對我院離退休職工檔案管理和服務的思考

摘要：醫(yī)院離退休職工工作是黨干部工作的重要構(gòu)成部分，它不屬于中心工作卻牽動中心工作，因此必須要做好醫(yī)院離退休職工的管理服務工作。而醫(yī)院離退休職工的檔案管理作為管理工作中的重要一環(huán)，對整個離退休職工的管理工作有著重要影響，所以做好醫(yī)院離退休職工的檔案管理與服務，是為服務離退休職工的工作奠定堅實基礎。

關(guān)鍵詞：離退休職工；檔案管理；服務

我院是由三家三甲醫(yī)院組合而成，離退休人員達1000余人，幾乎占在職工的50%，如何做好離退休人員工作，充分利用好他們原有檔案和服務檔案的建立顯得尤為重要。我院離退休人員的檔案分別存放在兩個院部，這對離退休人員檔案的整體管理以及查閱帶來諸多不便，為此有必要積極探討有效的管理方式，解決管理與查閱過程中的不便。

1 醫(yī)院離退休職工檔案管理與服務的意義

1.1醫(yī)院是知識分子密集的地方，特別是離退休職工中有很多高級專業(yè)技術(shù)人員，我們醫(yī)院離退休職工中高級專業(yè)技術(shù)人員占整個退休人員的20%，醫(yī)院是他們作用以及經(jīng)驗發(fā)揮的平臺，做好醫(yī)院離退休職工檔案管理與服務工作，提升檔案查閱效率，及時了解醫(yī)院離退休職工各方面的情況，便于更好地發(fā)揮老同志的技術(shù)優(yōu)勢。

1.2我院啟動的《重慶市中醫(yī)院百年星火傳承集》的編撰工作，檔案資料在這項工作中占有重要地位，可以給編撰工作提供理論支撐。

1.3對離退休工作辦公室的人員來說，做好檔案的管理與服務，全面掌握離退休職工的基本情況，能有的放矢地做好服務工作，提升工作的質(zhì)量與效率。

1.4退休人員獨生子女證丟失申領補助費，提供獨生子女審批表復印件；房屋過戶時，退休人員親屬關(guān)系證明；退休人員工齡工資、高級職稱、勞模等相關(guān)待遇的調(diào)整；退休人員子女入黨時，提供政審情況等等都需通過查閱檔案資料來提供。

2 離退休人員檔案管理現(xiàn)狀

相較于在職職工的檔案而言，離退休人員的檔案管理相對薄弱，主要表現(xiàn)在：

2.1離退休職工檔案放置分散，不便于管理和查閱利用。現(xiàn)離退休職工檔案存放于兩個院部，給管理和老同志查閱檔案帶來不便。

2.2檔案文件材料有缺失情況 檔案文件材料有缺失主要是指職工的檔案缺乏完整性，主要是一些職工檔案里沒有職稱評審表、學歷登記表、調(diào)整工資等相關(guān)文件材料，對職工檔案的查閱、管理以及利用等造成了影響，自然管理起來也有諸多不便。

2.3檔案管理者身兼數(shù)職，專業(yè)素質(zhì)有待提高 由于我院離退休人員的檔案是分管在兩個院部的，所以檔案管理人員也是分設的，而且都是兼職檔案管理者，專業(yè)能力、專業(yè)知識、管理理念都需加強。

2.4檔案資料填寫缺乏規(guī)范性 一方面是組織說明與鑒定缺乏規(guī)范性，職工在填寫個人履歷表時未嚴格按要求認真詳細地填定，導致一些人員的填寫未能達到要求，導致職工檔案的參考價值或是實用價值不高。另一方面是職工自己填寫缺乏規(guī)范性，①姓名前后缺乏一致性，一些職工填表時很隨意，只認為音相同就可以了；②參加工作時間不夠清楚，一些職工在填表時對參加工作時間很模糊；③出生日期前后缺乏一致性，鑒于一些職工曾有入伍的經(jīng)歷，在填寫年齡的時候就故意填大或是填小幾歲，使得檔案資料失去了真實性。

2.5離退休職工的檔案均按傳統(tǒng)的手工整理方法歸檔，無法滿足信息化管理的要求。

3 離退休人員檔案管理與服務的思考

3.1完善規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理 因為我院離退休職工的檔案管理分布在兩個院部，所以有必要制定統(tǒng)一完善的規(guī)章制度，約束兩院部的檔案管理。制定完善的《離退休人員檔案查閱制度》、《離退休人員檔案轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出登記制度》、《離退休人員檔案收集整理制度》、《離退休人員檔案鑒定制度》、《離退休人員檔案保密制度》、《離退休人員檔案銷毀制度》等[1]，確保兩院部檔案工作都嚴格依照制度開展。此外，醫(yī)院可以成立專門的監(jiān)督小組，監(jiān)督檔案管理工作各個環(huán)節(jié)是否嚴格依制度辦事，從制度上確保離退休人員檔案的真實性與安全性，使檔案管理工作更加規(guī)范。

