醫(yī)院文件檔案一體化管理的思考

王曉萍

摘要：為改變醫(yī)院傳統(tǒng)的文件檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的目標(biāo)，文章分析了目前醫(yī)院文件檔案管理面臨的主要問題，提出了轉(zhuǎn)變觀念、重視辦公自動(dòng)化建設(shè)、完善檔案管理制度、規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)、構(gòu)建文檔統(tǒng)一平臺等方面的思考。文件檔案一體化管理是數(shù)字化時(shí)代的需要，更是新時(shí)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

關(guān)鍵詞：文件；檔案；一體化管理

衛(wèi)生信息建設(shè)是衛(wèi)生行業(yè)在現(xiàn)代化背景下的必然選擇，文件檔案一體化建設(shè)是醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)的重要一環(huán)。目前，很多醫(yī)院還在進(jìn)行傳統(tǒng)的手工辦公方式管理檔案。實(shí)行文檔一體化管理，是利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，文書工作和檔案工作形成一個(gè)有序的整體，使檔案部門充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，盡量減少或消除重復(fù)工作，以提高工作效率和管理水平，從而改進(jìn)傳統(tǒng)的文檔管理方式和工作方法，達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化和查找利用標(biāo)準(zhǔn)化的目的。

一、當(dāng)前醫(yī)院文件與檔案管理存在的問題

（一）醫(yī)院辦公自動(dòng)化建設(shè)現(xiàn)狀

辦公自動(dòng)化建設(shè)是文檔一體化管理的基礎(chǔ)。隨著醫(yī)療行業(yè)廣泛應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，目前國內(nèi)醫(yī)院的信息化建設(shè)迎來了快速發(fā)展時(shí)期，相繼投入使用了PACS、HIS、LIS 、EMR和醫(yī)療收費(fèi)系統(tǒng)等各種醫(yī)療信息管理系統(tǒng)，并取得了較好的使用效果和豐富的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，但醫(yī)院管理層往往所忽視的是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)這一最基礎(chǔ)需求，一方面是醫(yī)院花大量的精力和資金去建設(shè)PACS、HIS和LIS等系統(tǒng)，另方面是仍然停留在傳統(tǒng)的手工辦公模式。根據(jù)衛(wèi)生計(jì)生部統(tǒng)計(jì)信息中心對全國近四千家醫(yī)院進(jìn)行信息化現(xiàn)狀調(diào)查，數(shù)據(jù)顯示只有15%的醫(yī)院應(yīng)用了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，目前辦公自動(dòng)化建設(shè)基本未形成規(guī)模，也僅處于起步狀態(tài)，這樣影響了文件檔案一體化管理的進(jìn)程。

（二）文件、檔案管理分設(shè)兩個(gè)職能部門

目前，醫(yī)院文檔管理多數(shù)分屬兩個(gè)職能部門，一直沿用文件、檔案各自為政的管理模式。以立卷歸檔為兩者的工作界線，文件歸檔前屬于辦公室文書部門管理，歸檔后屬于檔案室管理。在這種體制下，主管文書工作的文秘人員往往只從方便工作或部門需要出發(fā)，在文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)或在擬制文件、處理和管理文件工作中不遵守有關(guān)規(guī)定，在每年的年初將上年度的文件材料成批移交到檔案部門。這樣檔案部門對全年文件的收發(fā)質(zhì)量和數(shù)量心中無底，且對文書工作無法進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)督、管理和同步的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，特別是對移交的文件材料需逐份審核、鑒定和重復(fù)錄入文件目錄等，大量的重復(fù)工作造成工作效率低，浪費(fèi)人力和時(shí)間。沒有統(tǒng)一的管理機(jī)制，容易出現(xiàn)收文、歸檔不全的現(xiàn)象，檔案質(zhì)量也得不到可靠的保證。文件與檔案分離既不利于文件信息資源得到充分發(fā)揮，也不利于檔案部門信息服務(wù)功能的作用發(fā)揮。

