淺談工程檔案信息化的重要意義

李靜婷

摘要：在網(wǎng)絡時代中，從大數(shù)據(jù)到云數(shù)據(jù)的轉變，讓信息化成為了各行各業(yè)工作的重要發(fā)展前景，本文筆者就工程檔案信息化的發(fā)展淺談企在工程檔案的工作中的重要意義。

關鍵詞：檔案信息化；工程檔案；意義

在網(wǎng)絡時代，檔案信息的收集，加工，保存，傳輸，應用越來越凸顯出其巨大作用，“大數(shù)據(jù)”之后是“云數(shù)據(jù)”，讓信息化上了一個新臺階，對于相對落后的工程建設單位，科技檔案、文書檔案、會計檔案的高效收集和高效利用儼然成了一個不小的課題，如何在有限的資源下加快檔案工作的現(xiàn)代化、電子化、系統(tǒng)化、信息化、自動化、集約化就成為目前建筑工程檔案工作的基本目標。

一、什么是檔案信息化

1、檔案信息化，即在不改變檔案原來的真實內容的情況下，對檔案本身內容及檔案存在的形式，依靠計算機、掃描儀、網(wǎng)絡等現(xiàn)代化科技技術進行轉換成數(shù)碼形式，以實現(xiàn)檔案資源的信息整合，資源共享，充分發(fā)揮檔案的實用價值，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。

2、《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》把檔案信息化建設作為一項戰(zhàn)略任務確定下來。檔案的信息化需求成為目前施工單位的一項主要課題以及發(fā)展方向。

二、目前工程檔案信息化面臨的困難

1、立檔單位多，目前檔案信息化建設在全國施工建設單位領域中沒有形成一個統(tǒng)一的行業(yè)標準。造成各單位檔案信息繁復重疊。工程項目資料一般要移交給建設單位、業(yè)主單位、地方政府相關單位、監(jiān)理單位等幾家。沒有統(tǒng)一的行業(yè)標準導致項目在移交資料過程中信息化工作難度增加。

2、對施工單位來說，檔案信息化基礎設施薄弱。檔案信息化管理要求一定的物質條件，一方面是配置計算服務器、掃描攝錄機、復印機等數(shù)碼設備，一方面要根據(jù)公司實際情況及服務對象，建設配備一定范圍內的檔案信息網(wǎng)絡，從而達到檔案信息資源充分利用的目的。而部分企業(yè)對檔案工作的不重視，不愿投入過多的人力、物力，使得檔案信息化工作無法得到有效的實施。

3、數(shù)字化檔案信息資源的建設也成為一定的障礙。一方面是紙質檔案的數(shù)字化任務量巨大。一個成立近60年的施工企業(yè)，庫藏規(guī)模較大，利用數(shù)據(jù)庫技術，高速掃描技術將紙質的檔案轉化成數(shù)字化信息，需要一定的物質、資金、人力的支持。

4、現(xiàn)在大多公司使用的OA電子辦公平臺可以直接將電子文件進行歸檔，但目前的法律是否承認電子文件的合法性是個問題，所以大部分公司的檔案歸檔均采用電子檔案和紙質檔案共同保存的方法進行存檔。那樣仍然占用庫存，增加歸檔困難。而工程項目從開工之日起，各類資料隨時產(chǎn)生，正在形成的電子文件不能夠及時歸檔，事后再重新對這部分內容進行數(shù)字化，就是對人力物力的一種直接浪費，導致項目對數(shù)字化歸檔的抵觸心理，嚴重影響數(shù)字化進程的開展。

三、傳統(tǒng)科技檔案歸檔模式轉變?yōu)闄n案信息化歸檔模式的重要意義

1、現(xiàn)代化城市的高速建設導致無論是高速公路、鐵路、市政各種工程建設規(guī)模都日益龐大，涉及參建單位多，往往一條線涉及幾家單位甚至幾十家單位。這就要求，項目開工立項和收集檔案要同步進行，施工過程中形成的資料要同步保存，工程驗收資料和移交檔案同步進行。傳統(tǒng)的歸檔模式存在著查詢檢索困難，保管內容過多。根據(jù)交通部辦公廳2006年印發(fā)《進一步加強交通重點建設項目檔案管理的工作意見》中，要求各建設項目要積極采用微縮，計算機等先進的手段和技術，探索檔案現(xiàn)代化管理的新途徑和新方法的內容要求，工程檔案信息化的發(fā)展不容滯緩。這就對各建設單位檔案信息化管理提出了新的發(fā)展方向。

