試論檔案信息資源利用的制約因素及其對(duì)策

席楠楠

摘 要：社會(huì)的檔案意識(shí)以及檔案部門的社會(huì)意識(shí)淡薄，是導(dǎo)致全社會(huì)對(duì)檔案信息資源利用需求的嚴(yán)重不足，進(jìn)而大大制約了檔案事業(yè)發(fā)展步伐的重要因素。因此，在全球經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展日益信息化的今天，檔案工作者必須與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，開拓進(jìn)取，創(chuàng)造性地、扎實(shí)有效地開展工作。只有這樣，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，才能更好地服務(wù)于大眾、服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于祖國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)。

關(guān)鍵詞：檔案信息；資源利用；制約因素；

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-09-00-02

改革開放30多年來，隨著經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)的快速推進(jìn)，我國(guó)的檔案事業(yè)也同樣得到了全面的恢復(fù)和發(fā)展。然而，由于種種原因，檔案利用工作在 20世紀(jì)80 年代后期曾經(jīng)出現(xiàn)過短暫的繁榮之后，便很快步入了淡靜期。特別是進(jìn)入 90 年代以后，無論是檔案利用人次，還是檔案查閱數(shù)量都開始呈現(xiàn)出明顯的下滑趨勢(shì)，檔案館最不濟(jì)的時(shí)候，與昔日人氣旺盛的景象相比，用“門可羅雀”來形容毫不為過。這種蕭條冷落的狀況，與社會(huì)信息化高速發(fā)展的現(xiàn)實(shí)形成了巨大的反差。產(chǎn)生這一現(xiàn)象的原因雖然是多方面的，但其中一個(gè)非常重要的原因無疑就是社會(huì)的檔案意識(shí)、檔案部門的社會(huì)意識(shí)淡薄，從而導(dǎo)致了全社會(huì)對(duì)檔案信息資源利用需求的嚴(yán)重不足，進(jìn)而大大制約了檔案事業(yè)發(fā)展的步伐。

筆者在此僅就產(chǎn)生這一現(xiàn)象的主要原因進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析，并提出相應(yīng)的對(duì)策，以期對(duì)促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展有所裨益。

一、制約檔案信息資源利用的主要因素

首先，是歷史原因影響利用需求。回顧檔案事業(yè)發(fā)展的歷史，我們可以清楚地認(rèn)識(shí)到，檔案從產(chǎn)生伊始就被蒙上了神秘的色彩——專供統(tǒng)治者個(gè)人享用，檔案的利用受到極其嚴(yán)格的封鎖與控制。尤其是我國(guó)封建社會(huì)經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的發(fā)展階段，使檔案與檔案機(jī)構(gòu)深深地打上了封建社會(huì)的封閉性、私人占有性的烙印。在人們的心目中，利用檔案是一種特權(quán)，而不是一種權(quán)利。新中國(guó)成立后，檔案開發(fā)利用工作曾一度有所加強(qiáng)，但是，“文革”期間檔案利用工作的扭曲，又使檔案被重新蒙上濃厚的政治色彩，人們對(duì)檔案、檔案機(jī)構(gòu)望而卻步。直到十一屆三中全會(huì)以后，隨著改革開放以及經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)的發(fā)展，社會(huì)各界才出現(xiàn)了較大規(guī)模的利用檔案的現(xiàn)象。因此，可以說是歷史的原因，使人們對(duì)檔案及其利用產(chǎn)生了種種偏見，給檔案的需求造成一定的障礙。隨著社會(huì)的發(fā)展、檔案信息開放政策的不斷完善、檔案宣傳工作的日益加強(qiáng)，社會(huì)各界對(duì)檔案和檔案機(jī)構(gòu)的作用也有了一定的認(rèn)識(shí)，但是，從整體上說，這種障礙還沒有完全消除，人們對(duì)檔案信息的需求仍然沒有達(dá)到一個(gè)理想的程度。

