用友U872總賬系統(tǒng)憑證處理業(yè)務(wù)常見(jiàn)問(wèn)題

張璐

隨著經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的不斷加快，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)的應(yīng)用程度日益增強(qiáng)。文章以用友U872為參照，以日常財(cái)務(wù)工作中涉及最為廣泛的總賬系統(tǒng)憑證相關(guān)內(nèi)容為例，分析其在日常業(yè)務(wù)中存在的問(wèn)題并提出解決方案。

使用賬務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理之前，必須先完成所有明細(xì)科目的年初余額錄入工作，錄入時(shí)有些科目直接錄入，有些科目錄入時(shí)需進(jìn)行借貸方向的調(diào)整，有些科目還需調(diào)出輔助賬完成錄入過(guò)程。

企業(yè)的日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)主要是資金的籌集和運(yùn)用，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生之后，有關(guān)人員要及時(shí)完成原始憑據(jù)的傳遞，財(cái)務(wù)人員要及時(shí)進(jìn)行處理。憑證處理是日常財(cái)務(wù)工作中的常態(tài)性工作，是會(huì)計(jì)核算工作的開(kāi)端，也是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)。總賬的日常業(yè)務(wù)憑證處理主要包括的內(nèi)容是填制憑證、修改憑證、審核憑證、整理憑證和記賬。

填制憑證

憑證類別。打開(kāi)填制憑證對(duì)話框，點(diǎn)擊工具欄上增加按鈕后，就會(huì)激活憑證填制界面，首先需要完成的是憑證類別的選擇，如果選擇類別為空說(shuō)明并未進(jìn)行憑證類別的設(shè)置，需要進(jìn)入基礎(chǔ)檔案——財(cái)務(wù)下的憑證類別，點(diǎn)擊完成相應(yīng)類別的設(shè)置，保存后回到填制窗口可以進(jìn)行憑證類別的選擇。

制單日期。選擇制單日期時(shí)容易出現(xiàn)的問(wèn)題是以下三種提示：憑證錄入日期不能滯后于系統(tǒng)日期；日期不能超前建賬日期；日期不序時(shí)，×類憑證已制單到××年××月××日。出現(xiàn)第一種情形的原因是系統(tǒng)日期顯示不正常所致，需要雙擊電腦右下角時(shí)間，修改成正確的系統(tǒng)日期；第二種情形的原因是賬套啟用時(shí)間有誤或者填制憑證選擇時(shí)間有誤，需要選擇正確的憑證錄入日期，該日期必須在賬套啟用日期之后；第三種情形的原因是在業(yè)務(wù)處理規(guī)則中選擇了制單序時(shí)控制，解決辦法是在總賬系統(tǒng)中，選擇設(shè)置下的選項(xiàng)項(xiàng)目，雙擊打開(kāi)后在彈出的對(duì)話框中，取消憑證下的制單序時(shí)控制，也可以選擇按已經(jīng)序時(shí)制單的日期進(jìn)行處理。

摘要。進(jìn)行摘要選擇時(shí)提示“該操作員無(wú)此操作權(quán)限”，出現(xiàn)該情形的原因是因?yàn)闆](méi)有將公用目錄設(shè)置權(quán)限賦予相應(yīng)操作員，解決辦法是使用ADMIN登錄系統(tǒng)管理，選擇權(quán)限下的權(quán)限菜單，先選中右上角的企業(yè)賬套，然后在左邊操作員對(duì)話框內(nèi)找到相應(yīng)用戶，點(diǎn)擊工具欄上的修改按鈕，選擇右邊對(duì)話框內(nèi)的公用目錄設(shè)置權(quán)限，保存之后即可回到填制憑證中進(jìn)行摘要的選擇，進(jìn)行摘要選擇時(shí)若內(nèi)容為空則需要定義常用摘要后才可以使用。

科目。進(jìn)行科目選擇時(shí)如果沒(méi)有相應(yīng)明細(xì)科目選擇，說(shuō)明前面并未在會(huì)計(jì)科目中進(jìn)行定義，參照固定資產(chǎn)初始設(shè)置中對(duì)應(yīng)科目的內(nèi)容進(jìn)行處理即可；若是該科目需要定義輔助信息，如部門名稱、個(gè)人、票號(hào)等內(nèi)容，沒(méi)有自動(dòng)彈出輔助項(xiàng)，說(shuō)明沒(méi)有在會(huì)計(jì)科目中進(jìn)行科目輔助核算的設(shè)置，需要進(jìn)入基礎(chǔ)檔案中財(cái)務(wù)選項(xiàng)，選擇會(huì)計(jì)科目編輯，對(duì)相應(yīng)輔助核算的科目進(jìn)行部門往來(lái)、個(gè)人往來(lái)等設(shè)置，重新進(jìn)入填制憑證窗口，選擇相應(yīng)科目回車即可彈出輔助項(xiàng)；若涉及現(xiàn)金科目和銀行存款科目，不能彈出現(xiàn)金流量錄入修改對(duì)話框，說(shuō)明沒(méi)有進(jìn)行科目的指定，解決辦法是進(jìn)入會(huì)計(jì)科目設(shè)置窗口，單擊編輯菜單中的指定科目子菜單，在打開(kāi)的對(duì)話框中，選中現(xiàn)金流量科目單選按鈕，將庫(kù)存現(xiàn)金、銀行存款等科目從待選科目添加到已選科目中，回到已經(jīng)填制的憑證，選擇相關(guān)科目點(diǎn)擊憑證工具欄上的流量按鈕，即可彈出現(xiàn)金流量錄入修改對(duì)話框來(lái)完成現(xiàn)金流量信息的錄入。如果提示不能使用應(yīng)收（應(yīng)付）系統(tǒng)的受控科目，該情形出現(xiàn)原因是設(shè)置了相關(guān)科目受控于應(yīng)收（應(yīng)付）系統(tǒng)，解決辦法是選擇相關(guān)的會(huì)計(jì)科目，點(diǎn)擊維護(hù)，將受控系統(tǒng)設(shè)置為空。

