同時也增加了不同時期之間會計數(shù)據(jù)比對的難度。

（3）沒有及時保存不同版本的會計軟件及相關(guān)電子數(shù)據(jù)與資料

實行會計電算化的時間越長，其財務(wù)軟件與會計檔案的版本就越多，在對會計軟件升級后，沒有及時存儲升級前后不同版本的會計軟件與其中的會計數(shù)據(jù)資料，并歸檔保存，致使在新升級的會計軟件中無法調(diào)閱不同版本的會計數(shù)據(jù)檔案，造成會計數(shù)據(jù)檔案的不連續(xù)性，嚴重影響了電算化會計檔案的正常使用。

（4）紙質(zhì)檔案及相應(yīng)電子檔案的生成及收集保管方式不同步、不統(tǒng)一

會計電算化模式下，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)與電子會計檔案并存，但相關(guān)人員不清楚哪些會計檔案必須要紙質(zhì)保存、哪些會計檔案必須光盤備份，造成紙質(zhì)會計檔案與電子會計檔案的生成、收集、保管方式在相同或不同會計年度的連續(xù)時間段內(nèi)前后不同步、不一致，大幅降低了會計檔案數(shù)據(jù)的橫向及縱向可比性。

（四）電算化會計檔案管理內(nèi)控制度不健全

（1）電算化會計崗位內(nèi)控制度不健全

會計電子數(shù)據(jù)平常是實時存儲于計算機及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，很容易被病毒攻擊或人為修改，且不易留下痕跡，電算化會計崗位內(nèi)控制度又不健全，使得會計電子數(shù)據(jù)生成環(huán)節(jié)上相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限過大或重疊或空缺，相互之間無法有效牽制，加大了會計檔案數(shù)據(jù)不完整、不準(zhǔn)確甚至泄漏、遺失的風(fēng)險。

（2）電算化會計檔案管理的流程以及其相關(guān)部門與人員的職責(zé)權(quán)限不明確

沒有明確規(guī)定電算化會計檔案管理的流程或環(huán)節(jié)，相關(guān)部門與人員不清楚應(yīng)辦理哪些手續(xù)、經(jīng)過哪些環(huán)節(jié)來完成電算化會計檔案的傳遞、收集、立卷、歸檔與保管等工作，以及自身在此過程中的職責(zé)和權(quán)限，推諉扯皮事件時有發(fā)生，導(dǎo)致電算化會計檔案管理工作無法順利開展。

（3）電算化會計檔案的定期清理、銷毀制度不規(guī)范

高校財務(wù)部門未按規(guī)定設(shè)置專門的財會檔案管理機構(gòu)，由財務(wù)人員兼任檔案管理工作，為了自身查閱方便自行就地保存，所有財務(wù)人員均可自行查詢拿取，不相容崗位沒有完全分離，對應(yīng)的崗位職責(zé)也沒明確；多年來未及時將會計檔案移交給檔案管理部門保管，而且只歸檔，未按定期清理，以致會計檔案毀損不能及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)，同時沒有明確各類檔案的保管期限，年代久遠已無保存價值的會計檔案也未定期鑒定后及時銷毀，占用了大量的存放空間，極易發(fā)生霉變或丟失，增加了相關(guān)管理的工作量及成本。

（4）電算化會計檔案管理查詢、借閱制度不完善

沒有建立嚴格的查詢、借閱審批制度，沒有履行必要的查詢、借閱登記與歸還查驗等手續(xù)，不便于實時監(jiān)控會計檔案去向及明確相關(guān)人員責(zé)任，無法保證會計檔案的安全完整。

（五）電算化會計檔案管理技術(shù)存在安全隱患

一方面，電算化會計軟件系統(tǒng)升級換代加快，版本隨之不斷增多，不同版本的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及其輸入輸出格式也不統(tǒng)一，以致電子檔案存儲結(jié)構(gòu)與紙質(zhì)檔案形式各不相同，只能將其分開備份與打印輸出，進一步加劇了會計檔案管理的復(fù)雜程度與工作量。另一方面，會計檔案管理人員自身的能力及素質(zhì)不高，對檔案管理與計算機及信息處理的知識掌握不夠，在相關(guān)管理細節(jié)及網(wǎng)絡(luò)安全防范上工作不到位，這就造成電子數(shù)據(jù)很容易受到病毒攻擊或外部環(huán)境的不良影響，提高了工作錯弊或失誤及會計檔案數(shù)據(jù)丟失的可能性。