其次，是信息素質(zhì)影響利用需求。長(zhǎng)期以來，我國(guó)教育事業(yè)相對(duì)落后，從而造成了人口的文化素質(zhì)，尤其是信息素質(zhì)普遍偏低，特別是在我國(guó)以往的教育中，缺乏信息素質(zhì)教育。信息素質(zhì)教育所包含的內(nèi)容是多方面的，其中信息意識(shí)教育尤為重要，它包括信息主體意識(shí)、信息更新意識(shí)、信息獲取意識(shí)、信息傳播意識(shí)、信息保密意識(shí)、信息守法意識(shí)等等。而這些又直接影響著人們強(qiáng)烈信息意識(shí)的產(chǎn)生和獲取信息的能力。據(jù)有關(guān)媒體報(bào)道：美國(guó)四年級(jí)的小學(xué)生，為了完成老師布置的作業(yè)，會(huì)想到去圖書館借書，從中挑選收集信息，最終完成自己的作業(yè)。同樣，美國(guó)每年大約有 100 萬(wàn)利用者去檔案館查找檔案，獲取信息。在法國(guó)、澳大利亞、加拿大、英國(guó)、新加坡等許多發(fā)達(dá)國(guó)家，通過檔案館向中小學(xué)生介紹檔案，讓他們從中了解自己國(guó)家的發(fā)展歷史，早已作為國(guó)家教育計(jì)劃的一個(gè)重要組成部分。因此，信息意識(shí)從小就深深植根在他們幼小的心靈中，同時(shí)教會(huì)他們從哪里、怎樣才能獲得自己所需要的信息。相比之下，我們的一些大學(xué)生在寫作業(yè)、做論文時(shí)，不知如何搜集資料的事例卻屢見不鮮，更何談在整體教育水平較低的情況下，人們會(huì)產(chǎn)生敏銳的信息意識(shí)、大量的信息需求和很強(qiáng)的信息能力。因而，在大多數(shù)人還不解檔案信息為何物的情況下，談開發(fā)利用檔案信息資源、提供信息服務(wù)，就顯得有些空洞乏力。

另外，就是檔案部門社會(huì)意識(shí)影響利用需求。我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理模式，是以檔案的保管為目的，忽視了將檔案作為重要的信息資源而開發(fā)和利用。其主要表現(xiàn)為：注重檔案的保存，追求館藏的數(shù)量和規(guī)模，而對(duì)檔案信息在多大程度上滿足社會(huì)各界的需求，以及是否得到充分利用等方面的研究還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。再加上服務(wù)方式的被動(dòng)性和單一性，以及缺乏活力，服務(wù)效率不高，利用不方便等等，使杜會(huì)公眾缺乏對(duì)檔案信息的重視和依賴。

二、扭轉(zhuǎn)檔案信息資源利用被動(dòng)局面應(yīng)采取的對(duì)策

近幾年來，經(jīng)過檔案界同仁的不懈努力，檔案館在轉(zhuǎn)變思想現(xiàn)念、開發(fā)檔案信息資源方面做了不少工作，并取得了一定的成效。但就整個(gè)檔案部門而言，尚沒有從根本上樹立面向社會(huì)提供全方位高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)的思想。陳舊的觀念、計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的機(jī)制與工作方法，至今仍然束搏和困擾著檔案部門的各項(xiàng)工作。因此，檔案部門對(duì)自身的社會(huì)意識(shí)也有待進(jìn)一步的提高。面對(duì)檔案信息市場(chǎng)存在的缺陷和市場(chǎng)需求不足客觀現(xiàn)實(shí)，作為檔案工作者有責(zé)任引導(dǎo)、激發(fā)全社會(huì)的檔案意識(shí)，擴(kuò)大社會(huì)的需求，增強(qiáng)社會(huì)對(duì)檔案的依賴度，努力營(yíng)造一個(gè)讓社會(huì)了解檔案、重視檔案、利用檔案、支持檔案事業(yè)發(fā)展的良好氛圍。為此，應(yīng)采取以下措施來改善檔案信息利用方面的被動(dòng)局面：

第一、加強(qiáng)宣傳，重塑形象?，F(xiàn)代社會(huì)中，一個(gè)企業(yè)要提高知名度，需要借助于強(qiáng)大的廣告宣傳攻勢(shì)，將其優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品、周到的服務(wù)、良好的信譽(yù)等推向市場(chǎng)，只有這樣，才能使其產(chǎn)品在市場(chǎng)上占有一定份額。同樣，檔案工作要提高知名度，也需要借助大眾傳媒，樹立良好的公眾形象，將其豐富的館藏資源、便利而周到的服務(wù)、良好的信息環(huán)境，向社會(huì)展示。其目的是為了使社會(huì)了解、認(rèn)識(shí)檔案、檔案館和檔案工作，從而在社會(huì)上樹立檔案館和檔案工作的良好形象。這是創(chuàng)造需求必不可少的重要條件。這種宣傳活動(dòng)不應(yīng)該是短期行為，而要經(jīng)過精心策劃，形成系列，制定近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃，不僅為今天，也要為將來的檔案工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。要投入專門的人力和物力，密切注視檔案需求的變化趨勢(shì)，針對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的多層次性、多變化性，及時(shí)捕捉來自各方面的信息，適時(shí)地面向社會(huì)開展宣傳活動(dòng)，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，爭(zhēng)取更多的利用者。

