淺析醫(yī)院檔案管理中的保密原則

李妍

摘要：在醫(yī)院檔案工作中，檔案管理人員需要提高保密意識，嚴(yán)格規(guī)范檔案利用途徑，以確保檔案信息的安全、真實、完整，醫(yī)院檔案管理人員不僅僅是檔案的管理者，也是檔案的塑造者與干預(yù)者。本文將針對醫(yī)院檔案利用中保密工作的實施途徑進(jìn)行探討，希望可以為醫(yī)院檔案管理人員提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；檔案利用；保密工作

在醫(yī)院的檔案信息管理中，管理人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守職業(yè)道德，將醫(yī)院檔案利用的保密工作作為自己工作的重點，以提高醫(yī)院檔案信息的安全性。新時期，多數(shù)醫(yī)院檔案管理建立了信息化管理系統(tǒng)，在這個系統(tǒng)中，檔案信息利用中的保密工作更是非常重要。

一、影響醫(yī)院檔案利用中保密工作的因素

醫(yī)院檔案信息在管理與利用過程中，會發(fā)生泄密的情況，這是由多種因素引起的。首先，醫(yī)院檔案管理要防止檔案被損壞、丟失，被有心人士利用，避免檔案信息泄密情況的發(fā)生；其次，一些醫(yī)院在建立檔案信息化管理系統(tǒng)過程中，忽視了對安全軟件的更新與設(shè)計工作，致使系統(tǒng)中所用的安全軟件不能完全起到防范計算機(jī)病毒、黑客等的侵襲，致使信息系統(tǒng)受到感染，造成醫(yī)院檔案信息的丟失、損毀，影響醫(yī)院的正常工作；最后，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都需要管理人員進(jìn)行管理。但是一些醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，他們對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不熟悉，在歸檔、整理檔案信息過程中，可能出現(xiàn)操作失誤的情況，也可能因為某些個人利益而盜取醫(yī)院檔案信息，這也是導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息泄密的因素。

根據(jù)以上分析得出，醫(yī)院檔案利用中出現(xiàn)泄密情況的根源在于：管理人員對檔案的安全保密工作意識不到位，忽視了檔案保密工作的重要性，致使在檔案出現(xiàn)安全問題時，得不到及時的解決；信息系統(tǒng)安全軟件更新不及時，也是造成醫(yī)院檔案泄密的根源之一；另外醫(yī)院檔案信息本身也存在著保密隱患，缺乏統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案管理系統(tǒng)維護(hù)與保證管理效率之間出現(xiàn)矛盾，影響醫(yī)院檔案信息保密工作的有效實施。

二、醫(yī)院檔案利用中保密工作的原則

首先，絕密檔案絕密管理。醫(yī)院檔案的利用與管理是分不開的，所以要想提高檔案利用過程中的保密效率，就必須對檔案進(jìn)行保密管理，尤其是一些涉及到醫(yī)院學(xué)術(shù)演技成果、醫(yī)療處方等檔案信息，是需要進(jìn)行絕密管理的。因此，在管理人員進(jìn)行檔案的管理過程中，首要注意的問題就是分清楚檔案密級數(shù)，并對絕密檔案進(jìn)行絕密管理。

其次，強(qiáng)化日常管理。俗話說，成功都是源于小事的積累。同樣，在醫(yī)院檔案利用中的保密工作的成果也是一點一點積累起來的，這就必須依賴于醫(yī)院檔案的日常管理。因此，醫(yī)院檔案管理人員需要養(yǎng)成嚴(yán)格遵守保密準(zhǔn)則的習(xí)慣，對日常中任何檔案的利用，都需要認(rèn)真登記、簽字，任何人不得擅自調(diào)閱。定期對檔案進(jìn)行清對、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時上報。這樣可以有效杜絕檔案因丟失而泄密的情況發(fā)生，有利于檔案保密工作的進(jìn)行。

