加強事業(yè)單位會計檔案管理的思考

摘要：會計檔案是對經(jīng)濟業(yè)務的重要記載和經(jīng)濟決策的重要參考，國有事業(yè)單位是國家檔案的重要組成部門。為正常發(fā)揮會計檔案的作用，建立會計檔案是重要的會計業(yè)務程序。2013年張家口市檔案局對衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理進行兩次檢查指導，現(xiàn)狀嚴峻，對會計人員進行檔案管理專題培訓。文章就實際工作中會計人員整理會計檔案存在的問題提出一些措施建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；管理

一、引言

1998年8月21日財政部、國家檔案局以財會〔1998〕32號《關(guān)于印發(fā)〈會計檔案管理辦法〉的通知》，是單位管理會計檔案的法定依據(jù)。會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括：會計憑證類，原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證；會計賬簿類，總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他賬簿；財務報告類，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告；其他類，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單，工資表、票據(jù)存根、會計人員交接表、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

每一個組織從事經(jīng)濟活動必定持有會計憑據(jù)，用以記載反映分析財務活動，是財務工作者履行職責的書面記錄，是有關(guān)部門了解掌握監(jiān)督經(jīng)濟狀況的載體。由會計資料到會計檔案有必不可少的程序，實現(xiàn)整潔真實、完整正確、有效有序登記的檔案管理制度是重要的一項會計工作。

二、目前事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題

（一）無檔案室專門保管

一個單位必須配置專門的中心檔案室，統(tǒng)一集中管理單位的人事、文書、會計、業(yè)務等檔案，不允許檔案在形成部門長期存放。檔案室不能堆放雜物，不能做生活區(qū)域，放置防鼠藥、防蟲藥、遠離潮濕、防水淹、采取防塵措施，保持室內(nèi)清潔，照明設施有效，配備矮梯手電用具。鑰匙由檔案管理部門設專人保管。

（二）檔案室落滿灰塵，常年無人使用，檔案紙箱中存放，無保管設施

有的單位檔案室灰塵厚重；檔案在紙箱中存放，沒有卷柜檔案柜，一旦發(fā)生水患資料毀于一旦。

（三）檔案室成為老鼠“樂園”

有的單位檔案室老鼠成患，木卷柜、資料被毀掉，大小老鼠上躥下跳。

（四）內(nèi)容不完整，差錯明顯

會計檔案中缺少重要的必要的資料。業(yè)務合同的復印件，會議決定，單位發(fā)放職工收入銀行結(jié)算記錄，最后環(huán)節(jié)審簽空白，憑證號不連續(xù)，記賬憑證與原始憑證金額不符，存在明顯差錯等。房改、基建檔案無處可尋。封皮填寫不完整。經(jīng)管人員一覽表、賬薄目錄空白。

（五）裝訂不整齊不牢固不美觀

有的裝訂只管左上角對齊裝訂，裝訂處其它位置不裝，原始憑證幅面不齊；有的原始憑證漏出多余記賬憑證幅面；有的裝訂憑證右側(cè)參差不齊；有的裝訂后不粘封皮；有的從憑證合中抽出時，原始憑證掉落；有的原始憑證不整理就裝訂起來，無關(guān)多余的混在其中。不整理，不修剪，根本談不上美觀。

（六）檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，查閱登記制度執(zhí)行不嚴肅

檔案部門對各類檔案沒有統(tǒng)一管理，主要依靠形成檔案的部門各管自己的“三分地”，檔案管理人員對各類檔案情況不了解，檔案室成為只是集中分類存放之處，對檔案內(nèi)容未能集中管理，檔案信息未能集中掌握熟悉，導致長期以來檔案的查閱成為各部門的事情，檔案管理人員只負責保管門、柜鑰匙，開門鎖門，事前未登記，事中未跟隨，事后未檢查。

