基于云的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式設(shè)計(jì)

作者簡(jiǎn)介：沈麗群（1976-），女，漢族，福建漳州人，中級(jí)會(huì)計(jì)師，大專，本科在讀，上海來(lái)伊份股份有限公司，研究方向：會(huì)計(jì)。

摘要：面對(duì)企業(yè)日趨激烈的競(jìng)爭(zhēng)狀況，從商業(yè)模式到管理模式，大數(shù)據(jù)所帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)是并存的，結(jié)合現(xiàn)有企業(yè)不斷壓縮的盈利能力，提出財(cái)務(wù)云共享模式設(shè)計(jì)模型，通過“核算、報(bào)賬、資金、決策”在全集團(tuán)內(nèi)的協(xié)同應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)成本化、標(biāo)準(zhǔn)化管控。通過以費(fèi)用報(bào)銷流程為例，基于云的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式設(shè)計(jì)，為企業(yè)成本控制提供方向及方法，提升企業(yè)的盈利空間和核心競(jìng)爭(zhēng)力。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)云；財(cái)務(wù)共享；費(fèi)用報(bào)銷

目前，企業(yè)發(fā)展過程中，面臨企業(yè)成本不斷增加，并且企業(yè)發(fā)展規(guī)模壯大，員工越來(lái)越多，經(jīng)營(yíng)越來(lái)越復(fù)雜，管控難度增加，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)也隨之增加。

隨著云計(jì)算的發(fā)展，云計(jì)算（cloud computing）是一種基于互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算方式，可以將共享的軟硬件資源和信息按需提供給計(jì)算機(jī)和其他設(shè)備。人員的云共享是一種特殊形態(tài)的云計(jì)算。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心自身可以理解為服務(wù)端，為大量的客戶端提供云端服務(wù)。當(dāng)這種服務(wù)從企業(yè)步入社會(huì)化，掌握了優(yōu)質(zhì)信息系統(tǒng)和線上線下網(wǎng)絡(luò)資源的企業(yè)將從云服務(wù)中獲益。

針對(duì)上述情況，從會(huì)計(jì)的角度來(lái)說(shuō)，作為大數(shù)據(jù)時(shí)代最重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)之一，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)從種類、規(guī)模，到記錄計(jì)量的方法、收集分析的技術(shù)等多個(gè)維度，都在發(fā)生著顛覆性的變革。本文以費(fèi)用報(bào)銷流程為切入點(diǎn)，對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的方法和控制措施進(jìn)行分析，提出基于云的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享中心將從原來(lái)的費(fèi)用中心、報(bào)賬中心、結(jié)算中心向數(shù)據(jù)中心轉(zhuǎn)變。為企業(yè)獲取更多商業(yè)信息，創(chuàng)造商業(yè)價(jià)值提供參考方法。

一、當(dāng)前費(fèi)用報(bào)銷流程存在問題

（一）員工報(bào)銷時(shí)間漫長(zhǎng)

手工報(bào)銷模式下員工為處理報(bào)銷需多次找領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字，并直接到財(cái)務(wù)進(jìn)行報(bào)帳，大量占用有效工作時(shí)間

（二）財(cái)務(wù)工作量巨大

員工將大量單據(jù)送至財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部門既要審核原始單據(jù)，又要審核業(yè)務(wù)審批流程，最后才能編制記帳憑證，輸入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。

（三）單據(jù)簽批占用領(lǐng)導(dǎo)大量時(shí)間

事業(yè)部均包含異地分支機(jī)構(gòu)，當(dāng)?shù)仡I(lǐng)導(dǎo)的工作安排常常被審批簽字而打亂，異地更要利用傳真跟蹤審批。

（四）財(cái)務(wù)信息滯后

月底匯總會(huì)計(jì)報(bào)表方式無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)各地分支機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)監(jiān)控和集中管理，資金流量和流向信息的遲滯傳遞很難適應(yīng)現(xiàn)代集團(tuán)公司快節(jié)奏的業(yè)務(wù)特點(diǎn)。

