加強(qiáng)科研單位設(shè)備儀器采購(gòu)前期論證的思考

李成　蘇鵬輝

摘 要：設(shè)備儀器是一個(gè)科研院所科研水平、科研質(zhì)量的最直接體現(xiàn)，文章從科研院所當(dāng)前設(shè)備儀器采購(gòu)前期論證的重要性入手，針對(duì)前期論證工作存在的問(wèn)題，提出一些具體的措施和改進(jìn)意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：設(shè)備儀器；采購(gòu)；前期論證

近年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)科研院所固定資產(chǎn)投資力度的加大，設(shè)備儀器的采購(gòu)數(shù)量越來(lái)越多，設(shè)備單位價(jià)值越來(lái)越高，設(shè)備儀器作為一項(xiàng)重要的固定資產(chǎn)，是一個(gè)單位科研水平和研發(fā)能力的最直接體現(xiàn)，是最能體現(xiàn)單位“生產(chǎn)力”的標(biāo)志。

1 設(shè)備儀器采購(gòu)前期論證的重要性

科研院所新購(gòu)置的設(shè)備一般可分為兩類(lèi)，一類(lèi)為市場(chǎng)可采購(gòu)到的通用類(lèi)設(shè)備儀器，另一類(lèi)則一般無(wú)法在市場(chǎng)上直接采購(gòu)到，并且無(wú)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，需要由使用者提出技術(shù)要求，委托相關(guān)廠家進(jìn)行研制或生產(chǎn)，稱(chēng)為非標(biāo)或訂制設(shè)備。

設(shè)備儀器的長(zhǎng)久、穩(wěn)定和最大化使用不僅僅關(guān)系到設(shè)備本身在全生命周期的使用狀態(tài)，更直接關(guān)系到整個(gè)單位的長(zhǎng)足穩(wěn)定發(fā)展與進(jìn)步。采購(gòu)的前期論證工作一方面在于論證其可行性，即決定是否進(jìn)行該項(xiàng)采購(gòu)，另一方面則是在確定采購(gòu)后，確定其主要技術(shù)要求，并對(duì)多家供應(yīng)廠商及產(chǎn)品的情況進(jìn)行綜合比較。一旦決定實(shí)施采購(gòu)后，財(cái)務(wù)、使用部門(mén)、工藝等部門(mén)都將各司其責(zé)開(kāi)展工作；一旦設(shè)備技術(shù)要求確定后，后續(xù)一切工作將以此為標(biāo)準(zhǔn)并開(kāi)展實(shí)施；一旦供應(yīng)商確定后，其產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等也將大致定性，無(wú)法更改。

所以，前期論證工作將影響設(shè)備儀器的全生命周期，是整個(gè)設(shè)備管理工作的重中之重。

2 當(dāng)前采購(gòu)前期論證工作的問(wèn)題

2.1 組織不規(guī)范

目前，大部分的科研院所都制訂了專(zhuān)門(mén)的設(shè)備儀器的采購(gòu)管理辦法，但實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，仍不可避免地出現(xiàn)一些問(wèn)題：一是流于形式，有時(shí)為申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)，調(diào)研人員在僅調(diào)研了一家供應(yīng)商的情況下甚至在從未調(diào)研的情況下，炮制出一套設(shè)備方案，敷衍交差，造成后續(xù)實(shí)際采購(gòu)時(shí)方案不健全，甚至不具備可行性，概算偏離嚴(yán)重等問(wèn)題；二是無(wú)專(zhuān)門(mén)的調(diào)研團(tuán)隊(duì)，調(diào)研工作往往較為粗放，對(duì)整個(gè)單位現(xiàn)狀和需求統(tǒng)籌不夠，不能完全滿(mǎn)足科研或生產(chǎn)實(shí)際需求，三是可能出現(xiàn)技術(shù)人員直接充當(dāng)采購(gòu)人員的角色，私下與供應(yīng)商直接確定采購(gòu)產(chǎn)品的性能、配置等，甚至已在確定采購(gòu)的情況下泄露本單位在該項(xiàng)設(shè)備的預(yù)算讓供應(yīng)商直接根據(jù)預(yù)算進(jìn)行產(chǎn)品配置并進(jìn)行報(bào)價(jià)。這些情況都將造成后續(xù)設(shè)備采購(gòu)和管理工作變得困難，主要原因是規(guī)章制度不完善，執(zhí)行力度較小甚至流于形式。

2.2 供應(yīng)商管理制度不完善

供應(yīng)商管理制度建立較晚或尚未建立，沒(méi)有完善的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，供應(yīng)商信息無(wú)法及時(shí)反饋給論證及調(diào)研人員。調(diào)研人員選擇的廠家未必為合格的供應(yīng)商，無(wú)法在研發(fā)或生產(chǎn)能力、質(zhì)量、服務(wù)、價(jià)格等方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合論證。

3 加強(qiáng)設(shè)備儀器采購(gòu)前期論證的幾項(xiàng)措施

3.1 加強(qiáng)制度建設(shè)

不斷完善制度，及時(shí)梳理采購(gòu)過(guò)程出現(xiàn)的各類(lèi)情況，加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范設(shè)備采購(gòu)流程，確保設(shè)備采購(gòu)工作的科學(xué)合理。

