淺談體校圖書(shū)館電子文件歸檔管理

張立軍

【摘要】本文認(rèn)為，體校圖書(shū)館電子文件歸檔管理的內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)學(xué)校工作實(shí)際，并參照公共圖書(shū)館第五次評(píng)估定級(jí)中縣級(jí)館的標(biāo)準(zhǔn)要求來(lái)確定。同時(shí)，還指出了體校圖書(shū)館電子文件歸檔管理應(yīng)注意的問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】體校圖書(shū)館 電子文件 歸檔

[中圖分類號(hào)] G255.75 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] C

電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。

電子文件檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)，包括：電子檔案收集、電子檔案管理、電子檔案價(jià)值鑒定、電子檔案存儲(chǔ)編目和電子檔案檢索、電子檔案統(tǒng)計(jì)、電子檔案編輯研究、電子檔案提供應(yīng)用八項(xiàng)工作。

體校圖書(shū)館電子文件歸檔的內(nèi)容主要包括哪些？

筆者認(rèn)為，體校圖書(shū)館電子文件歸檔內(nèi)容主要應(yīng)包括：設(shè)施與設(shè)備、經(jīng)費(fèi)與人員、教育與培訓(xùn)、業(yè)務(wù)研究、文件資料、文獻(xiàn)資源、服務(wù)工作、閱讀推廣活動(dòng)、管理與表彰、重點(diǎn)文化工程9個(gè)方面。

1.1 設(shè)施與設(shè)備。該項(xiàng)內(nèi)容里應(yīng)包涵以下兩個(gè)方面。

1.1.1 校舍資料。有關(guān)學(xué)校校宿等建筑面積，如辦公樓、教學(xué)樓、宿舍樓、圖書(shū)館樓等面積的相關(guān)資料；有關(guān)學(xué)校辦公樓、教學(xué)樓、宿舍樓桌椅數(shù)量，圖書(shū)館各部室閱覽坐席，如閱覽室、多媒體視聽(tīng)室、電子閱覽室等坐席數(shù)量等的相關(guān)資料。

1.1.2 現(xiàn)代化技術(shù)條件。有關(guān)學(xué)校教學(xué)，包括圖書(shū)館用計(jì)算機(jī)數(shù)量，如供師生教學(xué)，讀者和教職員工正常使用的計(jì)算機(jī)數(shù)量，每臺(tái)計(jì)算機(jī)的存放地點(diǎn)、用途、專用存儲(chǔ)設(shè)備容量、教學(xué)和圖書(shū)館自動(dòng)化管理系統(tǒng)等的相關(guān)資料。

1.2 經(jīng)費(fèi)與人員。該項(xiàng)內(nèi)容里應(yīng)包涵以下兩個(gè)方面。

1.2.1 經(jīng)費(fèi)。有關(guān)本校歷年財(cái)政撥款總額，圖書(shū)館新增藏量購(gòu)置費(fèi)到位情況等的相關(guān)資料。

1.2.2 人員。有以下幾種情況：

⑴基本情況：有關(guān)本校教職員工的姓名、性別、民族、籍貫、出生年月、參加工作時(shí)間、學(xué)歷、政治面貌等的相關(guān)資料。

⑵學(xué)歷情況：有關(guān)本校教職員工個(gè)人學(xué)業(yè)情況，包括畢業(yè)學(xué)校、專業(yè)、學(xué)制、學(xué)位等的相關(guān)資料。

⑶工作經(jīng)歷：有關(guān)本校工作人中所工作過(guò)的單位及部門(mén)，包括本館的崗位調(diào)動(dòng)等的相關(guān)資料。

⑷任職記載：有關(guān)本校教職員工所擔(dān)任過(guò)的黨政職務(wù)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)等的相關(guān)資料。

⑸學(xué)習(xí)進(jìn)修：有關(guān)本校工作人中在職進(jìn)修的有關(guān)情況，如學(xué)習(xí)時(shí)間、學(xué)習(xí)內(nèi)容、成績(jī)等的相關(guān)資料。

⑹獎(jiǎng)懲情況：有關(guān)本校教職員工個(gè)人受獎(jiǎng)勵(lì)或處分的有關(guān)情況等的相關(guān)資料。

1.3 業(yè)務(wù)研究。該項(xiàng)內(nèi)容里應(yīng)包涵以下四個(gè)方面。

1.3.1 講課報(bào)告。有關(guān)本校教職員工在校內(nèi)外講課、做報(bào)告的有關(guān)情況等的相關(guān)資料。

1.3.2 學(xué)術(shù)交流。有關(guān)本校教職員工參加業(yè)務(wù)考察、學(xué)術(shù)會(huì)議、學(xué)術(shù)團(tuán)體的有關(guān)情況等的相關(guān)資料。

1.3.3 研究成果。有關(guān)本校教職員工承擔(dān)課題、出版專著、發(fā)表論文的記載等的相關(guān)資料。

1.3.4 獲獎(jiǎng)成果。有關(guān)本校教職員工承擔(dān)課題、論文、征文等的獲獎(jiǎng)情況等的相關(guān)資料。

1.4 文件資料。該項(xiàng)內(nèi)容里應(yīng)包涵以下六個(gè)方面。

1.4.1 上級(jí)文件。有幾下幾種情況：

⑴有關(guān)上級(jí)黨委、政府，上級(jí)有關(guān)部門(mén)及上級(jí)政府主管部門(mén)下發(fā)的文件等的相關(guān)資料。

⑵有關(guān)上級(jí)專業(yè)學(xué)會(huì)、專業(yè)報(bào)刊下發(fā)的文件等的相關(guān)資料。

1.4.2 本校文件。有關(guān)學(xué)校的有關(guān)決定，規(guī)章制度等的相關(guān)資料。

1.4.3 規(guī)劃計(jì)劃。有關(guān)本校制訂的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和工作計(jì)劃等的相關(guān)資料。

