電算化條件下會計內(nèi)部控制技術(shù)的探討

孫大敏

摘 要：隨著會計核算業(yè)務(wù)量的增大，業(yè)務(wù)種類也相應(yīng)增多，電算化技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用領(lǐng)域的不斷拓寬，使會計電算化系統(tǒng)出現(xiàn)許多的特征，這既推動現(xiàn)有會計信息系統(tǒng)的發(fā)展，同時也對會計電算化條件下內(nèi)部控制產(chǎn)生了障礙。本文就這些問題，結(jié)合手工賬的內(nèi)部控制制度，探討在電算化的系統(tǒng)下內(nèi)部控制制度的不足及實施原則。

關(guān)鍵詞：會計電算化；內(nèi)控技術(shù)；不足與原則

1.會計電算化內(nèi)部控制的弱點

第一，由于會計軟件的功能和知識高度集中，我國目前仍缺乏既精通會計又懂電腦的復(fù)合型人才，導(dǎo)致實行會計電算化的大多數(shù)企業(yè)職責(zé)集中在少數(shù)人員。在未經(jīng)批準的情況下，有些負責(zé)人員可以直接對軟件程序和數(shù)據(jù)庫內(nèi)容進行修改，從而加大了錯弊的可能。在這一點上顯然違背了職責(zé)分工制度中有關(guān)互不相容職務(wù)相分離的原則。

第二，在電算化系統(tǒng)下，程序與數(shù)據(jù)共存，其輸入輸出形式與手工系統(tǒng)大相徑庭，在輸入數(shù)據(jù)時，無法直接附著原始憑證，未經(jīng)許可或沒有附件的數(shù)據(jù)可能被輸入系統(tǒng)，記錄缺乏充分可靠性；另外在輸出結(jié)果時，有些數(shù)據(jù)只能儲存在計算機內(nèi)部而不打印出來，同樣存在未經(jīng)指認擅自存取數(shù)據(jù)或改動數(shù)據(jù)的可能。

第三，在實現(xiàn)電算化后，服務(wù)及數(shù)據(jù)文件都存儲在磁性介質(zhì)中，這種保存方式存儲量大，信息隱蔽性強，但如果缺乏嚴格的控制，未經(jīng)授權(quán)的人也可以輕易地利用指令瀏覽篡改文件，而不留痕跡，而且由于其不像在手工系統(tǒng)下每一項業(yè)務(wù)處理都有記錄備查，所以一旦出現(xiàn)錯誤，就不像手工賬那樣直觀易于發(fā)現(xiàn)，后果十分嚴重。

2.完善會計電算化內(nèi)部控制制度的方法

會計電算化將使財務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理實現(xiàn)一體化，企業(yè)的經(jīng)營活動幾乎依賴于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，因此盡快建立完善的內(nèi)部控制極為重要。筆者將結(jié)合手工系統(tǒng)下的內(nèi)部控制制度，談一談會計電算化系統(tǒng)下完善內(nèi)部控制制度的具體方法：

（1）軟件的合規(guī)、合法性控制。使用的財務(wù)軟件必須通過財政部門的審核，設(shè)計有相應(yīng)的、規(guī)范的控制和測試功能，以確保計算機運行時能發(fā)現(xiàn)糾正和報告某些會有錯誤的數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出，從而保證數(shù)據(jù)結(jié)果的可靠性和正確性。

（2）授權(quán)、分權(quán)控制。如前所述，某些數(shù)據(jù)處理人員可能對數(shù)據(jù)來源的相互關(guān)系、數(shù)據(jù)的分配和輸出方面十分熟悉，他們有能力利用內(nèi)部控制的缺陷進行舞弊。因此，在會計電算化的管理中心必須建立嚴格的授權(quán)、分權(quán)崗位責(zé)任制，即對處理程序操作業(yè)務(wù)等工作在合理分工的基礎(chǔ)上分別設(shè)置相關(guān)人員的權(quán)限責(zé)任，防止職員未經(jīng)授權(quán)而直接接觸計算機設(shè)備、程序或有關(guān)文件。通訊控制的重點在于批量控制、業(yè)務(wù)時序控制、數(shù)據(jù)編碼控制與發(fā)放和接收的標識控制等，建立輸出記錄，建立輸出文件及報告的簽章制度，進行輸出授權(quán)制度，建立數(shù)據(jù)傳送的加密制度，嚴格減少資產(chǎn)的文件輸出，同時設(shè)置系統(tǒng)分析員，有最高權(quán)限負責(zé)批準并監(jiān)督數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)，操作員直接進行記錄和處理，以及設(shè)置專管檔案、文件的管理員。