憑證保存。在保存憑證時(shí)會(huì)遇到提示“不滿足憑證借方必有/貸方必有/借貸必?zé)o條件”，這說(shuō)明保存憑證時(shí)憑證類別選擇錯(cuò)誤，需要根據(jù)收付轉(zhuǎn)憑證各自的性質(zhì)選擇正確的憑證類別。

修改憑證

雖然用友U872系統(tǒng)在填制憑證時(shí)設(shè)置了很多控制錯(cuò)誤的措施，但并不能完全避免錯(cuò)誤的發(fā)生，對(duì)于錯(cuò)誤的憑證在記賬之前可以進(jìn)行“無(wú)痕跡”的修改，如果憑證已經(jīng)經(jīng)過(guò)審核簽字需要進(jìn)行修改時(shí)，必須先使用審核簽字的操作員登錄企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，取消審核簽字之后重新只用制單員登錄，在填制憑證對(duì)話框中完成相關(guān)內(nèi)容的修改，當(dāng)輔助核算信息錯(cuò)誤時(shí)，需要將鼠標(biāo)移動(dòng)到輔助核算信息顯示欄上，鼠標(biāo)變?yōu)殇摴P筆尖形狀時(shí)雙擊即可進(jìn)行修改。

如果在所有憑證填制完畢之后發(fā)現(xiàn)制單人使用錯(cuò)誤，解決辦法是使用賬套主管登陸企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，選擇業(yè)務(wù)工作下的總賬系統(tǒng)，進(jìn)入設(shè)置里面的選項(xiàng)菜單，在權(quán)限子菜單下勾選允許修改、作廢他人填制的憑證，然后使用正確的制單人登陸企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)下的業(yè)務(wù)制單操作，作廢全部制單人錯(cuò)誤的憑證，再恢復(fù)即可。

整理憑證

憑證中大多數(shù)內(nèi)容都可以進(jìn)行修改，但如憑證類別和憑證編號(hào)已經(jīng)保存無(wú)法進(jìn)行修改，只能選擇將該憑證刪除。憑證刪除需要點(diǎn)擊填制憑證對(duì)話框中的制單菜單，先作廢，再進(jìn)行整理。這里常見(jiàn)的問(wèn)題是整理之后查詢憑證時(shí)發(fā)現(xiàn)作廢的憑證依然存在，出現(xiàn)這樣情形主要有兩種原因：①存在未記賬憑證，作廢憑證表沒(méi)有選擇具體憑證進(jìn)行刪除；②除作廢憑證外其余憑證都已經(jīng)記賬。第一種原因的解決辦法是選擇整理憑證子菜單之后，先選擇憑證期間，然后在作廢憑證表中選擇需要?jiǎng)h除的憑證后確定即可完成刪除；第二種原因需要點(diǎn)擊期末下的對(duì)賬菜單項(xiàng)，在彈出的對(duì)話框中按下鍵盤上的CTRL+F6激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”，選擇憑證下的“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”，對(duì)記賬的憑證進(jìn)行恢復(fù)記賬，再按第一種原因中的解決辦法完成憑證的整理即可。

記賬

進(jìn)行憑證記賬時(shí)出現(xiàn)以下兩種情形會(huì)導(dǎo)致憑證記賬不成功：①期初余額不平衡；②存在沒(méi)有審核簽字的憑證，第一種情形需要檢查期初余額各個(gè)科目的金額，滿足“資產(chǎn)=負(fù)債+所有者權(quán)益”恒等式；第二種情形需要對(duì)進(jìn)行記賬的憑證使用相應(yīng)的操作員完成審核簽字過(guò)程。

憑證處理是總賬系統(tǒng)中的主要模塊，也是日常業(yè)務(wù)中涉及最多的內(nèi)容，對(duì)于常見(jiàn)問(wèn)題的認(rèn)真分析和解決，能夠提高會(huì)計(jì)人員的工作效率，幫助其更好的使用財(cái)務(wù)軟件。