（五）資金管理分散

各地分支機(jī)構(gòu)均開立銀行帳號(hào)，沉淀了大量流動(dòng)資金，給企業(yè)資金管理帶來(lái)諸多不便。

（六）業(yè)務(wù)信息單一

在傳統(tǒng)的費(fèi)用報(bào)銷流程中，報(bào)銷業(yè)務(wù)內(nèi)容分散在各個(gè)原始憑證中，報(bào)銷內(nèi)容不易抓取。想要確認(rèn)內(nèi)容更不容易。

二、基于云服務(wù)的共享服務(wù)模式-費(fèi)用報(bào)銷流程實(shí)施策略

目前傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)思維已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)下企業(yè)發(fā)展的要求，財(cái)務(wù)共享服務(wù)的出現(xiàn)以及隨之而來(lái)的財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型，使得財(cái)務(wù)工作逐漸和企業(yè)當(dāng)前的管理需求相匹配，并且逐漸發(fā)揮出潛在的價(jià)值。以費(fèi)用報(bào)銷流程的云共享服務(wù)模式設(shè)計(jì)，將預(yù)算管理、審批流程、管理制度嵌入信息系統(tǒng)，通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)活動(dòng)自動(dòng)觸發(fā)預(yù)算管理和財(cái)務(wù)核算，以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流和財(cái)務(wù)價(jià)值同步。強(qiáng)化過程跟蹤管理。實(shí)現(xiàn)成本化、標(biāo)準(zhǔn)化管控。

（一）目標(biāo)

1、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資源的共享、減少人員及軟硬件系統(tǒng)的重復(fù)設(shè)置，降低總體運(yùn)營(yíng)成本

2、強(qiáng)化財(cái)務(wù)管控力度，強(qiáng)化管理會(huì)計(jì)建設(shè)，通過共享服務(wù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集中，為管理層提供準(zhǔn)確、及時(shí)和完整的會(huì)計(jì)信息，深度參與業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)，提高運(yùn)營(yíng)能力

3、提升企業(yè)整合能力，支持企業(yè)的業(yè)務(wù)整合與快速擴(kuò)張

4、通過業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、人員專業(yè)化，提高財(cái)務(wù)工作效率，提升財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量

（二）策略

1、不僅以近期焦點(diǎn)問題為導(dǎo)向，充分兼顧財(cái)務(wù)管理遠(yuǎn)期發(fā)展的需求

2、先考慮系統(tǒng)的集中應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管控，再通過系統(tǒng)推進(jìn)解決集中后的效率問題

3、將處理過程簡(jiǎn)單化、標(biāo)準(zhǔn)化

4、利用規(guī)模效益的能力

5、有服務(wù)水平承諾

三、基于云的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式-費(fèi)用報(bào)銷流程模型方法

在建立分類清晰、條線合理、授權(quán)有度的費(fèi)用管控模式基礎(chǔ)上，建立企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)和銀企互聯(lián)系統(tǒng)四個(gè)系統(tǒng)的控制模型，形成基于云的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式。大量簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程，增加工作效率。

（一）企業(yè)資源管理系統(tǒng)控制

該系統(tǒng)即財(cái)務(wù)人員進(jìn)行記賬憑證編制，自動(dòng)生成財(cái)務(wù)信息、月未自動(dòng)記賬、過賬、生成報(bào)表的系統(tǒng)平臺(tái)，替代原始的手工做賬。規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)、問題清單歸集方法、財(cái)務(wù)分級(jí)授權(quán)體系合理設(shè)計(jì)，詳細(xì)制定相關(guān)制度。統(tǒng)一全集團(tuán)的核算科目和費(fèi)用類型。導(dǎo)入費(fèi)用預(yù)算，實(shí)現(xiàn)事前動(dòng)支的管理，達(dá)到費(fèi)用的事前、事中的過程管控，推動(dòng)了財(cái)務(wù)報(bào)賬流程的電子化。同時(shí)通過標(biāo)準(zhǔn)化的費(fèi)用類型預(yù)先設(shè)置，可為后續(xù)管理緯度的費(fèi)用分析提供分析依據(jù)。