有條件的單位還應(yīng)該雇傭程序員負責(zé)對單位的軟件程序進行合理設(shè)計及修改。在具體操作處理業(yè)務(wù)時，要特別注意分設(shè)授權(quán)的管理，比如，總會計師擁有最高業(yè)務(wù)處理權(quán)，其下數(shù)據(jù)部門和業(yè)務(wù)分類，分級設(shè)定會計操作員各司其職。以上各職能人員要根據(jù)權(quán)限嚴格劃分各自承擔(dān)的責(zé)任，并由本人控制和使用代碼及口令。

（3）互不相容職務(wù)的控制。由于電算化系統(tǒng)下職責(zé)集中，業(yè)務(wù)人員大大減少，因此互不相容職務(wù)相分離原則的作用受到削弱，在設(shè)置權(quán)限與分配工作時，應(yīng)重視該原則的運用，充分發(fā)揮其積極作用。會計電算化系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計軟件的維護系統(tǒng)的操作、數(shù)據(jù)的審核文件檔案資料的保管和系統(tǒng)的控制等不相容職務(wù)應(yīng)當分離，以防止人為的干預(yù)和舞弊。

（4） 業(yè)務(wù)程序標準化控制。為了提高工作效率實行科學(xué)化管理，現(xiàn)代企業(yè)單位一般將每項業(yè)務(wù)活動都劃分為六個步驟：授 權(quán)、主辦、校準、執(zhí)行、記錄、復(fù)核。在會計電算化系統(tǒng)下，也應(yīng)按這種要求進行，建立標準化業(yè)務(wù)處理程序來處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)，以保證對實際業(yè)務(wù)活動做到事前、事中和事后的有效控制。

（5）復(fù)查，核對控制。要克服計算機犯罪的隱蔽性，就應(yīng)加強復(fù)查、核對、控制，以保證會計信息的可靠性。首先，要加強會計軟件中命令計算機在兩道互相獨立的線路上分別計算并自動核對的功能。其次，要重點復(fù)核輸入、輸出環(huán)節(jié)，對于數(shù)據(jù)的輸入，要求原始憑證必須由專人進行審核，查看原始數(shù)據(jù)是否經(jīng)審批，若有失真，要及時退回并改正錯誤的輸入。最后，得到輸出結(jié)果后，也要審查輸出人員是否經(jīng)授權(quán)審批，必要時應(yīng)對信息的同行業(yè)和上年同期水平進行比較分析。在以上的過程中對有疑點的賬務(wù)處理和數(shù)據(jù)文件進行重點復(fù)查和核對，實施必要的事后控制。

（6）人員素質(zhì)控制。要使內(nèi)部控制制度的功能按預(yù)定的目標正常進行，必須配備與所承擔(dān)職務(wù)相應(yīng)的人員。人員素質(zhì)的控制，一是對人員自身的素質(zhì)提出較高的要求，有良好的思想道德基礎(chǔ)，本身是熟悉計算機的財會專業(yè)人員；二是對人員的培養(yǎng)采用一定的措施和方法，訓(xùn)練出必要的復(fù)合型人才，并向中、高級技術(shù)人才發(fā)展，同時會計人員要加強職業(yè)道德修養(yǎng)，更好地為企業(yè)管理業(yè)務(wù)，使得內(nèi)部控制制度嚴密而有序地發(fā)揮作用。

總之，隨著計算機技術(shù)的迅速發(fā)展，隨著社會經(jīng)濟和會計電算化的深入發(fā)展，會計信息內(nèi)部控制體系化須精益求精，為企業(yè)提供準確及時的會計信息，降低企業(yè)管理層決策的風(fēng)險，促進經(jīng)濟的發(fā)展。

（作者單位：貴州省內(nèi)貿(mào)學(xué)校）