基于EXCEL開發(fā)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的功能與框架結(jié)構(gòu)

陳旭生

摘要：微軟公司的Office Excel軟件功能強(qiáng)大，它不僅提供了數(shù)據(jù)輸入、輸出、顯示等一般的數(shù)據(jù)處理功能，還提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)計(jì)算分析功能。企業(yè)完全可以通過Excel軟件開發(fā)出滿足自身使用的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，筆者在此簡(jiǎn)單淺析出基于EXCEL VBA開發(fā)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的功能與框架結(jié)構(gòu)。

關(guān)鍵詞：Excel VBA 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 框架結(jié)構(gòu)

隨著會(huì)計(jì)電算化的普及，專用的會(huì)計(jì)軟件也日趨成熟，使得用電腦代替手工進(jìn)行會(huì)計(jì)核算已成為現(xiàn)實(shí)，大大減少了工作量，很多中小型企業(yè)逐步意識(shí)到會(huì)計(jì)信息化技術(shù)對(duì)于企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要性，已經(jīng)開始向信息化會(huì)計(jì)的方向過渡。但由于中小型企業(yè)規(guī)模一般比較小，在資金、技術(shù)、人力物力等資源方面都有限，抗風(fēng)險(xiǎn)能力也比較低，業(yè)務(wù)相差也比較大，使得目前整個(gè)中小型企業(yè)的會(huì)計(jì)信息化程度還比較低，大多數(shù)企業(yè)仍然以傳統(tǒng)的手工或是簡(jiǎn)單的“核算型”財(cái)務(wù)軟件為主，真正能用電算化軟件進(jìn)行管理和決策的企業(yè)較少，使用ERP的則更少。在這種情況下，很多中小企業(yè)都選擇用Excel來代替電算化軟件，微軟公司的Office Excel軟件功能強(qiáng)大，它不僅提供了數(shù)據(jù)輸入、輸出、顯示等一般的數(shù)據(jù)處理功能，還提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)計(jì)算分析功能，例如繪制圖表、統(tǒng)計(jì)分析、分類匯總、篩選、數(shù)據(jù)透視表、預(yù)測(cè)等。并且還可以利用Excel自帶的VBA編程功能開發(fā)用戶界面，使應(yīng)用軟件更加完善。因此，企業(yè)完全可以通過Excel軟件開發(fā)出滿足自身使用的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，筆者在此簡(jiǎn)單淺析出基于EXCEL VBA開發(fā)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的功能與框架結(jié)構(gòu)。

1 開發(fā)工具及實(shí)施方案

Excel作為主要開發(fā)工具，在設(shè)計(jì)方面用到Excel最基本的表格設(shè)計(jì)還有強(qiáng)大的函數(shù)功能（如VLOOKUP、INDEX、MATCH等各種統(tǒng)計(jì)函數(shù)），利用這些強(qiáng)大功能可實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)各種會(huì)計(jì)憑證、賬薄和報(bào)表的設(shè)計(jì)。而對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)界面的設(shè)計(jì)，主要是利用Excel VBA功能，VBA是在Visual Basic編程語(yǔ)言的基礎(chǔ)上逐步發(fā)展起來的面向過程的一種開發(fā)工具，目前已經(jīng)集成在Excel中，使用起來方便靈活，難度也不大。通過Excel VBA對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行界面的設(shè)計(jì)、各種控件及菜單的設(shè)置、圖形和多媒體的應(yīng)用以及系統(tǒng)公共環(huán)境資源的調(diào)用，設(shè)計(jì)出一個(gè)完整的基于Excel的功能界面。

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)是為了代替手工進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，處理企業(yè)的各種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，為了保證處理結(jié)果的正確性，在開發(fā)的過程中必須一套數(shù)據(jù)用來進(jìn)行測(cè)試，這一套數(shù)據(jù)最好是企業(yè)過去某個(gè)區(qū)間的一套真實(shí)數(shù)據(jù)，以便將會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)所處理的結(jié)果與手工處理結(jié)果進(jìn)行核對(duì)。因此整個(gè)系統(tǒng)可分為以下三個(gè)階段進(jìn)行設(shè)計(jì)

①開發(fā)前準(zhǔn)備階段，開發(fā)前應(yīng)先準(zhǔn)備好測(cè)試用的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，并將其進(jìn)行電子化的處理，比如會(huì)計(jì)科目、各科目的期初余額，報(bào)表的電子化等。②系統(tǒng)主體設(shè)計(jì)階段，進(jìn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)框架模塊的設(shè)計(jì)和開發(fā)，這是整個(gè)開發(fā)過程最重要的步驟，包括窗口界面的設(shè)計(jì)、代碼功能的編寫、會(huì)計(jì)憑證、賬薄格式的設(shè)計(jì)、報(bào)表的自動(dòng)生成以后能利用生成的報(bào)表進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析。③數(shù)據(jù)測(cè)試階段，開發(fā)完成的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能否使用，分析的結(jié)果是否正確，直接導(dǎo)致本研究成果的成敗，所以必須進(jìn)行大量的測(cè)試工作。

