淺析如何做好檔案利用中的保密工作

程虹

摘要：本文闡述了如何正確處理檔案利用與保密的關系，從做好檔案保管的保密措施、加強利用監(jiān)督、增強檔案人員的保密意識、加強保密技術防范和管理等四個方面進行了探討。

關鍵詞：檔案利用 保密措施 監(jiān)督力度 技術防范

保密工作是檔案管理和利用的重中之重，同時也是保證檔案安全的重要手段。所謂檔案，就是指各機關單位在其社會活動中形成的，作為一種歷史記錄保存下來的文字、圖片、聲音、視頻等文件，具有一定的歷史價值和現實價值。在新時期，機關單位要想充分發(fā)揮檔案的價值和效能，使其更好地為本機關建設服務，同時確保不發(fā)生失泄密問題，就必須正確認識和處理檔案利用與保密之間的關系。一方面，檔案部門可以加強檔案管理，強化保密意識和管理意識，積極做好檔案保密工作；另一方面，檔案部門還可以充分運用各種有效手段進行檔案管理，并逐步建立健全檔案管理監(jiān)督機制。

1 做好檔案工作的保密措施

1.1 制定和完善檔案保密制度，進一步加強涉密要害部門的管理

在進行檔案管理時，本單位檔案管理部門應該從實際出發(fā)，建立健全檔案保密制度，制定一些切實可行的檔案管理制度，如《檔案保密工作制度》、《檔案保密人員職責》、《檔案資料查借閱制度》、《檔案庫房管理制度》等。要想保證檔案保密工作的順利開展，管理部門應該對檔案的傳閱、使用、歸檔、銷毀等各個環(huán)節(jié)實行嚴格的管理，定期和不定期對檔案保密工作進行檢查，發(fā)現問題及時提出整改措施。同時加大對涉密要害部門，如檔案室、資料室、機要室等的管理，避免檔案泄密事件的出現，保證檔案的安全與完整。

1.2 提高保密法制建設，為檔案保密工作提供有力的法律依據

國家應該積極出臺有關檔案保密的法律法規(guī)，使檔案管理部門在檔案保密工作中有章可循，有據可依，實現檔案保密的規(guī)范化、制度化、合理化。2014年3月1日，我國頒布了《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》。因此，新形勢下，單位檔案管理部門可以將此條例作為其檔案保密工作的方針政策，并積極與本單位現有的保密制度結合起來，實現高效化管理。

1.3 加強檔案的設施設備管理是保密工作的重點

設置檔案庫房、閱覽室和檔案員辦公室，實行三室分開；用房相對集中，不宜設在樓房的高、低層，以利于檔案安全管理和防潮、防漏；安裝密集架的檔案庫房，地面活荷載不應小于12kN/m2（1kg相當于9.8N），并有鐵門鐵窗；應配備密集柜、鐵皮柜、防磁柜，配備防火防盜報警系統(tǒng)、滅火器材、除濕機、空調機、溫濕度記錄儀，計算機和掃描儀等設施設備。因此，管理部門必須科學管理檔案庫房的軟硬件設施，并定期進行設備維修與保養(yǎng)。

2 加強檔案工作的利用監(jiān)督

2.1 管理措施到位

要想保證檔案保密工作落實到位，管理部門就必須在日常工作中狠抓管理和服務，以保證檔案保密工作的順利進行。一是對于涉密檔案文件資料應該采取集中式管理，并單獨立卷歸檔，不得將此類資料與一般的內部文件資料存放在一起。同時，檔案管理人員必須強化其保密意識和責任意識，盡可能地減少檔案泄密事件的發(fā)生；二是嚴格審批那些對外提供的檔案文件資料，同時要做好外借資料登記工作，明確外借時間、數目、期限等。需注意的是，標注密級的案卷不得外借。此外，涉密檔案的查閱必須在檔案保密法律法規(guī)允許的范圍內進行，不得隨意擴大知悉范圍，不得擅自借閱、復制、摘抄涉密檔案資料；三是嚴格控制和管理定點復制國家秘密載體的單位。定點單位必須在上級領導的批準下進行涉密檔案復印工作。同時，復印件視同原件管理，嚴禁各種違規(guī)行為。

2.2 把握和處理好制度與措施的關系

為規(guī)范檔案保密工作，保證檔案資料的安全，管理部門必須堅持從本單位實際出發(fā)，制定一套系統(tǒng)完善的檔案保密管理制度，并將各項措施落到實處。制度與措施是相互影響、相互作用的關系。如果管理者只是制定了一系列管理措施，而沒有相應的制度保障，則這些措施就無法順利執(zhí)行。同樣地，如果只有制度，沒有措施，則管理者在執(zhí)行時無據可依，該制度又無法落到實處。因此，檔案管理部門應該統(tǒng)一思想，認真處理好制度與措施之間的關系，建立健全檔案借閱制度、檔案外借制度、檔案復印制度等，保證各項管理工作有序穩(wěn)定進行。此外，為保證檔案收發(fā)、分送、傳遞、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的安全性，檔案管理部門應該制定相應的針對性措施，并定期檢查該制度的執(zhí)行情況。

