強(qiáng)化檔案意識(shí) 完善檔案管理

宋小杰

作為一個(gè)檔案工作者，必需要強(qiáng)化檔案意識(shí)，了解我們工作的對(duì)象、工作職責(zé)和工作任務(wù)，做好本職工作。檔案意識(shí)是檔案和檔案工作在人們頭腦中反映的總和，即人們對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)過程和反映能力。人們檔案意識(shí)的強(qiáng)弱，直接關(guān)系和影響著人們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)、檔案法制觀念和檔案利用需求行為等。所以，強(qiáng)化人們的檔案意識(shí)，對(duì)檔案工作的順利開展起著至關(guān)重要的作用。任何一個(gè)單位都要形成自己的檔案，都需要把自己的實(shí)際情況進(jìn)行整理歸檔，為單位工作提供借鑒和依據(jù)。近些年來，許多企事業(yè)單位已經(jīng)成立了檔案室，并逐步規(guī)范，合理利用，這包含著無數(shù)檔案工作人員辛勤勞動(dòng)的成果。要想真正的提高社會(huì)檔案意識(shí)，完善檔案管理，個(gè)人認(rèn)為需要把以下幾個(gè)方面和檔案工作相結(jié)合起來。

一、增強(qiáng)檔案意識(shí)，健全規(guī)章制度

增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是搞好檔案工作的重要保證。首先，抓時(shí)機(jī)，把主管領(lǐng)導(dǎo)作為主要宣傳對(duì)象。各級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的有效開展起著非常重要的作用。通過舉辦各種檔案法規(guī)講座、組織人員參加檔案培訓(xùn)來提高干部職工的檔案意識(shí)。其次，制定明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，從而使各業(yè)務(wù)部門重視檔案的收集、整理、歸檔。第三，健全檔案管理制度，嚴(yán)格按照制度進(jìn)行篩選歸類立卷，各類檔案、資料按類別存放在不同檔案柜，按要求建立全宗卷和各類臺(tái)賬。增強(qiáng)與各部門檔案負(fù)責(zé)人員聯(lián)系，促進(jìn)檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱工作，使檔案資料進(jìn)、出及時(shí)，真正實(shí)現(xiàn)資源共享。對(duì)查閱、借閱檔案資料嚴(yán)格按照制度和手續(xù)辦理。第四，要求各部門積極參與、配合，及時(shí)收集有關(guān)資料。另外，我公司還將有關(guān)人員外出學(xué)習(xí)和參加會(huì)議的資料進(jìn)行收集和整理，有效地發(fā)揮檔案信息的作用。同時(shí)要求檔案部門參加公司生產(chǎn)技術(shù)會(huì)議、科研成果鑒定驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收和基建竣工驗(yàn)收，規(guī)定了檔案工作“三納入”、檔案人員“四參加”和檔案資料管理程序，明確責(zé)任，層層把關(guān)，保證檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性，使檔案工作逐步走上了健康有序的法制軌道。

二、建立高效檔案管理人員隊(duì)伍

加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，在基層單位要設(shè)置兼職檔案管理員，明確職責(zé)和任務(wù)，保證檔案管理機(jī)構(gòu)的健全和檔案管理工作的正常開展。檔案工作是一項(xiàng)日常積累性工作，這首先不但需要各部門兼職檔案管理人員在日常工作中注重各類材料的收集和整理，還需要檔案管理人員密切保持與各科室、部門的聯(lián)系，爭取全方位收集單位自身產(chǎn)生的檔案。二是制定符合單位檔案特點(diǎn)的管理規(guī)范，包括歸檔范圍、立卷程序、保管期限及密級(jí)規(guī)定。三是將檔案利用信息及時(shí)提供給單位領(lǐng)導(dǎo)、各部門，使他們親身體驗(yàn)到檔案的利用價(jià)值，促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好各類檔案的收集、整理工作。從事利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是制度的直接執(zhí)行者，對(duì)檔案安全負(fù)有直接責(zé)任，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。涉密檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，提高檔案保密安全意識(shí)。

三、強(qiáng)化措施，消除隱患

我單位在具體工作中，強(qiáng)化了以下三項(xiàng)措施，以防出現(xiàn)各種隱患：

1.在日常管理工作中，檔案庫房實(shí)行專人保管、專人查閱，非本公司檔案人員，不得進(jìn)入庫房。2.每天保持良好的衛(wèi)生環(huán)境，檢查庫房安全情況，每天下班前檢查庫房門窗及電源設(shè)備是否關(guān)好。 3.檔案資料借閱實(shí)行專人負(fù)責(zé)，認(rèn)證執(zhí)行檔案資料借閱制度，做好借閱登記，定期清點(diǎn)催還歸位。借閱者離去之前仔細(xì)檢查翻閱過的檔案和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處。

四、合理運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，

促進(jìn)檔案信息化管理

檔案信息化建設(shè)是企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向。隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。現(xiàn)代化管理主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面是利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率，克服以往檔案工作的人工操作的落后性，通過不斷地添置現(xiàn)代化的設(shè)備，如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，檔案的掃描技術(shù)、現(xiàn)代化的檔案保護(hù)技術(shù)，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。另一方面是利用現(xiàn)代化管理手段推進(jìn)檔案信息化的管理，通過計(jì)算機(jī)軟件對(duì)文件、檔案的全部信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)檔案及文件信息的生成、轉(zhuǎn)化、提供利用實(shí)行計(jì)算機(jī)一體化管理，提升經(jīng)辦人員檔案管理水平。我公司系統(tǒng)不斷升級(jí)，2010年全面啟用國家電網(wǎng)公司統(tǒng)一推廣的協(xié)同辦公檔案管理系統(tǒng)，增強(qiáng)了檔案資料的網(wǎng)上遠(yuǎn)程查詢和借閱功能，提高了檔案的利用率，為全公司檔案信息資源共享創(chuàng)造了條件。目前，我公司文書、科技、實(shí)物、聲像檔案已全部實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化管理，通過企業(yè)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字化信息提供利用服務(wù)為重心，從管理部室到班組都可以通過局域網(wǎng)隨機(jī)查閱、檢索檔案信息，大大提高了工作效率。

檔案是一種原生的信息資源，檔案的生命和價(jià)值在于利用。我們現(xiàn)在收集、整理的檔案，幾十年、幾百年后也同樣是珍貴的歷史資料，可供后人借鑒?！翱旖?、準(zhǔn)確、真實(shí)”是檔案利用的原則，“競爭、效益、資源共享”是檔案利用的宗旨。因此，隨著社會(huì)的發(fā)展，隨著企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工對(duì)檔案的重要性以及檔案資料的利用價(jià)值認(rèn)識(shí)的逐步提高，人們將學(xué)會(huì)查閱檔案信息和利用回溯性信息，可以預(yù)測(cè)，對(duì)檔案利用的需求會(huì)不斷增加，檔案利用者會(huì)越來越多，檔案的利用量也會(huì)越多越大，這種趨勢(shì)將會(huì)全面和持續(xù)的發(fā)展下去?？傊?，檔案學(xué)作為一個(gè)專門的社會(huì)學(xué)科會(huì)永遠(yuǎn)存在，檔案工作為人類社會(huì)分工的一部分，也會(huì)永遠(yuǎn)存在。

（作者單位：國網(wǎng)冀北唐山市供電公司）