2 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)主要結(jié)構(gòu)與框架

在企業(yè)日常的會(huì)計(jì)處理流程中，一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生，都會(huì)取得相應(yīng)的原始憑證，會(huì)計(jì)人員再根據(jù)原始憑證或是原始憑證匯總表編制記賬憑證，再根據(jù)記賬憑證登記賬薄。只有登記完賬薄才標(biāo)志著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)完成。最后期末企業(yè)再根據(jù)賬薄編制報(bào)表，這是會(huì)計(jì)處理的主要流程。在實(shí)際工作中，企業(yè)在開始啟用一個(gè)新的會(huì)計(jì)軟件或是新的會(huì)計(jì)期間時(shí)，通常要做一些必要的初始化工作，在會(huì)計(jì)中主要是會(huì)計(jì)科目以及每個(gè)科目的期初余額，所以會(huì)計(jì)科目和余額的管理也是必不可少的；另外，企業(yè)根據(jù)以往的會(huì)計(jì)賬薄或報(bào)表都能進(jìn)行會(huì)計(jì)信息的預(yù)測(cè)等分析處理，這些工作都是企業(yè)必不可少的，也是專業(yè)會(huì)計(jì)軟件必備的。因此，根據(jù)會(huì)計(jì)核算的工作流程，一般包括以下六部分：①會(huì)計(jì)科目及期初余額管理系統(tǒng)，主要是用于設(shè)置會(huì)計(jì)科目及期初余額，一般在系統(tǒng)啟用或是啟用新的會(huì)計(jì)期時(shí)進(jìn)行管理。該系統(tǒng)是總賬模塊，是整個(gè)會(huì)計(jì)軟件的核心基礎(chǔ)，它集中了基礎(chǔ)信息設(shè)置、會(huì)計(jì)科目設(shè)置、憑證類別設(shè)置、期初余額設(shè)置等，其他模塊在使用時(shí)都會(huì)調(diào)用總賬模塊的信息。報(bào)表編制模塊，該模塊用于企業(yè)編制各種報(bào)表，一般會(huì)提供各種各樣的報(bào)表模板，適用于不同會(huì)計(jì)制度下不同行業(yè)的企業(yè)使用。②會(huì)計(jì)憑證管理系統(tǒng)，會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證和記賬憑證，這是用于編制各類會(huì)計(jì)賬薄的依據(jù)，也是會(huì)計(jì)核算的開始。③會(huì)計(jì)賬薄管理系統(tǒng)，用于編制各類會(huì)計(jì)核算賬薄，如各種總賬、明細(xì)賬和日記賬等。④財(cái)務(wù)報(bào)表編制系統(tǒng)，用于編制會(huì)計(jì)報(bào)表，在企業(yè)中，會(huì)計(jì)報(bào)表有很多種，最主要的是資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表和現(xiàn)金流量表，該系統(tǒng)模塊用于企業(yè)編制各種報(bào)表，一般會(huì)提供各種各樣的報(bào)表模板，適用于不同會(huì)計(jì)制度下不同行業(yè)的企業(yè)使用。⑤財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)，用于對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行分析，根據(jù)企業(yè)報(bào)表的會(huì)計(jì)指標(biāo)，一般進(jìn)行趨勢(shì)分析、結(jié)構(gòu)分析以及各種財(cái)務(wù)指標(biāo)分析。⑥財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)，這是一個(gè)總框架，可以用來集成以上5個(gè)模塊的，在這個(gè)模塊里可以打開以上5個(gè)系統(tǒng)。

以上的模塊內(nèi)容可利用Excel VBA單獨(dú)進(jìn)行開發(fā)，最后集成在一起，最終形成一個(gè)可用的財(cái)務(wù)管理軟件。通過這些功能模塊的整合，達(dá)到對(duì)整個(gè)企業(yè)會(huì)計(jì)核算過程的事前設(shè)置，事中控制，事后預(yù)測(cè)功能，由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性，在開發(fā)時(shí)可設(shè)置一個(gè)總模塊的分全調(diào)用，實(shí)現(xiàn)每打開一個(gè)系統(tǒng)，都需要進(jìn)行密碼驗(yàn)證。通過以上幾個(gè)模塊的功能設(shè)計(jì)，基本可以滿足中小企業(yè)的各項(xiàng)需求了，如果企業(yè)還有其他需求的，可以根據(jù)不同情況另行開發(fā)，二次開發(fā)也比較簡(jiǎn)單。財(cái)務(wù)人員使用比較容易上手，不需要進(jìn)行多長(zhǎng)時(shí)間的培訓(xùn)，較之專業(yè)財(cái)務(wù)軟件，適用性更強(qiáng)。