1.4.4 工作總結(jié)。有關(guān)本校各年級(jí)、全校所做的工作總結(jié)等的相關(guān)資料。

1.4.5 報(bào)告及批復(fù)。有關(guān)本校向上級(jí)及有關(guān)部門(mén)遞交的請(qǐng)示報(bào)告及批復(fù)意見(jiàn)等的相關(guān)資料。

1.4.6 來(lái)往信函。有關(guān)本校與外單位有工作關(guān)系時(shí)產(chǎn)生的信函等的相關(guān)資料。

1.5 文獻(xiàn)資源。該項(xiàng)內(nèi)容里應(yīng)包涵以下三個(gè)方面。

1.5.1 總藏量。有關(guān)本館已入藏的古籍、圖書(shū)、期刊和報(bào)紙合訂本、小冊(cè)子、手稿、縮微制品、錄像帶、錄音帶、光盤(pán)等視聽(tīng)文獻(xiàn)資料的數(shù)量等的相關(guān)資料；

1.5.2、電子文獻(xiàn)藏量。有關(guān)館藏的電子圖書(shū)、電子期刊的來(lái)源，總藏量和年入藏量等的相關(guān)資料。

1.5.3 文獻(xiàn)入藏。有關(guān)館藏的各種來(lái)源的中外文圖書(shū)，如采購(gòu)、接受捐贈(zèng)或調(diào)撥等，各種來(lái)源的中外文報(bào)紙和期刊，如采購(gòu)、接受捐贈(zèng)或調(diào)撥等，各種來(lái)源的視聽(tīng)文獻(xiàn)，如采購(gòu)、接受捐贈(zèng)或調(diào)撥等，不同載體，如錄音帶、錄像帶、DVD＼VCD、CD唱片等的視聽(tīng)文獻(xiàn)，地方文獻(xiàn)入藏，征集工作開(kāi)展情況等的相關(guān)資料。

1.6 服務(wù)工作。該項(xiàng)內(nèi)容里應(yīng)包涵以下三個(gè)方面。

1.6.1 普通服務(wù)。有關(guān)館藏書(shū)刊文獻(xiàn)年外借率、書(shū)刊文獻(xiàn)年外借冊(cè)次、書(shū)刊借閱冊(cè)次、人均年到館次數(shù)、書(shū)刊宣傳等的相關(guān)資料。

1.6.2 參考咨詢服務(wù)。有關(guān)本館歷年來(lái)為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為本校重點(diǎn)教育科研和服務(wù)、為師生提供專題服務(wù)等的相關(guān)資料。

1.7 閱讀推廣活動(dòng)。該項(xiàng)內(nèi)容里應(yīng)包涵以下兩個(gè)方面。

1.7.1 閱讀推廣。有關(guān)本校歷年來(lái)舉辦的講座培訓(xùn)活動(dòng)、展覽、閱讀推廣活動(dòng)等的相關(guān)資料。

1.7.2 宣傳報(bào)道。有關(guān)本校在各級(jí)報(bào)刊、網(wǎng)站、廣播電視等媒體發(fā)表的新聞報(bào)道等的相關(guān)資料。

1.8 管理與表彰。該項(xiàng)內(nèi)容里應(yīng)包涵以下三個(gè)方面。

1.8.1 財(cái)務(wù)管理。有關(guān)本校財(cái)務(wù)制度等的相關(guān)資料。

1.8.2 人事管理。有關(guān)本校崗位設(shè)置、目標(biāo)管理、教職工考

核等的原始材料及相關(guān)資料。

1.8.3 上級(jí)表彰獎(jiǎng)勵(lì)。有關(guān)本校集體和個(gè)人榮獲上級(jí)表彰獎(jiǎng)勵(lì)等的相關(guān)資料。有以下幾種情況：

⑴獲得國(guó)家級(jí)表彰、獎(jiǎng)勵(lì)等的相關(guān)資料；

⑵獲得國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門(mén)及省級(jí)黨委、政府表彰、獎(jiǎng)勵(lì)等的相關(guān)資料；

⑶獲得省級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)及市級(jí)黨委、政府表彰、獎(jiǎng)勵(lì)等的相關(guān)資料；

1.9 重點(diǎn)文化工程。該項(xiàng)內(nèi)容里應(yīng)包涵以下三個(gè)方面。

1.9.1 文化共享工程。有幾下兩種情況：

⑴有關(guān)本校文化共享工程歷年的經(jīng)費(fèi)投入，人員培訓(xùn)計(jì)劃、方案、總結(jié)，制度建設(shè)與管理，年度計(jì)劃總結(jié)，人員、設(shè)備等管理制度，服務(wù)、活動(dòng)檔案，資源建設(shè)等的相關(guān)資料。

⑵有關(guān)本校文化共享工程開(kāi)展服務(wù)的內(nèi)容及效果等的相關(guān)資料。

1.9.2電子閱覽室建設(shè)。有關(guān)本館電子閱覽室的設(shè)施建設(shè)、資源建設(shè)、制度建設(shè)與管理、服務(wù)方案等的相關(guān)資料。

體校圖書(shū)館服務(wù)工作產(chǎn)生的電子文件隨著時(shí)間的推移，可供存檔利用的資料將會(huì)越來(lái)越多，因此，不同內(nèi)容的電子文件還應(yīng)按時(shí)間順序以年度為單位歸檔管理，便于查找利用。

【參考文獻(xiàn)】

文化部.《第五次全國(guó)公共圖書(shū)館評(píng)估定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》。2013