信息化手段在供應商管理中的階段性運用

莊華

[摘要] 當今社會，信息化技術運用在各個行業(yè)和各個企業(yè)中。信息化技術與企業(yè)的結合，能激發(fā)企業(yè)的生命力，提高企業(yè)運行的效率。本文結合前階段公司供應商管理模塊的二次信息化運用成果，對比運用前后供應商管理的改善狀況，說明如何運用信息化的技術手段強化供應商的管理，逐步提高供應商的管理水平。

[關鍵詞] 供應商管理；階段；信息技術；評審

[DOI] 10.13939/j.cnki.zgsc.2015.24.131

1 引言

工程項目中，供應商的質量直接影響到所供設備的質量，而設備質量又是項目的生命線，決定著項目成功與否。因此，供應商管理水平的提升已成為項目管理過程中至關重要的一環(huán)。本文以公司信息技術運用變革為實例，說明如何二次運用信息化技術手段，分階段逐步提高供應商的管理水平。

2 管理狀況

公司原有的供應商信息數(shù)量多達900多家，所維護的信息包括基礎信息、行業(yè)信息、財務信息三大類?；A信息包括供應商檔案編號、名稱、企業(yè)性質、注冊資金、法人和聯(lián)系人等；行業(yè)信息包括所屬行業(yè)、經(jīng)營范圍等；財務信息包括開戶銀行、賬號、稅號等。

一次變更前供應商管理模式是采用人工處理方式，通過簡單的辦公軟件進行。根據(jù)所采集到的信息登錄到EX-CEL文件“供應商合格名錄”中，置放在公司公用文件夾中供相關人員使用。而所搜集的信息和辦公文件則是通過紙質形式進行保存。

根據(jù)供應商日常管理的需要，包括推薦、考察、審批、評審、淘汰等環(huán)節(jié)。供應商推薦是指根據(jù)工程項目需要，由采購專業(yè)員或業(yè)主等推薦人填寫《供應商入圍推薦表》。供應商考察是指根據(jù)供應商提供資質證明文件材料，決定是否實施實地考察，并對考察情況作好考察記錄，填寫《設備、材料供應商考察申請表暨考察報告》；供應商審批是指按照《設備、材料供應商資格審批表》填報要求，按規(guī)定程序，經(jīng)本部門、公司監(jiān)察部和公司領導審批同意，將入圍供應商納入供應商網(wǎng)絡進行管理。供應商年度評審、淘汰是指每年度組織有關部門及相關人員，對供應商年度供應和服務實績進行評估；經(jīng)分析匯總對不合格的供應商直接從名錄中清除。

3 供應商第一階段信息化運用

3.1 一階段信息技術的開展運用

借助公司經(jīng)營管理系統(tǒng)上線與電子商務采購平臺的運用，我們在第一階段將供應商基礎管理納入系統(tǒng)管理范疇，通過統(tǒng)一的平臺來處理供應商信息，有效避免信息源不一致、重復處理等問題。

3.1.1 實施關鍵點

（l） 數(shù)據(jù)整理工作。原有的供應商信息往往無法直接轉換到管理信息系統(tǒng)中，需要進行進一步的信息處理和加工。刪除重復的數(shù)據(jù)、增加過渡的數(shù)據(jù)。這個階段是數(shù)據(jù)處理量巨大的階段，也是后期供應商管理系統(tǒng)模塊能夠正常運行的一個關鍵。

（2） 供應商專業(yè)類別劃分。為了使供應商管理不停留在數(shù)據(jù)表面的維護上，希望供應商的信息能夠真正推進業(yè)務知識的深度挖掘。我們根據(jù)供應商歷史合同、專業(yè)特色以及公司產(chǎn)品特色，首先，按照機械、電氣、公輔三大類專業(yè)將供應商進行初級劃分；其次，每大類下設三個子專業(yè)。

3.1.2 實施步驟及內(nèi)容

（1） 功能需求調研分析。需要向技術開發(fā)人員詳細描述供應商的管理現(xiàn)狀和需實現(xiàn)的功能訴求。

（2） 制度及流程梳理。需要梳理供應商管理的流程，最好能畫出流程圖，標識出要控制的關鍵節(jié)點，明確哪些工作可以在系統(tǒng)內(nèi)完成，哪些工作（例如審批）只能在線下完成。

3.1.3 系統(tǒng)設計與開發(fā)

此部分工作主要由軟件開發(fā)人員完成，客戶需要配合完成系統(tǒng)測試與培訓工作，提出系統(tǒng)中存在的缺陷。

（l） 數(shù)據(jù)整理及導入。按照系統(tǒng)要求的統(tǒng)一模板格式整理現(xiàn)有的數(shù)據(jù)信息，整理完成后導入系統(tǒng)中。

（2） 系統(tǒng)投入使用。規(guī)定相關人員按系統(tǒng)要求進行操作。對于實際操作人員來說，系統(tǒng)要求就如何交通規(guī)則一樣，擯棄原有的工作方式是一個十分艱難的過程。