3 子系統(tǒng)模塊的實(shí)現(xiàn)與功能

通過對(duì)子系統(tǒng)的模塊剖析以及設(shè)計(jì)，最終每個(gè)模塊都必須能實(shí)現(xiàn)以下功能：①開發(fā)完成的會(huì)計(jì)科目及期初余額管理系統(tǒng)，要能并實(shí)現(xiàn)總賬科目項(xiàng)目設(shè)置、總賬科目期初余額設(shè)置、明細(xì)科目項(xiàng)目設(shè)置以及明細(xì)科目期初余額設(shè)置等功能。具體包括會(huì)計(jì)科目的增加減少及更改、總賬科目期初余額的錄入和更新、明細(xì)科目的增加減少及更新、明細(xì)科目期初余額的錄入和更新等，如圖1所示。②開發(fā)完成會(huì)計(jì)憑證管理系統(tǒng)，包括電子憑證的設(shè)計(jì)以及VBA窗體的程序開發(fā)，要求能實(shí)現(xiàn)各種企業(yè)憑證（收、付、轉(zhuǎn)以及通用記賬憑證）的填制、保存、查詢、修改、刪除、打?。ò▎螐垜{證以及憑證清單）、退出等功能，如圖2所示。③開發(fā)完成會(huì)計(jì)賬薄管理模塊，包括各種總賬明細(xì)賬的設(shè)計(jì)以及根據(jù)會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)生成賬薄的VBA程序設(shè)計(jì)，要求能實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)賬薄的文件打開、新建、數(shù)據(jù)處理、自動(dòng)編制賬薄、打印賬薄和查看賬薄等功能，由于此模塊涉及到的操作比較繁鎖，因此可以考慮在窗體的設(shè)計(jì)時(shí)通過鼠標(biāo)控件采用二級(jí)菜單，以簡(jiǎn)化窗體的按鈕，如圖3所示。④開發(fā)完成財(cái)務(wù)報(bào)表編制模塊，包括各種報(bào)表的模板設(shè)計(jì)以及數(shù)據(jù)的自動(dòng)效驗(yàn)。要求能實(shí)現(xiàn)查看財(cái)務(wù)報(bào)表，根據(jù)會(huì)計(jì)賬薄自動(dòng)生成報(bào)表數(shù)據(jù)（包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表和現(xiàn)金流量表）、打印財(cái)務(wù)報(bào)表和保存財(cái)務(wù)報(bào)表等功能，如圖4所示。⑤開發(fā)完成財(cái)務(wù)分析模塊，此模塊是所有開發(fā)模塊中難度最大的模塊，基本都屬于用VBA程序開發(fā)而成的，要求能根據(jù)會(huì)計(jì)報(bào)表自動(dòng)形成趨勢(shì)分析、結(jié)構(gòu)分析以及各種指標(biāo)分析，分析結(jié)果通過窗體顯示，如圖5所示。⑥開發(fā)完成財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)將前面的五個(gè)子系統(tǒng)集合成一個(gè)完整的系統(tǒng)，可以在這個(gè)模塊中打開前面的任何一個(gè)模塊，要能實(shí)現(xiàn)身份的驗(yàn)證，即打開時(shí)的賬號(hào)和密碼是否合法，以及修改密碼的功能，這個(gè)模塊對(duì)前面所有模塊起一起總括的作用。

4 總結(jié)

基于Excel軟件開發(fā)而成會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，適用于各中小企業(yè)，成本低，易于開發(fā)，可滿足企業(yè)的日常使用，無論在技術(shù)上、經(jīng)濟(jì)上和操作上都是可行的。中小型企業(yè)可根據(jù)自身特點(diǎn)有選擇性的開發(fā)相應(yīng)子系統(tǒng)，量身訂做適合自身企業(yè)的專用會(huì)計(jì)軟件，全面實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化，這樣不僅滿足了企業(yè)本身的個(gè)性化需求，也免除了購(gòu)買商品化軟件的昂貴費(fèi)用。

由于新技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)也跟著不斷更新?lián)Q代，這對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的要求提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，從形式和內(nèi)容都不斷發(fā)生著變化，會(huì)計(jì)軟件在適應(yīng)新技術(shù)新要求的同時(shí)，更多的是要考慮如何與會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)制度更接近，就目前的發(fā)展方向來看，開發(fā)出符合XBRL標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)軟件是未來會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的方向，也是重點(diǎn)和難點(diǎn)。

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