（二）網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)系統(tǒng)控制

該系統(tǒng)支持員工在線提單，將紙質(zhì)信息通過系統(tǒng)傳遞給領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)人員審核，支持在線審批，提高信息專遞的時(shí)效性和安全性規(guī)范性。費(fèi)用控制系統(tǒng)在單據(jù)派工、接口自動(dòng)憑證方面應(yīng)用增強(qiáng)，結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)電子績(jī)效看板、運(yùn)營(yíng)績(jī)效報(bào)表、質(zhì)量管理功能，實(shí)現(xiàn)從財(cái)務(wù)共享服務(wù)作業(yè)平臺(tái)向運(yùn)營(yíng)管理平臺(tái)的轉(zhuǎn)變。如下監(jiān)控：

1、標(biāo)準(zhǔn)化各費(fèi)用類型的分級(jí)審批權(quán)流程嵌入系統(tǒng)中，系統(tǒng)自報(bào)銷信息選擇擇審批流，減少人工判斷信息和難度；

2、在費(fèi)用會(huì)計(jì)后設(shè)復(fù)核崗負(fù)責(zé)對(duì)費(fèi)用會(huì)計(jì)的審核結(jié)果進(jìn)行復(fù)核，確保審核結(jié)果的正確性。

（三）影像管理系統(tǒng)控制

該系統(tǒng)將字面單據(jù)經(jīng)過掃描，生成電子圖像替代紙面單據(jù)作為業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的要素，以信息系統(tǒng)承載業(yè)務(wù)處理流程，以電子化流程替代傳統(tǒng)財(cái)務(wù)紙面化流程為目的而開發(fā)的系統(tǒng)。若國(guó)家以后普及電子發(fā)票，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子發(fā)票的影像化，可以依托現(xiàn)有財(cái)務(wù)共享服務(wù)技術(shù)平臺(tái)，直接納入費(fèi)用報(bào)銷的審批和審核。后續(xù)的歸檔也可以納入電子檔案庫(kù)，供檢查使用。影像管理將從簡(jiǎn)單的圖像掃描、掛接、展示，升級(jí)為電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)。

1、分區(qū)域設(shè)初審崗負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)貑螕?jù)的接收，初審和影像掃描工作，保障共享中心的來(lái)料質(zhì)量；

2、網(wǎng)上單據(jù)上傳后，系統(tǒng)分配個(gè)單據(jù)號(hào)，同時(shí)對(duì)應(yīng)一個(gè)條形碼。條形碼打印出來(lái)做為實(shí)物票據(jù)傳遞的索引號(hào)。并固定位置。同時(shí)明確實(shí)物流轉(zhuǎn)的責(zé)任人，報(bào)銷人員可以及時(shí)查詢票據(jù)的流轉(zhuǎn)狀態(tài)。

3、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心不再依靠實(shí)物傳遞作業(yè)。通過對(duì)原始憑證的掃描，業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的審批和財(cái)務(wù)處理均能基于影像來(lái)進(jìn)行。由于業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)取消實(shí)物單據(jù)，審批效率大幅提升；取消郵寄環(huán)節(jié)，單據(jù)的實(shí)物管理風(fēng)險(xiǎn)得以控制，郵寄成本得以節(jié)約；取消財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部實(shí)物流程，員工作業(yè)效率得以提升，丟單、夾單等實(shí)物管理風(fēng)險(xiǎn)大幅降低；