（三）缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和制度

由于醫(yī)院各職能部門的職能不一樣，所形成的文件沒有統(tǒng)一的格式，文件歸檔類別亦不相同，特別是電子文件管理缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和制度，使文件處理流程的信息不能被檔案部門直接利用，而要重新編目、著錄、標(biāo)引等，浪費(fèi)了財(cái)力和人力重復(fù)勞動(dòng)。最重要的是沒有具備可操作性的、詳細(xì)的保管期限表，不能指導(dǎo)醫(yī)院行政職能部門的人員使用保管期限表，由于每一份公文的保管期限未經(jīng)文件形成人員確定，公文在結(jié)束流程歸檔時(shí)，需要花大量的精力和時(shí)間對電子公文進(jìn)行鑒定。另外，文檔一體化管理是管理理念和工作流程的變革，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)涉及醫(yī)院各個(gè)部門、人員，缺少優(yōu)化電子文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔等一系列流程環(huán)節(jié)，難以實(shí)現(xiàn)文檔統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理。

（四）使用的軟件不統(tǒng)一

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，給電子文件歸檔帶來困難。據(jù)了解，使用辦公自動(dòng)化的一些醫(yī)院，多是用本院醫(yī)療管理系統(tǒng)公司設(shè)計(jì)的軟件，而檔案部門使用的檔案管理系統(tǒng)是檔案行政部門根據(jù)檔案管理設(shè)計(jì)的軟件，由于兩種軟件設(shè)計(jì)單位不同，形成的數(shù)據(jù)在不同的軟件環(huán)境下難以轉(zhuǎn)換，無法進(jìn)行文件檔案一體化管理。

二、對醫(yī)院文件檔案一體化管理的思考

（一）提高對辦公自動(dòng)化必要性和重要性的認(rèn)識

現(xiàn)代化醫(yī)院離不開現(xiàn)代化管理，要使檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，適應(yīng)檔案新時(shí)期要求，要增強(qiáng)對文檔一體化管理的認(rèn)識，重視辦公自動(dòng)化建設(shè)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)帶頭，全員參與是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的關(guān)鍵。要使大家明白辦公自動(dòng)化是醫(yī)院提高決策質(zhì)量、工作效率、調(diào)控能力和規(guī)范管理的“利器”，醫(yī)院可以組織相關(guān)人員到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)施成效顯著的醫(yī)院參觀、學(xué)習(xí)和取經(jīng)，明確辦公自動(dòng)化建設(shè)是醫(yī)院信息化建設(shè)不可或缺的重要環(huán)節(jié)，是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)信息流、資金流、物流等的全面一體化管理模式，是實(shí)現(xiàn)優(yōu)化工作流程和組織結(jié)構(gòu)、降低管理成本、改進(jìn)辦公方式的目的。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)涵蓋醫(yī)院管理的全部業(yè)務(wù)流程，對醫(yī)院員工采取輪流培訓(xùn)等形式，邀請專業(yè)的培訓(xùn)教師授課，更新知識，與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變觀念，明確辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容、目的和意義。

（二）轉(zhuǎn)變觀念，建立一個(gè)完整的管理體系

只有將文檔一體化的理念植入到文書檔案工作者的思維，并指導(dǎo)實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理工作，才能把檔案管理和文件管理整合為一個(gè)系統(tǒng)，進(jìn)行全程管理，使檔案管理適應(yīng)新時(shí)期要求和信息時(shí)代的要求。文書檔案工作者必須對文件與檔案一體化有著充分、客觀的認(rèn)識，打破狹隘的文件、檔案各自獨(dú)立發(fā)展、互不干涉的職業(yè)觀念，樹立微觀與宏觀、局部與整體相結(jié)合的一體化思想，改變檔案管理和文件管理相分離的局面。醫(yī)院辦公室作為主管部門應(yīng)該統(tǒng)一協(xié)調(diào)電子公文流程，理順業(yè)務(wù)關(guān)系，改革管理體制，優(yōu)化工作流程，統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理文件工作和檔案工作，規(guī)范檔案管理與文件處理，有效地連接文件的前端與后端，對電子文件的生命全過程進(jìn)行統(tǒng)一有效的管理。從而提高各科室的管理效能，避免各自為政的浪費(fèi)行為，使電子公文管理從分散管理走向集中管理，從分段管理走向全程管理，滿足醫(yī)院電子公文信息統(tǒng)一管理及其開發(fā)利用的雙重需求。