三、高校電算化會計檔案管理改進的對策

（一）提高財務(wù)人員的電算化會計檔案管理意識，明確管理和規(guī)劃目標(biāo)

加強對電算化會計檔案特性及相關(guān)管理法規(guī)制度的了解，充分認識電算化會計檔案管理的復(fù)雜性、綜合性與重要性，增強管理意識，不斷提高相關(guān)管理人員的財務(wù)系統(tǒng)、電子檔案及計算機信息等方面的知識水平與業(yè)務(wù)處理能力等綜合素質(zhì)，還需要根據(jù)時代發(fā)展的需要，對這一塊人員要加大培訓(xùn)，以便他們所擁有的綜合能力能夠更好的適應(yīng)環(huán)境變化所帶來的新要求；另外一方面應(yīng)該制定相應(yīng)的長期發(fā)展規(guī)劃，明確其管理的目標(biāo)和任務(wù)，確保電算化會計檔案管理的有序、依法進行。

（二）建立電算化會計檔案管理的各項制度

（1）建立電算化會計檔案的收集、立卷制度

明確規(guī)定統(tǒng)一納入紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的會計數(shù)據(jù)及文字資料的歸檔范圍，并根據(jù)不同檔案的性質(zhì)統(tǒng)一勘定其歸檔時間，全面、及時地收集相應(yīng)的紙質(zhì)檔案與電子檔案，予以統(tǒng)一整理、標(biāo)示并立卷。

（2）建立電算化會計檔案的歸檔、保管制度

①明確規(guī)定電算化會計檔案的生成、、制式、收集、整理的統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)與方法，以使各時期的會計檔案在生成至歸檔保管的方法與方式上保持統(tǒng)一，保證其會計信息體現(xiàn)的內(nèi)容與方式前后一致，便于分類收集、整理、保管及實時查找與匯總處理。

②明確規(guī)定電算化會計檔案的紙質(zhì)保存與光盤備份的關(guān)聯(lián)方式與關(guān)聯(lián)程度，協(xié)調(diào)統(tǒng)一兩大類會計檔案的同步管理，以保障電算化會計檔案相關(guān)對應(yīng)的一致性及其內(nèi)容的完整性。

③明確規(guī)定會計核算系統(tǒng)升級前后不同版本下會計軟件及其會計數(shù)據(jù)資料的存儲及保管的方式，并擬定最新升級系統(tǒng)調(diào)閱關(guān)聯(lián)歷史數(shù)據(jù)庫的規(guī)則與方法，以保持不同年限會計數(shù)據(jù)信息的連續(xù)性與相關(guān)性。

（3）建立電算化會計檔案的定期備份、復(fù)核制度

建立統(tǒng)一的電算化會計數(shù)據(jù)AB備份與復(fù)核機制，明確備份的時間間隔、備份方式與數(shù)量、備份責(zé)任人、標(biāo)示制式及保管方法等相關(guān)要素，并設(shè)立備查賬簿予以登記，同時規(guī)定定期復(fù)核檢查的內(nèi)容、時限及修復(fù)方式等，確保電子檔案的安全與完整。

（三）健全電算化會計檔案管理內(nèi)控制度

（1）健全電算化會計崗位內(nèi)部控制制度

強化電算化會計崗位權(quán)限的管理，重新設(shè)定調(diào)整會計電子數(shù)據(jù)生成環(huán)節(jié)上個相關(guān)人員的崗位職責(zé)與權(quán)限范圍，按會計數(shù)據(jù)的重要性與機密程度建立分級調(diào)閱規(guī)則，建立多用戶、分權(quán)限管理的層級約束機制，減少會計電子數(shù)據(jù)發(fā)生錯漏與外泄的幾率，確保數(shù)據(jù)的完整和安全。

（2）規(guī)范電算化會計檔案管理流程，明確相關(guān)部門與人員的職責(zé)權(quán)限

確立并規(guī)范電算化會計檔案管理的流程與環(huán)節(jié)，明確其各環(huán)節(jié)上應(yīng)辦理的各項手續(xù)及對應(yīng)的相關(guān)部門與人員職責(zé)和權(quán)限，以便對電算化會計檔案管理的全過程進行有效監(jiān)管，以免遺漏關(guān)鍵控制點，增加電算化會計檔案錯漏或遺失的風(fēng)險。