（四）銀行互聯(lián)控制

該系統(tǒng)通過建立財(cái)務(wù)系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)之間的平滑對(duì)接，實(shí)現(xiàn)在封閉通道中進(jìn)行支付數(shù)據(jù)的交互，加強(qiáng)支付的安的安全性，減少人工干預(yù)?；诮涌诘淖詣?dòng)支付管理運(yùn)用，設(shè)計(jì)統(tǒng)一的主數(shù)據(jù)管理，付款信息從費(fèi)控系統(tǒng)直接導(dǎo)入資金支付系統(tǒng)和ERP 系統(tǒng)，出納付款時(shí)不得修改付款信息，確保付款信息和金額與審核結(jié)果一致。銀企聯(lián)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)和銀行雙方不落地的數(shù)據(jù)交互，和高效的支付數(shù)據(jù)提交、受理、反饋的整個(gè)過程。另外由于截?cái)嗔巳藶楦深A(yù)的渠道，資金支付風(fēng)險(xiǎn)得到有效的控制。從費(fèi)用控制到財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)傳統(tǒng)的費(fèi)用控制系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了從實(shí)物審批報(bào)賬到電子審批報(bào)賬的轉(zhuǎn)變。

四、基于云的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式——費(fèi)用報(bào)銷流程控制措施

通過審批人設(shè)置、審批人權(quán)限設(shè)置、審批流程設(shè)置，制度制定和執(zhí)行實(shí)行報(bào)銷全過程控制。如當(dāng)財(cái)務(wù)人員收到網(wǎng)上的電子報(bào)銷單和原始單據(jù)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)中的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)部門費(fèi)用是否超預(yù)算進(jìn)行實(shí)時(shí)控制，系統(tǒng)自動(dòng)從數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取人員報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)（差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)），對(duì)人員出差合理性進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。具體措施如下

（一）制度控制

針對(duì)費(fèi)用報(bào)銷制定相關(guān)業(yè)務(wù)配套的制度，覆蓋報(bào)銷的操作規(guī)范、職責(zé)劃分、流程、報(bào)銷范圍等內(nèi)容，并將其制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）流程控制

（三）人員控制

條形碼使用：所有報(bào)銷不以紙質(zhì)票據(jù)為準(zhǔn)，而是以網(wǎng)上電子信息為依據(jù)按既定審批權(quán)限進(jìn)行審批。有效解決移動(dòng)辦公和區(qū)域所帶來(lái)無(wú)法及時(shí)審批的問題。事后對(duì)實(shí)物票據(jù)和電子影像做一個(gè)抽檢。

（四）運(yùn)營(yíng)控制

1、不鼓勵(lì)員工進(jìn)行現(xiàn)金報(bào)銷，并將現(xiàn)金報(bào)銷總額比例控制在4%以內(nèi)，如現(xiàn)金報(bào)銷上線為單筆5000元。

2、服務(wù)水平協(xié)議：業(yè)務(wù)部門、地區(qū)財(cái)務(wù)和共享中心三者的權(quán)責(zé)明確劃分，處理時(shí)效、業(yè)務(wù)量、客戶注意度、業(yè)務(wù)質(zhì)量考核。同時(shí)推出財(cái)務(wù)熱線，及時(shí)處理客戶反饋問題。

3、定期出具分析報(bào)告：報(bào)銷團(tuán)隊(duì)每月形成兩類分析報(bào)告，一類為向上報(bào)告給共享服務(wù)中心主管，關(guān)注現(xiàn)金報(bào)銷比例、未及時(shí)報(bào)銷比例、小額采購(gòu)比例。一類為向各業(yè)務(wù)單元發(fā)送的定制報(bào)告，關(guān)注報(bào)銷總額、報(bào)銷類別等。

基于云的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式設(shè)計(jì)，不僅有傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)處理集中化的概念，還能引導(dǎo)業(yè)務(wù)流程向效率更高的方向漂移的能力。有效地降低管理過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，降低管理成本。通過控制的層次、控制的手段和控制系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方法，保持執(zhí)行組織的動(dòng)態(tài)穩(wěn)定、有序，又實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)控制的目的。為企業(yè)成本控制提供方向及方法，提升企業(yè)的盈利空間和核心競(jìng)爭(zhēng)力。（作者單位：上海來(lái)伊份股份有限公司）

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