3.2 一階段管理改善

3.2.1 供應商信息實際運用性增強

由原來的基礎信息、行業(yè)信息、財務信息調整為基礎信息、專業(yè)信息、年度評價信息、財務信息四大類。根據(jù)設備專業(yè)類型，采購專業(yè)員在擬選供應商時，比照同專業(yè)公司合格供應商網(wǎng)絡中供應商名單及對應評審得分和等級進行，減少主觀臆斷和個人意識。

3.2.2 供應商管理的控制力度加大

系統(tǒng)中逐步通過供應商的專業(yè)和評價等級來強化管理，要求專業(yè)人員在擬選時在同一專業(yè)范圍下進行，并且優(yōu)先選用評價得分靠前的供應商。此外，對于非常用的供應商，統(tǒng)一劃分在潛在供應商進行管理。潛在供應商的使用必須在擬選之前辦理激活程序。進一步整理供應商隊伍，始終保持有優(yōu)質的供應商可供選擇。

3.2.3 管理效率提高，數(shù)據(jù)分析更加便利

統(tǒng)一的供應商系統(tǒng)平臺將原先分散在每個專業(yè)員手中的信息集中反映出來；同時，人工統(tǒng)計匯總的報表可以按照使用人員需求進行自由匯總分析，一定程度上減少了人工統(tǒng)計的工作量及重復率，降低統(tǒng)計過程產(chǎn)生的錯誤率。

4 供應商第二階段信息化運用

4.1 實施前情況分析

由于條件限制，通過一階段的信息化管理，只初步建立了供應商管理模塊。供應商檔案資料的信息化、評審手段的信息化等只能等待下一階段的改善。通過一段時間的消化和整理，我們開始開展第二階段的工作，進入供應商評審的信息化拓展階段。

我們以項目組為供應商業(yè)績評價主體，每年度組織有關部門及相關人員，從供應商業(yè)務量、質量情況、價格水平、合同履約、服務情況、異議處理、用戶意見、應急處理、生產(chǎn)制造能力、技術能力、檢驗能力和創(chuàng)新情況等方面，以《供應商年度評審表》形式，對供應商年度供應和服務實績進行評估。經(jīng)分析匯總，按評審分數(shù)劃分等級，分別為A、B、C、D四類。評審結果為D類（不合格類），直接從供應商名錄中清除。

4.2 實施關鍵點

4.2.1 評審主體

合同涉及的商務人員、執(zhí)行人員、用戶等人員作為供應商評審的主體。不同的評審主體針對各自不同的評價指標進行打分。

4.2.2 評估指標

我們圍繞綜合實力、合同履行、服務情況三大項目（共計十一個指標）對供應商進行評估，賦予每個項目、每個指標各自的權重，計算加權總分。滿分為100分。

4.3 實施步驟

由于參與評審主體的有限性，第二階段信息化的開放程度較第一階段小。同時，因以第一階段的T作作基礎，供應商評審信息化的推廣更為順利。通過3個月功能需求調研分析、流程梳理、系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)據(jù)整理導入，評價系統(tǒng)開始投入使用。

4.4 實施效果

通過供應商評價系統(tǒng)，有效地簡化評審流程。由之前的線下發(fā)放、線下回收、線下匯總，轉為系統(tǒng)自動化采集有效的信息。供應商評價系統(tǒng)極大程度地節(jié)省評審時間，提供評審效率，且保證了評審結果的準確性，使得評審結果能夠有效地運用到后續(xù)供應商的維護上。同時，堅持年度考核與日?？己讼嘟Y合，以項目熱負荷試車為節(jié)點，進行日常動態(tài)考核；實行末位淘汰制，凡評審得分排名后5%的供應商一律淘汰，從而進一步優(yōu)化供應商隊伍。

5 結論

原有的設備材料供應商信息采用人工方式，通過簡單的辦公軟件（EXCEL）進行維護，公司合格供應商在使用過程中存在一定的問題：①信息局限主要反映供應商的基本信息，缺乏專業(yè)信息；②合格供應商有近900家，數(shù)量過多，給日常信息維護帶來困難；③供應商擬選與供應商評價不能有效結合，供應商評審結果不能有效指導擬選工作。

通過分階段對供應商實施信息化管理，從源頭上梳理了供應商的基礎信息，增強供應商信息的實際運用；加大供應商管理的控制力度；提高管理效率。從結果上使供應商評審結果有效地反饋到供應商選擇上。

將來，公司擬進一步推動供應商報價信息化。通過電子商務平臺，將供應商的報價活動與信息管理結合起來。同時，由于供應商評價系統(tǒng)與公司經(jīng)營管理系統(tǒng)尚未對接，供應商評價結果的動態(tài)反饋還需要等接口完成后進一步實現(xiàn)。通過不斷完善，我們擬最終構建一個供應商入圍、供應商日常管理、供應商評審、供應商選擇運用的綜合系統(tǒng)平臺。