（3）健全電算化會計檔案的定期清理、銷毀制度

按照不相容崗位分離的原則，設(shè)置專門的財會檔案管理機構(gòu)或指定專人來保管電算化會計檔案，并建立定期清理、銷毀制度，及時全面了解會計檔案的保存狀態(tài)，對已發(fā)現(xiàn)毀損的會計檔案要及時恰當(dāng)修復(fù)，對已超出保管期限的會計檔案應(yīng)請專業(yè)人員依法履行鑒定程序，對于符合銷毀規(guī)定的會計檔案編制銷毀清冊并依法定程序及方式進行銷毀，對于保管期限已滿但涉及未清債權(quán)債務(wù)和其他未了事項的原始憑證則不得銷毀，應(yīng)單獨抽出重新立卷，并在所屬相關(guān)銷毀清冊備注欄內(nèi)及相關(guān)保管清冊欄內(nèi)予以標(biāo)示注明。

（4）健全電算化會計檔案的查詢、借閱制度

建立健全電算化會計檔案的查詢、借閱審批制度，明確規(guī)定學(xué)校內(nèi)部各級部門與人員查詢、借閱會計檔案的必須填寫會計檔案的查詢、借閱申請表并由財務(wù)部門負責(zé)人審核批準(zhǔn)簽字加蓋財務(wù)部門公章后方可辦理相關(guān)查詢、借閱登記手續(xù)；明確規(guī)定外單位查詢、借閱會計檔案的必須開具單位介紹信及證明并出示相關(guān)證件，與填寫的會計檔案查詢、借閱申請表一并交由學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)部門負責(zé)人審核批準(zhǔn)簽字加蓋學(xué)校公章后方可辦理相關(guān)查詢、借閱登記手續(xù)；同時會計檔案管理人員應(yīng)做好上述查詢、接閱資料的實時跟進及借還查驗等后續(xù)工作。對不符合規(guī)定的查詢、借閱事項，會計檔案管理人員有權(quán)拒絕辦理。

（四）提升電算化會計檔案管理技術(shù)，加大軟硬件投入力度，整合優(yōu)化信息系統(tǒng)

逐步轉(zhuǎn)變提升電算化會計檔案管理技術(shù)，不斷增強會計檔案管理人員的檔案管理與計算機及信息處理的綜合業(yè)務(wù)能力，加大各項軟硬件設(shè)施設(shè)備的投入力度，引入現(xiàn)代會計檔案信息化管理模式，將會計檔案管理的全過程納入信息化管理范疇，整合優(yōu)化信息系統(tǒng)資源配置，建立集會計檔案的信息采集、自動分類、編輯統(tǒng)計、歸檔標(biāo)識、立卷存儲、分期保管及查詢、借閱與清理、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)于一體的數(shù)字化系統(tǒng)，實現(xiàn)與財務(wù)管理信息系統(tǒng)的資源共享及同步升級，并依據(jù)“集中管理，分權(quán)調(diào)閱”的原則，構(gòu)建會計數(shù)字化檔案管理體系，以期適應(yīng)現(xiàn)代會計電算化不斷發(fā)展的需要。

四、結(jié)束語

會計檔案管理作為一項會計基礎(chǔ)工作，是高校財務(wù)管理的重要組成部分，它對于保證和維護財務(wù)數(shù)據(jù)的真實、準(zhǔn)確、安全與完整具有重大意義，同時也為財務(wù)分析、預(yù)算等工作進一步整理、匯總、綜合、提煉相關(guān)數(shù)據(jù)提供了強大的基礎(chǔ)信息支持平臺，在對高校經(jīng)營決策管理中發(fā)揮了重要作用。會計檔案管理的規(guī)范化與信息化是高校落實經(jīng)濟責(zé)任制度的要求，也是財務(wù)管理精細化的需要，高校應(yīng)該根據(jù)自身業(yè)務(wù)特性，逐步的完善會計檔案的管理，也需要借助現(xiàn)代信息化管理技術(shù)，建立適當(dāng)?shù)臅嫏n案信息化管理模式，適時調(diào)整機構(gòu)設(shè)置、崗位職能與運行機制，并與相關(guān)財務(wù)管理層次結(jié)構(gòu)相匹配，以適應(yīng)高校戰(zhàn)略管理對財務(wù)數(shù)據(jù)的整體需求。（作者單位：湖南第一師范學(xué)院）

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