淺析如何做好檔案保密與利用工作

冉海燕

[摘 要]檔案是企業(yè)重要的信息資源，檔案保密工作做的好與壞，將直接影響企業(yè)的安全與利益，本文針對檔案利用監(jiān)督、檔案保密與利用、檔案保管人員職責(zé)等方面，盡可能地提出了具體的措施和辦法，以解決怎樣做好當(dāng)前檔案保密工作。

[關(guān)鍵詞]檔案保密；檔案利用；措施辦法

中圖分類號：G273.5 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）20-0205-01

檔案是一種重要的社會信息資源，對于檔案信息既要重視檔案的保管保護(hù)，又要注重其所含信息的開發(fā)利用，以共享其資源。如何才能做到檔案利用率高且保密工作完善，經(jīng)過本人多年的實踐工作和深入細(xì)致的思考和交流，有了一些心得體會。

一、存在的問題

在以往的檔案保密及利用工作中， 由于重視不夠，制度措施不健全，檔案管理人員素質(zhì)參差不齊等因素，存在著諸多問題。（一）檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。這樣做的弊端為：檔案得不到充分利用，甚至有些很有價值的檔案被長期擱置，造成檔案資源的嚴(yán)重浪費；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)。（二）檔案管理人員的素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。目前，在我國基層單位，仍存在著檔案管理人員隊伍的文化程度、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念的方面的參差不齊。究其根源，首先，有的單位檔案管理意識薄弱，只注重專業(yè)技術(shù)人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)而忽視了檔案人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，對檔案管理工作沒能給予足夠的支持。其次，部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰(zhàn)認(rèn)識不足。以上所述嚴(yán)重制約著檔案管理工作的發(fā)展。（三）檔案保密工作有待進(jìn)一步完善，在國企中普遍存在檔案保密程度不高的問題，譬如制度與監(jiān)督流于形式，職責(zé)不明確；借閱人員不遵守制度，借閱檔案不能及時歸還檔案室；單位內(nèi)部沒有建立有效的監(jiān)督機(jī)制，有的規(guī)章制度淺嘗輒止，疏于對檔案工作的管理等。

二、解決的辦法

（一） 要切實解決檔案工作中的重保輕用的現(xiàn)象。在檔案管理實際工作中普遍存在“重保輕用，利用不足”的弊端。檔案工作者害怕失密或者心存顧慮，不敢大膽利用，使很多有利用價值的檔案被束之高閣，造成檔案資源的浪費。這就要求檔案工作者解放思想、端正態(tài)度，與時俱進(jìn)，改變松進(jìn)嚴(yán)用的傳統(tǒng)觀念。使檔案得到充分的利用，不淹沒在塵埃之中，也使得需要信息的人員和部門能夠及時、有效、準(zhǔn)確的利用和了解。同時，在利用中要根據(jù)不同利用對象的目的不同，實施重點監(jiān)管，此時需要檔案管理人員做到“三勤”：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的管理規(guī)定及制度，勤與利用者交談，摸清利用檔案的目的。二是眼勤，勤觀察，置每個利用者在視覺之中，防止出現(xiàn)檔案丟失等情況。三是手勤，勤檢查被利用的檔案，是否出現(xiàn)缺失單頁或被涂改等情況，仔細(xì)查驗被利用過的卷宗，發(fā)現(xiàn)問題及時在利用薄上登記說明，對于毀壞檔案的行為及時告知領(lǐng)導(dǎo)，以便及時查處。通過上述辦法，提高檔案的利用率的同時完善了監(jiān)督管理，檔案管理人員的管理價值也在利用檔案的效果中得以體現(xiàn)。

（二） 要進(jìn)一步提高檔案管理人員的各項素質(zhì)。檔案管理人員是檔案管理制度的最直接的貫徹者和執(zhí)行者，對檔案的安全負(fù)有最直接的責(zé)任，因此檔案管理人員必須進(jìn)一步提升相應(yīng)的素質(zhì)：檔案專業(yè)工作人員必須熱愛檔案事業(yè)，有較強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任感，并具備一定的文書學(xué)、檔案史、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)等專業(yè)基本知識，最重要的是檔案管理人員必須熟悉自己所管理的檔案的內(nèi)容及密級。這就要求我們具備較強(qiáng)的信息素質(zhì)、學(xué)習(xí)能力及記憶能力。所以這就要求我們檔案管理人員，必須注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式來提升自己，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)并按其基本要求努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率、提高檔案質(zhì)量。通過外出交流的方式，與其他單位進(jìn)行學(xué)習(xí)、討論、交流，將好的檔案管理方法進(jìn)行應(yīng)用，促使檔案管理工作更科學(xué)、更實用。

（三） 要加強(qiáng)制度建設(shè)，完善監(jiān)督機(jī)制。檔案保密工作是一個很嚴(yán)肅和謹(jǐn)慎的問題，需要健全的監(jiān)督機(jī)制，所以在檔案管理過程中，有效、良好的監(jiān)督工作是使檔案在利用過程中能夠順利、安全、完整的有力保障。（1）制定具有合理、科學(xué)性的規(guī)章管理制度。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要，檔案規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度，復(fù)制制度等，根據(jù)不同層次的利用人員制定不同的利用范圍和審批手續(xù)，使提供利用工作有章可依，確保檔案在有效利用的同時不損壞、不泄密。（2）創(chuàng)新檔案保密工作方法?！侗Ｃ芊ā芬?guī)定，檔案劃分為“絕密”、“機(jī)密” 和“秘密”三級，是為了讓檔案工作者根據(jù)不同密級采取不同的管理措施，最大限度地利用檔案。同時，根據(jù)國家還規(guī)定了涉密檔案的保管期限，除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機(jī)密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年，保密事項在其確定的期限內(nèi)，受國家保護(hù)。但是涉密事項不是一成不變的，保密期屆滿，就失去了它的保密價值，這部分檔案便可解密。對于涉密檔案的管理，不僅要立足于當(dāng)前的實際工作，還要考慮到長遠(yuǎn)，以往的制度還有些許不健全之處，適應(yīng)不了現(xiàn)在的新形勢，為滿足需要，應(yīng)建立以下三項制度：建立劃定密區(qū)制度，以便屆滿自行解密。建立調(diào)密通知單制度，對保密期間提前解密或者發(fā)生升降密級的文件，對企業(yè)其他下屬單位進(jìn)行告知，以便有需求的單位個人及時掌握最新信息情況。建立涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，在接收檔案方面進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)。（3）加強(qiáng)涉密檔案的科學(xué)管理。在調(diào)密工作中我們發(fā)現(xiàn)，有部分老卷宗把密與非密文件混合組卷、混合保管，混合提供，造成擴(kuò)散機(jī)密的漏洞，對此我們可以采取分段管理的方法，對以前混訂的卷宗我們只提供所查的內(nèi)容，不提供含涉密文件的原件。外供卷時，可采取對所查文件無關(guān)涉密卷封存等措施。