3.2多項措施并舉，保障檔案管理 ①落實宣傳，強化檔案意識。醫(yī)院可以借助拉橫幅、辦板報等方式落實檔案工作的宣傳，同時從正面和反面展開宣傳，促使醫(yī)院所有職工都樹立較強的檔案意識。②加大資源投入力度，購買需要的檔案管理軟件與設備，保障檔案管理的基礎設施與設備。③強化檔案材料歸檔質(zhì)量。這就需要醫(yī)院制定統(tǒng)一規(guī)范的表格，在職工填寫表格時要仔細說明并指導，對于姓名、出生日期等要重點指導，職工填寫完成后醫(yī)院要仔細審核，對填寫不規(guī)范或不真實的要及時責令其重新填寫。鑒定審核過關(guān)后要加蓋醫(yī)院的公章，檔案的形成時間等都要明確標注，確保檔案質(zhì)量。④認真清理醫(yī)院離退休人員的檔案，從鑒別到分類到整理到歸檔，每個環(huán)節(jié)都必須要確保規(guī)范、真實和完整，將有問題的做好登記。⑤通過查閱文書檔案、實地調(diào)查取證等方式將離退休人員檔案中缺失的部分補充起來，保證離退休人員檔案的完整性和真實性。

3.3緊跟時代發(fā)展，優(yōu)化檔案管理 隨著時代的不斷發(fā)展，醫(yī)院離退休職工檔案管理工作也面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在兩方面：①檔案的利用率日漸提升，各方面的要求也更加精準和全面；②檔案的利用時效在不斷加快，要求檔案管理人員要熟悉各類檔案，能及時提供。所以，必須要緊跟時代發(fā)展，優(yōu)化醫(yī)院離退休職工的檔案管理。具體要做到以下幾點：修訂并完善立卷制度，優(yōu)化工作手段，將呆板、繁瑣的步驟盡量簡化，如在組卷與裝訂過程中取消復雜繁瑣的環(huán)節(jié)和步驟，最大程度上縮短立卷歸檔的周期；在平時抄寫與裝訂的時候要多思考、多動腦，可以弄一些貼合實際的小創(chuàng)新、小發(fā)明等[2]，讓檔案管理工作達到事半功倍的效果；借助現(xiàn)代化技術(shù)實施檔案管理，將目錄計算機檢索、檢索內(nèi)容等轉(zhuǎn)移到檔案盒與檔案章里面，讓檔案看起來一目了然，檔案利用起來也更便捷；用條形碼替代檔案號，既方便快捷又可靠安全，使檔案的借閱歸還更加高效。

3.4注重人員培訓，提升能力素質(zhì) 檔案管理工作的專業(yè)性和技術(shù)性要求都較強，醫(yī)院要注重對檔案管理人員的培訓、教育和引導。①檔案管理人員自身要努力學習并鉆研專業(yè)知識，掌握檔案管理工作的技能技巧，同時還要學習管理學、應用寫作等有關(guān)知識，確保在開展檔案管理工作過程中更加得心應手。②醫(yī)院要定期對檔案管理人員展開培訓，培訓內(nèi)容包括素質(zhì)培訓、實踐能力培訓、專業(yè)管理知識培訓等，提升檔案管理質(zhì)量與效率。③要強化對檔案管理人員的引導，激勵他們更積極努力做好工作，一方面可以是知識激勵，鼓勵并支持檔案管理人員參加各種教育和培訓，并盡可能給他們提供自我展示和挑戰(zhàn)的機會與平臺，另一方面可以是目標激勵，制定科學合理的升級達標細則，激發(fā)檔案管理人員的工作激情與積極性，激勵他們勇于探索和創(chuàng)新[3]。只有全面提升了檔案管理人員的綜合素質(zhì)與能力，才能更好地為檔案管理工作服務。

4 結(jié)語

醫(yī)院離退休職工的檔案管理與服務是十分重要的，對醫(yī)院、對離退休職工都有重要影響。在知識經(jīng)濟時代和網(wǎng)絡信息時代的雙重要求下，醫(yī)院離退休職工的檔案管理與服務面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)，醫(yī)院必須要抓住機會，從完善制度、培訓人員等方面不斷優(yōu)化離退休職工的檔案管理，提升檔案管理的質(zhì)量與效率，只有這樣才能切實保障醫(yī)院離退休職工的切身利益，才能保障醫(yī)院的長遠穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻：

[1]李燕.落實科學發(fā)展觀規(guī)范醫(yī)院職工檔案管理[J].蘭臺世界，2009（S2）：54-54.

[2]杜莉萍.淺談企業(yè)職工檔案管理的對策[J].才智，2013（21）：286-286.

[3]劉寶杰.淺談如何抓好職工檔案管理工作[J].現(xiàn)代營銷（學苑版），2010（10）：39-40.

編輯/蘇小梅