三、加強事業(yè)單位會計檔案管理的措施建議

（一）會計人員保證檔案完整性， 對歸檔會計資料必須檢查內(nèi)容，使用專用筆記本

會計審核人員檢查會計資料要求內(nèi)容完整正確，資料頁整潔整齊，折疊勻稱，可使用筆記本對過程加以記錄。裝訂憑證崗在具體裝訂過程發(fā)現(xiàn)一些錯誤，例如：缺少相關(guān)人員簽字、短缺重要憑證、明細科目明顯錯誤、錯誤地更正差錯等，不能視而不見。政府集中采購的必須附采購方式同意書；固定資產(chǎn)需有資產(chǎn)管理部門入庫單，單位內(nèi)部固定資產(chǎn)編號必填；每張記賬憑證原始憑證張數(shù)不能不填；月工資表已在每月記賬憑證中附有一份，年終仍然需要將各月工資表按順序裝訂在一起，按序標明頁碼；銀行對賬單、調(diào)節(jié)表。各戶銀行對賬單必須與單位財務編制的調(diào)節(jié)表裝訂存放在一起，按序標明頁碼；財政繳款書存根、往來票據(jù)存根、收費票據(jù)存根。應按照編號排序，作廢的要聯(lián)次完整粘貼并注明。未用而作廢的用剪子將監(jiān)制章絞缺。填寫完整封皮，帶孔打印式的附一張封皮并且必須裝訂成冊。建議攢一些復印紙包裝盒裝這些存根。盒外面用大頭筆記錄年份、種類、各類數(shù)量等內(nèi)容； 財務部門負責計算社保費的，尤其職工住房公積金、職工基本醫(yī)療保險費兩項在統(tǒng)一變更基數(shù)后年度內(nèi)就不做變動，兩份計算表要保留完整； 房改售房全部資料應分類排序，如測算表、協(xié)議書、會計資料主要有會計憑證和賬簿及專用票據(jù)，裝訂后單獨裝檔案盒。房改售房資金已按財務制度要求并到單位的統(tǒng)一賬戶內(nèi)，引起該項資金變動會計資料歸入日常會計憑證業(yè)務中；基建項目會計資料應單獨裝訂裝檔案盒。經(jīng)辦基建賬財務人員將會計資料整理完整后，分類裝訂存放在檔案盒中，注明資料名稱，頁數(shù)，交給負責整理會計檔案的人員，單獨填寫《會計檔案登記表》，與會計檔案一起保存。月報表、審計報告、決算表等其他常規(guī)報表。年終需要將各月會計報表按順序裝訂在一起，按序標明頁碼。會計師事務所的審計報告、年度決算報表分別要單獨存放，按年排序放置于檔案盒內(nèi)；日報表。日常業(yè)務中有大量的采購入庫，頻次數(shù)量品種較多，依據(jù)日報表匯總制作記賬憑證，所以也要按日排序按月裝訂另存保管；單位職工銀行卡信息表。職工使用統(tǒng)一辦理的銀行卡，領(lǐng)卡簽字表要在會計檔案中保存。

會計裝訂人員即使檢查出差錯，可以肯定仍有未發(fā)現(xiàn)的，要根本解決這類問題需要嚴格的制單、復核和稽核崗位。建議整理會計檔案的人員準備一個專用筆記本，把日常的整理工作進行提綱式記錄，摘錄重要事項，發(fā)現(xiàn)問題重點記，問題解決做補記。

（二）會計人員保證檔案整潔性，對歸檔會計資料裝訂前的必要整理

1. 會計人員配合協(xié)作：日常財務工作各崗位形成的資料都是會計檔案的重要內(nèi)容，經(jīng)管人員是會計資料的第一責任人，把經(jīng)手的資料整理完整，如果零亂地交接就很容易混亂。比如收費人員每用完一本票據(jù)就要排號填封皮，作廢票據(jù)做到正確處理，活頁票據(jù)要裝訂好；復核人員嚴密篩出差錯，要求制單人員當月正確更正；制單人員原始憑證初步整理粘貼整齊有序；裝訂人員及時收集歸整資料等等。日常工作中財務人員的一點一滴的整理基礎(chǔ)，才最終有利于會計檔案整體工作順利完成，體現(xiàn)了財務人員相互配合協(xié)作的良好職業(yè)道德。

2. 必備內(nèi)容

打印科目匯總表，填寫憑證封皮、賬簿封皮、經(jīng)管人員一覽表、目錄，一本賬簿連續(xù)標明頁碼等。作廢的記賬憑證，應在科目匯總表中有標注。

3. 幅面

將憑證中多余的空白部分用裁紙刀剪掉，與記賬憑證幅面相符，過大的幅面需要折回，在裝訂側(cè)不能折死角便于將來翻開查看，平時內(nèi)部的自制憑證注意左側(cè)留足裝訂之處。如：工資表、考勤表、出入庫通知單等。對于過薄的原始憑證，其后要附一張空白憑證紙保護，在每冊憑證的最后原始憑證后最好附一張空白憑證。有撕裂的原始憑證需要背面粘貼。對內(nèi)容較少的原始憑證，以空白憑證幅面作為參考標準，要求統(tǒng)一。 幅面較小的原始憑證，要注意放在其記賬憑證的最前面并粘貼在一張空白憑證上，粘貼位置要一致。