三、醫(yī)院檔案利用中保密工作實施途徑

醫(yī)院檔案利用過程中，保密工作是重中之重。因此，醫(yī)院相關(guān)管理人員積極研究保密工作中存在的問題，并針對問題找尋解決對策，以提高檔案利用效率與保密程度，保證醫(yī)院的利益，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。以下，筆者將從幾個方面探討醫(yī)院檔案利用中保密工作實施途徑。

首先，醫(yī)院檔案利用中的保密工作不僅僅是需要檔案管理人員進(jìn)行，同時也需要其他工作人員的監(jiān)督，這樣才可以有效制止檔案利用過程中，各種不利于檔案保密工作不良行為的發(fā)生，才可能提高檔案保密工作的效率。因此，做好檔案利用過程中的監(jiān)督工作是每一個醫(yī)院工作人員的責(zé)任。在此，醫(yī)院可以通過以下方式達(dá)到監(jiān)督的目的。建立有效的規(guī)章制度，嚴(yán)格規(guī)范不同工作人員對檔案利用的范圍，也就是說，一些密級數(shù)較高的檔案只有在醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批、簽字下，才可以調(diào)取、利用；建立完善的組織制度，提高醫(yī)院檔案管理人員的思想品德素質(zhì)，使其樹立檔案利用保密意識，并能夠根據(jù)實際情況及時處理一些泄密問題；建立激勵制度，這有利于全院工作人員參與到檔案利用保密的監(jiān)督工作中來，約束檔案管理人員的工作，促進(jìn)各個科室的工作人員能夠規(guī)范利用檔案，提高檔案利用的安全性與保密性。

其次，醫(yī)院檔案管理人員不僅需要維護(hù)檔案的完整與安全，還需要具備專業(yè)的素質(zhì)與能力，能夠?qū)p壞的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、搶救工作。因此，在進(jìn)行醫(yī)院檔案利用中保密工作時，需要從專業(yè)知識、能力與思想道德兩方面，提高管理人員的素養(yǎng)。醫(yī)院定期對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠熱愛檔案管理工作，忠于檔案管理職責(zé)，并發(fā)揮自身的聰明才智創(chuàng)新檔案保密工作，提高檔案利用的保密效率。另外，醫(yī)院檔案管理人員還應(yīng)該在日常管理工作之余，進(jìn)行信息保密技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用，對數(shù)據(jù)保護(hù)技術(shù)、軟件保護(hù)技術(shù)等深入研究與探討，以提高檔案保密工作的效率。

最后，醫(yī)院檔案是醫(yī)院重要信息的載體，隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案信息也在不斷發(fā)展，因此，一些年代久遠(yuǎn)的醫(yī)療信息的利用價值就會降低。醫(yī)護(hù)人員以及檔案管理人員在傳統(tǒng)保密觀念的影響下，產(chǎn)生“重視保護(hù)，忽視利用”的現(xiàn)象，使大批檔案得不到充分利用，致使其利用價值與保密工作之間的關(guān)系出現(xiàn)分裂，嚴(yán)重影響檔案價值的發(fā)揮與保密工作的進(jìn)行。因此，在管理人員進(jìn)行檔案保密工作的同時，也應(yīng)該注重檔案的利用，使檔案的利用與保密兩項工作協(xié)調(diào)進(jìn)行，共同促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

四、結(jié)語

總而言之，醫(yī)院檔案信息的保密工作是檔案管理人員工作的重點，也是促進(jìn)醫(yī)院檔案信息建設(shè)的重要內(nèi)容。因此，醫(yī)院檔案管理人員要嚴(yán)格要求自己，提高自身安全、保密意識，改進(jìn)工作方法，以積極的態(tài)度管理醫(yī)院檔案，進(jìn)而提高醫(yī)院檔案的安全性、真實性、完整性。相信，隨著社會科技的不斷進(jìn)步，管理人員素質(zhì)的不斷提高，醫(yī)院檔案利用的保密程度也將不斷加深，檔案信息的安全性得到有效保障。

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