（三）完善制度，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是前提和關(guān)鍵

辦公流程再造過程是一種徹底性的變革，不是小修小補(bǔ)原有的管理方法。根據(jù)醫(yī)院的自身職能特點(diǎn)和專業(yè)信息要求制定各種管理制度，明確各部門職責(zé)、電子文件處理流程、歸檔范圍及獎(jiǎng)懲措施等必須修訂《檔案綜合管理實(shí)施辦法》、《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案員崗位責(zé)任制及考核辦法》等各項(xiàng)檔案管理制度。由于電子文件因其容易編輯、修改，具有很強(qiáng)的可塑性，其真實(shí)性、原始性很難得到保證。所以必須對OA系統(tǒng)采取系列安全防護(hù)措施，制定《OA系統(tǒng)安全管理暫行規(guī)定》、《電子公文處理暫行規(guī)定》等，有效防范電子文件隨意修改和被非法訪問，確保電子文件在傳輸過程和存儲(chǔ)中的保密性和性安全。同時(shí)為確保系統(tǒng)安全和正常使用，制定《系統(tǒng)管理員工作職責(zé)》，指引系統(tǒng)管理員采取定期備份、實(shí)時(shí)監(jiān)控等措施，防止系統(tǒng)中數(shù)據(jù)丟失或被非法使用。

為了規(guī)范文件處理與檔案管理，集中力量制定規(guī)范統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。為使檔案室在今后管理工作中不再重復(fù)著錄奠定基礎(chǔ)，在軟件公司設(shè)計(jì)OA系統(tǒng)時(shí)，檔案管理人員做出具體方案，統(tǒng)一管理檔案原文和檔案目錄著錄項(xiàng)目，包括發(fā)文機(jī)關(guān)、公文標(biāo)題、發(fā)文字號、密級、成文日期及收發(fā)文日期等，省略了收文登記手工操作和擺脫檔案室繁瑣立卷任務(wù)。醫(yī)院辦公室文秘人員要嚴(yán)格把關(guān)文件擬寫、核稿、制發(fā)、歸檔等各環(huán)節(jié)，并實(shí)時(shí)跟蹤監(jiān)督處理流程，同時(shí)各部門設(shè)置兼職檔案員，負(fù)責(zé)處理跟蹤本部門的電子文件，各職能部門的電子文件按規(guī)定時(shí)限移交綜合檔案室，專職檔案員負(fù)責(zé)接收并進(jìn)行鑒別后正式歸檔，實(shí)現(xiàn)對電子文件進(jìn)行全過程管理。

（四）打造文件與檔案管理相統(tǒng)一的“平臺”

文檔一體化管理的前提是檔案管理系統(tǒng)與自動(dòng)化辦公系統(tǒng)相統(tǒng)一。所以要建立檔案管理和文件管理合一的信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，在選擇檔案管理系統(tǒng)時(shí)，不僅具有管理檔案目錄、實(shí)體文件和檔案原文、電子文件的雙重功能，而且能根據(jù)檔案專業(yè)信息要求制定數(shù)據(jù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并能按照單位的自身職能特點(diǎn)，隨著業(yè)務(wù)處理平臺的變化而改變工作方法。另外，要求檔案管理系統(tǒng)操作簡單，功能完善，對硬件設(shè)備要求相對較低，安全保密性和兼容性強(qiáng)的管理系統(tǒng)。軟件公司在設(shè)計(jì)醫(yī)院OA系統(tǒng)時(shí)，文書檔案工作者要積極配合信息管理部門和軟件公司，全程參與前期的功能需求調(diào)研到試運(yùn)行和驗(yàn)收，在需求調(diào)研階段，根據(jù)電子文件歸檔管理要求對系統(tǒng)設(shè)計(jì)提出具體要求，參與完善檔案信息管理平臺，在試運(yùn)行和驗(yàn)收階段，根據(jù)實(shí)際操作情況要求軟件公司進(jìn)行不斷完善。文書檔案工作者做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)遷移工作和推廣應(yīng)用，充分借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺，在文件承辦完后，直接按照檔案分類表進(jìn)行分類、歸檔，將需歸檔的文件材料通過一個(gè)數(shù)據(jù)接口，自動(dòng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中，次年初電子文件和紙制文件按檔案保管期限稍加整理，即可形成檔案，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上無紙化力公與檔案管理的無縫鏈接，能真正達(dá)到“文檔一體化”管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]舒向東.淺談機(jī)關(guān)文件與檔案一體化管理[J].中國信息化，2012（16）.

[2]于洪濤.推進(jìn)干部檔案數(shù)字化工作進(jìn)程的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（23）.

（作者單位：廣東省肇慶市第一人民醫(yī)院）