第二、強(qiáng)化服務(wù)職能，樹立利用者第一的觀念。創(chuàng)造需求的過程是一個(gè)主動(dòng)服務(wù)的過程。強(qiáng)化服務(wù)職能，就是要強(qiáng)化全員的服務(wù)意識(shí)，開展形式多樣的信息服務(wù)。其中強(qiáng)化全員的服務(wù)意識(shí)尤為重要。這里所要強(qiáng)調(diào)的不僅僅只是檔案利用部門或信息服務(wù)部門的成員需要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，而是檔案部門的全體成員都要樹立服務(wù)意識(shí)，積極探索激發(fā)、引導(dǎo)、促進(jìn)檔案利用者需求實(shí)現(xiàn)的有效途徑。在檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部引進(jìn)激勵(lì)機(jī)制，激勵(lì)全體檔案工作者以飽滿的熱情投入到服務(wù)工作之中，自覺而努力地提高服務(wù)效率和利用者的滿意度。通過形式多樣的信息服務(wù)，架起檔案部門與社會(huì)各界聯(lián)系的橋梁，使檔案部門在社會(huì)生活中占有應(yīng)有的地位。

樹立利用者第一的觀念，即從利用者的角度來分析、理解、滿足其對(duì)檔案信息服務(wù)的要求。它需要主動(dòng)地深入社會(huì)，了解利用者的信息需求及其變化規(guī)律，有針對(duì)性地開發(fā)檔案部門所控制和管理的檔案信息資源，形成能夠反映和滿足利用者需求的各種信息產(chǎn)品，為社會(huì)提供豐富、準(zhǔn)確、便利、快捷的信息服務(wù)。要從利用者的實(shí)際出發(fā)，在程序上盡量簡(jiǎn)化手續(xù)，建立迅捷有效的檢索系統(tǒng)，以縮短利用者的查找時(shí)間。在服務(wù)時(shí)間上，盡可能的根據(jù)利用者的需要增加或延長(zhǎng)服務(wù)時(shí)間。還可以印發(fā)一些檔案信息服務(wù)指南方面的小冊(cè)子，介紹有關(guān)信息的基本知識(shí)、服務(wù)時(shí)間、服務(wù)項(xiàng)目、在檔案館中的方位等，將它們放置在一些公共場(chǎng)所，以便利用者了解檔案，從而產(chǎn)生利用需求。

第三、豐富優(yōu)化館藏，再現(xiàn)社會(huì)記憶。創(chuàng)造需求要有豐富優(yōu)質(zhì)的館藏資源作為依托。因此建立完整、科學(xué)、實(shí)用的館藏體系與結(jié)構(gòu)，是創(chuàng)造需求的物質(zhì)保證。在實(shí)際工作中，要正確處理好豐富與精煉的關(guān)系，樹立精品意識(shí)，提高鑒別檔案價(jià)值的能力。加大珍品檔案、特色檔案的收藏力度，以此突顯檔案的獨(dú)特價(jià)值，發(fā)揮檔案館再現(xiàn)社會(huì)記憶的功能，體現(xiàn)檔案館的不可替代作用。

第四、依靠科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)利用需求。創(chuàng)造需求一定要與科學(xué)進(jìn)步相聯(lián)系，依靠現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)開拓新的服務(wù)方式，吸引、方便利用者實(shí)現(xiàn)其利用需求?？茖W(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，大大促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，也為檔案工作的發(fā)展注入了新的生機(jī)和活力，檔案部門可以提供更為優(yōu)質(zhì)、多樣的信息服務(wù)，人們也可以較以往更為便利的接近、利用檔案信息。特別是計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的應(yīng)用，以圖、文、聲、像并茂的生動(dòng)形式介紹檔案館的館藏、利用方式，以及存儲(chǔ)和自動(dòng)檢索多種載體的檔案信息，從而使人們能以更加自然、直觀和更易于接受的方式來索取和利用各種檔案信息資源。與此同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，做到了跨越時(shí)空遠(yuǎn)距離傳輸電子化的檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)了資源共享。因此，檔案工作要獲得進(jìn)一步的發(fā)展，必須緊緊依靠現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)。

總而言之，在全球經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展日益信息化的今天，檔案工作者必須與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，開拓進(jìn)取，創(chuàng)造性地、扎實(shí)有效地開展工作。只有這樣，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，才能更好地服務(wù)于大眾、服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于祖國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)。