2、緩解各單位的館藏壓力是檔案信息化管理的要求。 科技檔案的信息化發(fā)展，可以合理的了利用公司的館藏空間，減少相應的空間浪費。近些年，工程檔案移交內容范圍越來越廣，收集范圍包括綜合、設計、施工、竣工圖、竣工驗收、圖文影像等文件，例如西寶高速公路其中一個標段施工單位，所移交給本公司的全套項目檔案共有659卷之多，那么西寶高速公路建設方所需要歸檔的科技檔案數(shù)量可想而知。而項目工程檔案經(jīng)過信息化技術進行整理，利用圖像掃描或微拍等方式將項目檔案原件進行電子化，那么就大大降低了各級保管單位的庫藏壓力。

3、檔案的宗旨在于利用，檔案信息化的單位，可以建立一個基于局域網(wǎng)的內部檔案信息化管理系統(tǒng)，設置相應查閱權限，可以讓公司內部職工自行查閱其所需要的信息，如需借閱，也可以事先向檔案管理人員提供相應的檔案編號，這樣將大大減輕檔案管理人員的工作量，也提高了查閱、借閱檔案的工作效率。為借閱者提供更為方便和快捷、優(yōu)質的檔案信息化服務。

4、現(xiàn)代化科技檔案的載體日益豐富，包括現(xiàn)場施工過程中的視頻、錄音、數(shù)碼照片等載體，種類繁多，形式日益多樣新穎。這部分檔案對工程施工中的技術水平、施工手段、企業(yè)宣傳、科學及經(jīng)濟方面的活動都是及其珍貴的內容。檔案信息化管理對這部分重要的檔案載體有著更為鮮明的管理優(yōu)勢。

四、如何有效的改進傳統(tǒng)工程檔案向工程檔案信息化發(fā)展的方式

1、工程建設的過程就應該是工程檔案的形成過程，項目部從項目進場開始，主管領導就應該對項目的文件、圖紙、聲像記錄等各方面資料指定專人負責收集，整理，管理，并將各類文件、圖紙的電子化進行有效保存，建立切合項目部實際情況的檔案工作管理程序。

2、建設單位要有綜合檔案室機構，并對公司承建的各項目部檔案資料工作進行有效的指導。首先要制定全公司范圍內的檔案信息化管理的體制和檔案工作管理手冊。而且必須細化到讓項目資料員一看就明白應該收集哪些文件、不同格式存儲的數(shù)碼格式應該如何歸類、存儲。避免工程資料在形成的過程中遺漏、丟失，保證了項目檔案信息化工作歸檔質量。同時要求檔案工作者積極主動與在建工程項目進行溝通，及時了解項目的在建情況、施工進度、獲得各種榮譽，并做出指導、收集等工作。

3、加強檔案信息化的宣傳工作。檔案工作人員要主動向主管領導宣貫檔案信息化的先進性、必要性、重要性。同時向項目其他管理人員進行宣貫檔案信息化的具體操作方法和注意事項，要讓工程管理人員對工程檔案的電子版的制作、收集、移交有明確的意識。

4、提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。首先檔案工作人員要有扎實的檔案專業(yè)知識，和實踐技能。要熟悉掌握工程檔案的收集范圍，提高科學的整理、保管的技能，要有高水平編研和利用的能力。同時要學習掌握計算機信息等管理知識、提高對檔案管理軟件的工作能力和對局域網(wǎng)和服務器的認識，對如何保證數(shù)字檔案的安全保密、如何增強網(wǎng)絡安全防護措施進行系統(tǒng)性的學習。

五、結論

檔案信息化管理是全國檔案事業(yè)正在發(fā)展的一項重要工程，檔案管理模式的轉變是目前檔案形式的重要發(fā)展機遇，利用信息技術手段提高檔案工作效率，提高檔案的利用價值，更好的為企業(yè)、為社會服務。檔案信息化管理的建設為檔案工作人員提供了機遇，也提出了挑戰(zhàn)。如何能夠在有限的人力和物力的支持下，將工程檔案進行信息化管理，是值得深入的課題，如何提高工程檔案的利用率是檔案工作者新的工作追求。路漫漫其修遠兮，吾將上下而求索。新形勢下的檔案工作任重道遠。（作者單位：中鐵一局集團第二工程有限公司檔案室）

參考文獻：

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