3.2 設(shè)備管理部門(mén)的早期介入

設(shè)備管理部門(mén)參與設(shè)備前期論證工作，是根據(jù)掌握的情況與認(rèn)識(shí)，協(xié)助和協(xié)調(diào)各部門(mén)，尤其是對(duì)技術(shù)或工藝論證部門(mén)反饋現(xiàn)有設(shè)備儀器的配置情況、使用情況和維護(hù)情況。通過(guò)設(shè)備管理部門(mén)的前期介入，完成設(shè)備管理的閉環(huán)。

3.3 加強(qiáng)調(diào)研過(guò)程管理

調(diào)研工作是論證的基礎(chǔ)，只有以調(diào)研結(jié)果為基礎(chǔ)的論證才有意義。調(diào)研形式可以多樣化，采用走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)，或者走出去請(qǐng)進(jìn)來(lái)兩者相結(jié)合的方式都可以。但是無(wú)論哪種方式，調(diào)研人員都要帶著問(wèn)題去進(jìn)行調(diào)研，每次調(diào)研都應(yīng)該有明確的調(diào)研目標(biāo)和調(diào)研內(nèi)容，除設(shè)備本身的技術(shù)問(wèn)題外，還應(yīng)收集廠商的基本情況、資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、產(chǎn)品應(yīng)用情況和售后服務(wù)情況等，并在實(shí)事求是的基礎(chǔ)上認(rèn)真進(jìn)行分析，寫(xiě)出詳細(xì)的調(diào)研報(bào)告。

3.4 加強(qiáng)設(shè)備技術(shù)協(xié)議管理，尤其是重大設(shè)備的技術(shù)協(xié)議管理

在項(xiàng)目調(diào)研階段，調(diào)研人員根本無(wú)法完全考慮到設(shè)備安裝、調(diào)試、驗(yàn)收環(huán)節(jié)中可能發(fā)生或存在的問(wèn)題。根據(jù)單位實(shí)際情況，可將設(shè)備分為一般設(shè)備、重要設(shè)備、重大設(shè)備、非標(biāo)定制設(shè)備、重大非標(biāo)定制設(shè)備等幾類(lèi)設(shè)備。針對(duì)每類(lèi)設(shè)備的前期論證采用不同的管理策略以達(dá)到提高效率和提高采購(gòu)質(zhì)量的目的。技術(shù)協(xié)議管理可分為技術(shù)協(xié)議擬定和評(píng)審兩個(gè)過(guò)程，對(duì)不同類(lèi)別的技術(shù)協(xié)議的管理適用不同的管理流程，舉例來(lái)說(shuō)：對(duì)一般設(shè)備，基層使用部門(mén)完全有能力提出符合自己使用需求和使用條件的技術(shù)要求，可將技術(shù)協(xié)議管理權(quán)限設(shè)置在部門(mén)/車(chē)間級(jí)，在基層部門(mén)進(jìn)行技術(shù)協(xié)議會(huì)的會(huì)簽即可，可在滿(mǎn)足使用要求的情況下，有效提高采購(gòu)效率；對(duì)于重要設(shè)備、一般非標(biāo)設(shè)備，除基層部門(mén)外，還需由計(jì)劃/生產(chǎn)管理部門(mén)，設(shè)備管理部門(mén)共同參與，負(fù)責(zé)對(duì)基層使用部門(mén)提出的技術(shù)協(xié)議進(jìn)行會(huì)簽或會(huì)審；而對(duì)于重大設(shè)備和重大非標(biāo)設(shè)備，因投資巨大，需從工藝需求、價(jià)格，投入產(chǎn)出比，安裝/運(yùn)行條件，運(yùn)行維護(hù)成本，操作/使用人員的配備等多方面綜合考慮，除計(jì)劃/生產(chǎn)管理部門(mén)，設(shè)備管理部門(mén)外，還應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)，工藝部門(mén)及單位主管領(lǐng)導(dǎo)一同進(jìn)行論證，并可視情況申請(qǐng)外部專(zhuān)家評(píng)審或提交咨詢(xún)服務(wù)，最終經(jīng)集體決策并確定最終技術(shù)協(xié)議。

3.5 建立供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理制度

對(duì)擬采購(gòu)設(shè)備的供應(yīng)商或廠家，應(yīng)進(jìn)行調(diào)研和查證，尤其對(duì)重大設(shè)備的潛在供應(yīng)商應(yīng)實(shí)地考察，考察其資產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)情況、資質(zhì)情況、生產(chǎn)能力、管理水平、質(zhì)量狀況等情況，確認(rèn)該廠提供的設(shè)備符合要求；同時(shí)在采購(gòu)合同履約和售后服務(wù)過(guò)程中，對(duì)供應(yīng)商實(shí)施動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)，建立合格供應(yīng)商的準(zhǔn)入和退出機(jī)制，保證合格供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)平衡，為保證設(shè)備儀器采購(gòu)質(zhì)量提供進(jìn)一步助力。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，前期論證作為科研院所設(shè)備儀器采購(gòu)前的重要工作，必須通過(guò)不斷探索采購(gòu)前期論證管理的新對(duì)策，進(jìn)而促進(jìn)設(shè)備采購(gòu)管理水平的提升，既提高了單位設(shè)備儀器采購(gòu)效率，又能保證采購(gòu)質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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[2]殷靜燕.對(duì)高校實(shí)驗(yàn)室管理工作的思考[J].科技風(fēng)，2015（5）.

作者簡(jiǎn)介：李成（1983-），工程師，從事項(xiàng)目管理工作。

蘇鵬輝（1977-），工程師，從事質(zhì)量與計(jì)量管理工作。