2.3 檔案在利用過程中嚴格監(jiān)督力度

在檔案利用過程中，管理部門同樣不能放松警惕，應該根據利用對象的特點進行重點監(jiān)護。一些有條件的檔案館室可以安裝攝像監(jiān)視器，以便隨時了解和掌握檔案室內情況。一旦發(fā)現隨意涂改和撕毀檔案資料者，應予以批評教育。在檔案利用監(jiān)督過程中，管理人員應堅持“三勤”原則，即嘴勤、眼勤、手勤。嘴勤就是指管理人員應該做好檔案保密宣傳工作，及時與檔案利用者進行溝通與交流，以準確把握其利用動機。眼勤就是指檔案管理者要具備敏銳的觀察力，有效地控制和掌握整個檔案利用環(huán)節(jié)。手勤即檔案管理者要善于分析利用者的情況，并定期檢查案卷利用和損壞情況，并做好檔案利用登記工作，以便及時發(fā)現問題和解決問題。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

2.4 提高檔案人員的職責和素養(yǎng)

首先，檔案管理人員應該認真履行其管理職責，切實維護檔案資料的完整性與安全性，這既是檔案管理工作的必然要求，也是檔案保密的重要舉措。具體而言，檔案保管工作的任務為檔案不丟、不壞、不亂。

其次，檔案管理人員要具備較高的政治思想品德和職業(yè)道德。作為檔案工作者，要熱愛檔案工作，一方面要嚴格要求自我，淡泊名利，甘于奉獻，認真做好細節(jié)管理，不斷提高其管理水平和業(yè)務素質。另一方面，管理人員應該積極進行管理體制創(chuàng)新，及時改進工作方法和思路，推動檔案保密管理領域取得新突破。

最后，檔案人員應該具備扎實的檔案管理理論知識基礎，同時還應該擁有豐富的檔案管理經驗。只有如此，檔案管理人員才能更好地擔任這份工作，不斷取得新成績。檔案作為一種特殊的歷史記錄，具有極高的價值。因此，管理者必須樹立科學的檔案管理觀，及時了解和掌握外界相關信息，才能做好檔案管理工作，防止檔案泄密事件的發(fā)生。

3 加大保密法制宣傳力度，增強檔案人員的保密意識

機關單位應該進一步加強檔案管理宣傳工作，強化各級領導干部的保密法制意識， 保證各項管理工作的順利開展。當前，檔案管理部門必須要充分認識到保密工作的復雜性和艱巨性，以便有的放矢，有計劃、有重點、有針對性地開展檔案管理工作，提升其管理效率和質量。

一是強化檔案工作人員的保密意識和安全意識，加強培訓和教育力度，使其更好地適應新形勢下的檔案保密工作要求，提高其工作水平。

二是使工作人員從思想觀念上充分認識到保密工作的重要性和必要性，積極開展檔案保密法紀教育，提高其保密法紀觀念。通過保密法制教育宣傳，管理者不僅要懂得如何依法保守檔案秘密，還要了解檔案行為違紀違法處罰條例。

三是建立健全相關檔案保密宣傳機制，建立網絡信息監(jiān)督平臺，方便內部工作人員進行溝通與交流。

4 加強保密技術防范和管理

隨著現代科技水平的不斷提升，各檔案管理部門開始廣泛應用網絡技術開展檔案保密工作，并建立起了相關網絡信息安全保密管理機制。在具體實施過程中，管理者必須將那些涉密網絡與互聯網進行物理隔離，以防范檔案泄密事件的發(fā)生。此外，檔案管理部門還應該逐步完善相關涉密網絡管理制度，強化內部監(jiān)督與管理，做好基礎防范設施建設，增強涉密網絡的技術防范能力；抓好互聯網上的防泄密工作，堅持“誰上網誰負責”的原則，嚴格責任制，定期進行網上信息檢查，確保涉密信息不上網，上網信息不涉密。

檔案人員肩負著檔案管理與保密工作的重任，必須從思想上重視起來，盡可能地防止檔案泄密。正確認識和處理檔案利用和保密間的關系問題，是新時期開展檔案利用工作需要認真對待和解決的問題。檔案只有被合理利用，才能體現檔案的價值。因此，我們必須始終將檔案安全工作放在檔案工作的首位，時刻警惕所保管的檔案資料信息不外傳。確保檔案齊全完整安全，這不僅是一項日常的基礎工作，更是確保單位經濟活動可持續(xù)發(fā)展的一項重要內容。

參考文獻：

[1]李崇華.淺談如何做好檔案管理的保密工作[J].現代交際，2011（05）.

[2]孔濤.如何做好檔案保密工作之探究[J].辦公室業(yè)務，2012（07）.

[3]王峰.新時期檔案保密管理措施研究[J].辦公室業(yè)務，2013（11）.

[4]劉秀英.強化檔案保密意識 做好檔案保密工作[J].工程與建設，2008（02）.