4. 清潔

折回時大量相同幅面的同類原始憑證不能一起折，必須每一張地折且要均勻。對于空白處有污染的憑證，如油污等不能直接裝訂，要單獨上下各放壓一張干凈紙，反復幾次更換后把油污去掉。憑證上粘有無關(guān)的它物的要揭起拿掉，不能帶釘書釘回形針大頭針線繩等裝訂。

5. 裝訂厚度均勻

盡量保留適當?shù)难b訂厚度和均勻平整，如，差費報銷單、過路過橋費等所附原始單據(jù)較多時，該冊內(nèi)裝訂的憑證不要過多。在出納人員報銷時要求報銷人員要粘貼牢固均勻，不要粘貼過厚。

6. 相關(guān)人員簽字完整

憑證、封皮相關(guān)人員簽字完整。 若有漏裝訂的憑證，則所在冊憑證封皮上必須注明“含x月x號憑證”字樣，同時在發(fā)生冊注明“x號憑證裝訂在 x月 x號憑證之后”，使用雙向標記方式標注。

（三）會計人員保證檔案裝訂的牢固性，不松動，要安全使用裝訂機

裝訂附封皮，封皮填完整，裝訂用線繩，橫豎都過線，頁數(shù)很重要，缺少就不是檔案了。賬薄不能有空頁，打印賬薄時偶爾夾帶的空頁要注明“此頁空白”劃對角線以示無效，裝訂處加蓋公章，裝訂好的資料必須入檔案盒保存。裝訂人員要注意使用裝訂機的安全，注意鉆頭松動，接電插線板的長度，以防拖拌。裝訂時有一些紙末兒，建議在裝訂機下墊一份報紙，在墻角放一份報紙，紙末兒磕在這張報紙上，不裝時把兩處報紙上的末兒聚攏疊成一個紙包，拔下電源后裝訂機放置在安全之處。裝訂中有些紙張硬盒等邊緣很鋒利，容易傷到裝訂人員的手部，經(jīng)常有劃傷出血，要多加小心。

（四）會計檔案由財務部門移交單位檔案管理部門制度

當年形成會計檔案在會計年度結(jié)束后在財務部門留存一年，期間要上鎖，鑰匙專人保管。財務人員查閱后及早放回原處。在財務部門保存期滿應交單位的檔案管理部門保管。財務人員填寫《會計檔案登記表》，此表財務和檔案部門各留一份。 以檔案盒為單位仔細登記，表頭主要內(nèi)容有柜號、案卷號、目錄號、案卷內(nèi)容、期間、張數(shù)等內(nèi)容。切記一定填寫柜號，因為需查閱時財務人員首先查看留存的此表，鑰匙的編號與鐵柜號一致，鐵柜號標簽可以更新但一定不要變更數(shù)字。檔案室門、鐵柜鑰匙由檔案管理部門保管，財務人員切忌保管這兩把鑰匙。

《會計檔案移交清冊》是由財務部門移交檔案部門時雙方的交接表，主要內(nèi)容有年度、檔案內(nèi)容、冊數(shù)、張數(shù)、財務部門移交簽字、檔案部門接收簽字、交接日期等內(nèi)容。此表財務和檔案部門各留一份，可以按移交內(nèi)容分大類填寫。一般單位檔案室大多使用五節(jié)鐵皮柜裝會計檔案，財務人員在入檔時最好把存根類和日報類放置在最底層，賬簿類放在第一層，報表類和工資表及計算表等放在第二層，第三、四層放置一個年度的會計憑證，每層放半年。檔案管理人員要認真察對清點檔案登記的各類數(shù)量。

（五）檔案人員加強保護檔案的意識，各類檔案信息集中管理，嚴肅查閱登記制度

單位檔案部門對檔案信息全盤掌握，跟蹤服務，保護檔案的安全。各類檔案是代表單位的某方面的真實記載，不能僅停留在內(nèi)部各部門管理的水平高度，必須加強檔案信息集中統(tǒng)一管理，配備檔案專業(yè)技術(shù)人員，保證單位各類檔案信息的完整和安全，提高檔案信息的利用效率，科學管理檔案。為與上級檔案部門及當?shù)貦n案行政管理部門交接銷毀單位檔案后續(xù)工作做好扎實基礎(chǔ)。移交檔案部門后需查閱時，必須登記《會計檔案查閱登記表》，外部相關(guān)單位查閱必須憑據(jù)證明，經(jīng)單位主管領(lǐng)導同意后登記《會計檔案查閱登記表》，檔案部門與財務人員聯(lián)系，找到相關(guān)檔案提供給對方當場查看，不能帶離本單位。對方提供的證明由檔案部門保存好。嚴禁未登記查閱檔案的違規(guī)操作。

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（作者單位：張家口市中心血站）